ممیزی داخلی بند ۲-۹ ایزو ۹۰۰۱

ممیزی داخلی یکی از ابزارهای قدرتمند مدیریتی برای ارزیابی سیستم مدیریت کیفیت سازمان می ‌باشد. استاندارد ایزو ۹۰۰۱ نسخه ۲۰۱۵ در بند ۲-۹ به طور کامل به این موضوع می ‌پردازد. این بند سازمان را ملزم به برنامه‌ ریزی، اجرا و نگهداری یک برنامه ممیزی داخلی منظم می‌کند.

 هدف اصلی ممیزی داخلی

خیلی ها حتی نمی دانند که ممیزی ایزو ISO چیست؟ در واقع ممیزی تأیید این موضوع می‌باشد که سیستم مدیریت کیفیت با الزامات استاندارد و همچنین با نیازهای داخلی سازمان مطابقت دارد. ممیزی داخلی مانند یک چک‌آپ منظم سلامتی برای فرآیندهای سازمان عمل می‌کند و پیش از آنکه مشکلات به دست مشتری یا ممیزان خارجی بیفتد، آنها را شناسایی می‌کند. در این مقاله به طور جامع به بررسی بند ۲-۹ ایزو ۹۰۰۱ می‌پردازیم و هر آنچه را که برای پیاده‌سازی یک برنامه ممیزی داخلی مؤثر نیاز دارید، توضیح می‌دهیم. جهت کسب اطلاعات بیشتر می توانید مقاله نمونه چک لیست ممیزی ایزو 9001 نمونه سئوالات ممیزی ISO 9001 نحوه ممیزی ایزو را بخوانید.

ممیزی داخلی این موضوع را تأیید می‌ کند که سیستم مدیریت کیفیت با الزامات استاندارد و همچنین با نیازهای داخلی سازمان مطابقت دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص ممیزی داخلی با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.

ممیزی داخلی چیست و چرا انجام می‌دهیم؟

ممیزی داخلی یا ممیزی حزب اول (First-Party Audit) یک فرآیند سیستماتیک، مستقل و مستند برای جمع‌آوری شواهد و ارزیابی عینی آنها می ‌باشد. سازمان این ممیزی را با نیروهای خود یا با استفاده از مشاوران خارجی انجام می ‌دهد.

اصل کلیدی در ممیزی داخلی استقلال و بی‌طرفی ممیز می ‌باشد. ممیز نمی‌تواند کاری را که خودش انجام می ‌دهد ممیزی کند. برای مثال مدیر کیفیت می‌تواند فرآیند فروش را ممیزی کند و مدیر تولید می‌ تواند فرآیند خرید را بررسی نماید. این جداسازی تضمین می‌کند که ارزیابی منصفانه و بدون سوگیری انجام گردد.

اهمیت ممیزی داخلی

 از چند جنبه ممیزی داخلی قابل بررسی می‌باشد. ممیزی داخلی نقاط ضعف و عدم انطباق ‌ها را پیش از آنکه ممیزان خارجی آنها را پیدا کنند، شناسایی می‌کند. سازمان می ‌تواند این مشکلات را در خلوت خود اصلاح کند. ممیزی داخلی شواهد عینی از عملکرد سیستم مدیریت کیفیت فراهم می‌آورد که مدیریت ارشد برای تصمیم‌گیری به آنها نیاز دارد. و به سازمان کمک می‌کند تا فرصت‌های بهبود را شناسایی کند و اقدامات اصلاحی مؤثری را اجرا نماید. ممیزی داخلی همچنین فرهنگ کیفیت و مسئولیت‌پذیری را در سراسر سازمان تقویت می‌کند. وقتی پرسنل بدانند که کار آنها به صورت دوره‌ای بررسی می‌ گردد، توجه بیشتری به رعایت رویه‌ها نشان می‌دهند.

