دستورالعمل پایش فرایندها

دستورالعمل پایش فرایندها – روش اجرایی پایش فرایند مختص تمامی شرکتهاست. روش اجرایی پایش فرآیندها برای تمامی شرکتها کاربردی هست و جزو دستورالعملهایی می باشد که برای تمام واحدها کاربردی هست. یک پایش و اندازه گیری فرآیند مناسب، عملکرد یک سازمان را بصورت اثربخش و پویا و کارآمد مدیریت می کند. اما یک پایش و اندازه گیری بر پایه شاخص های ناکارآمد به جز هدر رفتن زمان و هزینه پیامدی برای سازمان نخواهد داشت.

روش اجرایی پایش فرآیندها ، به تعریف و بیان چگونگی شناسایی ، پایش و اندازه گیری فرآیند های موثر بر روی کیفیت ، محیط زیست و ایمنی و بهداشت حرفه ای در شرکت می پردازد. کاربرد دستورالعمل پایش فرایندها در کلیه واحدها هست. مسئولیت نظارت آیین نامه پایش فرآیندها بر عهده نماینده مدیریت و اجرای آن بر عهده کلیه واحدها هست. دستورالعمل پایش و اندازه گیری فرآیندها برای کلیه واحدها تعریف می گردد. آنها با توجه به هر فرآیند تعریف شده موظفند زیر نظر مدیریت آن را اجرایی کنند.

دستورالعمل پایش فرآیندها برای الگو برداری در زیر آمده است:

1-  هدف :

هدف از تدوین این دستورالعمل ، تشریح چگونگی شناسایی ، پایش و اندازه گیری فرآیند های موثر بر کیفیت ، محیط زیست و ایمنی و بهداشت حرفه ای در شرکت می باشد.

2- دامنه كاربرد :

این دستورالعمل در کلیه واحدها کاربرد دارد .

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : نماینده مدیریت.
• اجرا : کلیه واحدها.

4- شرح :

4-1- شناسایی و ثبت فرایندها

جهت شناسایی فرآیندها در شرکت مطابق فرم شناسنامه فرآیند با کد F-06-01-01 اقدام می گردد. که در آن شماره فرآیند، واحد مربوطه، نام فرآیند، ورودی و خروجی فرآیند، دوره پایش، فرمول پایش ذکر می شود. تمامی فرایندهای شناسایی شده در فرم لیست فرایندها با کد F-06-01-02 لیست شده اند. همچنین جهت نشان دادن توالی و تعامل فرایندها مطابق با فرم نمودار ماتریسی توالی و تعامل فرایندها با کد F-06-01-03 و مطابق با فرم جریان فرایندها با کد  F-06-01-04 اقدام می گردد. لازم به ذکر است تعامل بین فرایندها از طرق مختلف همچون فرمها و داده های قابل انتقال بین این فرایندها می باشد.

4-2- پایش فرایندها

پس از شناسایی فرآیندها و فرمول های پایش توسط نماینده مدیریت با همکاری واحد مربوطه (مسئول فرآیند) در پایان هر دوره (مقاطع زمانی مشخص شده جهت پایش و اندازه گیری فرآیندها در فرم شناسنامه فرآیند) محاسبات مربوط به اندازه گیری شاخص ها (فرمول های پایش) را تهیه و در فرم گزارش پایش و اندازه گیری فرآیند با کد F-06-01-05 ثبت می شود. قابل ذکر می باشد که برای هر یک از فرآیندها هدفی (حد مطلوبیت) در فرم گزارش پایش و اندازه گیری فرآیند بیان می شود که می توان اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه لازم جهت رسیدن به آن هدف را تعریف نمود.

در پایان هر دوره پایش فرایند مسئول مربوطه (مسئول فرایند) بایستی مطابق با شاخص پایش تعریف شده عملکرد فرایند خود را پایش و اندازه گیری کرده و حد اکثر ظرف مدت سه روز به نماینده مدیریت تحویل نماید. نماینده مدیریت پس از تجزیه و تحلیل اطلاعات کسب شده نتایج نهایی را در قالب یک گزارش مدیریتی به مدیر عامل منتقل می نماید. همچنین در حین این تجزیه و تحلیل چنانچه نیاز به تعریف اقدامات اصلاحی یا بهبود مستمر باشد، این اقدامات تعریف شده و مطابق با روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی با کد P-02 و روش اجرایی بهبود مستمر با کد P-12 اقدام می گردد.

جهت بهبود پایش و اندازه گیری فرآیندها و تعیین بهینه شاخص ها و بهبود حد مطلوبیت، نماینده مدیریت یا مسئول هر فرآیند طی دوره های یکساله اقدام به بازنگری فرمول های پایش فرآیند می نماید.

