مراحل دریافت ایزو به چه صورتی است؟

بیاید قبل از اینکه به شما بگوییم “مراحل دریافت ایزو” به چه صورتی است ، در ابتدای موضوع توضیح دهیم که اصلا گواهینامه ایزو یا به طوری کلی خود “ایزو” چی هست و برای چه کاری از آن استفاده می شود.

سازمان ایزو یا International Organization for Standardization یک نهاد بین المللی غیر دولتی در زمینه تنظیم استاندارد است که در ژنو سوئیس قرار دارد. این مجموعه از نمایندگان مختلف و طیف وسیعی از سازمان های استاندارد، دارایی، صنعت و تجارت تشکیل شده است. به طور کلی این سازمان مسئول تعریف و اجرای همه این استانداردها می باشد.

در واقع سازمان ایزو (ISO) چیزی را تأیید نمی کند و صدور گواهینامه های ایزو توسط سازمان های شخص ثالث انجام می شود.

در واقع دریافت گواهینامه ایزو مهر تأیید شخص ثالثی است كه طبق استانداردهای بین المللی، توسط سازمان ایزو تهیه و منتشر شده است.

مراحل دریافت گواهینامه ایزو ممکن است یک مقدار سخت  و پیچیده به نظر برسد، اما بسیار ساده تر از آن هست که فکرش را می کنید.

در ادامه با سیستم کاران همراه باشید تا توضیحات بیشتری را در خصوص اینکه اصلا گواهینامه ایزو چی هستش و به چند دسته تقسیم میشود به شما توضیح دهیم.

انواع گواهی نامه های ایزو

اولین قدم در فرآیند اخذ گواهینامه ISO این است که بدانید کدام یک از استاندارد ها برای سازمان شما مناسب ترین بوده و به شما در رسیدن به اهداف خود کمک می کند. بسیاری از گواهینامه های ایزو شباهت هایی در سیستم خود دارند که به افراد امکان دریافت تعداد دو یا بیشتر از گواهینامه های ایزو را میدهد که می تواند به تجارت آن ها کمک کند. سازمان ایزو تا کنون بیش از 21584 استاندارد منتشر کرده و عضو هایی از 162 کشور و 788 نهاد فنی برای پیشرفت استاندارد دارد.

مهم ترین گواهینامه های ایزو عبارتند از:

گواهینامه عمومی ISO 9001 بر تأمین نیازهای مشتری، افزایش رضایتمندی آن ها و ثبت کیفیت فرآیندهای سازمان متمرکز است. دریافت گواهینامه ایزو 9001 یکی از لازمه های اصلی برای هر شغلی محسوب می شود.

✔ ISO 14001 استانداردی است که برای سیستم مدیریت محیط زیست چارچوب و معیارهایی را تعیین می کند.

✔ گواهینامه ایزو45001 استاندارد بهداشت و ایمنی است که برای کمک به ارتقا و محافظت از سلامت (جسمی و روحی) کارمندان وجود دارد. سلامت کارکنان چه از نظر بهداشتی و چه از نظر روحی جز اولویت های اساسی مشاغل می باشد که با اخذ گواهینامه ایزو 45001 ( iso 45001) و رعایت تمامی استانداردها حاصل می شود. یادآوری می گردد استاندارد ISO45001 ویرایش جدید و بروز شده استاندارد OHSAS18001 می باشد.

✔ ISO 27001 بر امنیت سایبری متمرکز است و اخذ آن نشان می دهد شما امنیت سایبری را جدی می گیرید و گامی در جهت انطباق با GDPR برداشتید.

