دستورالعمل منشی گری

دستورالعمل منشی گری به عنوان یکی دیگر از مستندات مهم مندرج در روش اجرایی مدیریت امور اداری از اهمیت بسیار زیادی برخوردار هست. در تمامی شرکتها، حتی با وجود دو کارمند، حتما یک منشی هست. وظایف منشی برای سازمان بسیار مهم هست. پس نگارش یک دستورالعمل برای منشی بسیار مهم و مثمر ثمر هست.

در همه سازمانها و شرکتها یک مدیر وجود دارد و پس از آن یک منشی هست. از این موضوع میتوان نتیجه گرفت شغل منشی گری جزء لاینفک هر سازمان و شرکتی است. این شغل آنقدر حساس و مهم می باشد مدیران همواره سعی داشته اند که یک منشی خوب را برای خود انتخاب کنند. متاسفانه در هیچ دانشگاهی ( مانند دانشگاه تهران ) رشته ای با عنوان منشی گری تدریس نمیشود. همین موضوع باعث میشود که این شغل بصورت تخصصی در جامعه جای خود را پیدا نکند. همچنین مدیران همواره از این موضوع شکایت داشته و دارند. آنها دوست دارند که منشی آنها که حتی در بعضی مواقع و بطور غیر رسمی جانشین آنها هستند دارای مهارتها و خصوصیات خاص و منحصر به فرد خود باشند.

جهت دانلود رایگان فایل WORD نمونه دستورالعمل منشی گری به انتهای مقاله مراجعه نمایید.

مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران در راستای ارتقاء سطح دانش منشی گری در حد مطلوب برای متقاضیان دستور العمل منشی گری زیر را به عنوان نمونه تدوین کرده است.

1- هدف :

 اجرای صحیح و تعریف شده امور مربوط به منشی گری از جمله جوابگویی به تلفنها و مراجعین طبق الگوهای رفتاری و گفتاری مناسب، تنظیم اوقات ملاقاتها و جلسات، کنترل ورود ها و خروجها، اجرای صحیح دستورات صادره از مسئول مافوق و غیره.

2- دامنه کاربرد :

اين دستورالعمل در واحدهای دارای منشی و مسئول دفترها کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر امور اداری
• اجرا : منشی ها و مسئول دفترها

4- شرح

یک منشی بایستی شرایط متناسب با این شغل را داشته باشد. شرایطی که اهمیت بیشتری دارد به شرح زیر است:

الف. تسلط به نرم افزار OFFICE با مدرک معتبر و تایپ سریع.

ب. دارا بودن قدرت تکلم.

ج. دارا بودن وضعیت ظاهری مناسب تعریف شده از سوی مدیریت امور اداری.

د. دارا بودن وضعیت جسمانی سالم.

و. دارا بودن تحصیلات حداقل دیپلم.

ه. سن بین 20 الی 35 سال

ی. داشتن حس تابع محض بودن در برابر دستورات تعریف شده

امور مربوط به منشی متناسب با شرح وظایف ابلاغ شده به ایشان با سر فصلهای زیر تعریف می گردد.

مراجعین فصل 1 

مکالمات تلفنی فصل 2

مکاتبات فصل 3

امور هماهنگی ملاقاتها و قرارها فصل 4

دستورات و پیگیریها فصل 5

امور مربوط به تشریفات و پذیرایی فصل 6

فصل 1 – مراجعین

جهت ارائه خدمات هر چه بهتر به مراجعین داشتن رفتار و گفتار مناسب و درخور مقام مسئول ، اهمیت ویژه ایی دارد. در همین راستا ، برقراری یک رابطه منطقی وسالم در چارچوب احترام متقابل ضرورت پیدا می کند. ارتباط در واقع همان فرهنگ است. فرهنگ عبارت است از مجموعه ای (سیستم یکپارچه) از الگوهای رفتاری و گفتاری آموخته شده که مشخصه اعضای یک جامعه است. الگوهای رفتاری و گفتاری برگرفته از باورها، ارزشها و سنتهای حاکم بر جامعه است.

 لذا جهت اجرای یک رفتار و گفتار  ایده آل و مناسب الگوهای رفتاری و گفتاری  به شرح زیر ارائه می گردد.

4-1- الگوهای رفتاری

4-1-1- لباس تعریف شده کامل و به صورت مرتب پوشیده شده باشد و از مواردی همچون کلاه کج، آستین بالازده ، پاشنه کفش خوابیده ، شلوار بدون کمربند، پیراهن روی شلوار ، دگمه های باز و شال ، روسری و مقنعه نامتعارف ، زیور آلات زننده  اجتناب گردد.

4-1-2-  در هنگام حضور مراجعین د ستان خود را در جیب قرار ندهید.

4-1-3-  در هنگام حضور مراجعین دستان خود را روی سینه یا پشت کمر قفل نکنید.

4-1-4- در حالت ایستاده، روی میز تکیه نداده و در حالت نشسته روی صندلی لم نداده یا کج ننشینید.

4-1-5- در صورت بروز خنده هرگز قهقهه نزنید.

4-1-6- از مالیدن چشم ها، لمس چانه، خاراندن سر، بردن انگشت در گوش و بینی، خمیازه کشیدن بپرهیزید.

4-1-7- از رفتار پرخاشگری انفعالی مانند کوبیدن درب، نفس عمیق کشیدن، سرتکان دادن و از کوبیدن گوشی برروی تلفن، پرت کردن اجسام مانند خودکار روی میز خودداری کنید.

4-1-8- از بازی کردن یا ضربه زدن ممتد با خودکار، کلید، انگشتر، تسبیح و یا هر وسیله دیگر خودداری کنید .

4-1-9- وزن بدن روی دو پا تقسیم نموده و از پا به پا کردن و  لم دادن روی یک پا و کج ایستادن خودداری کنید.

4-1-10- در  هنگام مواجهه و صحبت کردن  با مراجعه کنندگان به صورت یکنواخت و خیره به چشم طرف مقابل نگاه نکنید.

جهت دانلود رایگان فایل WORD نمونه دستورالعمل منشی گری به انتهای مقاله مراجعه نمایید.

4-1-11- از ادای احترامهای سمبلیک مختلف مانند احترام نظامی، تعظیم بیش از حد و قرار دادن دست بر روی سینه و غیره . . . بپرهیزید.

4-1-12- چنانچه مراجعه کننده ای  جهت دست دادن به سوی شما دست دراز کرد، با کمال میل به او دست بدهید.

4-1-13- در هنگام دست دادن نباید به صورت شل یا به محکمی دست را فشرد بلکه دست دادن به صورت کامل بوده و در حد معمول فشرده شود.

