روش اجرایی مدیریت زیر ساختها

موضوع زیر ساخت ها در استاندارد ایزو9001 در بند 7-1-3 دیده می شود. هر شرکتی که قصد دریافت گواهینامه ایزو 9001 ( گواهینامه ISO9001 ) را دارد، بایستی زیر ساختهای آن را نیز فراهم کند. در بند اصلی 7 تحت عنوان پشتیبانی به عنوان یک فرایند اصلی زیر ساخت وجود دارد. قطعا هر سازمان و شرکتی بدون زیر ساختهای مناسب نمی تواند به اهداف خود برسد. روش اجرایی مدیریت زیر ساختها می تواند بعنوان الگویی جهت استفاده کاربران باشد.

دستورالعمل مدیریت زیر ساختها در استاندارد ایزو الزامی نشده است. ولی خیلی از شرکتها به جهت یکسان سازی فعالیتهای خود اقدام به تهیه و تدوین روش اجرایی مدیریت زیر ساختها می کنند.

نمونه روش اجرایی مدیریت زیر ساختهای حاضر توسط کارشناسان مرکز سیستم کاران تهیه گردید و منتشر شد. فایل Word آن نیز در پایان مقاله موجود است.

1- هدف :

هدف از تدوين اين روش اجرايي تشريح مدیریت زیرساختها شامل زیر ساختهای نرم افزاری و IT ، ساختمانها و اماکن ، تجهیزات و تاسیسات ، لوازم اداری، ماشین آلات می باشد.

2– دامنه كاربرد :

كليه واحدهاي مؤثر بر كيفيت، ایمنی ، بهداشت ومحیط زیست را در دفتر مركزي دربر مي‌گيرد.

3– مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر پشتیبانی/ امور اداری.
• اجرا : واحدهای ماشین آلات – IT – امور اداری – جمعداری .

4– شرح:

4-1- مدیریت ساختمان

ساختمان به همراه کلیه ادوات و تجهیزات و تاسیسات بایستی بصورت دقیق تحت کنترل و مدیریت واحد امور ادرای باشد. فضاهای فیزیکی ساختمان ، آسانسور، تاسیسات آب رسانی و گاز رسانی و برق رسانی ، تاسیسات سرمایشی و گرمایشی، لوازم اداری و تشکیلاتی و . . . از جمله مواردی است که بایستی تحت کنترل قرار گیرد. به همین منظور کلیه تجهیزات و تاسیسات مذکور بایستی مطابق با دستورالعمل مدیریت ساختمان با کد I-10-01 اقدام می گردد. در این دستورالعمل نحوه مدیریت تجهیزات و تاسیسات از مرحله نصب و راه اندازی تا نگهداری و سرویسها و تعمیرات و . . .  تشریح شده است.

4-2- تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری IT و ارتباطی

تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطی بعنوان یکی از زیر ساختهای مهم شرکت بایستی تحت کنترل قرار بگیرند. به همین منظور کلیه تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری و ارتباطی بایستی مطابق با دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ایی و ارتباطی با کد I-10-02 اقدام می گردد. در این دستورالعمل نحوه مدیریت تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری و ارتباطی از مرحله نصب و راه اندازی تا نگهداری و سرویسها و تعمیرات و . . .  تشریح شده است. این دستورالعمل توسظ واحد IT انجام می گردد.

4-3- نگهداری و تعمیرات ماشین آلات

ماشین آلات و تجهیزات و ابزار که در شرکت مورد استفاده قرار میگیرد متناسب با احجام و نوع فرایندها متفاوت هستند. آماده بکار بودن هر یک از این ماشین آلات از ضرورتهای شرکت هست. بنابراین با انجام سرویسهای دوره ایی و تعمیرات دوره ایی و اتفاقی بایستی میزان کارکرد این ماشین آلات و تجهیزات و ابزار ها به حداکثر ساعات ممکنه برسند.

واحد نگهداری و تعمیرات ماشین آلات مستقر در شرکت بر طبق دستورالعمل نگهداری و تعمیرات ماشین آلات با کد I-10-03 نسبت به مدیریت فرایند نگهداری و تعمیرات ماشین آلات اقدام می نماید.

4-4- نگهداری اموال

کلیه اموال موجود در شرکت توسط جمعدار (یا مدیر امور اداری) تحت کنترل می باشد. جمعدار موظف هست که مطابق با دستورالعمل جمعداری به کد I-10-04 نسبت مدیریت اموال در اختیار کارکنان اقدام نماید. در این دستورالعمل ضمن ارایه تعاریف ، نحوه ثبت و نگهداری ، انتقال و  . . .  کلیه اموال تشریح شده است.

5– توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست مستندات سیستم مديريت یکپارچه (IMS) توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

مفهوم زیرساخت‌ها در استاندارد ایزو 9001

زیرساخت‌ها یکی از ارکان اساسی در استاندارد ایزو 9001 هستند که به تأمین و پشتیبانی از فرآیندهای سازمانی کمک می‌کنند. در اینجا به تفصیل بیشتری در مورد زیرساخت‌ها و اهمیت آن‌ها در سیستم مدیریت کیفیت (QMS) می‌پردازیم.

1. تعریف زیرساخت‌ها

زیرساخت‌ها به مجموعه‌ای از منابع، تجهیزات، امکانات و شرایطی اشاره دارد که برای پیاده‌سازی مؤثر سیستم مدیریت کیفیت ضروری هستند. این مفهوم شامل تمامی مواردی است که به سازمان اجازه می‌دهد تا محصولات و خدمات با کیفیت بالا تولید کند و نیازهای مشتریان را برآورده سازد.

2. اجزای زیرساخت‌ها

الف. تجهیزات

– ماشین‌آلات و ابزارها: این شامل تمامی دستگاه‌ها و ابزارهایی است که برای تولید، پردازش و ارائه خدمات استفاده می‌شوند.

– تجهیزات آزمایش و اندازه‌گیری: این تجهیزات برای ارزیابی کیفیت محصولات و خدمات ضروری هستند. از جمله آن‌ها می‌توان به دستگاه‌های اندازه‌گیری، تست‌های کنترل کیفیت و تجهیزات آزمایشگاهی اشاره کرد.

ب. محل

– فضاهای کاری: شامل دفاتر، کارگاه‌ها، کارخانه‌ها و هر مکان دیگری که فعالیت‌های سازمان در آن انجام می‌شود.

– انبارها: مکان‌هایی که مواد اولیه و محصولات نهایی ذخیره می‌شوند و به مدیریت موجودی کمک می‌کنند.

ج. فناوری اطلاعات

– نرم‌افزارها: سیستم‌های مدیریت اطلاعات، نرم‌افزارهای ERP، CRM و سایر ابزارهای دیجیتال که به مدیریت داده‌ها و فرآیندها کمک می‌کنند.

– زیرساخت‌های شبکه: شامل سرورها، شبکه‌های ارتباطی و سیستم‌های پشتیبانی که امکان ارتباطات داخلی و خارجی را فراهم می‌کنند.

د. منابع انسانی

– نیروی کار: کارکنانی که دارای مهارت‌ها و دانش‌های لازم برای انجام فعالیت‌ها هستند.

– آموزش و توسعه: برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای که به بهبود مهارت‌ها و توانمندی‌های کارکنان کمک می‌کند.

ه. محیط کار

– شرایط فیزیکی: شامل نور، تهویه، دما و سایر عوامل محیطی که بر روی کارایی کارکنان تأثیر می‌گذارد.

– ایمنی و بهداشت: رعایت استانداردهای ایمنی و بهداشت شغلی که به سلامت کارکنان کمک می‌کند و از حوادث جلوگیری می‌کند.

3. اهمیت زیرساخت‌ها در ایزو 9001

الف. پشتیبانی از فرآیندها

زیرساخت‌ها به سازمان کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را به صورت مؤثر و کارآمد اجرا کند. با داشتن تجهیزات و امکانات مناسب، سازمان قادر است تا به بهترین نحو ممکن به نیازهای مشتریان پاسخ دهد.

ب. بهبود کیفیت

زیرساخت‌های مناسب به سازمان این امکان را می‌دهند که کیفیت محصولات و خدمات خود را افزایش دهد. با استفاده از تجهیزات پیشرفته و فناوری‌های نوین، سازمان می‌تواند کنترل کیفیت بهتری بر روی تولیدات خود داشته باشد.

ج. انطباق با الزامات

زیرساخت‌ها به سازمان کمک می‌کنند تا با الزامات قانونی و استانداردهای بین‌المللی سازگار باشد. این انطباق می‌تواند به بهبود شهرت سازمان و افزایش اعتماد مشتریان منجر شود.

د. افزایش رضایت مشتری

با فراهم کردن زیرساخت‌های مناسب، سازمان می‌تواند به نیازها و انتظارات مشتریان به بهترین شکل پاسخ دهد. این امر می‌تواند به افزایش وفاداری مشتریان و بهبود روابط تجاری کمک کند.

4. چالش‌ها و راهکارها

– چالش‌ها: تأمین منابع مالی برای خرید تجهیزات جدید، نگهداری و به‌روزرسانی زیرساخت‌ها، و آموزش کارکنان در استفاده از فناوری‌های جدید.

