بازنگری مدیریت بند ۳-۹ ایزو ۹۰۰۱
بازنگری مدیریت قلب تپنده سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد ایزو ۹۰۰۱ محسوب می گردد. مدیریت ارشد سازمان را ملزم میکند تا به صورت دورهای سیستم مدیریت کیفیت را مورد بررسی و ارزیابی عمیق قرار دهد.
در این مقاله به طور جامع به بررسی بند ۳-۹ ایزو ۹۰۰۱ میپردازیم و هر آنچه را که برای پیاده سازی یک فرآیند بازنگری مدیریت مؤثر نیاز دارید، توضیح میدهیم. توجه ویژه ما در این مقاله بر ورودی های جلسه و خروجی های آن متمرکز میباشد، زیرا این دو عنصر تعیینکننده اصلی اثربخشی بازنگری مدیریت محسوب میشوند.
منظور از بازنگری مدیریت چیست؟
بازنگری مدیریت یک جلسه رسمی و ساختاریافته در بالاترین سطح سازمان میباشد. مدیریت ارشد در این جلسه عملکرد سیستم مدیریت کیفیت را بررسی میکند. برخلاف ممیزی داخلی بند ۲-۹ ایزو ۹۰۰۱ که یک ارزیابی مستند محور و دقیق از انطباق با الزامات میباشد، بازنگری مدیریت یک ارزیابی استراتژیک و کلاننگر از سلامت کلی سیستم محسوب می گردد.
بازنگری مدیریت قلب سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد ایزو ۹۰۰۱ محسوب می گردد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص بازنگری مدیریت با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
اهداف اصلی بازنگری مدیریت
اول: دوام سیستم مدیریت کیفیت
سازمان در بازنگری مدیریت ارزیابی میکند که آیا سیستم مدیریت کیفیت هنوز با سازمان، اهداف، محصولات، فرآیندها و اندازه آن همخوانی دارد یا خیر. با گذشت زمان، سازمان ها تغییر میکنند. ممکن است سازمان محصول جدیدی معرفی نماید. و یا وارد بازار جدیدی شود. اندازه سازمان بزرگتر باشد. مدیریت ارشد باید اطمینان حاصل کند که سیستم مدیریت کیفیت با این تغییرات هماهنگ باقی میماند.
دوم: بررسی کفایت
سازمان ارزیابی میکند که آیا سیستم مدیریت کیفیت به اندازه کافی قوی و کامل است یا خیر. کفایت یعنی سیستم دارای همه اجزای لازم برای دستیابی به اهداف میباشد. برخی فرآیندها مستند نباشند. و مسئولیتها به درستی تعریف نگردد. ابزارهای پایش و اندازهگیری کافی نباشند. بازنگری مدیریت این شکافها را شناسایی میکند.
سوم: بررسی اثربخشی
سازمان ارزیابی میکند که آیا سیستم مدیریت کیفیت نتایج مورد انتظار را تولید میکند یا خیر. اثربخشی یعنی سیستم کار میکند و اهداف را برآورده می سازد. اگر اهداف کیفیت محقق نگردد، اگر مشتریان ناراضی باشند، اگر عدم انطباقها زیاد باشند، سیستم اثربخش نیست. بازنگری مدیریت این موارد را آشکار میکند.
چهارم: همسویی با جهتگیری استراتژیک
علاوه بر سه هدف فوق، مدیریت ارشد در بازنگری مدیریت تأیید میکند که سیستم مدیریت کیفیت با جهتگیری استراتژیک سازمان همسو میباشد. استراتژی سازمان مشخص میکند که سازمان به کجا میخواهد برود. سیستم مدیریت کیفیت باید مسیر دستیابی به آن مقصد را هموار کند. اگر بین استراتژی و سیستم کیفیت ناهماهنگی باشد، سازمان هرگز به اهداف بلندمدت خود نمی رسد.