4-1-14- از خوردن غذا و تنقلات مانند تخمه و آشامیدن چای و سایر نوشیدنی ها  و جویدن آدامس در حین پذیرش مراجعین خودداری کنید.

4-1-15- میز پیشخوان خود را از وسایل اضافی مانند دفاتر و کاغذهای اضافی و اجسام متفرقه مانند گوشی موبایل ،  کلید و خودکار یا هر جسم دیگری خالی نموده و از یک گلدان با گل طبیعی برای ایجاد طراوت استفاده نمایید.

اشاره و ایما در حضور مراجعین ممنوع است.

4-1-16- از اشاره کردن به افراد دورتر و  یا چشمک زدن ، سوت زدن و ایجاد اصوات دیگر برای اطلاع رسانی یا صحبت کردن اجتناب کنید.

4-1-17-  در صورت بروز اختلاف با مراجعین و حل نشدن آن سریعأ مراتب را به اطلاع مافوق خود رسانده واز ایشان کسب تکلیف نمایید.

4-1-18- چنانچه چندین مراجعه کننده همزمان به پذیرش مراجعه کنند، ضمن حفظ خونسردی خود مراجعین را اولویت بندی کرده و  به صورت مرتب  رسیدگی نمایید  و  از افرادی که در پایان  رسیدگی  می شوند، با احترام پوزش بخواهید.

 4-1-19- به جهت شناسایی مراجعین کلیه ورودها و خروجهای ایشان را  ثبت و کنترل نمایید و اطمینان حاصل نمایید که کلیه ورودها و خروجها تحت کنترل است.

4-1-20- مراجعینی که از قبل حضورشان هماهنگ شده را با حداقل زمان ممکنه و بدون تشریفات دست و پا گیر به محل مورد نظر راهنمایی نمایید.

جهت دانلود رایگان فایل WORD نمونه دستورالعمل منشی گری به انتهای مقاله مراجعه نمایید.

4-1-21- از شوخی کردن با همکاران و یا دوستان در مقابل مراجعین بپرهیزید و مشکلات سازمانی را برای مراجعین مطرح ننمایید.

4-1-22- در صورت ابتلا به بیماریهای واگیردار مانندسرماخوردگی سریعأ مافوق خود را مطلع ساخته و تا بهبودی کامل در محل کار خود حضور پیدا نکنید.

4-1-23- با رعایت کردن موارد بهداشتی و آرایشی از قبیل کوتاه کردن ناخن و اصلاح صورت و زدن مسواک و استحمام، مرتب و منظم با ظاهری آراسته در محل کار خود حضور یابید.

4-1-24- از خوشبوکننده ها مانند اسپری بدن، مام و ادکلن و عطریجات ملایم و عوام پسند مورد تأیید مسئول مافوق استفاده نمایید.

4-1-25- در محل کار از پوشیدن کفشهای ورزشی و کتانی و دمپایی پرهیز کرده و از کفشهای رسمی تعریف شده، واکس زده استفاده نمایید. همچنین از بدست گرفتن دستمال جیبی یا تسبیح یا عروسک و سایر اشیاء خودادری نمایید.

4-1-26- به هیچ وجه بدون اجازه وارد اتاق نشده و قبل از ورود مدیر مربوطه را مطلع فرمایید.

4-1-27- از ورود افرادی که اجازه ورود ندارند جلوگیری نمایید.

4-1-28- از ورود و خروجهای تکراری و پی در پی و بیهموده حتی المقدور اجتناب کرده و چنانچه حجم امورات بالاست ، آنها را دسته بندی کرده و  در هر چند تا کار را باهم انتقال دهید.

4-1-29- هیچگاه بدون کسب مجوز از مدیر خود با مراجعین صحبت های تخصصی نکرده و از طرف مدیر مربوطه صحبت نکنید.

4-1-30- امکانات رفاهی مراجعین از قبیل پذیرایی را فراهم نمایید.

4-2- الگوهای گفتاری

4-2-1- سخنان خود را کوتاه و مفید بیان کرده و از حرف زدن طولانی اجتناب کنید.

4-2-2- افراد مخاطب را با  اسم کوچک صدا نکرده بلکه با احترام گذاشتن به افراد بهتر است از نام خانوادگی استفاده شود.

4-2-3- با صدای خیلی بلند یا آهسته نبایدصحبت کرد بلکه با صدای متوسط و به صورت شمرده بازگو کنید.

4-2-4- از کشیدن کلمات و عبارات و همچنین مکثهای بلندمدت اجتناب گردد.

4-2-5- در هنگام روبرو شدن با افرادی که پوست  یا  نژاد و  یا  ادیان متفاوتی دارند هیچگونه عکس العمل خاصی نشان ندهید که باعث ناراحتی مخاطب نگردد.

4-2-6- همیشه صورت خود را شاد و لبخندی ملیح بر لبانتان جاری باشد تا مخاطبین و مراجعین با آرامش با شما صحبت کنند.

4-2-7- از کلمات و عبارات  غیر مصطلح و کوچه بازاری اجتناب کنید.

4-2-8- در صورتی که نیاز باشد مراجعه کنندگان مدتی را در انتظار بمانند، آنها را تعارف به نشستن نمایید و ضمن عرض پوزش  با احترام از ایشان بخواهید مدتی صبر نمایند. همچنین مسئول خدمات را جهت پذیرایی از ایشان مطلع نمایید.

جهت دانلود رایگان فایل WORD نمونه دستورالعمل منشی گری به انتهای مقاله مراجعه نمایید.

4-2-9- چنانچه مراجعین سخنان غیر مرتبط مانند صحبتهای سیاسی و مسائل روز جامعه و همچنین الفاظ زشت و ناپسند بر زبان آوردند، با احترام و به بطوریکه باعث رنجش خاطر ایشان نشود در بحثهای آنها شرکت نکرده و موضوع صحبت را به طور نامحسوس تغییر دهید.

4-2-10- در صورت بروز خطا در گفتار یا رفتار مراجعین ( مانند لکنت زبان یا لهجه خاص ) به هیچ وجه تمسخر نکنید حتی در حد یک لبخند.

4-2-11- در هنگام پذیرش و صحبت با مراجعین حتی الامکان فاصله 2 الی 4 متری رعایت گردد.

4-2-12- در موقع  عطسه و سرفه توسط دستمال جلوی دهان گرفته شود و از بروز صدای بلند جلوگیری کنید و پس از سرفه یا عطسه از حاضرین عذرخواهی کنید.

4-2-13- از صحبت کردن با مراجعین به زبان و گویشهای غیر رسمی مانند آذری ، ارمنی، کردی ، شمالی و غیره بپرهیزید.