الزامات ممیزی داخلی بند ۲-۹ ایزو ۹۰۰۱

استاندارد iso 9001 در بند ۲-۹ ممیزی داخلی دو زیربند اصلی را تعریف می کند. هر سازمان برای انطباق با استاندارد باید این الزامات را پوشش دهد.

الزام اول: بند (۹.۲.۱)

بند ۱-۲-۹ هدف و محتوای ممیزی داخلی را مشخص می‌کند. سازمان باید ممیزی‌های داخلی را در بازه ‌های زمانی منظم انجام دهد. هدف از این ممیزی‌ ها تأمین اطلاعات در مورد دو موضوع حیاتی می ‌باشد. موضوع اول مطابقت سیستم مدیریت کیفیت با استاندارد ایزو ۹۰۰۱ و همچنین با نیازهای داخلی خود سازمان است. موضوع دوم اجرا و نگهداری مؤثر سیستم مدیریت کیفیت می‌ باشد. ممیزی صرفاً وجود مستندات را تأیید نمی‌کند بلکه عملکرد واقعی سیستم را نیز ارزیابی می‌نماید.

الزام دوم: بند (۹.۲.۲)

بند ۲-۲-۹ مسئولیت‌های سازمان در قبال برنامه ممیزی داخلی را مشخص می‌کند. این بند شامل شش الزام اصلی می‌باشد:

برنامه‌ریزی، ایجاد، اجرا و نگهداری یک برنامه ممیزی

این برنامه باید شامل فرکانس انجام ممیزی‌ها، روش‌های ممیزی، مسئولیت‌ها، الزامات برنامه‌ریزی و روش‌های گزارش‌دهی باشد. سازمان در تدوین این برنامه باید سه عامل کلیدی را در نظر بگیرد: اهمیت فرآیندهای مورد نظر، تغییراتی که در سازمان رخ می‌دهد و نتایج ممیزی‌های قبلی.

تعیین معیارها و محدوده هر ممیزی

 معیارهای ممیزی مجموعه استانداردها، رویه‌ها و الزاماتی هستند که ممیز سازمان را با آنها مقایسه می‌کند. محدوده ممیزی مشخص می‌کند که کدام بخش‌ها و فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت  یا الزامات استاندارد در این ممیزی خاص پوشش داده می‌شوند.

انتخاب ممیزان

انجام ممیزی به گونه‌ای ‌باشد که عینیت و بی‌طرفی فرآیند ممیزی تضمین گردد. سازمان باید اطمینان حاصل کند که ممیزان استقلال کافی دارند و کار خود را ممیزی نمی‌کنند.

گزارش نتایج ممیزی

 نتایج ممیزی باید به افرادی برسد که اختیار و مسئولیت انجام اقدامات لازم را دارند. این گزارش‌دهی معمولاً شامل گزارش کتبی به مدیریت ارشد و همچنین گزارش شفاهی به سرپرستان فرآیندها می‌شود.

اقدامات اصلاحی

 اصلاح به اقدام فوری برای رفع یک عدم انطباق خاص می‌ گویند. اقدام اصلاحی به فرآیند کشف ریشه مشکل و جلوگیری از تکرار آن اطلاق می‌گردد. سازمان نمی‌ تواند یافته‌های ممیزی را نادیده بگیرد یا رفع آنها را به تعویق بیندازد.

نگهداری مستندات اجرای برنامه ممیزی و نتایج ممیزی

 مستندات ممیزی داخلی شامل برنامه ممیزی، گزارش‌های ممیزی، ثبت عدم انطباق‌ها و رقع آنها می‌شود. ممیزان خارجی در زمان ممیزی صدور گواهینامه، این مستندات را بررسی می‌کنند.

مراحل پیاده ‌سازی ممیزی داخلی

پیاده‌ سازی یک برنامه ممیزی داخلی مؤثر نیازمند یک رویکرد سیستماتیک و گام‌ به‌گام می‌ باشد. در ادامه هر یک از این مراحل را با جزئیات کامل توضیح می‌دهیم. برای کسب اطلاعات بیشتر روش اجرایی ممیزی داخلی را مطالعه نمایید.

