دستورالعمل گارانتی و وارانتی (ضمانت نامه کالا)

دستورالعمل گارانتی و وارانتی (ضمانت نامه کالا) به تشریح و تعریف چگونگی گارانتی و وارانتی و یا همان ضمانت نامه کالا میپردازد. روش اجرایی گارانتی و وارانتی حاضر برای شرکتهای بازرگانی تدوین شد. دستورالعمل گارانتی و وارانتی در مورد کالاها بطور شفاف سیاست گذاری می کند. در این آیین نامه گارانتی و وارانتی تعریف میکند که آیا هر کالایی گارانتی و وارانتی دارد یا ندارد. در دستورالعمل گارانتی و وارانتی در ابتدا مفهوم این دو واژه برای کارفرما تعریف میگردد. دستورالعمل مورد نظر در قسمت واحد فروش کاربردی هست. روش اجرایی گارانتی و وارانتی به سفارش مشتریانی که در زمینه تامین کالا فعالیت می کنند تهیه و تدوین شده است.

روش اجرایی گارانتی و وارانتی یا همان ضمانت نامه و یا دستورالعمل گارانتی و وارانتی ( ضمانت نامه ) بیشتر برای تامین کنندگان در حوزه نفت ، گاز و پتروشیمی کاربرد دارد. شرکت های تامین کننده نفت و گاز نیاز به مستندات واقعی دارند. مستندات مربوط به گارانتی و وارانتی در بخش مستندات ایزو بسیار مهم هست. شرکتهای تامین کننده غالبا بدنبال روش اجرایی گارانتی و وارانتی هستند. در این مقاله سعی کردیم با زبانی ساده دستورالعمل گارانتی و وارانتی یا همان دستورالعمل ضمانت نامه را به شما ارائه کنیم. مرکز سیستم کاران در صدد هست که دستورالعملی جامع و کامل را به شما ارائه نماید.
آیین نامه گارانتی و وارانتی هم برای کالاهای دارای گارانتی و هم کالاهای بدون گارانتی تعریف میگردد. روشهای اجرایی و دستورالعملهای مورد نیاز شرکتهای بازرگانی در مستندسازی استانداردهای ایزو تنوع زیادی دارند. تمامی این راهنماها جهت پیاده سازی ایزو حیاتی و مهم هستند.
دستورالعمل گارانتی و وارانتی برای الگو برداری در زیر آمده است.

گارانتی چیست؟

گارانتی یا ضمانت نامه بیانیه کتبی است که توسط سازنده به صورت رایگان ارائه می شود. معمولاً شامل تضمین هایی در مورد کیفیت کالا یا خدمات هست. همچنین قول ارائه تعمیر یا تعویض در صورت بروز مشکل در مدت زمان معین (مثلاً در عرض 12 ماه پس از خرید) می شود. گارانتی باید دارای اطلاعات زیر باشد.

گارانتی برای چه کالاهایی اعمال می شود؟

نام و نشانی شخصی که ضمانت نامه را رعایت می کند. (معروف به ضامن)

مدت زمان گارانتی

نحوه ادعای ضمانت نامه

ضامن چه اقدامی انجام خواهد داد؟

اگر مجبور هستید برای تعمیر محصول هزینه ای بپردازید (مانند هزینه پست و بسته بندی)

وارانتی چیست؟

وارانتی (یا گارانتی تمدید شده) ممکن است توسط یک خرده فروش با هزینه اضافی ارائه شود و به عنوان نوعی بیمه نامه عمل می کند. این مورد یا خدمات را پس از مدت ضمانت سازنده پوشش می دهد. مزایای داشتن گارانتی ممکن است شامل پرداخت بخشی از هزینه تعمیر در صورت خرابی یا معیوب شدن محصول باشد. گارانتی ها همچنین ممکن است پوشش اضافی برای آسیب های تصادفی ارائه دهند. همچنین گارانتی کاملا اختیاری است. باید به دقت بررسی کنید که گارانتی شامل چه مواردی می شود و آیا واقعاً نیاز به خرید آن دارید یا ندارید.

1-  هدف :

هدف از تدوین این دستورالعمل ، تشریح چگونگی گارانتی و وارانتی و ضمانت نامه کالا می باشد.