4-2-14- در سخنان خود سعی نمایید از بکارگیری  کلمات و عبارات بیگانه پرهیز کرده و خود را به استفاده از کلمات و عبارات معادل در فارسی عادت دهید.

4-2-15- وقتی مراجعین در حال صحبت کردن با شما هستند سراپا گوش فرا دهید و تا اتمام  حرفهایشان ، تحت هیچ شرایطی حرف آنها را قطع نکنید حتی اگر پیشاپیش از منظور و خواسته  ایشان مطلع هستید.

فایل ورد دستورالعمل منشی گری در پایان مقاله موجود است.

4-2-16- در صورت برخورد با افراد پرخاشگر یا کم حوصله هرگز برخورد شدید نکرده و با آرامش کامل موضوع را حل و فصل نمایید. در صورت بروز مشکل مراتب را به واسطه گزارش به مسئول مافوق خود مرتفع نمایید.

4-2-17- از مراجعین بابت انجام خواهشها و کارهایی که از ایشان خواسته اید تشکر کنید.

4-2-18- از صحبت کردن با لحن عصبانیت ، ناراحتی ،  طعنه آمیز، تمسخرآمیز و سرزنش گونه بپرهیزید .

4-2-19- جواب سوالات مراجعین را با سوال ندهید و برای هر سئوال بصورت کوتاه و مختصر و جامع جواب بدهید.

4-2-20- از گفتن لطیفه و جوک چه برای همکاران و چه برای مراجعین در حضور مراجعین خودداری نمایید.

برای دانلود رایگان فایل WORD نمونه دستورالعمل منشی گری به انتهای مقاله مراجعه نمایید.

4-2-21- از تجمع همکاران در محل کار منشی پرهیز نموده و با احترام از ایشان خواهش کنید که محل را شلوغ نکنند.

4-2-22-  در هنگام صحبت کردن از حرکات بیش از حد بدن مانند باز بسته کردن بیش از حد دستها و…  استفاده نکنید.

4-2-23- حتی المقدور از کلماتی که  بار منفی دارند  مانند هرگز ، امکان ندارد ، نمیشود ، غیر ممکن است ، نمیتوانم ، نیستند ، نروید و … استفاده نکرده و معادل آن از جملات با کلماتی که بار مثبت دارند،  استفاده نمایید.

4-2-24-  فرمان دادن یکی از برخورد های محکوم به شکست است . بنا بر این برای این که سخنان شما نافذ و موثر واقع شود باید نظریات خود را با کلمات مناسب و در چار چوب مشخص و قابل فبول برای همه مطرح کنید.

4-2-25-  در هنگام پذیرش مراجعین درباره آنچه اطلاعات نداریم اظهار نظر و صحبت نکنیم و صادقانه به ایشان بگویید که در این مورد اطلاعاتی ندارم .

4-2-26- برای کودکان و نوجوانان همچون مراجعه کنندگان بزرگسال اهمیت قائل شده و به سخنانشان گوش دهند.

4-2-27_  سلام کردن و خداحافظی کردن بایستی با صلابت باشد.

فایل WORD نمونه دستورالعمل منشی گری در انتهای مقاله موجود است.

4-2-28- اگر ابهامی درباره سخنان گوینده دارید یا متوجه منظور ایشان نشدید شجاعانه به ایشان بگویید که متوجه نشدید  و از ایشان مجدد سئوال کنید.

4-2-29- چنانچه مراجعه کنندگان تمایل به گذاشتن پیغام هستند، پیغام ایشان را  با احترام کامل  از ایشان پذیرفته و پیغام ایشان را بدون کم وکسر در برگه نوشته و با ذکر نام و نام خانوادگی و در صورت امکان شماره تماس و سایر اطلاعاتی که مراجعه کننده تمایل به دادن آنها را  دارد در اسرع وقت  به گیرنده پیغام ابلاغ نمایید.

4-2-30- از ذهن خوانی و پیش داوری در مورد مراجعه کنندگان هرچند دارای گفتار یا ظاهر بدی هستند جداً خودداری نمایید.

4-2-31- در هنگام برخورد با مراجعین جدید خط سیر تفکر مخاطب را بیابید و متناسب با تفکرات و عقاید ایشان ادامه ارتباط بدهید.

4-2-32- در هنگام صحبت کردن احساسات گرم و صمیمی خود را فعال کرده و از برخورد خشک و سرد امتناع ورزید.

 4-2-33- با افراد مسن متین تر و آرام تر و با احترام بیشتری که در خور سن ایشان باشد صحبت کرده و چنانچه ایشان در حال صحبت هستند با کمال حوصله به حرفهایشان گوش فرا دهید.

فصل 2- مکالمات تلفنی

در مکالمات تلفنی علاوه بر رعایت کلیه نکاتی که در بند 4-2 (الگوهای گفتاری) گفته شد رعایت نکات زیر ضروریست:

4-3- نکات مکاتبات تلفنی

4-3-1- به محض برداشتن گوشی از تلفن چه در موقع شماره گیری و چه در موقع جوابگویی کاملاً حواس خود را جمع کرده و هیچ حرف اضافه ایی زده نشود. حتی در زمانیکه هنوز ارتباط برقرار نشده است.

4-3-2- هر چند وقت یکبار سیم های تلفن و گوشی آن را کنترل نمایید که بهم تابیده نشده باشد تا موقع پاسخگویی تلفن کشیده نشده و به روی زمین نیافتد.

4-3-4- جهت پاسخگویی به تلفن ضمن گفتن سلام واحد خود را معرفی نمایید. بعنوان مثال : سلام دفتر مدیریت بازرگانی بفرمایید…

4-3-5- فاصله دهان و لبهای خود را به اندازه چهار انگشت خود رعایت کرده و از دور نگهداشتن گوشی یا چسباندن آن به دهان خودداری نمایید.

4-3-6- گوشی تلفن را بطور صحیح و محکم در دست بگیرید و از قرار دادن گوشی زیر چانه یا گردن خودداری نمایید.

4-3-7- چنانچه امر می شود که با جایی تماس حاصل شده و موضوعی را پیگیری نمایید قبل از تماس از کلیات موضوع اطلاعات کسب کرده تا چنانچه توسط مخاطب سئوالی مطرح می گردد بتوانید جواب بدهید و جریان موضوع را کنترل نمایید.

دانلود رایگان فایل WORD نمونه دستورالعمل منشی گری به انتهای مقاله مراجعه نمایید.

4-3-8- چنانچه امر به پیگیری موضوعی می شوید تا کسب و حصول نتیجه قابل قبول ، مکرراً پیگیری نموده و نتیجه نهایی را به مدیر خود گزارش نمایید و از انجام پیگیریهای ناقص و بدون نتیجه گیری خودداری نمایید.

