روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان

روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان در هر کسب وکاری مد نظر مدیران می باشد. تعیین صلاحیت کارکنان در ایزو نیز خیلی مهم است. دستورالعمل تعیین صلاحیت کارکنان یا روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان در بند 7 – 2 – استاندارد ISO9001 آمده است. اکثر مشاوران و کارشناسان ایزو قادر به تهیه و تدوین روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان نیستند. از اینرو مرکز سیستم کاران روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان را منتشر کرد.

روش اجرایی/ دستورالعمل تعیین صلاحیت کارکنان هدفش ایجاد یک نظام برای بکارگیری کارکنان در فرآیندهای مختلف هر سازمانی است. خیلی از فرایندهای هر کسب و کاری بایستی توسط افراد خبره و متخصص اجرا گردد. اینکه هر فرایندی توسط چه فردی و با چه سطح مهارت و صلاحیتی انجام پذیرد، خیلی مهم است.

استاندارد ایزو هم به اهمیت موضوع صلاحیت اشاره مستقیم دارد. لذا پیشنهاد می گردد که برای هر سازمانی برای تک تک پست ها و سمت ها، صلاحیت لازمه تعریف گردد.

دستورالعمل تعیین صلاحیت کارکنان (پرسنل) که در زیر آمده بعنوان یک نمونه ارائه شده است. یعنی شما می توانید متناسب با سطح سخت گیری سازمان خود و ویژه بودن فرایندهای خود آن را تغییر دهید.

1- هدف:

هدف از تدوین روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان تشريح نحوه تعیین صلاحیت کارکنان از مرحله شناسایی و جذب کارکنان، انطباق سازی با سمتهای سازمانی، توانمندی سازی از طریق آموزش ایشان هست.

2- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در واحد مدیریت منابع انسانی کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر منابع انسانی
• اجرا : واحد منابع انسانی

4- شرح:

4-1- تعیین صلاحیت کارکنان برای مشاغل:

واحد منابع انسانی متناسب با چارت سازمانی شرکت که یک چارت فرایندی هست سمتها را مورد بررسی قرار میدهد. واحد منابع انسانی با همکاری مدیر عامل نسبت به تعیین صلاحیت هر یک از مدیریت های سطح یک چارت سازمانی اقدام می نماید. کلیه نتایج تعیین صلاحیتها در فرم شناسنامه شغل با کد F-11-00-01 ثبت می گردد. هر گونه صلاحیتی که برای هر شغل تعریف میگردد در این فرم ذکر می گردد. لازم به ذکر است در فرم شناسنامه شغل، علاوه بر مشخص شدن صلاحیتهای لازم، شرح وظایف عمومی و تخصصی با شغل مریوطه تعریف می گردند.

پس از تعیین صلاحیتهای سطح یک چارت سازمانی ، نوبت به سطوح پایین تر چارت سازمانی می رسد. لذا واحد منابع انسانی با همکاری مدیران سطح چارت سازمانی ، برای سطوح پایین تر و زیر مجموعه ی آنها اقدام به تعیین صلاحیتهای لازمه می نمایند. تمامی صلاحیتهای تعیین شده در فرم شناسنامه شغل با کد F.ir-11-00-01 ثبت می گردند.

در تعیین صلاحیتهای کارکنان برای هر شغلی موارد زیر با دقت بررسی و لحاظ می گردد:

میزان تحصیلات مرتبط مورد نیاز برای هر شغل

دوره های آموزشی عمومی گذرانده شده مورد نیاز همه مشاغل

دوره های آموزشی تخصصی گذرانده شده مورد نیاز به هر شغل

میزان تجربه کاری مورد نیاز به هر شغل

و سایر موارد دیگر. . .

4-2- آموزش کارکنان

کلیه کارکنان شاغل در شرکت به آموزش نیاز دارند. آموزشهای ترتیب داده شده برای کارکنان به دو دسته ی آموزشهای عمومی و آموزشهای تخصصی تقسیم می شوند. وظیفه مدیریت آموزشها بر عهده ی واحد آموزش می باشد. کلیه امور مربوط به آموزشها مطابق با دستورالعمل آموزش با کد I-11-01 انجام می گردد. در دستورالعمل آموزش موارد زیر دیده شده است:

تشکیل پرونده آموزشی (رزومه آموزشی) کارکنان

نیازسنجی آموزشی کارکنان

تقویم آموزشی

آموزشهای درون سازمانی و برون سازمانی

ارزیابی های دوره ها

اثربخشی دوره ها

گواهینامه های آموزشی

سمینارها و کنفرانس های آموزشی

و. . . .