تذکر: دوره های پایش تعریف شده حداقل زمان دوره پایش، در نظر گرفته شده است و صاحبان فرآیند می توانند در بازه هایی کوتاهتر اقدام به پایش فرآیند نمایند.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6-مدارک پیوست  :

پایش فرآیندها چیست؟

پایش فرایندها ، شاید یکی از اساسی ترین فرایندهای هر شرکتی باشد. کلمه پایش مترادف پاییدن یا همان مانیتورینگ است. استاندارد ISO مخصوصا ISO9001 در رابطه با پایش فرایندها حرفی برای گفتن زیاد دارد. اکثر مشاوران ایزو و کارشناسان ISO در رابطه با مستند سازی پایش فرایندها با مشکل مواجه هستند. چون شناسایی دقیق فرایندها و جزئیات آنها کار مشکلی است. تجربه و تخصص و دانش کافی در حوزه طراحی سیستم های مدیریتی کمک شایانی به شناسایی فرایندها می کند.

گواهینامه ایزو و پایش فرایندها

اخذ گواهینامه ایزو اگر واقعی باشد مستلزم انجام پایش فرایندها می باشد. در پایش فرایندها بایستی دقت کرد که فرمول پایش تدوین شد. قابلیت کمی داشته باشد. یعنی با عدد و رقم بتوان اثر بخشی فرایند را اندازه گیری کرد. مورد دوم در پایش فرایندها که مهم هست، دوره و یا تواتر پایش است. در پایش فرایندها بایستی فواصل زمانی برای پایش فرایندها تعریف کرد. تعیین وضعیت موجود و تعیین وضعیت هدف برای میزان اثر بخشی فرایند نیز مهم هست.

نتایج پایش فرایند

نتایج پایش فرایند به سه حالت زیر ممکن است اتفاق بیوفتد.

1- اثر بخشی فرایند در دوره فعلی از دوره قبلی بهتر است.

2 – اثر بخشی فرایند در دوره فعلی از دوره قبلی کمتر است.

3- اثر بخشی فرایند در دوره فعلی با دوره قبلی مساوی است.

بدیهی است که برای هر یک از نتایج حاصله فوق بایستی تدابیر خاصی اندیشید. اصل موضوعیت پایش فرایندها ، تجزیه و تحلیل همین نتایج کسب شده است. در حالت اول که بدین معناست که اثربخشی فرایند مطلوب است و شاید نیازی به اقدام خاصی نباشد. در حالت دوم نشان دهنده این است که فرایند اثربخشی مطلوبی نداشته و رو به کاهش بوده است. لذا بایستی عوامل و دلایل بروز کاهش اثربخشی تجزیه و تحلیل گردد. سپس متناسب با نتایج تجزیه و تحلیل ، اقدامات اصلاحی تعریف گردد. برای حالت سوم شایسته است که مطابق حالت دوم اقدام کرد.

پایش فرایند ، انواع استاندارد های ایزو

فرایند پایش فرایندها تقریبا در تمام استاندارد ها وجود دارد. در واقع این فرایند به عنوان یک فرایند عمومی در تمامی ISO ها کاربرد دارد. شرکتهایی که اخذ گواهینامه ISO9001 و ISO14001 و ISO45001 و ISO22000 و ISO13485 و ISO29001 و ISO27001 و غیره را دارند، حتما پایش فرایندها را هم دارند. پس می توان گفت هر استاندارد حتما با پایش فرایندها سر وکار دارد. البته موضوع پایش فرایندها در استاندارد 9001 جهت دریافت گواهینامه ایزو9001 بیشتر کاربرد دارد.

پایش فرایندها ، مستند سازی ISO

پایش فرایندها رابطه مستقیم با مستند سازی ایزو دارد. هر چند مستندسازی فرایندها و پایش فرایندها در ایزو9001 الزام نشده است اما تجربه نشان داده است که پایش فرایندها اگر مستند شود بهتر است. پس شما هم برای شرکت خود از نمونه دستورالعمل فوق الگوبرداری کنید. دستورالعمل یا روش اجرایی پایش فرایندهای مذکور فقط یک نمونه است. شما می توانید در آن تغییرات الزام شده سازمان خود را اعمال نمایید. سایر مستندات ایزو را نیز در صفحه دانلود مستندات ایزو مشاهده نمایید.