گام اول: برنامه‌ریزی برنامه ممیزی (Audit Programme Planning)

اولین گام تدوین یک برنامه ممیزی جامع می‌باشد. برنامه ممیزی داخلی یک سند سطح بالا است که همه ممیزی‌ ها در یک بازه زمانی مشخص (معمولاً یک ساله) را پوشش می‌دهد.

عوامل کلیدی برای تدوین برنامه ممیزی داخلی

اهمیت فرآیندها

برخی فرآیندها بحرانی‌تر از سایرین هستند. برای مثال فرآیند تولید در یک کارخانه اهمیت بیشتری نسبت به فرآیند نظارت دارد. فرآیندهای با اهمیت بالاتر نیاز به ممیزی مکرر و عمیق‌تر دارند. سازمان می‌تواند از روش ارزیابی ریسک برای تعیین اهمیت هر فرآیند استفاده کند.

عامل دوم تغییرات مؤثر بر سازمان

 اگر سازمان تغییرات بزرگی مانند استقرار یک فرآیند جدید، ورود به بازار جدید یا تغییر ساختار سازمانی را تجربه می‌کند، این تغییرات نیاز به ممیزی زودهنگام دارند. ممیزی اطمینان حاصل می‌کند که تغییرات بدون ایجاد اختلال در کیفیت اجرا گردد.

عامل سوم نتایج ممیزی‌های قبلی

اگر ممیزی داخلی قبلی در یک فرآیند خاص تعداد زیادی عدم انطباق یا موارد قابل بهبود را شناسایی، آن فرآیند سزاوار توجه بیشتر در برنامه جدید می‌باشد. برعکس، فرآیندهایی که سابقه عملکرد خوب دارند می‌توانند با فرکانس کمتری ممیزی شوند.

برنامه ممیزی داخلی همچنین باید فرکانس ممیزی‌ها را مشخص کند. فرکانس می‌تواند برای کل فرآیندها یکسان باشد یا بر اساس اهمیت آنها متفاوت تعیین گردد. برنامه ممیزی باید روش‌های ممیزی را نیز تعیین کند. ممیزی را چه کسی انجام می‌دهد؟  به صورت حضوری و مشاهده‌ای انجام می‌شود یا می‌توان برخی بخش‌ ها را از راه دور ممیزی کرد؟ مسئولیت‌ها نیز در این برنامه مشخص می‌شوند. چه کسی برنامه را تصویب می‌کند؟  ممیزان را انتخاب می‌کند؟  گزارش‌ها را دریافت می‌کند؟

گام دوم: تعریف معیارها و محدوده هر ممیزی (Defining Criteria and Scope)

پس از تدوین برنامه کلی، نوبت به تعریف جزئیات هر ممیزی خاص می‌رسد. برای هر ممیزی سازمان باید معیارها و محدوده را مشخص کند.

معیارهای ممیزی مجموعه الزاماتی هستند که ممیز سازمان را با آنها مقایسه می‌کند. این معیارها معمولاً شامل استاندارد ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵، مستندات سیستم مدیریت کیفیت سازمان (مانند رویه‌ها و دستورالعمل‌ها)، الزامات قانونی و مقرراتی مرتبط و الزامات مشتریان می‌گردند.