2- دامنه كاربرد :

این دستورالعمل در واحد فروش کاربرد دارد .

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر فروش.
• اجرا : واحد فروش.

4- شرح :

شرکت در مورد کالا ها بطور شفاف سیاست گذاری می کند که هرکالایی گارانتی و وارانتی دارد یا نه. قبل از این سیاست گذاری مفهوم گارنتی و وارانتی به کارفرما گوشزد می گردد.

گارانتی در واقع تضمینی است که در مورد صحت عملکرد کالا، پس از فروش به خریدار داده می‌شود؛ در واقع تولید کننده، مسئولیت سلامت کالا، عملکرد و کیفیت آن را عهده دار می‌شود و در صورت بروز مشکل، سازنده کالا را تعویض یا تعمیر می‌کند و در غیر این صورت هزینه پرداخت شده بابت کالا را به خریدار باز می‌گرداند. البته گارانتی محصولات محدودیت زمانی دارد اما این مورد جزو حقوق مصرف کننده محسوب می‌شود.

در قرارداد گارانتی سه طرف اساسی و مهم وجود دارد؛ ضامن، بدهکار و بستانکار که در صورت بروز مشکل، تولید کننده در نقش ضامن ظاهر می‌شود.

وارانتی در واقع تعهدی است که فروشنده یا تولید کننده به خریدار می‌دهد مبنی بر اینکه مشخصات و ویژگی های ذکر شده در مورد محصول، صحت دارند و در صورت خرابی طی دوره وارانتی هزینه تعمیرات و تعویض قطعات بر عهده سازنده می باشد؛ این ضمانت روی برخی کالا ها مانند کالای دیجیتال، اهمیت بیشتری دارد.

اگر محصولی که وارانتی دارد، در حد استاندارد های تعریف شده نباشد، تولید کننده باید آن را تعمیر کنید یا بخش خراب شده را تعویض کند و یا به صورت کلی محصول را تعویض کند.

تفاوت های اساس گارانتی و وارانتی

گارانتی در واقع تضمینی است که سازنده کالا به فرد خریدار می دهد که اگر محصول، از کیفیت قابل قبولی برخوردار نبود، سازنده آن را تعمیر، تعویض و یا پول آن را بازپرداخت می کند.
گارانتی می تواند زبانی و یا مکتوب باشد، اما اثبات گارانتی های زبانی به هنگام بروز مشکل بسیار سخت تر است در حالی که وارانتی اغلب مکتوب است و فرد می تواند به سادگی آن را اثبات کند.
گارانتی شامل کالا، سرویس ها، اشخاص و رضایت مشتری می شود اما وارانتی تنها به کالا مربوط است.
گارانتی به صورت رایگان به مشتری داده می شود اما مشتریان برای دریافت وارانتی و به منظور حفظ حق خود باید هزینه ای را پرداخت کنند.
درجه رسمی بودن گارانتی نسبت به وارانتی بسیار پایین تر است.
تعریف گارانتی می تواند در هر محصول متفاوت باشد در حالی که وارانتی یک عبارت طولانی است که شامل هر محصولی می تواند باشد.
بازگشت وجه در گارانتی اگر ذکر شده باشد، امکان پذیر است. اما در ضمانت وارانتی، بازگشت وجه معنایی ندارد.

با توجه به موارد فوق موضوع گارانتی و وارانتی برای محصولات تعریف می گردد.

4-1- کالای دارای گارانتی و وارانتی تولید کننده:

چنانچه کالاهایی از تولید کنندگان داخلی و خارجی رسمی تامین شده باشد و دارای گارانتی و یا وارانتی باشد، عینا موارد گارانتی و وارانتی به کارفرما یا مشتری منتقل خواهد شد. لذا شرکت در زمان تامین کالا به موضوع گارانتی و وارنتی توجه ویژه ایی خواهد داشت.

4-2- کالای بدون گارانتی و وارانتی تولید کننده:

خیلی از کالاهای وارداتی و حتی داخلی وجود دارند که دارای هیچگونه گارانتی یا وارانتی نیستند. تحریم ها، سادگی کالا، حساس نبودن کالا و یا هر دلیل دیگری میتواند وجود داشته باشد که کالا دارای گارانتی و وارانتی نیست. در اینصورت نداشتن گارانتی و وارانتی عینا به کارفرما و یا مشتری منتقل می گردد.