نمونه مستندات ایزو ISO امروزه مورد نیاز و مورد توجه سازمانهای متقاضی اخذ گواهی ایزو به هر دلیلی هست. همچنین یکسری شرکتها و سازمانها نیز میخواهند به معنای واقعی به پیاده سازی استانداردهای ایزو بپردازند. آنها بایستی مستندات ایزو را ابتدا در اختیار داشته باشند سپس پیاده سازی را انجام بدهند. پس بایستی هنگام دریافت ایزو و یا پس از اخذ گواهی ایزو ، از مراجع صدور ایزو درخواست مستندات ایزو را کنند.

مستندات ایزو شامل دستورالعمل ها و روشهای اجرایی و فرم های ایزو هست که به رایگان می توانید از سایت دانلود کنید.

سیستم کاران یکی از بزرگترین و اولین شرکتهای تاسیس شده در حوزه مشاوره ثبت و صدور گواهینامه ایزو می باشد. یکی از خدمات رایگان سازمان مرکزی سیستم کاران به عنوان یک مرکز بزرگ و عام المنفعه دانلود رایگان مستندات ایزو می باشد. دانلود رایگان سایر نمونه مستندات ISO در صفحه قبلی میسر است. با نظرات خود ما را در ارائه خدمات بیشتر و بهتر ترغیب و راهنمایی نمایید.

اجرای پایش فرایندها در هر سازمانی چه مزایایی دارد؟

اجرای پایش فرایندها در هر سازمانی به عنوان یک ابزار کلیدی برای بهبود عملکرد و کارایی شناخته می‌شود و مزایای متعددی را به همراه دارد. در ادامه، به تفصیل به برخی از این مزایا می‌پردازیم:

1. شناسایی مشکلات و نواقص:

   یکی از اصلی‌ترین مزایای پایش فرایندها، توانایی شناسایی مشکلات و نواقص موجود در عملکرد سازمان است. با تجزیه و تحلیل مستمر داده‌ها و نتایج، سازمان‌ها می‌توانند نقاط ضعف را شناسایی کرده و اقداماتی برای بهبود آن‌ها اتخاذ کنند. این امر به ویژه در فرایندهایی که ممکن است به دلیل عدم توجه به جزئیات دچار مشکل شوند، اهمیت دارد.

2. افزایش کارایی:

   پایش فرایندها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که کارایی خود را افزایش دهند. با بررسی دقیق مراحل مختلف فرایند، می‌توان زمان و منابع را به طور مؤثرتری تخصیص داد و از اتلاف آن‌ها جلوگیری کرد. این به معنای کاهش زمان انجام کارها و افزایش سرعت پاسخگویی به نیازهای مشتریان است.

3. بهبود کیفیت:

   پایش مداوم فرایندها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را افزایش دهند. با شناسایی و اصلاح مشکلات، سازمان‌ها می‌توانند به استانداردهای بالاتری دست یابند و رضایت مشتریان را بهبود بخشند. این امر نه تنها به افزایش وفاداری مشتریان کمک می‌کند، بلکه می‌تواند به جذب مشتریان جدید نیز منجر شود.

4. تصمیم‌گیری بهتر:

   داده‌های جمع‌آوری‌شده از پایش فرایندها به مدیران این امکان را می‌دهد که تصمیمات بهتری اتخاذ کنند. با داشتن اطلاعات دقیق و به‌روز، مدیران می‌توانند استراتژی‌های بهتری را برای رشد و توسعه سازمان تدوین کنند. این تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها به کاهش ریسک‌ها و افزایش شانس موفقیت کمک می‌کند.

5. کاهش هزینه‌ها:

   شناسایی نقاط ضعف و بهینه‌سازی فرایندها می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی شود. با بهبود کارایی و کیفیت، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های تولید و ارائه خدمات را کاهش دهند و در نتیجه سودآوری خود را افزایش دهند. این امر به ویژه در شرایط اقتصادی رقابتی امروزی اهمیت زیادی دارد.

6. افزایش شفافیت:

   پایش فرایندها به افزایش شفافیت در عملکرد سازمان کمک می‌کند. با داشتن یک سیستم پایش مؤثر، تمام مراحل فرایند به وضوح قابل مشاهده هستند و این امر به بهبود ارتباطات داخلی و خارجی کمک می‌کند. شفافیت در فرایندها موجب افزایش اعتماد کارکنان و ذینفعان به سازمان می‌شود.

7. تسهیل انطباق با استانداردها:

   پایش مداوم فرایندها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استانداردها و مقررات مختلف سازگار باشند. این انطباق نه تنها از مشکلات قانونی جلوگیری می‌کند، بلکه به بهبود اعتبار سازمان نیز کمک می‌کند.

