آیا می توان از خط مشی شرکتهای دیگر الگو برداری کرد؟

نحوه تدوین خط مشی اصول نگارش خط مشی برای ایزو

20 خرداد 1404
10:10 ق.ظ

سر فصلهای مهم

4.9/5 - (100 امتیاز)

نحوه تدوین خط مشی اصول نگارش خط مشی برای ایزو آموزش تهیه و تدوین خط مشی

در فضای رقابتی امروز، موفقیت سازمان‌ها دیگر صرفاً به عملکرد فنی یا منابع مالی محدود نمی‌شود؛ بلکه به میزان انسجام، انضباط سازمانی و پایبندی به اصول مدیریتی نیز بستگی دارد. یکی از ابزارهای مهم دستیابی به این انسجام، «خط مشی» است. خط مشی‌ها نقشه راه سازمان هستند که با تدوین آن‌ها، کارکنان و مدیران چارچوب مشخصی برای تصمیم‌گیری، عملکرد و پاسخگویی پیدا می‌کنند. ما در مقاله ” نحوه تدوین خط مشی اصول نگارش خط مشی برای ایزو آموزش تهیه و تدوین خط مشی ” قصد داریم تا به شما این کار را یاد بدهیم.

ثبت و صدور انواع گواهینامه های ایزو از خدمات مرکز سیستم کاران به شماره 79165-021 است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه تدوین خط مشی می توانید از طریق شماره 09198386295 در تلگرام ، ایتا و یا واتساپ با کارشناسان مرکز چت نمایید.

خط مشی چیست؟

سیاست یا همان خط مشی (Policy) سندی رسمی است که جهت‌گیری، اهداف کلی و روش‌های مورد انتظار را برای انجام فعالیت‌ها در یک حوزه خاص مشخص می‌کند. سیاستهای کلان هر سازمانی برای هدایت تصمیم‌گیری‌ها و هماهنگی در عملکرد سازمان تدوین می‌شوند. یک خط مشی خوب، باعث کاهش ابهام، بهبود شفافیت و افزایش پاسخگویی در سازمان می‌شود.خط مشی به مجموعه ای از قواعد، اصول و دستورالعمل هایی می گویند که چارچوب فعالیت های یک سازمان را تعیین می کند و به اعضای آن نشان می دهد چه رفتار هایی پذیرفته شده است و چه کارهایی باید انجام شودیا از انجام آن خودداری شود. این سیاست ها به عنوان راهنمای تصمیم گیری در موقعیت های مختلف مورد استفاده قرار می گیرند.

مسئول تدوین خط مشی

تدوین خط‌مشی، یکی از وظایف کلیدی مدیریت ارشد سازمان است، زیرا خط‌مشی‌ها چارچوبی راهبردی برای تصمیم‌گیری‌ها، فعالیت‌ها و جهت‌گیری کلی سازمان فراهم می‌کنند. با این حال، این فرآیند نباید صرفاً به مدیران عالی محدود شود؛ مشارکت ذی‌نفعان داخلی مانند مدیران میانی، کارشناسان تخصصی، نمایندگان واحدهای اجرایی و حتی کارکنان کلیدی می‌تواند به غنای محتوای خط‌مشی و افزایش میزان پذیرش آن در سطح سازمان کمک کند. در سازمان‌های بزرگ، معمولاً کمیته‌ای با حضور نمایندگان بخش‌های مختلف تشکیل می‌شود تا پیشنهادها و داده‌های لازم را برای تدوین خط‌مشی گردآوری و بررسی کنند. با این‌حال، تصویب نهایی خط‌مشی باید تحت نظر مدیریت عالی سازمان انجام شود، زیرا مسئولیت نهایی دستیابی به اهداف و همسویی با چشم‌انداز کلان، بر عهده ایشان است.

نگارش خط مشی – اهمیت آن

ایجاد چهارچوب مشخص: خط مشی ها به کار کنان و مدیران کمک می کنند تا درک واضحی از انتظارات سازمان ببرند.

پیشگیری از ابهام : با تعیین دقیق قواعد، از بروز ابهام و سردرگمی در انجام وظایف جلوگیری می شود.

هماهنگی و یکپارچگی : خط مشی ها موجب هماهنگی بیشتر فعالیت ها و یکپارچگی سازمانی می شوند.

حفظ انظبات و قانونمندی : خط مشی ها باعث می شوند سازمان در مسیر قانون و مقررات حرکت کند.