4-3-9- چنانچه در حین پاسخگویی به تلفن از طرف مقابل هیچ صدایی شنیده نشد سریعا قضاوت به مزاحمی بودن تماس یا غیره نکرده و از ایراد سخنان نا مربوط خودداری نمایید. چون ممکن است به دلیل اختلالات مخابراتی این اتفاق افتاده باشد.

4-3-10-  اجازه ندهید زنگ تلفن بیش از سه بار به صدا در آید. در واقع به محض شنیدن زنگ تلفن فوری گوشی را برداشته و پاسخگو باشید.

4-3-11- حتی المقدور خطوط تلفن را آزاد کرده و از انجام مکالمات شخصی و غیر ضروری اجتناب نمایید.

فصل 3- مکاتبات

چنانچه منشی هر واحدی موظف به تایپ نامه های مربوط به واحد خود می باشد بایستی موارد مربوط به آیین مکاتبات اداری را رعایت نماید.

4-4-آیین مکاتبات اداری

4-4-1- قبل از تایپ متن پیش نویس دستی آنرا دریافت و دقیقا بررسی نماید.

4-4-2- پس از تایپ مجدداً از نظر املایی و آیین نگارش کنترل کرده و جهت تایید متن به مدیر مربوطه ارجاع دهد.

4-4-3- نسبت به تعریف فایل ها و پوشه های مناسب با احجام کاری تمامی متون تایپ شده با نام شماره و تاریخ ذخیره و نگهداری گردد.

4-4-4- به منظور ارتقاء سطح امنیت حفظ اطلاعات بطور هفتگی یک BACK UP از کلیه اطلاعات گرفته شده و حد اقل در یک سی دی ذخیره گردد.

4-4-5- پوشه ها و فایلها طوری دسته بندی و بایگانی گردد که دستیابی مجدد به آنها آسان ، سریع و دقیق باشد.

4-4-6- کلیه نامه های تایپ شده بایستی مطابق با دستورالعمل دبیرخانه با کد I-13-01 باشد. این دستورالعمل تعیین کننده اجزای نامه ، فونت موضوع ، متن و امضاء کننده ، اندازه و فاصله کلمات ، نوع کاغذ مصرفی و سایر اطلاعات  ابلاغ شده میباشد.

بارگیری رایگان فایل WORD نمونه دستورالعمل منشی گری به انتهای مقاله مراجعه نمایید.

4-4-7- چنانچه نامه ها بایستی دارای بایگانی نسخه چاپی باشند ،نامه ها طبقه بندی و منظم بایگانی گردند به طوری که سریع قابل دسترس بوده و از نظر فیزیکی هم قابل اعتماد باشد.

4-4-8- از تجمیع نامه هایی که منتظر تایپ هستند اکیداً خودداری نموده و هر چه سریعتر نسبت به تایپ آنها اقدام گردد.

4-4-9- چنانچه درج شماره و تاریخ نامه ها بعهده منشی میباشد مطابق با دستور العمل دبیر خانه با کد I-28 اقدام گردد.

4-4-10- از بکار گیری کلمات خارجی یا کوچه بازاری و غیر مصطلح در تایپ متون خودداری گردد.

4-4-11- چنانچه یک متنی از سوی مدیران مربوطه چندین بار مورد انتقاد قرار گرفت با صبر و حوصله نسبت به اجرای دستورات ایشان در خصوص اصلاحات خواسته شده اقدام نمایید و از بروز رفتار نامناسب اکیداً خودداری نمایید.

4-4-12- چنانچه تجهیزات رایانه ای دچار نواقصی هست که نمیتوان امور مربوط به تایپ را انجام داد ، مراتب را سریعاًبه مسئول IT  خبر داده تا نسبت به آماده بکار بودن تجهیزات اقدام گردد.

4-4-13- کلیه نامه ها و سایر سوابق و مستنداتی که از طریق سنتی و دستی به دفتر مدیر ارجاع میگردند بایستی در دفتر ثبت نامه ها (اندیکاتور) ثبت و در کاردکس مدیر قرارداده شود.

4-4-14- کلیه نامه ها و سایر سوابق و مستندات که از دفتر مدیر مربوطه خارج می شوند بایستی توسط تحویل گیرنده رسید شوند.

4-4-15- از مفتوح نمودن نامه های محرمانه و خصوصی جداً خودداری نموده ولی در دفتر خود ثبت نمایید.

فصل 4- هماهنگی ملاقاتها و قرارها و جلسات

نظر به اهمیت ملاقاتها و قرارها و جلسات جهت تنظیم یک برنامه منظم و دقیق و اطلاع رسانی به موقع لازم است نسبت به رعایت نکات مربوط به این موضوع به شرح زیر اقدام کرد.

4-5-1- با استفاده از یک سر رسید سال جاری کلیه قرار ها و ملاقاتها و جلسات در سر رسید ثبت گردد. ثبت این قرار ها و ملاقاتها و جلسات بایستی دارای موارد زیر باشد:

*-زمان دقیق شامل تاریخ ، روز و ساعت و مدت زمان قرار یا ملاقات یا جلسه

*-محل قرار یا ملاقات یا جلسه دقیقاً مشخص گردد. چه قرارها و ملاقاتها و جلسات درون سازمانی و چه قرار و ملاقاتها و جلسات برون سازمانی.

*-موضوع قرار یا ملاقات و یا دستور جلسات ابلاغ شده.

برای دانلود رایگان فایل WORD نمونه دستورالعمل منشی گری به انتهای مقاله مراجعه نمایید.

*-سایر اطلاعات لازمه

4-5-2- چنانچه قرارها یا ملاقات ها یا جلسات باهم تداخل ایجاد کردند مراتب را به مدیر مربوطه خود اطلاع داده تا نسبت به جابجایی یا کنسل آنها اقدام گردد و از لغو کردن یا جابجا کردن آنها توسط خود اکیداً خودداری فرمایید.

4-5-3- برای قرارها و ملاقات ها و جلسات برون سازمانی متناسب با محل برگزاری آنها یک زمان سفر تا محل مورد نظر در نظر بگیرید.

4-5-4- بین زمانهای قرارها و ملاقات ها و جلسات یک زمان مناسب استراحت به صلاحدید مدیر مربوطه خود لحاظ نمایید.

4-5-5- چنانچه جلسه ، قرار یا ملاقاتی لغو شد مراتب را سریعاً به سایر افراد مرتبط اطلاع رسانی کرده تا ایشان هم نسبت به برنامه ریزی امور خود بهتر واقف شوند.