– راهکارها: برنامه‌ریزی مالی مناسب، سرمایه‌گذاری در تکنولوژی‌های نوین، و ایجاد برنامه‌های آموزشی مستمر برای کارکنان.

زیرساخت‌ها بخش حیاتی از سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 هستند و توجه به آن‌ها می‌تواند به بهبود عملکرد، افزایش کیفیت محصولات و خدمات و رضایت مشتریان منجر شود. سازمان‌ها باید به طور مداوم زیرساخت‌های خود را ارزیابی و به‌روزرسانی کنند تا بتوانند در بازار رقابتی امروزی باقی بمانند و به موفقیت دست یابند.

مسئولیت مدیریت زیر ساختها در هر شرکتی بر عهده کیست؟

مدیریت زیرساخت‌ها یکی از جنبه‌های کلیدی در هر سازمان است که تأثیر مستقیم بر عملکرد، کیفیت و رضایت مشتری دارد. این مسئولیت معمولاً به عهده افراد یا تیم‌های خاصی است که در ادامه به تفصیل بیشتری به این موضوع می‌پردازیم. توجه بفرمایید که بایستی روش اجرایی مدیریت زیر ساختها بایستی درج گردد.

1. مدیر عامل (CEO)

   – نقش: مدیر عامل به عنوان رهبر کل سازمان، مسئولیت کلی مدیریت زیرساخت‌ها را بر عهده دارد.

   – وظایف:

     – تعیین استراتژی‌های کلی سازمان.

     – تخصیص منابع مالی و انسانی به زیرساخت‌ها.

     – نظارت بر عملکرد کلی سازمان و ارزیابی نیازهای زیرساختی.

2. مدیر عملیات یا مدیر داخلی (COO)

   – نقش: مدیر عملیات یا داخلی مسئول نظارت بر فرآیندهای روزمره شرکت و اطمینان از کارایی زیرساخت‌ها است.

   – وظایف:

     – مدیریت تجهیزات و امکانات.

     – بهینه‌سازی فرآیندها برای افزایش کارایی.

     – نظارت بر انطباق با استانداردهای عملیاتی.

3. مدیر فناوری اطلاعات (CIO)

   – نقش: در شرکت‌هایی که فناوری اطلاعات نقش کلیدی دارد، مدیر IT مسئول مدیریت زیرساخت‌های فناوری است.

   – وظایف:

     – نظارت بر سیستم‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری.

     – اطمینان از امنیت اطلاعات و حفاظت از داده‌ها.

     – به‌روزرسانی و نگهداری زیرساخت‌های فناوری.

4. مدیر منابع انسانی (HR Manager)

   – نقش: مسئولیت تأمین و توسعه نیروی کار و اطمینان از مهارت‌های لازم برای استفاده از زیرساخت‌ها.

   – وظایف:

     – برنامه‌ریزی آموزشی و توسعه مهارت‌های کارکنان.

     – استخدام و نگهداری از کارکنان با مهارت‌های مناسب.

     – ایجاد فرهنگ سازمانی که به بهبود عملکرد زیرساخت‌ها کمک کند.

5. مدیر کیفیت (Quality Manager)

   – نقش: مسئول اطمینان از انطباق زیرساخت‌ها با استانداردهای کیفیت است.

   – وظایف:

     – نظارت بر فرآیندهای کنترل کیفیت و ارزیابی تجهیزات.

     – اجرای ممیزی‌های داخلی و خارجی برای ارزیابی کیفیت.

     – پیشنهاد بهبودهای لازم بر اساس نتایج ارزیابی.

6. تیم‌های فنی و عملیاتی

   – نقش: شامل مهندسان، تکنسین‌ها و اپراتورها که به طور مستقیم با زیرساخت‌ها کار می‌کنند.

   – وظایف:

     – نگهداری و تعمیر تجهیزات و امکانات.

     – بهینه‌سازی عملکرد سیستم‌ها و فرآیندها.

     – اجرای پروژه‌های بهبود و نوآوری.

7. مدیر مالی (CFO)

   – نقش: مدیر مالی مسئول تأمین مالی و مدیریت هزینه‌های مربوط به زیرساخت‌ها است.

   – وظایف:

     – برنامه‌ریزی بودجه برای خرید و نگهداری زیرساخت‌ها.

     – تحلیل هزینه‌ها و بازگشت سرمایه (ROI) برای پروژه‌های زیرساختی.

     – نظارت بر هزینه‌های عملیاتی و پیشنهاد راهکارهای کاهش هزینه.

8. مدیر پروژه (Project Manager)

   – نقش: مسئول مدیریت پروژه‌های مرتبط با زیرساخت‌ها.

   – وظایف:

     – برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌های بهبود زیرساخت.

     – هماهنگی بین تیم‌های مختلف برای اطمینان از موفقیت پروژه.