محدوده ممیزی مشخص می‌کند که ممیزی کدام بخش‌ها، فرآیندها، موقعیت‌های جغرافیایی یا الزامات استاندارد را پوشش می‌دهد. یک محدوده خوب به ممیز و ممیزی‌شونده کمک می‌کند تا انتظارات روشنی از فرآیند برآورده گردد. برای مثال محدوده یک ممیزی می‌تواند به این صورت باشد:

گام سوم: انتخاب و آموزش ممیزان (Selecting and Training Auditors)

انتخاب ممیزان مناسب یکی از حیاتی‌ترین عوامل موفقیت برنامه ممیزی می‌باشد. سازمان باید افرادی را انتخاب کند که شرایط زیر را دارا باشد:

استقلال و بی‌طرفی

 ممیز هرگز نباید کاری را که خودش انجام می‌دهد ممیزی کند. همچنین ممیز نباید با فرد یا فرآیندی که ممیزی می‌کند تعارض منافع پیدا کند. برای مثال ممیزی که با سرپرست یک بخش رابطه شخصی نزدیک دارد، ممکن است نتواند بی‌طرفانه قضاوت کند.

دانش فنی و تجربه

ممیز باید فرآیندی را که ممیزی می‌کند به اندازه کافی بشناسد. تولید باید اصول تولید را بداند. فروش باید با فرآیند سفارش‌گیری آشنایی داشته باشد. این دانش به ممیز کمک می‌کند تا سؤالات هوشمندانه‌تری بپرسد و شواهد را بهتر ارزیابی کند.

مهارت‌های ارتباطی و بین‌ فردی

 ممیزی یک فرآیند مشارکتی است نه بازجویی. ممیز خوب می‌داند چگونه سؤال بپرسد، چگونه گوش دهد و چگونه بازخورد بدهد. ممیز باید بتواند با افراد در سطوح مختلف سازمان ارتباط مؤثر برقرار کند.

آموزش ممیزی

 سازمان باید ممیزان خود را در اصول و تکنیک‌های ممیزی آموزش دهد. این آموزش شامل آشنایی با استاندارد، روش‌های جمع‌آوری شواهد، تکنیک‌های پرسش‌گری، گزارش‌نویسی و مدیریت جلسات ممیزی می‌شود.

سازمان‌های کوچک ممکن است به اندازه کافی پرسنل داخلی واجد شرایط نباشند. در این حالت سازمان می‌تواند از مشاوران خارجی برای انجام ممیزی‌های داخلی استفاده کند. مشاوران خارجی بی‌طرفی کامل را تضمین می‌کنند اما هزینه بیشتری نیز دارند.

گام چهارم: اعلام و آماده‌سازی ممیزی (Announcing and Preparing for the Audit)

پس از برنامه‌ریزی و انتخاب ممیزان، سازمان بایدممیزی داخلی را به بخش‌های مربوطه اعلام کند. این اعلام باید شامل اطلاعات زیر باشد: تاریخ و زمان شروع و پایان ممیزی، محدوده و معیارهای ممیزی، نام ممیز یا تیم ممیزی، برنامه زمانبندی بازدید از هر بخش و مدارک و مستنداتی که ممیزی شونده باید آماده کند.

سازمان نباید ممیزی را به عنوان یک بازرسی غافلگیرکننده و تنبیهی معرفی کند. بلکه یک فرصت برای یادگیری و بهبود معرفی می‌نماید. اعلام زودهنگام به بخش‌ها فرصت می‌دهد تا مستندات خود را مرتب کنند و کارهای معوق را به اتمام برسانند.

در سمت دیگر، ممیز نیز باید برای ممیزی آماده شود. آماده‌سازی ممیز شامل مطالعه اسناد مرتبط با فرآیند مورد نظر، مرور نتایج ممیزی‌های قبلی همان فرآیند، تهیه چک‌لیست یا فهرست سؤالات راهنما و هماهنگی با سایر ممیزان در صورت وجود تیم ممیزی می‌باشد.

گام پنجم: انجام ممیزی میدانی (Conducting the Audit)

مرحله اول

اجرای ممیزی میدانی قلب فرآیند ممیزی محسوب می گردد. در این مرحله ممیز وارد عمل می‌شود و شواهد را جمع‌آوری می‌کند. ممیزی میدانی معمولاً با یک جلسه افتتاحیه کوتاه شروع می‌شود. در این جلسه ممیز خود را معرفی می‌کند، محدوده و معیارهای ممیزی را دوباره توضیح می‌دهد، برنامه زمانبندی را مرور می‌کند و به سؤالات اولیه ممیزی‌شونده پاسخ می‌دهد.