سایر گواهینامه های ایزو عبارتند از:

• مدیریت محیط زیست : ISO 14004، ISO 5001 و گروه ایزوهای 14000
• ایمنی و بهداشت : ISO 22000، IWA 1 که در کنار اخذ گواهینامه ایزو 45001 می باشد.
• حمل و نقل : ISO/TS 16949، ISO/PAS30003
• مدیریت ریسک : ISO 31000، ISO 31010
• مدیریت کیفیت : گروه ISO 9000
• مدیریت انرژی : ISO 50001
• مسئولیت اجتماعی : ISO 26000
• سیستم مدیریت غذا : ISO 22000

مرحله آمادگی و انتخاب مرجع صدور

قبل از اقدام برای دریافت گواهینامه ایزو، ابتدا باید فرایندهای تولید خود را ارتقا داده و استانداردهای کیفیت را در مجموعه خود اجرا کنید. موارد اساسی آماده شدن برای دریافت ISO شامل توسعه دادن سیستم مدیریت، شناسایی فرآیند اصلی، مستند سازی با مشارکت کارکنان، داشتن کارکنان آموزش دیده، وجود نظارت و بازرسی بر سیستم، شناسایی نقاط ضعف و قدرت، حسابرسی و بررسی اثربخشی می شوند.

برای ثبت سیستم خود باید یک مرجع صحیح برای ثبت و صدور گواهینامه ایزو انتخاب کنید، همه نهادهای صدور گواهینامه برابر نیستند و انتخاب یک نهاد درست، گامی مهم برای موفقیت است. می توانید برای انتخاب درست نهاد، بررسی آمادگی مجموعه و بهبود عملکرد آن از ابتدای کار از یک مشاور اخذ ایزو کمک بگیرید.

شرکت سیستم کاران به منظور ارائه بهترین خدمات در خصوص اخذ ایزو اقدام به مشاوره در این زمینه می نماید تا برای اخذ گواهینامه ایزو برای مشاغل خود اقدامات لازم را انجام دهید.

مراحل دریافت گواهینامه ایزو

دریافت ایزو برای هر سازمانی دارای مراحل مختلفی است که هم از سوی شرکت مشاور ایزو و هم سازمان متقاضی اخذ گواهینامه می بایست انجام پذیرد تا نهایتا گواهینامه مورد نظر صادر گردد.

بسته به اندازه و پیچیدگی تجارت، دریافت گواهینامه ایزو می تواند از 6 تا 12 ماه به طول انجامد و به زمان و تعهد موجود برای پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در تجارت شما بستگی دارد. بنابراین چنانچه بر اساس مشاوره اخذ ایزو کلیه استانداردها به درستی و مرحله به مرحله در زمان خود انجام شود، زمان اخذ گواهینامه ایزو برای شرکت و سازمان کاهش خواهد یافت.

ده قدم برای دریافت گواهینامه ایزو

دریافت ایزو بنا به دلایل مختلف برای سازمان‌ها یک ضرورت است آشنایی با مراحل پیاده ‌سازی ایزو تا گرفتن گواهینامه ایزو به شما در بهره‌ مندی از مزایای ایزو کمک می‌نماید.

قدم اول دریافت گواهینامه ایزو : انتخاب درست استاندارد ایزو

در قدم اول سازمان باید مطمئن شود که استاندارد ایزو انتخاب شده متناسب با سازمان است سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 اصول مشترکی با سایر سیستم مدیریتی داشته و در تمامی سازمان ها قابل کاربرد است.در صورتی که به تازگی در نظر دارید استانداردهای ایزو را استقرار نمایید ابتدا پیشنهاد می‌گردد استاندارد ایزو 9001 را پیاده سازی نموده تا موضوعات سیستم‌های مدیریتی در سازمان فرهنگ سازی شده و سپس جهت استقرار سایر سیستم‌های مدیریت برنامه‌ ریزی نمایید.

قدم دوم دریافت گواهینامه ایزو : بررسی استاندارد ایزو

 خرید یک نسخه از استاندارد ایزو می تواند مفید باشد ولی الزام نمیباشد.در صورت تمایل جهت دریافت فایل متن استاندارد ایزو 9001 ، سیستم مدیریت کیفیت بر روی الزامات استاندارد ایزو 9001 کلیک نمایید.