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان – ضرورت تعیین صلاحیت کارکنان

کارکنان یک سازمان بایستی صلاحیت لازمه را داشته باشند تا یک سازمان بتواند موفق و کارآمد باشد. رشته تحصیلی مرتبط ، تجربه کاری، تحصیلات عالیه، دوره های تخصصی و عمومی گذرانده شده، همه و همه می تواند در تعیین صلاحیت کارکنان در هر بخشی موثر باشد. در هر قسمتی از سازمان بایستی نیروهایی بکار گرفته شود که از لحاظ صلاحیت تایید شده باشند. البته در اینجا آموزش کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار هست.

آموزش کارکنان در تعیین صلاحیت آنها نقش مهمی ایفا می کند. می توان چنانچه نیرویی مستعد می باشد با آموزشهای لازمه به درجه ای برسد که بتواند صلاحیت آن بخش را داشته باشد. پس نیروی خبره را می توان با آموزش نیروی مستعد و کارآمد دارای صلاحیت لازمه دانست.

 روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان – استانداردهای مرتبط

روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان یا دستورالعمل تعیین صلاحیت کارکنان در تمامی استاندارد های ایزو تعریف گردیده است. تمامی شرکتها با هر زمینه فعالیت نیاز به بکارگیری نیروی خبره دارند تا بتوانند نیاز مشتری را با بکارگیری تجربه و علم خود بطور شایسته برآورده سازند.

مهمترین استانداردهای مرتبط با رویه تعیین صلاحیت کارکنان گواهینامه ایزو 14001 سیستم مدیریت زیست محیطی و ایزو 45001 سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی محسوب می گردد. همچنین تمامی استانداردهای تخصصی با توجه به تخصصی بودن هر حرفه ای صلاحیت های خاص خود را تعریف می کند. به همین جهت شاید بتوان آیین نامه تعیین صلاحیت کارکنان را جزء لاینفک تمامی استانداردها دانست.

مثلا ایزو 22000 سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی ، ایزو 29001 سیستم مدیریت کیفیت در صنایع نفت و گاز و پتروشیمی ، ایزو 27001 سیستم مدیریت اطلاعات و بسیاری استانداردهای دیگر در جهت کیفیت فرایند سازمانها تدوین شده اند. این کیفیت فرایند سازمانها قطعا نیاز به آموزش و نیروی کارآمد که تعیین صلاحیت شده باشند، دارد.

روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان – آموزش

آموزش نقش بسیار مهمی در تعیین صلاحیت کارکنان دارد. یک نیروی آموزش دیده قطعا صلاحیت بیشتری دارد تا بتواند سازمان را به بهره وری کافی برساند. برخی از صلاحیتها حین کار تعریف میشوند. بسیاری از مشاغل هستند که تخصصی هستند و در حین انجام کار شخص تخصص کافی را بدست می آورد. پس دستورالعمل آموزش نقش حیاتی در تعیین صلاحیت کارکنان دارد. شاید به همین دلیل هست که از مدارک پیوست روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان محسوب می گردد.

تعیین صلاحیت کارکنان

موضوع تعیین صلاحیت کارکنان زیر شاخه منابع انسانی یا بهتر بگوییم سرمایه انسانی است. کارکنان یکی از رکن اساسی یک کسب و کار محسوب میگردد. چنانچه سازمانها نتوانند منابع انسانی و کارکنان خود را درست نچینند در آینده متحمل ضربات جبران ناپذیری خواهند شد.

تعیین صلاحیت کارکنان به فرآیند شناسایی و ارزیابی توانمندی‌ها، مهارت‌ها و ویژگی‌های فردی کارکنان برای انجام وظایف و مسئولیت‌های خاص در یک سازمان اشاره دارد. این فرآیند شامل مراحل زیر است:

1. شناسایی نیازها: تعیین نیازهای شغلی و مهارت‌های مورد نیاز برای هر پست.
2. ارزیابی مهارت‌ها: بررسی و ارزیابی مهارت‌ها و توانمندی‌های فعلی کارکنان از طریق آزمون‌ها، مصاحبه‌ها و ارزیابی‌های عملکرد.
3. آموزش و توسعه: برنامه‌ریزی برای آموزش و توسعه مهارت‌های لازم برای بهبود عملکرد کارکنان.
4. مدیریت عملکرد: نظارت بر عملکرد کارکنان و ارائه بازخورد برای ارتقاء صلاحیت‌ها.
5. توسعه شغلی: کمک به کارکنان در شناسایی مسیرهای شغلی و فرصت‌های پیشرفت.

این فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارکنان مناسب را برای نقش‌های مختلف شناسایی و انتخاب کنند و همچنین به بهبود کارایی و رضایت شغلی کارکنان کمک می‌کند.

نحوه انجام تعیین صلاحیت کارکنان چگونه است؟

نحوه انجام تعیین صلاحیت کارکنان شامل مراحل زیر است:

1. شناسایی نیازهای شغلی:

   – تجزیه و تحلیل شغل: بررسی وظایف، مسئولیت‌ها و مهارت‌های لازم برای هر پست.

   – تعیین معیارهای صلاحیت: مشخص کردن ویژگی‌ها و مهارت‌های ضروری برای موفقیت در شغل.

2. جمع‌آوری اطلاعات:

   – استفاده از روش‌های مختلف مانند مصاحبه، پرسشنامه و آزمون‌های مهارتی برای جمع‌آوری اطلاعات از کارکنان.

   – بررسی سوابق شغلی و تحصیلی کارکنان.

3. ارزیابی مهارت‌ها:

   – انجام ارزیابی‌های عملکرد: بررسی عملکرد گذشته کارکنان و شناسایی نقاط قوت و ضعف.

   – آزمون‌های فنی و مهارتی: برگزاری آزمون‌های عملی و نظری برای سنجش مهارت‌های خاص.

4. تحلیل و تفسیر داده‌ها:

   – تجزیه و تحلیل نتایج ارزیابی‌ها و مقایسه آن‌ها با معیارهای انتخابی.

   – شناسایی کارکنان با صلاحیت بالا و نقاط نیاز به بهبود.

5. برنامه‌ریزی

   توسعه:

   – طراحی برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای برای بهبود مهارت‌های کارکنان.

   – تعیین اهداف و زمان‌بندی برای پیشرفت.

6. نظارت و بازخورد:

   – پیگیری پیشرفت کارکنان و ارائه بازخورد مستمر.

   – ارزیابی مجدد صلاحیت‌ها به صورت دوره‌ای برای اطمینان از تطابق با نیازهای شغلی.

7. ایجاد فرهنگ یادگیری:

   – تشویق کارکنان به یادگیری مداوم و توسعه مهارت‌ها.

   – فراهم کردن فرصت‌های آموزشی و توسعه‌ای برای کارکنان.

این مراحل به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارکنان با صلاحیت و مناسب را شناسایی و توسعه دهند و در نتیجه کارایی و رضایت شغلی را افزایش دهند.

رابطه ایزو  با تعیین صلاحیت کارکنان چیست؟

بین ایزو (ISO) و تعیین صلاحیت کارکنان یک رابطه دو طرفه بر قرار هست. ارتباط ایزو با تعیین صلاحیت کارکنان به این صورت است که استانداردهای ایزو، به ویژه ایزو 9001 (مدیریت کیفیت) و ایزو 10015 (مدیریت آموزش)، معیارها و الزامات مشخصی برای تعیین صلاحیت و توانمندی کارکنان تعیین می‌کنند.

این استانداردها بر اهمیت آموزش و توسعه مهارت‌های کارکنان تأکید دارند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا:

1. شناسایی نیازهای آموزشی: با توجه به اهداف سازمان و وظایف شغلی، نیازهای آموزشی کارکنان را شناسایی کنند.
2. تعیین صلاحیت: مشخص کنند که کارکنان چه مهارت‌ها و دانش‌هایی باید داشته باشند تا به نحو مؤثری وظایف خود را انجام دهند.
3. ارزیابی عملکرد: سیستم‌هایی برای ارزیابی و نظارت بر عملکرد کارکنان ایجاد کنند تا اطمینان حاصل شود که آنها صلاحیت لازم را دارند.
4. بهبود مستمر: از طریق آموزش‌های مستمر و بهبود فرآیندها، توانمندی‌های کارکنان را افزایش دهند.

در نتیجه، پیاده‌سازی استانداردهای ایزو می‌تواند به سازمان‌ها در بهبود کیفیت خدمات و محصولات و همچنین افزایش رضایت مشتریان کمک کند.