مرحله دوم

پس از جلسه افتتاحیه، ممیز جمع‌آوری شواهد را آغاز می‌کند. شواهد می‌توانند در سه شکل ظاهر شوند: از طریق مصاحبه با پرسنل و پرسش در مورد نحوه انجام کارها، از طریق مشاهده مستقیم فعالیت‌ها و فرآیندها و از طریق بررسی مستندات و سوابق مانند فرم‌ها، گزارش‌ها، لاگ‌ها و مجوزها.

ممیز خوب ترکیبی از هر سه روش را به کار می‌برد. ممیز اسناد را بررسی می‌کند تا ببیند آیا رویه مدونی وجود دارد یا خیر. با پرسنل مصاحبه می‌کند تا ببیند آیا آنها رویه را می‌دانند و دنبال می‌کنند یا خیر. عملیات را مشاهده می‌کند تا ببیند آیا کار واقعی با آنچه مستند شده و گفته شده مطابقت دارد یا خیر. این رویکرد سه‌گانه تصویر کاملی از وضعیت واقعی فرآیند ارائه می‌دهد.

مرجله سوم

در حین انجام ممیزی، ممیز ممکن است با مواردی روبرو شود که نیاز به توضیح بیشتری دارند. ممیز باید سؤالات شفاف و باز بپرسد.  از قضاوت زودهنگام پرهیز کند. ممیز قبل از ثبت یک عدم انطباق باید مطمئن شود که شواهد کافی و قانع‌کننده‌ای دارد. در صورت تردید، اطلاعات بیشتری جمع‌آوری کند.

مرحله چهارم

در پایان ممیزی میدانی، ممیز یک جلسه اختتامیه برگزار می‌کند. در این جلسه ممیز خلاصه‌ای از یافته‌های خود را بدون وارد شدن به جزئیات بیش از حد ارائه می‌دهد. ممیز عدم انطباق‌هایی را که قصد ثبت دارد معرفی می‌کند. ممیز به ممیزی‌شونده فرصت می‌دهد تا سؤالات خود را بپرسد و ابهامات را روشن کند. جلسه اختتامیه با توافق بر سر اقدامات بعدی به پایان می‌رسد.

گام ششم: گزارش‌دهی یافته‌های ممیزی (Reporting Audit Findings)

پس از اتمام ممیزی میدانی، ممیز یک گزارش ممیزی رسمی تهیه می‌کند. این گزارش باید شفاف، مختصر و مبتنی بر شواهد باشد. گزارش ممیزی معمولاً شامل بخش‌های زیر می‌باشد.

بخش اول اطلاعات کلی ممیزی

 شامل تاریخ انجام ممیزی، نام ممیز یا تیم ممیزی، محدوده و معیارهای ممیزی و بخش‌ها یا فرآیندهای ممیزی‌شده را در بر می‌گیرد.

بخش دوم خلاصه یافته‌ها

 ممیز یک نمای کلی از نتایج ممیزی ارائه می‌دهد. ممیز اعلام می‌کند که آیا سیستم مدیریت کیفیت با الزامات مطابقت دارد یا خیر و آیا به طور مؤثر اجرا می‌شود یا خیر.

بخش سوم عدم انطباق‌ها (Non-conformities)

 تمام مواردی را که در آنها سیستم با الزامات مطابقت ندارد، را ممیز شرح می‌دهد. برای هر عدم انطباق ممیز توضیح می‌دهد کدام الزام نقض شده است، شواهد عینی چیست و چرا این عدم انطباق مهم می‌باشد.

بخش چهارم موارد قابل بهبود (Opportunities for Improvement)

این موارد عدم انطباق محسوب نمی‌شوند اما فرصت‌هایی برای بهتر شدن سیستم وجود دارند. ممیز می‌تواند پیشنهاداتی برای بهبود ارائه دهد.