قدم سوم دریافت گواهینامه ایزو : ارتباط با اهداف

 جهت استقرار یک سیستم مدیریت ایزو نیازمند توسعه اهداف سازمان از طریق مدیریت ارشد سازمان می‌باشد و حمایت مدیریت ارشد در تمامی مراحل اخذ گواهینامه ایزو ضرورت است.

قدم چهارم دریافت گواهینامه ایزو : برنامه ‌ریزی و اجرای آموزش ایزو

 در صورتی که شما کاملا نا آشنا به استانداردهای  ISO باشید، یک دوره آموزشی استاندارد ایزو می تواند برای شما مفید باشد با طی نمودن دوره آموزش ایزو، اطلاعات شما و اعتماد به نفس شما افزایش می یابد و شما می توانید مهارت های خود را در پیاده سازی ایزو اثبات نمایید.

در صورتی که شما از خدمات مشاور ایزو جهت پیاده سازی ایزو و اخذ گواهینامه ایزو استفاده نمایید مشاور در طی مراحل خدمات مشاوره ایزو به شما آموزش می‌دهد.

دوره های آموزش ایزو با توجه به استاندارد درخواستی شما می‌تواند شامل :

دوره ایزو 9001 ؛14001، 10002 – مدیریت رسیدگی به شکایت مشتری و …. شود.

قدم پنجم دریافت گواهینامه ایزو : بکارگیری مشاور ایزو

یک مشاور خوب باید ارزش فرآیند شما را افزایش دهد
مشاور ایزو به سازمان شما در پیاده سازی استراتژی ها کمک می نماید ، مشاور ایزو باید مستقل باشد یعنی مشاور ایزو نمی‌تواند خودش سازمان را ممیزی کند و گواهینامه ایزو صادر نماید .

متاسفانه در ایران تعداد زیادی از شرکت‌های گواهی دهنده ناشناخته و تازه تاسیس برای کسب درآمد هم مشاوره و هم ممیزی را انجام می دهند که این با قوانین سازمان های اعتباردهی شرکت‌های گواهی دهنده مغایرت دارد .

استفاده از مشاور ایزو ، مسئولیت شما را در اجراء و پیاده سازی سیستم مدیریت کاهش یا حذف نمی کند پس بنابراین به نفع خود شما است که کارکنان و مدیریت با مشاور ایزو در طول مراحل پیاده سازی ایزو در ارتباط باشند و مدیران در این موضوع مشارکت نمایند.

قدم ششم دریافت گواهینامه ایزو : انتخاب شرکت گواهی دهنده ایزو

 در انتخاب شرکت گواهی دهنده ایزو باید موضوعات زیر مد نظر قرار گیرد:

بررسی محبوبیت و اعتبار شرکت گواهی دهنده در ایران یا کشوری که قصد ارائه خدمات / محصولات به آنجا را دارید.

تجربه و سابقه ممیزی  شرکت گواهی دهنده ایزو ( یا تعداد مشتریان آنها ) در زمینه  محصولات  یا خدمات شما  ، مثلا برخی شرکت گواهی دهنده ایزو در زمینه تولیدات صنایع غذایی تجارب بیشتری داشته  یا برخی در زمینه صنایع دریایی و…

شرکت گواهی دهنده ایزو ، قرارداد های ممیزی استاندارد های مدیریتی ایزو و صدور گواهینامه ایزو را برای چرخه 3 ساله تنظیم می نمایند و در این قرارداد ممیزی صدور گواهینامه برای سال اول  و ممیزی مراقبتی برای دوره های آتی در طی سه سال در نظر می‌گیرند.

شرکت های گواهی دهنده ایزو معمولا سالانه ممیزی مراقبتی ای را در نظر میگیرند، ولی برخی از آنها در بازه زمانی کوتاه تر ، حدودا 9 ماهه جهت ممیزی مراقبتی در سازمان شما حاضر می شوند. این دوره زمانی با توجه به نوع محصولات و خدمات شما و قوانین شرکت گواهی دهنده مشخص می شود.