8. توسعه فرهنگ بهبود مستمر:

   با ایجاد یک سیستم پایش موثر و مستمر، فرهنگ بهبود مستمر در سازمان تقویت می‌شود. کارکنان تشویق به نوآوری و بهبود می‌شوند و این امر به ایجاد یک محیط کاری مثبت و پیشرفته کمک می‌کند که در آن همه به دنبال بهبود و ارتقاء کیفیت کار خود هستند.

در نهایت، پایش فرایندها نه تنها به بهبود عملکرد و کارایی سازمان کمک می‌کند، بلکه به ایجاد یک سازمان یادگیرنده و انعطاف‌پذیر نیز منجر می‌شود که قادر به پاسخگویی به چالش‌ها و تغییرات محیطی باشد. این مزایا به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در محیط‌های رقابتی بهتر عمل کنند و به اهداف خود دست یابند.

مسئولیت انجام پایش فرایندها بر عهده کیست؟

مسئولیت انجام پایش فرایندها در یک سازمان به طور کلی به چندین نقش و سطوح مختلف بستگی دارد و می‌تواند شامل موارد زیر باشد که هر یک از آن‌ها وظایف خاصی را در راستای بهبود و نظارت بر فرایندها بر عهده دارند:

1. مدیران ارشد:

   مدیران ارشد، به ویژه مدیرعامل و سایر اعضای هیئت مدیره، مسئولیت کلی پایش فرایندها را بر عهده دارند. آن‌ها باید اطمینان حاصل کنند که سیستم‌های پایش به درستی طراحی و اجرا شده‌اند و نتایج آن‌ها به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کمک می‌کند. این مدیران باید اهداف کلان سازمان را مشخص کنند و اطمینان حاصل کنند که تمامی فرایندها با این اهداف هم‌راستا هستند. همچنین، آن‌ها باید منابع لازم برای اجرای پایش و بهبود فرایندها را فراهم کنند.

2. مدیران میانی:

   مدیران میانی، که معمولاً در سطوح بالای واحدهای عملیاتی قرار دارند، مسئول نظارت بر فرایندهای خاص در واحدهای خود هستند. آن‌ها باید نتایج پایش را تحلیل کرده و اقداماتی را برای بهبود فرایندها پیشنهاد دهند. این مدیران معمولاً به عنوان پل ارتباطی بین سطوح ارشد و کارکنان عمل می‌کنند و باید ارتباط مؤثری با هر دو طرف برقرار کنند. همچنین، آن‌ها مسئول آموزش و توانمندسازی کارکنان در زمینه پایش فرایندها هستند.

3. تیم‌های کیفیت:

   بسیاری از سازمان‌ها تیم‌های خاصی را برای نظارت بر کیفیت و پایش فرایندها تشکیل می‌دهند. این تیم‌ها معمولاً شامل کارشناسان کیفیت هستند که مسئول اجرای استانداردها و روش‌های پایش هستند. آن‌ها باید به طور مداوم داده‌ها را جمع‌آوری و تحلیل کنند و گزارش‌های دوره‌ای تهیه نمایند. این تیم‌ها همچنین می‌توانند در شناسایی مشکلات و پیشنهاد راهکارهای بهبود نقش داشته باشند.

4. کارکنان عملیاتی:

   کارکنان در سطوح عملیاتی نیز نقش بسیار مهمی در پایش فرایندها دارند. آن‌ها باید به دقت فرایندهای روزمره را پیگیری کرده و هر گونه انحراف یا مشکل را گزارش دهند. اطلاعات و تجربیات آن‌ها می‌تواند به شناسایی مشکلات و بهبود فرایندها کمک کند. همچنین، کارکنان باید در مورد اهمیت پایش و بهبود مستمر آموزش ببینند تا بتوانند به بهبود کیفیت و کارایی کمک کنند.

5. تحلیلگران داده:

   در سازمان‌های بزرگ‌تر، ممکن است تحلیلگران داده مسئول جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مربوط به فرایندها باشند. آن‌ها می‌توانند به شناسایی الگوها و روندها کمک کنند و نتایج را به مدیران ارائه دهند. این تحلیلگران باید با استفاده از ابزارهای تحلیلی پیشرفته، داده‌ها را به گونه‌ای تجزیه و تحلیل کنند که به تصمیم‌گیری‌های بهینه کمک کند.

6. مشاوران خارجی:

   در برخی موارد، سازمان‌ها ممکن است از مشاوران خارجی برای ارزیابی و پایش فرایندها استفاده کنند. این مشاوران می‌توانند با دیدگاه‌های جدید و تجربیات خود به بهبود عملکرد سازمان کمک کنند. آن‌ها معمولاً به شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان کمک کرده و پیشنهادات عملی برای بهبود ارائه می‌دهند.