بخش پنجم نکات مثبت (Good Practices)

کارهایی را که سازمان به خوبی انجام می‌دهد را ممیز شناسایی و ثبت می‌کند. این کار نه تنها انصاف را رعایت می‌کند بلکه به سایر بخش‌ها نیز یادآوری می‌کند که از این روش‌های خوب الگوبرداری کنند.

گزارش ممیزی باید به مدیریت مرتبط ارسال شود. این مدیریت شامل مدیران ارشد در جلسه بازبینی مدیریت (بند ۳-۹) و همچنین سرپرستان و مدیران میانی هر فرآیندی که ممیزی شده است می‌باشد. گزارش‌دهی به موقع و به افراد مناسب تضمین می‌کند که اقدامات لازم بدون تأخیر انجام شوند.

گام هفتم: تحلیل ریشه و اقدام اصلاحی (Root Cause Analysis and Corrective Action)

پس از دریافت گزارش ممیزی، نوبت به اقدام می‌رسد. سازمان نمی‌تواند عدم انطباق‌ها را نادیده بگیرد. استاندارد صراحتاً می‌گوید سازمان باید اصلاح و اقدامات اصلاحی مناسب را بدون تأخیر غیرضروری انجام دهد.

ممیزی داخلی این موضوع را تأیید می‌ کند که سیستم مدیریت کیفیت با الزامات استاندارد و همچنین با نیازهای داخلی سازمان مطابقت دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص ممیزی داخلی با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.

انواع اقدام اصلاحی

سطح اول اصلاح (Correction)

اصلاح یک اقدام فوری برای رفع عدم انطباق خاص می‌باشد. اگر ممیزی متوجه شود که یک فرم بدون امضا است، اصلاح می‌تواند به این صورت باشد که فرد مسئول فرم را امضا کند.

سطح دوم اقدام اصلاحی (Corrective Action)

 اقدام اصلاحی به دنبال کشف ریشه مشکل و حذف آن می‌باشد تا مشکل هرگز تکرار نشود. برای مثال اگر فرم بدون امضا باقی بماند، ریشه مشکل ممکن است این باشد که پرسنل آموزش ندارند که امضا چه اهمیتی دارد. در این مورد می‌تواند برگزاری یک دوره آموزشی یا بازطراحی فرم به گونه‌ای باشد که جای امضا واضح‌ ترباشد.

انواع تکنیک های کشف ریشه مشکلات

مدل 5 چرا 

سازمان می‌پرسد “چرا این اتفاق افتاد؟” و پس از دریافت پاسخ دوباره می‌پرسد “چرا؟” و این کار را پنج بار تکرار می‌کند تا به ریشه اصلی برسد.

 نمودار استخوان ماهی (Fishbone یا Ishikawa Diagram)

 که علل بالقوه را در دسته‌بندی‌ های مختلف مانند انسان، ماشین، روش، مواد، اندازه‌گیری و محیط بررسی می‌کند.

پس از شناسایی ریشه مشکل، سازمان اقدام اصلاحی را برنامه‌ریزی و اجرا می‌کند. سازمان یک مسئول برای اجرا تعیین می‌کند. یک ضرب الاجل واقع‌بینانه تعیین می‌نماید. منابع مورد نیاز را تأمین می‌کند.

گام هشتم: پیگیری موارد (Follow-up and Closure)

اقدام اصلاحی به تنهایی کافی نیست. سازمان باید اثربخشی آن را نیز تأیید کند. پیگیری معمولاً توسط همان ممیزی انجام می‌شود که عدم انطباق را شناسایی، سازمان شواهدی از اجرای اقدام اصلاحی به ممیز ارائه می‌دهد.