بمنظور دانلود رایگان فایل WORD نمونه دستورالعمل منشی گری به انتهای مقاله مراجعه نمایید.

4-5-6- در پایان هر هفته یک لیست از کلیه قرارها و ملاقات ها و جلسات هفته آینده تهیه نموده و بصورت کامل و تایپ شده در اختیار مدیر مربوطه قرار دهید. همچنین چنانچه در طول هفته تغییراتی در برنامه ایجاد شد سریعاً مراتب را در این لیست اصلاح و نسخه جدید را به مدیر مربوطه ابلاغ نمایید. لازم به ذکر است زمان ابلاغ برنامه جدید ، برنامه قبلی را جهت حصول اطمینان از بکار نگرفتن نا خواسته آن ،  از مدیر مربوطه طلب نمایید.

4-5-7- در صورت وقوع تعطیلات غیر مترقبه مانند عید فطر و … تغییرات لازمه در قرارها و ملاقات ها و جلسات را سریعاً با همکاری مدیر مربوطه اعمال نمایید.

4-5-8- پایان هر روز نسبت به یاد آوری قرارها و ملاقاتها و جلسات روز بعد  به مدیر مربوطه خود اقدام نموده و همچنین اول صبح هر روز مجدداً یادآوری نمایید.

4-5-9- کلیه قرارها و ملاقات ها و جلسات را همراه با نام افراد حاضر را ثبت و نگهداری نمایید.

فصل 5- دستورات و پیگیریها

معمولاً مدیران بصورت متفرقه و پراکنده دستوراتی جهت انجام اموری و یا پیگیری موضوعی صادر میکنند. لذا جهت حصول اطمینان از مدیریت صحیح این دستورات رعایت نکات زیر ضروریست:

4-6- اجرا و پیگیری دستورات

4-6-1- کلیه دستورات را در یک برگه ثبت نموده  و برای هر دستور یک کد و تاریخ صدور قرار دهید.

4-6-2- چنانچه یک دستوری سریعاً انجام شد به اطلاع مدیر رسانده و در قسمت زیر دستور کلمه OK درج گردد. همچنین چنانچه نیاز به ثبت اطلاعات نتیجه دستور می باشد این اطلاعات را در برگ دستور ثبت نمایید.

4-6-3- کلیه دستورات را تاحصول نتیجه در فایل جاری خود نگه داشته و بطور روزانه مرور کرده و پیگیری های لازمه را انجام دهید و تا به نتیجه مطلوب نرسیدن آن دستور را مختومه و بایگانی نکنید.

4-6-4- دستوراتی که به نتیجه نرسیده یا دچار مشکل میشوند را دسته بندی کرده و در پایان هر روز به اطلاع مدیر مربوطه رسانده و تعیین تکلیف گردد.

4-6-5- در پایان هر هفته یک گزارش آماری و تفسیری و تفکیک شده به دو دسته دستورات انجام شده و به نتیجه رسیده و دستورات جاری تقسیم کرده تهیه و بصورت تایپ شده در اختیار مدیر مربوطه قرار دهید.

4-6-6- دستورات مدیران سایر قسمت ها را تنها با تایید مدیر مربوطه خود در لیست کارهای خود انجام دهید.

4-6-7- دستورات کتبی صادره را بطور جداگانه از این فرایند انجام داده و پیگیری نماییید.

4-6-8- از واگذاری انجام و پیگیری دستورات به اشخاص و همکاران دیگر خودداری نموده مگر به دستور مدیر مربوطه خود.

4-6-9- برای انجام دستورات و پیگیریها از امروز و فردا کردن جداً پرهیز کرده و در اسرع وقت نسبت به انجام یا پیگیری های لازمه اقدام نموده تا باعث تلمبار شدن کارها  نگردد.

فصل 6- تشریفات و پذیرایی

 در بعضی موارد که پذیرایی از مدیر مربوطه یا مراجعین و میهمانان بر عهده منشی می باشد ، بایستی مطابق با دستور العمل خدمات عمومی با کد I-13-04  ( بخش مربوط به پذیرایی و تشریفات )  اقدام کرد.

تذکر خیلی مهم  1 : هرگونه دستور متفرقه ایی ( به شرط داشتن وجه اداری و شرعی و عرفی ) که  از سوی مدیر مربوطه مافوق صادر میگردد لازم الاجراست .

تذکر خیلی مهم 2 : چنانچه مواردی در حین انجام وظایف پیش آمد که در این دستور العمل تعریف نشده مراتب توسط مدیر امور اداری تعیین تکلیف خواهد شد و در این دستور العمل قید می گردد.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

 ندارد.

روش اجرایی منشی گری – استاندارد ایزو

روش اجرایی منشی گری شاید در نظر با استاندارد ایزو هیچ مطابقتی ندارد. شاید بگویید منشی گری چه ربطی به استاندارد ISO و انواع ISO ها دارد؟ اما یک اصول منشی گری منطبق با استانداردهای تعریف شده ایزو ، باعث ایجاد نظم در سازمان می گردد. شاید به همین دلیل هست که به عنوان یکی از مستندات ایزو به آن درون روش اجرایی مدیریت امور اداری اشاره می گردد. کیفیت کار منشی گری در جهت روند کیفی فرآیندهای سازمان از مهمترین ارکان سازمان محسوب می گردد. یک منشی کاربلد در جهت جلب رضایت مشتریان اساسی ترین نقش را دارد.

نمونه شرح وظایف منشی

وظایف منشی با توجه به جایگاهی که دارد متفاوت است. یک منشی ممکنست به عنوان دستیار شخصی یا دستیار اجرایی نیز در سازمان انجام وظیفه کند. به طور کل می توان وظایف منشی را اینطور بیان کرد.

تسلط و کار با نرم افزار مایکروسافت OFFICE با مدرک معتبر و تایپ سریع

پاسخگویی تلفن و دریافت پیامها و انجام امور مکاتبات

تنظیم قرار ملاقات ها و جلسات

تایپ و تهیه گزارشات

هماهنگی جلسات و تهیه صورتجلسه ( مطابق با دستورالعمل برگزاری جلسات )

ارتباط مستمر و مثمر ثمر با روابط عمومی بالا با مشتریان و ارباب رجوع

نمونه شرح وظایف مدیر داخلی

در بسیاری از شرکتها منشی به عنوان مدیر داخلی سازمان نیز مسئول هست. شاید بتوان وظایف منشی به عنوان مدیر داخلی را اینگونه تعریف کرد.