مرحله هفتم  دریافت گواهینامه ایزو :  استقرار سیستم مدیریت

استاندارد مدیریت ISO بصورت عمومی طراحی شده و برای سازمان و صنایع مختلف با اندازه و ابعاد مختلف کاربرد دارد.

بخش اساسی از دستیابی به صدور گواهینامه ایزو از یک سیستم مدیریت شامل فرایندهای برای فعالیت های مدیریت، تامین منابع ، تحقق محصول ، اندازه گیری و تجزیه و تحلیل و بهبود شکل گرفته است.

قدم هشتم  دریافت گواهینامه ایزو : مرحله اول ممیزی خارجی

این قدم بعنوان یک مرحله از ممیزی خارجی شروع میگردد در این مرحله ممیز خارجی ، مدارک سیستم مدیریتی را بازنگری نموده و یک Gap Analysis از فعالیت های مورد نیاز جهت دستیابی به استقرار الزامات استاندارد و اخذ گواهینامه ایزو ارائه می نماید . این گزارش را می توان بعنوان یک برنامه اجرایی مفید استفاده نمود.

بنابراین شما در این مرحله نگران عدم انطباق ها نباشید بسیاری از سازمان ها  در این مرحله برخی از مدارک  مورد نیاز  را شناسایی نموده و ارتباط این مدارک را با فرآیند های سازمان مشخص می نمایند.

قدم نهم دریافت گواهینامه ایزو : مرحله دوم ممیزی خارجی

پس از انجام  اقدامات مشخص شده در گزارش ممیزی مرحله اول  ، بمنظور اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریت سازمان شما مطابق با الزامات ایزو  ( با توجه به ایزو درخواستی ایزو 9001 ، ایزو 14001 و … ) ، ممیزی مرحله دوم  انجام می‌گردد اگر سیستم مدیریتی شما با الزامات استاندارد ایزو مد نظر انطباق داشته باشد سازمان  شما جهت صدور گواهینامه ایزو توصیه می‌گردد و شما موفق به دریافت ایزو می شود.

در صورت وجود عدم انطباق در سیستم مدیریت سازمان شما ، گزارش آن طی مقرارت مشخص در شرکت گواهی دهنده بصورت مکتوب اعلام شده و مطابق با قوانین شرکت گواهی دهنده اقدامات لازم انجام می‌گردد.

قدم دهم دریافت گواهینامه ایزو : نگهداری سیستم مدیریت

نگهداری سیستم مدیریتی ایزو بسیار سخت تر از اخذ گواهینامه ISO است.

در این مرحله به منظور انگیزه در کارکنان و افزایش آگاهی آنها باید به طور منظم آموزش برگزار شده  و ارتباط با آنها  انجام گردد همچنین جهت اطمینان از رعایت الزامات استاندارد ایزو و بهبود مستمر در فرآیند ها، باید ممیزی داخلی ، بازنگری مدیریت واقدامات اصلاحی لازم بصورت منظم اجراء گردد.

نگهداری سیستم مدیریتی شما در طول سال می تواند به شما کمک نماید تا در ممیزی های مراقبتی گواهینامه ایزو سازمان خود را تمدید نمایید.

متاسفانه بسیاری از سازمان ها برای استقرار سیستم ایزو و گرفتن گواهینامه ISO تمامی تلاش خود را می نمایند ولی پس از اخذ گواهینامه به دلایل مختلف نظیر عدم حمایت مدیریت ، عدم مناسب بودن سیستم مدیریت طراحی شده ، آموزش ندیدن کارکنان در اجرای سیستم مدیریتی ، تغییر کارکنان درگیر در اجرای ایزو و … گواهینامه ایزو خود را از دست می دهند.

لازم به ذکر است شما همراهان گرامی در هرزمان می توانید با برقرای تماس با شماره تلفن های 165 79-021 (20 خط) و یا از طریق تکمیل کردن فرم درخواست آنلاین گواهینامه ایزو در وب سایت ما و حتی مراجعه حضوری به دفتر ما (شرکت سیستم کاران) درخواست خود را جفت اخذ گواهینامه ایزو به ما ارائه دهید.