بازنگری مدیریت قلب سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد ایزو ۹۰۰۱ محسوب می گردد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص بازنگری مدیریت با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
ورودیهای بازنگری مدیریت (بند ۲-۳-۹)
بند ۲-۳-۹ استاندارد iso 9001 ورودیهای بازنگری مدیریت را مشخص میکند. مدیریت ارشد در جلسه بازنگری باید این موارد را به دقت بررسی کند. این ورودیها سوخت موتور بازنگری مدیریت محسوب می گردند. کیفیت این ورودی ها تعیین میکند که خروجیهای جلسه تا چه اندازه ارزشمند می باشند.
ورودی اول: وضعیت اقدامات حاصل از بازنگریهای مدیریت قبلی
مدیریت ارشد مطابق بند رهبری و تعهد در ایزو در ابتدای هر جلسه بازنگری، ابتدا به عقب نگاه میکند. مدیریت ارشد بررسی میکند که آیا اقداماتی که در جلسه بازنگری قبلی مصوب گردیدند، به طور کامل اجرا شدند یا خیر.
ورودی دوم: تغییرات در مسائل داخلی و خارجی مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت
سازمان در بند ۱-۴ درک سازمان و محیط آن ،سازمان ها را قادر می سازد، که نقاط قوت و ضعف خود را بشناسند. مدیریت ارشد در بازنگری مدیریت ارزیابی میکند که آیا این مسائل تغییری دارند یا خیر. این بررسی تضمین میکند که سیستم مدیریت کیفیت با محیط پیرامون خود هماهنگ باقی بماند.
تغییرات داخلی
تغییر در ساختار سازمانی یکی از مهمترین تغییرات داخلی محسوب می گردند. اگر سازمان یک بخش جدید ایجاد کند، دو بخش را ادغام کند. یا یک واحد را منحل گردد، سیستم مدیریت کیفیت باید خود را با این ساختار جدید هماهنگ کند. مسئولیتها و اختیارات ممکن است تغییرکند. رویهها ممکن است نیاز به بازنگری پیدا کنند.
تغییر در فرآیندها نیز باید بررسی گردد. اگر سازمان یک فرآیند جدید طراحی کند یا یک فرآیند موجود را بهبود بخشد، مدیریت ارشد باید اطمینان حاصل کند که این تغییرات به درستی مستند و پیادهسازی گردند.
تغییر در محصولات و خدمات نیز از دیگر موارد مهم میباشد. اگر سازمان محصول جدیدی به سبد کالاهای خود اضافه کند یا خدمت جدیدی ارائه دهد، سیستم مدیریت کیفیت باید این محصولات و خدمات جدید را نیز پوشش دهد.
تغییرات خارجی
تغییر در قوانین و مقررات یکی از جدیترین تهدیدها برای سیستم مدیریت کیفیت میباشد. یک قانون جدید ممکن است الزامات جدیدی را بر سازمان تحمیل کند. اگر سازمان این تغییرات را نادیده بگیرد، ممکن است با جریمههای سنگین یا حتی تعطیلی مواجه شود.
تغییر در بازار و رقبا نیز باید بررسی شود. اگر رقبا محصولات با کیفیتتری ارائه میدهند یا اگر بازار انتظارات جدیدی پیدا کند ، سازمان باید سیستم خود را ارتقاء دهد.
تغییر در فناوری نیز بسیار حائز اهمیت میباشد. فناوریهای جدید میتوانند فرصتهای بهبود یا تهدیدهای جدیدی ایجاد کنند.
تغییر در انتظارات ذینفعان از جمله مشتریان، تأمینکنندگان، جامعه محلی و نهادهای نظارتی نیز باید در بازنگری مدیریت بررسی شود.
ورودی سوم: اطلاعات مربوط به عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت
این ورودی بزرگترین و مهمترین بخش از ورودیهای بازنگری مدیریت میباشد. این بخش شامل هفت زیربخش است که هر کدام جنبه خاصی از عملکرد سیستم را نشان میدهند.