حل مسائل و مشکلات میان کارکنان

ایجاد نظم و یکپارچگی میان کارکنان سازمان

تنخواه گردانی

برخورد مناسب با مهمانان داخلی و خارجی سازمان

انجام وظایفی که مرتبط با مدیر مجموعه هست

نظارت بر عملکرد کارکنان مجموعه

نظارت بر روند مالی و اداری سازمان

ایجاد هماهنگی بین مدیر مجموعه و کارکنان

تهیه گزارش از روند کاری سازمان

تنظیم صورتجلسه های سازمان

و بسیاری از وظایفی که با توجه به تعداد پرسنل و وسعت و گستردگی سازمان تعیین می گردد.

منشی گری و شرح وظایف منشی

منشی به عنوان یک حرفه‌ای در حوزه اداری و اجرایی شناخته می‌شود که وظیفه اصلی آن پشتیبانی از مدیران و تیم‌ها در انجام فعالیت‌های روزمره است. این افراد معمولاً در محیط‌های اداری، شرکت‌ها، سازمان‌های دولتی و خصوصی مشغول به کار هستند و به عنوان پل ارتباطی بین بخش‌های مختلف سازمان عمل می‌کنند. منشی‌ها به دلیل توانایی‌های مدیریتی و ارتباطی خود، نقش بسیار مهمی در بهبود کارایی و روانی فعالیت‌های سازمان دارند.

شرح وظایف منشی تخصصی

1. مدیریت زمان و برنامه‌ریزی:

   – تنظیم و هماهنگی ملاقات‌ها: منشی‌ها مسئولیت دارند تا بر اساس برنامه کاری مدیران، ملاقات‌ها و جلسات را تنظیم کنند. این شامل انتخاب زمان مناسب، مکان برگزاری و اطلاع‌رسانی به افراد مربوطه می‌شود.

   – مدیریت تقویم: آنها باید تقویم مدیران را به‌روز نگه‌دارند و از تداخل زمان‌ها جلوگیری کنند. این کار نیازمند دقت و توجه به جزئیات است.

2. مکاتبات اداری:

   – نوشتن و ویرایش مکاتبات: منشی‌ها باید توانایی نوشتن نامه‌ها، ایمیل‌ها و گزارش‌های اداری را داشته باشند. این مکاتبات ممکن است شامل درخواست‌ها، پاسخ به مشتریان و گزارش‌های دوره‌ای باشد.

   – ثبت و آرشیو مکاتبات: نگهداری و سازماندهی مدارک و مکاتبات از دیگر وظایف مهم منشی‌ها است. این کار به حفظ تاریخچه ارتباطات و دسترسی آسان به اطلاعات کمک می‌کند.

3. ارتباطات:

   – پاسخگویی به تماس‌ها: منشی‌ها باید تماس‌های تلفنی را پاسخ دهند و اطلاعات لازم را به افراد مرتبط منتقل کنند. این ارتباطات می‌تواند با مشتریان، همکاران و تامین‌کنندگان باشد.

   – مدیریت پیام‌ها: آنها باید پیام‌ها را ثبت کرده و در صورت نیاز به مدیران منتقل کنند.

4. مدیریت اسناد:

   – نگهداری و سازماندهی مدارک: منشی‌ها مسئولیت دارند تا اسناد و مدارک را به‌طور منظم نگهداری کنند. این شامل ایجاد سیستم‌های آرشیوی برای دسترسی سریع به اطلاعات است.

   – تهیه گزارش‌های دوره‌ای: آنها ممکن است نیاز به تهیه گزارش‌های مالی، عملکرد و دیگر اطلاعات داشته باشند که به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک کند.

5. پشتیبانی از تیم:

   – کمک به اعضای تیم: منشی‌ها باید به اعضای تیم در انجام پروژه‌ها و وظایف روزمره کمک کنند. این شامل ارائه اطلاعات، تهیه مواد لازم و هماهنگی فعالیت‌ها می‌شود.

   – توزیع مواد لازم برای جلسات: آنها باید اطمینان حاصل کنند که تمام مواد و مستندات لازم برای جلسات موجود و در دسترس هستند.

6. تدارکات:

   – خرید و تامین ملزومات اداری: منشی‌ها مسئولیت دارند تا ملزومات اداری مورد نیاز را خریداری کرده و موجودی را مدیریت کنند.

   – مدیریت موجودی: آنها باید موجودی مواد را بررسی کرده و در صورت نیاز، سفارشات جدید را ثبت کنند.

مهارت‌های مورد نیاز برای منشی

– مهارت‌های ارتباطی: توانایی برقراری ارتباط مؤثر با دیگران، چه به صورت کتبی و چه به صورت شفاهی، از جمله مهارت‌های کلیدی منشی‌ها است.

– سازماندهی: توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها بسیار مهم است. منشی‌ها باید بتوانند چندین وظیفه را به‌طور همزمان انجام دهند.

– تسلط بر نرم‌افزارهای اداری: آشنایی با نرم‌افزارهای مختلف مانند Microsoft Office، Google Workspace و ابزارهای مدیریت پروژه از الزامات این شغل است.

– دقت و توجه به جزئیات: توانایی انجام کارها با دقت بالا و شناسایی خطاها یا نواقص در اسناد و اطلاعات، از دیگر مهارت‌های ضروری است.

منشی‌ها نقش کلیدی در کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها دارند. آنها نه تنها به عنوان دستیاران اداری عمل می‌کنند، بلکه به عنوان نقطه تماس اصلی بین مدیریت و دیگر کارکنان نیز شناخته می‌شوند. توانایی‌های مدیریتی، ارتباطی و سازماندهی آنها به بهبود فرآیندها و تسهیل فعالیت‌های روزمره کمک می‌کند. این مهارتها بایستی در دستورالعمل منشی گری درج گردد.

شرح وظایف مسئول دفتر مدیر عامل

مسئول دفتر مدیر عامل کیست؟

مسئول دفتر مدیر عامل، یک فرد کلیدی و حیاتی در ساختار سازمانی هر شرکتی است که به عنوان دستیار اصلی مدیر عامل فعالیت می‌کند. این فرد نه تنها در انجام وظایف اداری و اجرایی به مدیر عامل کمک می‌کند، بلکه به عنوان نماینده وی در ارتباط با دیگر بخش‌ها و ذینفعان نیز عمل می‌کند. مسئول دفتر باید دارای مهارت‌های بالای ارتباطی، سازماندهی و مدیریتی باشد و توانایی مدیریت فشارهای کاری و زمان را داشته باشد. این نقش نیاز به دقت، توجه به جزئیات و توانایی حل مسئله دارد.