4-3- کالای گارانتی و وارانتی شده توسط شرکت:

برخی از کالاها علیرغم اینکه توسط تولید کننده گارانتی یا وارانتی ندارد، توسط شرکت برای کارفرما گارانتی و یا وارنتی تعیین می گردد. از اینرو برای این اقلام کالاها نیز بطور مشخص شرایط گارانتی و وارانتی تعریف می گردد.

چنانچه گارانتی و وارانتی توسط تولید کننده بصورت مکتوب ارائه شده باشد ، مطابق با فرمت خود تولید کننده به کارفرما منتقل خواهد شد. اما اگر شرکت بخواهد کالایی را گارانتی و یا وارانتی نماید بایستی مطابق با فرم ضمانت نامه کالا با کد F-31-05-01 اقدام گردد.

نکته خیلی مهم: چنانچه شرکت خودش نسبت به گارانتی و یا وارنتی کالایی اقدام میکند بایستی کلیه موارد فنی، طول زمان ضمانت نامه و مسائل و طبعات مالی و حقوقی ضمانت نامه را در نظر بگیرد.

در تمامی قراردادها و پیش فاکتور بطور شفاف برای هر کالایی وضعیت گارانتی و وارانتی ها اطلاع رسانی می گردد. واحد فروش موظف است که برای کالاهای دارای گارانتی و وارانتی بصورت مکتب به هر کالا پیوست نماید.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6-مدارک پیوست  :

هنگامی که یک کالا خریداری میشود گارانتی نقش بسیار مهمی دارد. گارانتی ها مدت زمان متفاوتی دارند 6 ماهه ، 12 ماهه ، 18 ماهه ، 24 ماهه و … اما آنچه مهم هست کالای دارای گارانتی برای مشتری از ارزش و اعتبار بالاتری برخوردار هست. مثلا هنگامی که مشتری میخواهد گوشی موبایل ، تلویزیون ، انواع و اقسام وسایل برقی را خریداری کند، کالاهایی را انتخاب می کند که دارای گارانتی و ضمانت نامه هست. به نوعی گارانتی و ضمانت نامه نشانه امنیت کالا و خدمات ارائه شده هست. دستورالعمل گارانتی و وارانتی جهت همین تشریح چگونگی گارانتی و وارانتی و ضمانت نامه کالا تهیه و تدوین شده است.

دستورالعمل گارانتی و وارانتی (ضمانت نامه کالا) درون مستندات گواهینامه ایزو 9001 سیستم مدیریت کیفیت ، مستندات گواهینامه ایزو ۱۰۰۰۲ ( سیستم مدیریت رسیدگی به شکایات مشتریان ) ، مستندات گواهینامه ایزو ۱۰۰۰۴ ( سیستم مدیریت سنجش رضایت مشتریان ) ، مستندات گواهینامه ایزو ۱۰۰۰۳ ( دستورالعمل حل اختلاف با مشتریان ) ، مستندات گواهینامه ایزو ۱۰۰۰۱ ( سیستم مدیریت رضایت مشتریان ) به نوعی اشاره شده است.

نمونه مستندات ایزو ISO با توجه به تکنولوژی جدید ، بسیار مورد توجه و نیاز شرکتها و سازمانهای متقاضی اخذ ایزو هست. همچنین آن دسته شرکتها که میخواهند به معنای واقعی به پیاده سازی استانداردهای ایزو بپردازند. غالبا شرکتها وقتی میخواهند گواهی ایزو بگیرند چنانچه با آگاهی عمل کنند درخواست مستندات ایزو را میکنند.

یکی از خدمات رایگان سازمان مرکزی سیستم کاران دانلود رایگان مستندات ایزو می باشد. دانلود رایگان سایر نمونه مستندات ISO در صفحه قبلی میسر است. با نظرات خود ما را در ارائه خدمات بیشتر و بهتر ترغیب و راهنمایی نمایید.

دانلود نمونه دستورالعمل گارانتی و وارانتی (ضمانت نامه کالا) – فرمت Word