ممیز بررسی می‌کند که آیا اقدام اصلاحی واقعاً انجام شد یا خیر. مشکل را برای همیشه برطرف می کند یا خیر. ممیز ممکن است دوباره از فرآیند بازدید کند یا مستندات جدید را بررسی نماید. اگر ممیز قانع شود، عدم انطباق را می‌بندد. در صورتی که قانع نشود، ممکن است یک عدم انطباق جدید باز کند یا از سازمان بخواهد اقدام اصلاحی قوی‌تری انجام دهد.

مهم است که سازمان بداند رفع یک عدم انطباق یک رویداد مثبت است نه منفی. یعنی سازمان مشکل را حل و از تکرار آن جلوگیرین ماید. این دقیقاً همان چیزی است که استاندارد ایزو ۹۰۰۱ از سازمان انتظار دارد.

گام نهم: بازبینی مدیریت و بهبود برنامه (Management Review and Programme Improvement)

آخرین گام در چرخه ممیزی داخلی، بازبینی نتایج توسط مدیریت ارشد می‌باشد. بند ۳-۹ استاندارد ایزو ۹۰۰۱ (بازبینی مدیریت) صراحتاً از مدیریت ارشد می‌خواهد که نتایج ممیزی را بررسی کند. این بررسی معمولاً در جلسات بازبینی مدیریت که حداقل سالی یک بار برگزار می‌شوند، انجام می‌گردد.

مدیریت ارشد در این جلسه به سؤالات زیر پاسخ می‌دهد. آیا برنامه ممیزی مطابق برنامه اجرا شده است؟ تعداد و شدت عدم انطباق‌ها در حال کاهش است؟ الگوهای تکراری در عدم انطباق‌ها وجود دارد؟ اقدامات اصلاحی مؤثر بوده‌اند؟ نیاز به تغییر در برنامه ممیزی سال آینده وجود دارد؟

بر اساس پاسخ به این سؤالات، مدیریت ارشد تصمیماتی اتخاذ می‌کند. مدیریت ارشد ممکن است تصمیم بگیرد فرکانس ممیزی برخی فرآیندها را افزایش دهد. مدیریت ارشد ممکن است تصمیم بگیرد منابع بیشتری برای آموزش ممیزان اختصاص دهد. و یا ممکن است تصمیم بگیرد محدوده ممیزی را گسترش دهد یا تغییر دهد.

نتایج ممیزی داخلی همچنین یکی از ورودی‌های اصلی برای برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان محسوب می‌شوند. اگر ممیزی‌ها نشان می‌دهند که یک فرآیند خاص مدام با مشکل روبرو است، شاید زمان آن باشد که آن فرآیند را بازطراحی کنیم نه اینکه فقط بارها و بارها آن را ممیزی کنیم.

اصول کلیدی برای ممیزی داخلی موفق

برای اینکه ممیزی داخلی واقعاً مفید باشد و صرفاً یک تشریف اداری نباشد، سازمان باید اصول زیر را رعایت کند.

اصل اول: رویکرد فرآیند محور (Process Approach)

استاندارد ایزو ۹۰۰۱ بر رویکرد فرآیند محور تأکید دارد. ممیزی داخلی نیز باید این رویکرد را منعکس کند. ممیز نباید صرفاً بندهای استاندارد را یکی پس از دیگری چک کند. ممیز باید فرآیندهای سازمان را دنبال کند.  ورودی یک فرآیند چگونه به خروجی تبدیل می‌شود. تعامل بین فرآیندها را بررسی کند. این رویکرد تصویر واقعی‌تری از عملکرد سیستم ارائه می‌دهد.

اصل دوم: مبتنی بر شواهد (Evidence-based)

ممیزی یک فرآیند ذهنی و سلیقه‌ای نیست. ممیز باید تصمیمات خود را بر شواهد عینی استوار کند. شواهد می‌توانند مستندات، مشاهدات یا اظهارات قابل اثبات باشند. ممیز نباید بر اساس حدس و گمان یا احساسات شخصی قضاوت کند. ممیز هر عدم انطباقی را با شواهد مستند پشتیبانی می‌کند.