وظایف مسئول دفتر مدیر عامل

1. مدیریت زمان و برنامه‌ریزی:

   – تنظیم و هماهنگی ملاقات‌ها: مسئول دفتر موظف است تا تمامی ملاقات‌ها و جلسات مدیر عامل را به‌دقت برنامه‌ریزی کند. این شامل انتخاب زمان مناسب، مکان برگزاری و اطلاع‌رسانی به افراد حاضر در جلسه است. همچنین، او باید از تداخل زمانی جلوگیری کند و در صورت لزوم، تغییرات را به‌سرعت اعمال نماید.

   – مدیریت تقویم: نگهداری و به‌روز کردن تقویم مدیر عامل یکی از وظایف اساسی است. مسئول دفتر باید اطمینان حاصل کند که مدیر عامل از تمامی برنامه‌ها و فعالیت‌های خود مطلع است و در صورت نیاز به تغییر، به‌موقع اقدام کند.

2. مکاتبات اداری:

   – نوشتن و ویرایش اسناد: مسئول دفتر باید توانایی نوشتن و ویرایش نامه‌ها، ایمیل‌ها و گزارش‌های اداری را داشته باشد. این مکاتبات ممکن است شامل درخواست‌ها، پاسخ به مشتریان و گزارش‌های عملکرد باشد. دقت در نوشتن و استفاده از زبان رسمی و مناسب از اهمیت بالایی برخوردار است.

   – ثبت و آرشیو مکاتبات: نگهداری و سازماندهی مکاتبات و اسناد مهم از دیگر وظایف مسئول دفتر است. این کار به حفظ تاریخچه ارتباطات و دسترسی آسان به اطلاعات در آینده کمک می‌کند. این موضوعات در دستورالعمل منشی گری نیز وجود دارد.

3. ارتباطات:

   – پاسخگویی به تماس‌ها: مسئول دفتر باید تماس‌های تلفنی را مدیریت کند و به سوالات یا درخواست‌های مرتبط با مدیر عامل پاسخ دهد. این شامل ارتباط با مشتریان، همکاران و تامین‌کنندگان است.

   – مدیریت پیام‌ها: ثبت و انتقال پیام‌ها و اطلاعات به مدیر عامل از دیگر وظایف کلیدی است. مسئول دفتر باید اطمینان حاصل کند که هیچ پیامی از دست نمی‌رود و تمامی اطلاعات مهم به‌موقع به مدیر عامل منتقل می‌شود.

4. پشتیبانی از تیم:

   – کمک به تیم اجرایی: مسئول دفتر باید به اعضای تیم مدیریتی کمک کند و حمایت‌های لازم را در پروژه‌ها و فعالیت‌ها ارائه دهد. این شامل تهیه اطلاعات لازم، هماهنگی فعالیت‌ها و تسهیل ارتباطات بین اعضای تیم است.

   – تهیه مواد لازم برای جلسات: اطمینان از آمادگی تمام مستندات و مواد مورد نیاز برای جلسات از دیگر وظایف اوست. این کار شامل تهیه ارائه‌ها، گزارش‌ها و هرگونه اطلاعات مرتبط با موضوع جلسه می‌شود.

5. مدیریت پروژه‌ها:

   – پیگیری پروژه‌ها: مسئول دفتر باید نظارت بر پیشرفت پروژه‌ها را انجام دهد و گزارش‌دهی منظم به مدیر عامل در مورد وضعیت آنها را بر عهده گیرد. این شامل شناسایی موانع و ارائه راه‌حل‌های ممکن برای حل مشکلات است.

   – هماهنگی بین بخش‌ها: تسهیل ارتباطات بین بخش‌های مختلف سازمان برای اطمینان از هم‌راستایی اهداف و فعالیت‌ها از دیگر مسئولیت‌های اوست. این کار به بهبود همکاری و کاهش مشکلات ناشی از عدم هماهنگی کمک می‌کند.

6. تدارکات:

   – مدیریت ملزومات اداری: مسئول دفتر باید ملزومات اداری مورد نیاز دفتر مدیر عامل را خریداری کند و موجودی آنها را مدیریت نماید. این شامل تهیه کاغذ، قلم، تجهیزات الکترونیکی و هرگونه مواد دیگر است.

   – مدیریت موجودی: نظارت بر موجودی مواد و تأمین مجدد آنها در زمان مناسب از دیگر وظایف اوست. این کار به جلوگیری از اختلال در فعالیت‌های روزمره کمک می‌کند.

7. تحلیل داده‌ها:

   – تهیه گزارش‌های تحلیلی: مسئول دفتر باید داده‌های مربوط به عملکرد سازمان را جمع‌آوری و تحلیل کند و گزارش‌های تحلیلی برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی تهیه نماید. این گزارش‌ها می‌توانند شامل تحلیل‌های مالی، عملکرد پروژه‌ها و ارزیابی‌های بازار باشند.

   – ارائه پیشنهادات: بر اساس تحلیل‌ها، مسئول دفتر باید پیشنهادات بهبود فرآیندها و کارایی را به مدیر عامل ارائه دهد. این کار می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند و تصمیم‌گیری‌های بهتری را تسهیل نماید.

مهارت‌های مورد نیاز برای مسئول دفتر مدیر عامل

– مهارت‌های ارتباطی قوی: توانایی برقراری ارتباط مؤثر با افراد در سطوح مختلف سازمان، از جمله مدیران، کارکنان و مشتریان از الزامات این شغل است.

– سازماندهی و مدیریت زمان: توانایی مدیریت چندین وظیفه به‌طور همزمان و اولویت‌بندی کارها برای اطمینان از انجام به‌موقع وظایف ضروری است.

– تسلط بر نرم‌افزارهای اداری: آشنایی با نرم‌افزارهای مختلف اداری مانند Microsoft Office، Google Workspace و ابزارهای مدیریت پروژه از الزامات این شغل است.

– تحلیل و حل مسئله: توانایی تحلیل داده‌ها و ارائه راه‌حل‌های مؤثر برای مشکلات مختلف سازمانی از دیگر مهارت‌های ضروری است.

– دقت و توجه به جزئیات: توانایی انجام کارها با دقت و شناسایی خطاها و نواقص در اسناد و اطلاعات بسیار مهم است.

مسئول دفتر مدیر عامل نقش بسیار مهمی در کارایی و موفقیت سازمان دارد. این فرد به عنوان دستیار اصلی مدیر عامل عمل کرده و با مدیریت زمان، مکاتبات و ارتباطات، به بهبود فرآیندها و تسهیل فعالیت‌های روزمره کمک می‌کند. توانایی‌های مدیریتی، ارتباطی و سازماندهی او، به مدیر عامل این امکان را می‌دهد که بر روی تصمیم‌گیری‌های استراتژیک تمرکز کند و از این طریق به رشد و پیشرفت سازمان کمک نماید. در نهایت، مسئول دفتر مدیر عامل به عنوان یک عنصر کلیدی در موفقیت سازمان شناخته می‌شود و تأثیر زیادی بر روی کارایی و بهره‌وری کلی آن دارد.