رضایت مشتری و بازخورد ذینفعان مرتبط
مدیریت ارشد نتایج پایش رضایت مشتری (بند ۲-۱-۹) را بررسی میکند. درک نیازها و انتظارات ذینفعان میتوانند از نارضایتی های احتمالی جلوگیری کنند و تجربه مشتری را بهبود بخشند. سازمان باید اطلاعات زیر را ارائه دهد:
میانگین امتیاز رضایت مشتری در دوره گذشته. سازمان این امتیاز را با دوره قبل مقایسه میکند. آیا رضایت مشتری افزایش یا کاهش دارد؟ اگر کاهش ، دلایل آن چیست؟
تعداد و ماهیت شکایات دریافتی از مشتریان. مدیریت ارشد باید بداند که مشتریان از چه چیزی ناراضی بودهاند.
بازخورد مثبت و تمجیدهای دریافتی از مشتریان. شناسایی نقاط قوت به اندازه شناسایی نقاط ضعف اهمیت دارد. سازمان میتواند از بازخوردهای مثبت برای تقویت رفتارهای خوب استفاده کند.
بازخورد سایر ذینفعان مانند تأمینکنندگان، پرسنل، جامعه محلی و نهادهای نظارتی نیز باید بررسی شود. برای مثال آیا پرسنل از محیط کار راضی هستند؟
میزان تحقق اهداف کیفیت
مدیریت ارشد بررسی میکند که آیا سازمان به اهداف کیفیت در بند ۲-۶ دست پیدا کند است یا خیر. سازمان باید اطلاعات زیر را ارائه دهد:
لیست کامل اهداف کیفیت به همراه وضعیت. کدام اهداف به طور کامل محقق گردید تا حدی محقق گردید و یا اصلاً محقق نگردیدند.
مدیریت ارشد همچنین باید بررسی کند که آیا اهداف هنوز مرتبط هستند یا خیر. گاهی اوقات شرایط تغییر میکند و هدفی که شش ماه پیش تعیین شده بود، امروز دیگر معنی ندارد. در این موارد، مدیریت ارشد باید هدف را تغییر دهد یا کنار بگذارد.
عملکرد فرآیندها و انطباق محصولات و خدمات
مدیریت ارشد نتایج پایش فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت و نتایج تأیید محصولات را بررسی میکند.
عدم انطباقها و اقدامات اصلاحی
مدیریت ارشد وضعیت عدم انطباقها و اقدامات اصلاحی را بررسی میکند.
نتایج پایش و اندازهگیری
مدیریت ارشد نتایج همه فعالیتهای پایش، اندازهگیری، تحلیل و ارزیابی (بند ۱-۹) را بررسی میکند. این ورودی شامل دادههای خام نیست، بلکه شامل تحلیلها و روندهای مستخرج از آن دادهها میشود.
نتایج ممیزی
مدیریت ارشد نتایج ممیزیهای داخلی (بند ۲-۹) و همچنین نتایج ممیزیهای خارجی (در صورت وجود) را بررسی میکند.
عملکرد تأمینکنندگان خارجی
مدیریت ارشد بررسی میکند که آیا تأمینکنندگان خارجی مطابق با الزامات عمل کردند یا خیر. کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001
کفایت منابع
مدیریت ارشد ارزیابی میکند که آیا سازمان منابع کافی برای اجرای مؤثر سیستم مدیریت کیفیت در اختیار دارد یا خیر. منابع شامل چهار دسته اصلی میشوند:
انسانی، زیرساخت و تجهیزات، منابع مالی، منابع دانش و اطلاعات میباشد. منابع در ایزو 9001 به عنوان یک جزء کلیدی در سیستمهای مدیریت کیفیت است.
اثربخشی اقدامات برای مدیریت ریسکها و فرصتها
سازمان در اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها – بند 6-1 استاندارد ISO 9001 ریسکها و فرصتهای خود را شناسایی و برنامه اقدام برای آنها تهیه نماید.