اصل سوم: ارزش‌آفرین (Value-adding)

ممیزی داخلی نباید به عنوان یک فعالیت تنبیهی یا بازرسی تلقی گردد. هدف اصلی ممیزی کمک به سازمان برای بهبود است. ممیز باید علاوه بر مشکلات، نکات مثبت و فرصت‌های بهبود را نیز شناسایی کند. ممیز باید به ممیزی‌شونده کمک کند تا بفهمد چگونه می‌تواند کار خود را بهتر انجام دهد.

اصل چهارم: محرمانگی و حرفه‌ای‌گری (Confidentiality and Professionalism)

ممیز باید اطلاعاتی را که در حین ممیزی به دست می‌آورد محرمانه نگه دارد. نباید یافته‌های ممیزی را با افراد غیرمرتبط به اشتراک بگذارد. ممیز باید با همه افراد حرفه‌ای و محترمانه‌ای رفتار کند. ممیز باید از قضاوت‌های شخصی و توهین‌آمیز پرهیز کند.

ارتباط بند ۲-۹ با سایر بندهای استاندارد

ممیزی داخلی در خلأ انجام نمی ‌گردد. بند ۲-۹ ارتباط تنگاتنگی با سایر بندهای استاندارد ایزو ۹۰۰۱ دارد.

 (رهبری) بند ۵

 مدیریت ارشد باید منابع و پشتیبانی لازم را برای برنامه ممیزی فراهم کند. نتایج ممیزی را در جلسات بازبینی مدیریت بررسی کند.  اثربخشی اقدامات اصلاحی را تضمین نماید. رهبری و تعهد در ایزو به معنای ایجاد فرهنگی است که در آن، کیفیت، ایمنی، حفاظت از محیط زیست یا سایر اهداف سیستم مدیریت، در اولویت قرار دارند.

 (برنامه‌ریزی) بند ۶

برنامه ممیزی باید بر اساس ریسک‌ها و فرصت‌های شناسایی‌شده در بند ۶-۱ تدوین شود. فرآیندهایی با ریسک بالاتر باید با فرکانس بیشتری ممیزی شوند.

 (پشتیبانی) بند ۷

 که سازمان برای اجرای ممیزی به منابع کافی (بند ۱-۷)، صلاحیت در ایزو 9001 (بند ۲-۷) و مستندات مناسب (بند ۵-۷) نیاز دارد. ممیزان باید آموزش‌های لازم را دیده باشند.

 (بهره‌برداری) بند ۸

ممیزی داخلی یکی از روش‌های کنترل فرآیندهای عملیاتی (بند ۱-۸) محسوب می‌شود. ممیزی بررسی می‌کند که آیا فرآیندهای عملیاتی مطابق با برنامه اجرا می‌شوند یا خیر. برنامه ریزی و کنترل عملیات بند 8-1 ایزو 9001  به سازمان‌ ها این امکان را می‌ دهد که فرآیندهای خود را به طور مؤثر برنامه ‌ریزی و کنترل کنند.

 (پایش و اندازه‌گیری) بند ۱-۹

 که ممیزی داخلی خود یکی از روش‌های بند ۹-۱ با عنوان پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی است . نتایج ممیزی به عنوان ورودی برای تحلیل و ارزیابی (بند ۱-۹) و بازبینی مدیریت (بند ۳-۹) استفاده می‌شود.

(بهبود) بند ۱۰

 عدم انطباق‌های مورد شناسایی‌ در ممیزی باید منجر به اقدام اصلاحی (بند ۲-۱۰) شوند. ممیزی همچنین می‌تواند فرصت‌های بهبود مستمر (بند ۱-۱۰) را شناسایی کند.

ممیزی داخلی این موضوع را تأیید می‌ کند که سیستم مدیریت کیفیت با الزامات استاندارد و همچنین با نیازهای داخلی سازمان مطابقت دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص ممیزی داخلی با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.