7. هیئت‌های نظارتی و کمیته‌های داخلی:

   برخی از سازمان‌ها هیئت‌های نظارتی یا کمیته‌های داخلی تشکیل می‌دهند که مسئول نظارت بر پایش فرایندها و ارزیابی عملکرد هستند. این هیئت‌ها می‌توانند شامل نمایندگان از بخش‌های مختلف سازمان باشند و به عنوان نهادهای مستقل به بررسی و ارزیابی عملکرد فرایندها بپردازند.

به طور کلی، پایش فرایندها یک مسئولیت جمعی است که نیاز به همکاری و هماهنگی بین تمامی سطوح سازمان دارد. هر یک از این نقش‌ها به نوبه خود در بهبود و بهینه‌سازی فرایندها موثر هستند و باید به طور مستمر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این همکاری نه تنها به شناسایی و حل مشکلات کمک می‌کند، بلکه به ایجاد یک فرهنگ بهبود مستمر در سازمان نیز منجر می‌شود. در نهایت، موفقیت در پایش فرایندها به توانایی سازمان در انطباق با تغییرات محیطی و پاسخگویی به نیازهای مشتریان بستگی دارد.

آیا پایش فرایندها برای هر شرکتی با هر زمینه فعالیتی کاربرد دارد؟

پایش فرایندها برای هر شرکتی با هر زمینه فعالیتی کاربرد دارد و می‌تواند به بهبود عملکرد و کارایی سازمان‌ها کمک کند. در ادامه، به چند دلیل اصلی که نشان می‌دهد چرا پایش فرایندها برای تمامی شرکت‌ها ضروری است، اشاره میکنیم:

1. شناسایی نقاط ضعف:

   هر شرکتی، صرف‌نظر از زمینه فعالیتش، ممکن است با چالش‌ها و مشکلاتی مواجه شود. پایش فرایندها به شناسایی نقاط ضعف و نواقص کمک می‌کند و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به موقع اقدام کنند.

2. افزایش کارایی:

   با پایش مستمر فرایندها، شرکت‌ها می‌توانند کارایی خود را افزایش دهند. این امر به ویژه در صنایع تولیدی و خدماتی اهمیت دارد، جایی که بهینه‌سازی زمان و منابع می‌تواند تأثیر زیادی بر سودآوری داشته باشد.

3. بهبود کیفیت:

   پایش فرایندها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند. این امر به ویژه در صنایعی مانند تولید، بهداشت و درمان و خدمات مالی بسیار حائز اهمیت است.

4. پاسخگویی به نیازهای مشتریان:

   با پایش فرایندها، شرکت‌ها می‌توانند به سرعت به تغییرات نیازهای مشتریان پاسخ دهند. این امر به ایجاد رضایت مشتری و حفظ وفاداری آن‌ها کمک می‌کند.

5. انطباق با مقررات:

   بسیاری از صنایع تحت نظارت‌های قانونی و مقررات خاصی هستند. پایش فرایندها به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از انطباق با این مقررات اطمینان حاصل کنند و از عواقب قانونی جلوگیری کنند.

6. تحلیل داده‌ها:

   در دنیای امروز، داده‌ها نقش مهمی در تصمیم‌گیری دارند. پایش فرایندها به جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها کمک می‌کند و به مدیران این امکان را می‌دهد که تصمیمات بهتری بگیرند.

7. فرهنگ بهبود مستمر:

   ایجاد یک فرهنگ بهبود مستمر در سازمان‌ها به پایش فرایندها وابسته است. این فرهنگ به کارکنان انگیزه می‌دهد تا به دنبال راه‌های جدید برای بهبود باشند.

8. قابلیت رقابتی:

   در دنیای رقابتی امروز، شرکت‌ها باید به طور مداوم عملکرد خود را بهبود بخشند تا بتوانند در بازار باقی بمانند. پایش فرایندها به آن‌ها این امکان را می‌دهد که در برابر رقبا پیشی بگیرند.

در نتیجه، پایش فرایندها یک ابزار کلیدی برای هر نوع شرکتی است، از شرکت‌های کوچک و متوسط تا سازمان‌های بزرگ و چند ملیتی. این فرایند به بهبود عملکرد، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتریان کمک می‌کند و در نهایت به موفقیت بلندمدت سازمان منجر میگردد. از سایت آقای مهندس کریمی به آدرس WWW.021-79165.IR بازدید نمایید.

دانلود نمونه دستورالعمل پایش فرایندها – فرمت Word