مبانی تصمیم گیری : مدیران از خط مشی هابه عنوان مبنایی برای تصمیم گیری های خود استفاده می کنند.

خط مشی حرفه‌ای – ویژگی ها

– روشن، شفاف و قابل فهم برای همه سطوح سازمان باشد.
– قابل اجرا و واقع‌بینانه با توجه به منابع و ظرفیت‌ها باشد.
– قابل اندازه‌گیری و نظارت‌پذیر باشد.
– هم‌راستا با چشم‌انداز، اهداف و ارزش‌های سازمان باشد.
– انعطاف‌پذیر در برابر تغییرات محیطی باشد.
– دارای ساختار مشخص و استاندارد باشد.

مراحل تدوین خط مشی (گام‌به‌گام)

یکی از مراحل تدوین خط مشی استفاده از تجارب دیگران است. لذا مطالعه نمونه خط مشی کیفیت سایر سازمانها می تواند مفید باشد. در ادامه ما مراحل تدوین خط مشی را توضیح می دهیم.

اول حوزه و نیازها را شناسایی می کنیم: باید مشخص شود این خط مشی مربوط به کدام حوزه سازمان است و چه نیازی باعث تدوین آن می گردد (استاندارد، مشکل داخلی، الزام مشتری و…).

وضعیت موجود را تحلیل میکنیم: با تحلیل شرایط موجود، نقاط ضعف، ریسک‌ها، محدودیت‌ها و فرصت‌ها شناسایی می‌شوند. داده‌ها، بازخوردها و تجربیات گذشته در این مرحله اهمیت دارند.

اهداف و رویکردها تعیین می کنیم: در این مرحله، هدف اصلی خط مشی و چهارچوب کلی برای تصمیم‌گیری در آن حوزه طراحی می گردد.

پیش‌نویس خط مشی باید تدوین شود: براساس داده‌ها و اهداف تعیین‌شده، متن خط مشی تهیه می‌شود. بهتر است افراد باتجربه از واحدهای مرتبط نیز در تدوین مشارکت کنند.

دریافت بازخورد و ویرایش: پیش‌نویس با مدیران میانی و حتی برخی کارکنان به اشتراک گذاشته شود و بازخوردها دریافت و اعمال گردد.

خط مشی باید تصویب و ابلاغ رسمی شود : پس از نهایی شدن متن، سند باید توسط مدیریت ارشد تأیید و به همه واحدهای سازمانی ابلاغ شود.

اجرا، آموزش و پایش : تنها نوشتن خط مشی کافی نیست. باید برای کارکنان آموزش برگزار شود، ابزارهای پیاده‌سازی تهیه شود و عملکرد در اجرای خط مشی مورد ارزیابی قرار گیرد.

مثال‌هایی از جملات کاربردی در نگارش خط مشی

شرکت ما متعهد است که نیازهای مشتریان را درک کند و خدماتی فراتر از انتظار آن‌ها ارائه دهد.

این سازمان با بهره‌گیری از سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001، بهبود مستمر فرآیندها را سرلوحه کار خود قرار می دهد.

با حفظ محیط زیست و رعایت مقررات ملی و بین‌المللی، در مسیر توسعه پایدار گام برمی‌داریم.

کارکنان ارزشمندترین سرمایه ما هستند؛ ارتقای دانش، ایمنی و انگیزش آن‌ها در اولویت سازمان است.

نکات ظریف و کلیدی در تدوین حرفه‌ای خط مشی

– از جملات بلند و پیچیده خودداری کنید؛ وضوح را در اولویت قرار دهید.

– خط مشی نباید شامل روش اجرایی باشد؛ دستورالعمل‌ها در اسناد جداگانه تنظیم شوند.

– بهتر است از افعال خبری و نه دستوری استفاده شود (مثلاً “سازمان متعهد است…” به‌جای “باید انجام شود…”)

– زمان‌بندی بازنگری حتماً قید شود (مثلاً “هر ۱۲ ماه بازنگری می‌گردد”)

– در صورت لزوم به ارجاع قوانین یا استانداردها، دقیقاً نام و نسخه آن‌ها ذکر شود.

خطاهای رایج در نگارش خط‌مش

کلی‌گویی و نبود جهت مشخص : انسجام خط مشی را از بین می برد: مثلاً نوشتن “سازمان ما عالی است” بدون اشاره به چگونگی یا تعهدات یک مشکل است.

خط مشی بدون مسئول اجرایی در فرآیند پیاده سازی ناکام می ماند : خط مشی‌ها باید در چهارچوب یک واحد مسئول مشخص دنبال شود.