آیا اخراج گزینه خوبی برای اصلاح تعیین صلاحیت کارکنان است؟

اخراج به عنوان یک گزینه برای اصلاح تعیین صلاحیت کارکنان معمولاً گزینه‌ای نادر و غیرمطلوب است. در بسیاری از موارد، بهتر است به جای اخراج، رویکردهای دیگری را در نظر گرفت:

1. آموزش و توسعه: سرمایه‌گذاری در آموزش و توسعه مهارت‌های کارکنان می‌تواند به بهبود صلاحیت آنها کمک کند.
2. بازخورد و ارزیابی: ارائه بازخورد مستمر و ارزیابی عملکرد می‌تواند به کارکنان کمک کند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند و در جهت بهبود تلاش کنند.
3. تعیین اهداف واضح: تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری برای کارکنان می‌تواند به افزایش انگیزه و عملکرد آنها کمک کند.
4. مشاوره و حمایت: ارائه مشاوره و حمایت به کارکنان در مواجهه با چالش‌ها می‌تواند به بهبود وضعیت آنها کمک کند.
5. تغییر نقش یا مسئولیت‌ها: در برخی موارد، ممکن است تغییر نقش یا مسئولیت‌های کارکنان به بهبود عملکرد آنها کمک کند.

اخراج باید آخرین گزینه باشد و تنها در صورتی که تمامی روش‌های دیگر ناکام مانده باشند و عملکرد کارکنان به طور مداوم زیر استاندارد باشد، در نظر بگیریم.

مسئولیت تعیین صلاحیتهای کارکنان در یک سازمان بر عهده کیست؟

مسئولیت تعیین صلاحیت‌ها در یک سازمان معمولاً بر عهده چندین نقش و بخش مختلف است که به صورت مشترک عمل می‌کنند. این مسئولیت‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

مسئولیت تعیین صلاحیت‌ها در یک سازمان یک فرآیند چندوجهی است که نیاز به همکاری و هماهنگی بین بخش‌ها و نقش‌های مختلف دارد. در ادامه، به تشریح هر یک از این مسئولیت‌ها می‌پردازیم:

1. مدیر منابع انسانی

مدیر منابع انسانی (HR) نقش کلیدی در تعیین صلاحیت‌ها دارد. وظایف او شامل:

– شناسایی نیازهای آموزشی: این مدیر باید با توجه به اهداف سازمان و تحلیل عملکرد کارکنان، نیازهای آموزشی را شناسایی کند.

– طراحی برنامه‌های آموزشی: بر اساس نیازها، برنامه‌های آموزشی مناسب را طراحی و اجرا می‌کند.

– مدیریت فرآیند استخدام: در هنگام استخدام، اطمینان حاصل می‌کند که افراد دارای صلاحیت‌های لازم برای انجام وظایف خود هستند.

2. مدیران بخش‌ها

مدیران هر بخش یا دپارتمان مسئولیت‌های خاصی در تعیین صلاحیت‌ها دارند:

– تعیین صلاحیت‌های خاص: آنها باید صلاحیت‌های لازم برای انجام وظایف خاص هر شغل را مشخص کنند.

– نظارت بر عملکرد: این مدیران باید عملکرد کارکنان را ارزیابی کرده و در صورت لزوم، اقداماتی برای بهبود صلاحیت‌ها انجام دهند.

– ایجاد محیط یادگیری: تشویق کارکنان به یادگیری و توسعه مهارت‌ها در محیط کار.

3. کارشناسان آموزش و توسعه

این افراد به عنوان متخصصان در زمینه آموزش و توسعه منابع انسانی عمل می‌کنند:

– تحلیل نیازهای آموزشی: با استفاده از ابزارها و روش‌های مختلف، نیازهای آموزشی کارکنان را شناسایی می‌کنند.

– طراحی و اجرای دوره‌های آموزشی: دوره‌های آموزشی متناسب با نیازها را طراحی و برگزار می‌کنند.

– ارزیابی اثر بخشی آموزش: پس از برگزاری دوره‌ها، اثر بخشی آنها را ارزیابی کرده و در صورت نیاز، تغییراتی ایجاد می‌کنند.

4. مدیران ارشد

مدیران ارشد سازمان باید سیاست‌ها و استراتژی‌های کلی را تعیین کنند:

– تعیین جهت‌گیری‌های کلان: آنها باید اهداف کلان سازمان را مشخص کرده و بر اساس آن، سیاست‌های مربوط به توسعه منابع انسانی را تدوین کنند.

– حمایت از برنامه‌های آموزشی: باید منابع مالی و انسانی لازم برای برنامه‌های آموزشی را تأمین کنند.

5. خود کارکنان

کارکنان نیز باید در این فرآیند فعال باشند:

– شناسایی نیازهای شخصی: کارکنان باید توانایی‌ها و نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و در راستای بهبود آن تلاش کنند.