     – مدیریت زمان، هزینه و منابع پروژه.

9. کارکنان خط مقدم

   – نقش: کارکنانی که به طور مستقیم با زیرساخت‌ها در ارتباط هستند و می‌توانند نظرات و پیشنهادات ارزشمندی ارائه دهند.

   – وظایف:

     – ارائه بازخورد در مورد عملکرد تجهیزات و امکانات.

     – شناسایی مشکلات و پیشنهاد راهکارهای بهبود.

     – همکاری در فرآیندهای نگهداری و تعمیر.

10. تیم‌های مشاوره و پشتیبانی

   – نقش: در برخی سازمان‌ها، تیم‌های مشاوره‌ای برای ارائه راهکارهای تخصصی در مدیریت زیرساخت‌ها وجود دارند.

   – وظایف:

     – ارائه مشاوره در زمینه بهینه‌سازی زیرساخت‌ها.

     – کمک به پیاده‌سازی فناوری‌های نوین.

     – ارزیابی و تحلیل زیرساخت‌های موجود.

مدیریت زیرساخت‌ها در هر شرکت نیازمند همکاری و هماهنگی بین بخش‌های مختلف است. هر یک از افراد و تیم‌های فوق نقش مهمی در اطمینان از عملکرد مؤثر زیرساخت‌ها دارند و باید به طور منظم با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این همکاری می‌تواند به بهبود کیفیت، افزایش کارایی و رضایت مشتریان منجر شود. تمامی موارد فوق بایستی در روش اجرایی مدیریت زیر ساختها لحاظ گردد.

الزامات مدیریت زیر ساختها چیست؟

در استاندارد ISO9001 در بند 7-1-3 آمده که سازمان باید زیر ساختهای مورد نیاز خود را برای اجرای فرایندهای کاری خود فراهم کند. زیر ساختهایی که موجب تحقق محصول ، خدمت و یا پروژه می گردد. بنابراین وظیفه مدیران تصمیم گیرنده هر کسب و کاری است که این منابع زیر ساختی را تهیه نمایند.

زیر ساختها شامل چه مواردی است؟

زیر ساختها در هر شرکتی متفاوت هست. اما در حالت کلی زیر ساخت ها به موارد زیر تقسیم می گردند.

الف- ساختمانها و تاسیسات مرتبط

ب- تجهیزات ، شامل سخت افزارها و نرم افزارها

ج- منابع حمل و نقل

د- فناوری اطلاعات و ارتباطات

زیر ساخت ، سیستم فناوری اطلاعات

IT و فناوری اطلاعات امروزه یکی از زیر ساختهای مهم در هر شرکتی است. رسیدگی به امورات سخت افزاری و نرم افزاری پایه و اساس هر کسب و کاری هست. ابزارهای نوین ارتباطی و اطلاعاتی بایستی در دسترس کلیه کارکنان باشد. حتی خیلی از فرایندهای اجرایی نیز، برای ثبت فرایندهای آلفا از تکنیک های IT استفاده می گردد. ثبت و جمع آوری دیتاهای عملیاتی از روی کاغذ به روی سیستمها رد منتقل گردید.

مدیر زیر ساخت های IT و ITC انقدر مهم است که خود به تنهایی نیاز به مستندات خاص خود را دارد. خیلی از شرکتها برخی امورات زیر ساختهای خود را به تامین کنندگان واگذار می کنند. این کار توسط نمونه روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان انجام می گردد.

مدیریت سوابق ، بایگانی ها ، زیر ساخت

سوابق اجرای فرایندها، رکوردها و اسنادی که بایستی بایگانی گردند، نیز اهمیت ویژه ای دارد. حفظ و مراقبت اسناد بایگانی بایستی با تکنیکهای جدیدی نیز انجام گردد. قبلا اسناد و سوابق به صورت دستی و کاغذی نگهداری میشد. اما امروزه این کار به صورت زیر ساختهای IT انجام می گردد. استفاده از نمونه دستورالعمل مدیریت سوابق می تواند کمک شایانی به نگهداری مطمئن اسناد کند.

لذا یکی از زیر ساختهای مهم در هر سازمانی زیر ساخت مربوط به سوابق کیفیت هست.

یکی از راههای حصول اطمینان از ایمن بودن فضاها و ساختمانها کمک از سازمان آتش نشانی هست.

مرکز سیستم کاران اولین مرکز مشاوره در حوزه مدیریت نوین زیر ساختها برای متقاضیان محترم است. از خدمات رایگان مرکز بهره برداری کنید. فایل Word روش اجرایی مدیریت زیر ساختها را در زیر دانلود کنید.

دانلود نمونه روش اجرایی زیر ساختها – فرمت Word