عدم تطابق با عملکرد واقعی، اعتبار خط مشی را زیر سوال می برد: وقتی خط مشی ها در عمل به مرحله اجرا نمی رسند، بی اعتمادی به وجود می آید.

نادیده گرفتن مشارکت ذینفعان، پذیرش خط مشی را کاهش می دهد: نظرات کارکنان و مدیران میانی در فرآیند تدوین نادیده گرفته می شود.

بی توجهی به آموزش و پیاده سازی، خط مشی را به یک شعار بی اثر تبدیل می کند: صرفا چاپ و نصب خط مشی روی دیوار، تغییری در عملکرد ایجاد نمی کند.

انواع خط مشی در سازمان‌ها

خط مشی‌ها بسته به نوع فعالیت سازمان، حوزه‌های موضوعی و سطح اجرایی‌شان، انواع مختلفی دارند. در ادامه رایج‌ترین انواع خط مشی‌ها همراه با توضیح و مثال می آوریم.

خط مشی کیفیت (Quality Policy)

کاربرد: مشخص می‌کند که سازمان چگونه به بهبود کیفیت محصولات یا خدمات متعهد است.

محتوا: باید بر رضایت مشتری، بهبود مستمر، انطباق با الزامات قانونی و استانداردها تمرکز شود.

مثال:

“شرکت ما متعهد است با رعایت الزامات استاندارد ISO 9001، رضایت مشتریان را جلب و کیفیت فرآیندها را به‌صورت مداوم بهبود دهد.

اگر یک شرکتی سه تا ایزوی 9001 و 14001 و 45001 را همزمان اقدام نماید، نیاز به خط مشی IMS دارد. جهت کسب اطلاعات بیشتر بر روی مقاله ” نمونه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS نحوه تدوین خط مشی IMS آموزش تهیه IMS ” کلیک نمایید.

نمونه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS جهت الگو برداری می تواند مفید باشد.

خط مشی ایمنی و بهداشت حرفه‌ای (HSE Policy)

کاربرد: بیانگر تعهد سازمان به حفظ ایمنی کارکنان و کاهش خطرات محیط کار است.

محتوا: باید از حوادث، ارتقاء فرهنگ ایمنی، رعایت مقررات ایمنی، آموزش مستمر پیشگیری شود.

مثال:

“سازمان ما اولویت خود را حفظ جان کارکنان می‌داند و متعهد است با شناسایی و کنترل خطرات محیط کار، محیطی ایمن ایجاد کند.”

جهت کسب اطلاعات بیشتر بر روی مقاله ” نمونه خط مشی HSE نحوه تدوین خط مشی ایمنی ،بهداشت شغلی و زیست محیطی HSE ” کلیک نمایید.

خط مشی محیط زیست (Environmental Policy)

کاربرد: سازمان به کاهش اثرات زیست‌محیطی ناشی از فعالیت‌های خود متعهد است.

محتوا: باید آلاینده‌ها، مصرف بهینه منابع، رعایت قوانین زیست‌محیطی، بازیافت کاهش یابد.

مثال:

“ما متعهدیم اثرات زیست‌محیطی فرآیندهای تولید را به حداقل رسانده و با استفاده بهینه از منابع طبیعی در حفظ محیط زیست سهیم باشیم.

خط مشی منابع انسانی (HR Policy)

کاربرد: راهنمایی در مدیریت کارکنان، استخدام، آموزش، پاداش، انضباط و رفتار حرفه‌ای.

محتوا: باید فرصت‌ها، توسعه شغلی، سیاست‌های ارزیابی، رعایت حقوق کارکنان برابری حاص شود.

مثال:

ما با رعایت اصول عدالت، فرصت‌های برابر و شفافیت در ارزیابی، از توسعه فردی و حرفه‌ای کارکنان حمایت می‌کنیم.

خط مشی فناوری اطلاعات و امنیت اطلاعات (IT & ISMS Policy)

کاربرد: روش برخورد با داده‌ها، امنیت سیستم‌ها، حریم خصوصی و دسترسی کاربران تعریف شود.

محتوا:باید محرمانگی، یکپارچگی و در دسترس‌بودن اطلاعات، کنترل دسترسی، امنیت سایبری حفظ شود.

مثال:

سازمان ما متعهد است با اجرای روش‌های پیشگیرانه، امنیت اطلاعات را حفظ کرده و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری کند.