– مشارکت در برنامه‌های آموزشی: باید در دوره‌های آموزشی شرکت کرده و از فرصت‌های یادگیری استفاده کنند.

در نهایت، تعیین صلاحیت‌ها در یک سازمان یک فرآیند مشترک است که نیاز به همکاری و هماهنگی بین تمامی سطوح و بخش‌ها دارد. این فرآیند نه تنها به بهبود عملکرد سازمان کمک می‌کند، بلکه باعث افزایش رضایت شغلی و انگیزه کارکنان نیز میگردد.

در کل، تعیین صلاحیت‌ها یک فرآیند مشترک و تیمی است که نیاز به همکاری و هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان دارد.

تاثیر و اثر بخشی فرایند تعیین صلاحیت کارکنان در یک شرکت چیست؟

فرایند تعیین صلاحیت کارکنان در یک شرکت تأثیرات و اثرات مثبتی بر عملکرد کلی سازمان دارد. در ادامه به برخی از این تأثیرات و اثر بخشی‌ها اشاره می‌کنیم:

بهبود عملکرد کارکنان

– شناسایی نقاط ضعف و قوت: تعیین صلاحیت‌ها به شناسایی نقاط ضعف و قوت کارکنان کمک می‌کند و امکان بهبود عملکرد را فراهم می‌آورد.

– توسعه مهارت‌ها: با ارائه آموزش‌های مناسب، کارکنان می‌توانند مهارت‌های خود را تقویت کرده و در نتیجه عملکرد بهتری داشته باشند.

افزایش رضایت شغلی

– احساس ارزشمندی: زمانی که کارکنان احساس کنند که برای توسعه و پیشرفت آنها سرمایه‌گذاری می‌شود، رضایت شغلی آنها افزایش می‌یابد.

– فرصت‌های یادگیری: فراهم کردن فرصت‌های یادگیری و رشد باعث افزایش انگیزه و تعهد کارکنان به سازمان می‌شود.

کاهش نرخ ترک شغل

– حفظ استعدادها: با ایجاد یک محیط یادگیری و توسعه، کارکنان تمایل بیشتری به ماندن در سازمان دارند و این موضوع می‌تواند به کاهش نرخ ترک شغل کمک کند.

– ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت: یک فرهنگ سازمانی که بر یادگیری و توسعه تأکید دارد، می‌تواند به جذب و نگه‌داشتن استعدادهای برتر کمک کند.

افزایش کارایی و بهره‌وری

– تخصیص صحیح وظایف: با تعیین صلاحیت‌ها، می‌توان وظایف را به درستی به کارکنان واگذار کرد و این موضوع به افزایش کارایی و بهره‌وری کمک می‌کند.

– کاهش خطاها: کارکنان با مهارت‌های مناسب کمتر دچار خطا می‌شوند و این موضوع موجب کاهش هزینه‌ها و افزایش کیفیت کار می‌شود.

توسعه رهبری و مدیریت

– شناسایی رهبران آینده: فرایند تعیین صلاحیت‌ها می‌تواند به شناسایی افرادی که قابلیت رهبری دارند کمک کند و این موضوع به توسعه رهبری در سازمان کمک می‌کند.

– تقویت مهارت‌های مدیریتی: مدیران با داشتن اطلاعات کافی درباره صلاحیت‌های کارکنان می‌توانند تصمیمات بهتری در زمینه مدیریت منابع انسانی اتخاذ کنند.

تطابق با نیازهای بازار

– پاسخگویی به تغییرات: تعیین صلاحیت‌ها به سازمان کمک می‌کند تا با تغییرات بازار و نیازهای جدید تطابق پیدا کند و از این طریق رقابت‌پذیری خود را حفظ کند.

– پیش‌بینی نیازهای آینده: با تحلیل صلاحیت‌ها، سازمان می‌تواند نیازهای آینده خود را پیش‌بینی کرده و برای آن برنامه‌ریزی کند.

به طور کلی، فرایند تعیین صلاحیت کارکنان نه تنها به بهبود عملکرد فردی و سازمانی کمک می‌کند، بلکه می‌تواند به ایجاد یک محیط کاری مثبت و پویا منجر شود که در آن کارکنان احساس ارزشمندی و انگیزه بیشتری برای پیشرفت دارند. این موضوع در نهایت به موفقیت کلی سازمان کمک می‌کند.

از سایت www.021-79165.ir نیز بازدید نمایید.