فرصتهای بهبود
مدیریت ارشد هرگونه فرصت برای بهبود سیستم مدیریت کیفیت را بررسی میکند. این فرصتها میتوانند از منابع مختلفی نشأت بگیرند. بازخورد مشتریان میتواند فرصتهای بهبود را نشان دهد. نتایج ممیزیهای داخلی و خارجی منابع غنی از فرصتهای بهبود هستند. تحلیل دادههای عملکردی میتواند الگوها و روندهایی را نشان دهد که نیاز به بهبود دارند. پیشنهادات پرسنل یکی از بهترین منابع فرصتهای بهبود هستند. پیشرفتهای فناوری نیز میتوانند فرصتهای بهبود ایجاد کنند. یک نرمافزار جدید، یک دستگاه جدید یا یک روش جدید ممکن است کار را سریعتر، ارزانتر یا با کیفیتتر انجام دهد.
خروجیهای بازنگری مدیریت (بند ۳-۳-۹)
پس از بررسی ورودیها و بحث و تبادل نظر، مدیریت ارشد باید تصمیمات مشخصی اتخاذ کند. بند ۳-۳-۹ استاندارد ایزو ۹۰۰۱ خروجیهای بازنگری مدیریت را مشخص میکند. این خروجیها قلب فرآیند بازنگری محسوب میشوند. بدون خروجیهای مؤثر، تمام ورودیها و بحثها بیفایده خواهند بود.
خروجی اول: فرصتهای بهبود
اولین خروجی بازنگری مدیریت، تصمیمات مربوط به فرصتهای بهبود میباشد. مدیریت ارشد پس از بررسی فرصتهای مختلف، تصمیم میگیرد که از کدام فرصتها استفاده کند و کدام فرصتها را برای زمان دیگری به تأخیر بیندازد.
برای هر فرصت بهبودی که تصمیم به استفاده از آن میگیرد، باید یک پروژه بهبود تعریف کند. پروژههای بهبود را اولویتبندی کند. همه فرصتهای بهبود را نمیتوان همزمان دنبال کرد. منابع محدود هستند. و باید تصمیم بگیرد که کدام پروژهها بیشترین بازگشت سرمایه را دارند و کدام پروژهها بیشترین تأثیر را بر رضایت مشتری و اهداف استراتژیک خواهند داشت.
خروجی دوم: نیاز به تغییر در سیستم مدیریت کیفیت
دومین خروجی بازنگری مدیریت، تصمیمات مربوط به تغییر در سیستم مدیریت کیفیت میباشد. مدیریت ارشد ممکن است تشخیص دهد که سیستم مدیریت کیفیت نیاز به تغییر دارد. این تغییرات میتوانند در سطوح مختلفی باشند.
خروجی سوم: نیازهای منابع
سومین خروجی بازنگری مدیریت، تصمیمات مربوط به تأمین و تخصیص منابع جدید میباشد. مدیریت ارشد ممکن است تشخیص دهد که منابع فعلی کافی نیستند و نیاز به منابع اضافی وجود دارد.
تأمین منابع همیشه به معنای هزینه اضافی نیست. گاهی اوقات مدیریت ارشد با تغییر اولویتها، میتواند منابع را از یک فعالیت کماهمیت به یک فعالیت بااهمیتتر منتقل کند. اما در بسیاری موارد، بهبود کیفیت نیاز به سرمایهگذاری جدید دارد.
مستندسازی خروجی ها
تمام خروجیهای بازنگری مدیریت باید مستند شوند. مستندسازی معمولاً در قالب صورتجلسه جلسه انجام میشود. صورتجلسه باید شامل اطلاعات زیر باشد:
تاریخ و زمان برگزاری جلسه. این اطلاعات نشان میدهد که سازمان بازنگری را در بازه زمانی مشخصی انجام می دهد.
لیست شرکتکنندگان با درج سمت آنها. این لیست اثبات میکند که مدیریت ارشد در جلسه حضور دارند.
بازنگری مدیریت قلب سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد ایزو ۹۰۰۱ محسوب می گردد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص بازنگری مدیریت با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