برای هر استاندارد ایزویی می توان یک خط مشی نیز تهیه و تدوین کرد. ما در بالا فقط به تعدادی از انواع خط مشی ها کفایت کردیم. گرچه انواع خط مشی‌ها موضوعات مختلفی را پوشش می‌دهند، اما اصول کلی نگارش آن‌ها تقریباً مشابه است.

تدوین خط مشی – رعایت اصول

دامنه خط مشی باید مشخص شود.

قبل از تدوین خط مشی، مشخص کنید که این خط مشی در چه حوزه‌ای (کیفیت، ایمنی، منابع انسانی و …) می خواهیم بنویسیم. چه کسانی مخاطب خط مشی ما هستند، و در چه بخش‌هایی از سازمان اجرا می گردد.

نیاز یا الزام قانونی/سازمانی باید شناسایی شود.

آیا این خط مشی به‌دلیل الزام استانداردی مثل ISO یا قانون خاصی باید تهیه گردد؟ یا به‌دلیل نیاز درون‌سازمانی یا بحران‌های قبلی به آن نیاز پیدا کردیم؟

اهداف و ارزش‌ها باید تعیین شود.

در این بخش باید مشخص شود که خط مشی به چه چیزی متعهد است. مثلاً در خط مشی کیفیت: به رضایت مشتری، در خط مشی HSE: به کاهش حوادث شغلی.

نگارش متن اصلی خط مشی

در نگارش این بخش باید موارد زیر رعایت شود:

استفاده از زبان رسمی و قابل‌فهم برای همه باشد.

از کلی‌گویی‌های مبهم مانند “ما بهترینیم” پرهیز کنیم.

بر تعهدات واقعی و قابل پیاده‌سازی تمرکز کنیم.

به قابلیت اندازه‌گیری و پایش توجه شود.

تصویب و امضای مدیریت ارشد

برای رسمیت‌ بخشی و ضمانت اجرایی، سند خط مشی باید توسط مدیرعامل یا بالاترین مقام اجرایی تأیید و امضا شود.

آموزش و پیاده‌سازی ابلاغ گردد.

سند نهایی باید به تمام کارکنان معرفی شود. در صورت لزوم، جلسات آموزشی برای درک بهتر خط مشی برگزار گردد.

بازنگری دوره‌ای انجام می گردد.

با توجه به تغییرات داخلی یا محیطی (مثل تغییرات قانونی، فناوری، یا بازار)، خط مشی باید هر سال یا هر دو سال یک‌بار بازنگری و در صورت نیاز به‌روزرسانی شود.

شناخت انواع خط ‌مشی در سازمان‌ها، به مدیران و مشاوران کمک می‌کند تا دیدی روشن و ساختارمند نسبت به نحوه مدیریت حوزه‌های مختلف به دست آورند. نگارش اصولی خط مشی، نه‌تنها پاسخ به الزامات قانونی یا استانداردی است، بلکه راهی برای رشد و پیشرفت پایدار سازمان به‌شمار می‌رود.

برای موفقیت در این مسیر لازم است:

بدانیم در چه موضوعی نیاز به خط مشی داریم؛

آن را دقیق، واقعی، و قابل اجرا بنویسیم؛

و نهایتاً آن را به بخشی از فرهنگ سازمانی تبدیل کنیم.

خط مشی کنترل کیفیت، یک سند رسمی و مکتوب است که در آن سازمان، جهت‌گیری کلی خود در زمینه کیفیت را اعلام می‌دارد. این سند، نه‌تنها نشان‌دهنده تعهد مدیریت به کیفیت است، بلکه به‌عنوان مبنایی برای تعیین اهداف کیفیتی در سطوح مختلف سازمان نیز عمل می‌کند. خط مشی باید به‌گونه‌ای نوشته شود که برای همه کارکنان قابل فهم بوده و بتواند آن‌ها را نسبت به تحقق اهداف کیفیتی سازمان ترغیب نماید.

اهمیت خط مشی کنترل کیفیت

اهمیت خط مشی کنترل کیفیت در آن است که تمام فرآیندهای کیفی سازمان باید در راستای این سند تعریف و پیاده‌سازی شوند. بدون وجود یک خط مشی مشخص و روشن، فعالیت‌های کیفی در سازمان دچار پراکندگی و ناهماهنگی خواهند شد. علاوه بر این، استانداردهای بین‌المللی مانند ISO 9001:2015 صراحتاً بر وجود خط مشی کیفیت تأکید دارند و آن را از الزامات سیستم مدیریت کیفیت می‌دانند.

ویژگی‌های یک خط مشی کیفی مؤثر

– با چشم‌انداز و مأموریت سازمان هم راستا باشد.
– ساده، شفاف و قابل فهم برای کارکنان باشد.
– قابل اندازه‌گیری و ارزیابی در عمل باشد.
– دارای قابلیت بازنگری منظم و بهبود باشد.
– ارزش‌های سازمان مانند مشتری‌مداری، مسئولیت‌پذیری و بهبود مستمر منعکس کنند.
– بر رعایت الزامات قانونی، مقرراتی و نیازهای مشتری تاکید کنند.
– توسط مدیریت ارشد سازمان تصویب شود.

مراحل تدوین خط مشی مدیریت کیفیت

نحوه تدوین خط مشی کیفیت یکی از سئوالات اکثر کارشناسان ایزو است. لذا آشنایی با مراحل تدوین خط مشی مدیریت کیفیت برای هر کارشناس ایزویی الزامیست. چون برای اخذ گواهینامه ایزو مخصوصا ایزو 9001 تهیه و تدوین خط مشی کیفیت اجباریست. البته استفاده از نمونه های موجود عقلانی است. جهت رویت این نمونه ها مقاله تخصصی ” نمونه خط مشی کیفیت Quality policy دانلود رایگان نمونه خط مشی ایزو 9001 “ را بخوانید. ما در ادامه به تشریح این مراحل می پردازیم.

مرحله اول: وضعیت فعلی سازمان تحلیل گردد.

پیش از نگارش خط مشی، باید نیازهای سازمان، انتظارات ذی‌نفعان، فرآیندهای موجود، عملکرد کیفی گذشته و الزامات قانونی و استانداردی بررسی گردد.

مرحله دوم: پیش‌نویس خط مشی تدوین گردد.

در این مرحله، با بهره‌گیری از نتایج مرحله قبل، پیش‌نویسی تهیه می‌شود که شامل موارد زیر است:

– جمله‌ای شفاف از تعهد سازمان به کیفیت

– بر بهبود مستمر تاکید گردد.

– چارچوبی برای اهداف کیفی تعیین گردد.

-اقدامات جهت جلب رضایت مشتریان و انطباق با الزامات قانونی انجام می گردد.

مرحله سوم: بازنگری نهایی انجام گردد.

پیش‌نویس خط مشی توسط مدیر تضمین کیفیت و سایر مدیران بازنگری می‌شود تا با واقعیات سازمان هماهنگ باشد.

مرحله چهارم: توسط مدیریت ارشد تصویب گردد.

پس از تأیید نهایی، خط مشی باید به امضای مدیریت ارشد سازمان برسد.

مرحله پنجم: خط مش ابلاغ، آموزش و انتشار گردد.

– به تمام واحدها ابلاغ گردد.

– کارکنان برای درک و اجرای خط مشی آموزش ببینند.

– بر تابلوهای اطلاع‌رسانی، درج در پرتال سازمانی و مستندات داخلی نصب گردد.

استاندارد ISO 9001:2015، خط مشی کیفیت باید:

– متناسب با هدف و زمینه سازمان باشد

– تعهد به برآورده‌کردن الزامات و بهبود مستمر را نشان دهد

– چارچوبی برای تعیین اهداف کیفیتی فراهم نماید

– به کارکنان ابلاغ شده، فهمیده شده و در دسترس باشد

نگارش خط مشی کنترل کیفیت نه‌تنها یک الزام مستندسازی است، بلکه گامی اساسی در استقرار یک فرهنگ کیفیت‌محور در سازمان است. با تدوین خط مشی‌ای که منعکس‌کننده ارزش‌ها، استراتژی‌ها و اهداف سازمان باشد، می‌توان انسجام بیشتری در فعالیت‌های کیفی ایجاد کرد و بهره‌وری، رضایت مشتری و تعالی سازمانی را ارتقاء بخشید. پیشنهاد می‌شود خط مشی به‌صورت مستمر بازنگری شود تا همواره با شرایط متغیر بازار و سازمان هماهنگ باقی بماند.

ثبت و صدور انواع گواهینامه های ایزو از خدمات مرکز سیستم کاران به شماره تلفن 79165-021 است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه تدوین خط مشی می توانید از طریق شماره 09198386295 در تلگرام ، ایتا و یا واتساپ با کارشناسان مرکز چت نمایید.

مطالب مهمی که متقاضیان بدنبال آن هستند.