شرح وظایف دستیار مدیر عامل

دستیار مدیر عامل کیست؟

دستیار مدیر عامل، فردی است که به عنوان یکی از کلیدی‌ترین اعضای تیم مدیریتی در یک سازمان یا شرکت فعالیت می‌کند. این فرد به‌عنوان کمک اصلی مدیر عامل عمل کرده و در انجام وظایف مختلف اداری، اجرایی و استراتژیک به وی یاری می‌رساند. دستیار مدیر عامل باید دارای مهارت‌های برجسته‌ای در زمینه‌های ارتباطات، سازماندهی، مدیریت زمان و حل مسئله باشد. این نقش به‌طور مستقیم بر کارایی و موفقیت سازمان تأثیر می‌گذارد و به همین دلیل، انتخاب یک دستیار مناسب از اهمیت بالایی برخوردار است.

شرح وظایف دستیار مدیر عامل

1. مدیریت زمان و برنامه‌ریزی:

   – تنظیم و هماهنگی ملاقات‌ها: یکی از وظایف اصلی دستیار مدیر عامل، برنامه‌ریزی دقیق ملاقات‌ها و جلسات است. این شامل تعیین زمان و مکان مناسب برای برگزاری جلسات، اطلاع‌رسانی به افراد حاضر و پیگیری تغییرات در برنامه است. دستیار باید اطمینان حاصل کند که مدیر عامل در جریان تمامی ملاقات‌ها و جلسات مهم قرار دارد و هیچ فرصتی را از دست نمی‌دهد.

   – مدیریت تقویم: نگهداری و به‌روز کردن تقویم مدیر عامل از دیگر وظایف کلیدی است. این کار شامل ثبت تاریخ‌ها و زمان‌های مهم، جلسات و رویدادها و همچنین اطمینان از عدم تداخل برنامه‌ها است. دستیار باید در این زمینه بسیار دقیق و منظم باشد تا از بروز مشکلات جلوگیری کند.

2. مکاتبات اداری:

   – نوشتن و ویرایش نامه‌ها و ایمیل‌ها: دستیار مدیر عامل باید توانایی نوشتن و ویرایش اسناد اداری را داشته باشد. این مکاتبات ممکن است شامل درخواست‌ها، پاسخ به مشتریان، گزارش‌های عملکرد و سایر اسناد مهم باشد. دقت در نوشتن و استفاده از زبان رسمی و مناسب از اهمیت بالایی برخوردار است.

   – ثبت و آرشیو مکاتبات: نگهداری و سازماندهی مکاتبات و اسناد مهم، به‌ویژه در یک محیط حرفه‌ای، از دیگر وظایف دستیار است. این کار به حفظ تاریخچه ارتباطات و دسترسی آسان به اطلاعات در آینده کمک می‌کند. این موارد در دستورالعمل منشی گری نیز وجود دارد.

3. ارتباطات:

   – پاسخگویی به تماس‌ها: مدیریت تماس‌های تلفنی و پاسخ به سوالات یا درخواست‌های مرتبط با مدیر عامل یکی دیگر از مسئولیت‌های این فرد است. دستیار باید توانایی برقراری ارتباط مؤثر و حرفه‌ای با افراد مختلف را داشته باشد و در صورت نیاز، اطلاعات را به‌طور دقیق منتقل کند.

   – مدیریت پیام‌ها: ثبت و انتقال پیام‌ها و اطلاعات به مدیر عامل از دیگر وظایف اوست. دستیار باید اطمینان حاصل کند که هیچ پیامی از دست نمی‌رود و تمامی اطلاعات مهم به‌موقع به مدیر عامل منتقل می‌شود.

4. پشتیبانی از تیم:

   – کمک به اعضای تیم: دستیار مدیر عامل باید به دیگر اعضای تیم مدیریتی کمک کند و حمایت‌های لازم را در پروژه‌ها و فعالیت‌ها ارائه دهد. این شامل تهیه اطلاعات لازم، هماهنگی فعالیت‌ها و تسهیل ارتباطات بین اعضای تیم است.

   – تهیه مواد لازم برای جلسات: اطمینان از آمادگی تمام مستندات و مواد مورد نیاز برای جلسات از دیگر مسئولیت‌های اوست. این کار شامل تهیه ارائه‌ها، گزارش‌ها و هرگونه اطلاعات مرتبط با موضوع جلسه می‌شود.

5. مدیریت پروژه‌ها:

   – پیگیری پیشرفت پروژه‌ها: دستیار مدیر عامل باید نظارت بر پیشرفت پروژه‌ها را انجام دهد و گزارش‌دهی منظم به مدیر عامل در مورد وضعیت آنها را بر عهده گیرد. این شامل شناسایی موانع و ارائه راه‌حل‌های ممکن برای حل مشکلات است.

   – هماهنگی بین بخش‌ها: تسهیل ارتباطات بین بخش‌های مختلف سازمان برای اطمینان از هم‌راستایی اهداف و فعالیت‌ها از دیگر مسئولیت‌های اوست. این کار به بهبود همکاری و کاهش مشکلات ناشی از عدم هماهنگی کمک می‌کند.

6. تدارکات:

   – مدیریت ملزومات اداری: دستیار مدیر عامل باید ملزومات اداری مورد نیاز دفتر مدیر عامل را خریداری کند و موجودی آنها را مدیریت نماید. این شامل تهیه کاغذ، قلم، تجهیزات الکترونیکی و هرگونه مواد دیگر است.

   – مدیریت موجودی: نظارت بر موجودی مواد و تأمین مجدد آنها در زمان مناسب از دیگر وظایف اوست. این کار به جلوگیری از اختلال در فعالیت‌های روزمره کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که مدیر عامل همیشه به منابع لازم دسترسی دارد.

7. تحلیل داده‌ها:

   – تهیه گزارش‌های تحلیلی: مسئولیت جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مربوط به عملکرد سازمان و تهیه گزارش‌های تحلیلی برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی بر عهده دستیار است. این گزارش‌ها می‌توانند شامل تحلیل‌های مالی، عملکرد پروژه‌ها و ارزیابی‌های بازار باشند.

   – ارائه پیشنهادات: بر اساس تحلیل‌ها، دستیار باید پیشنهادات بهبود فرآیندها و کارایی را به مدیر عامل ارائه دهد. این کار می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند و تصمیم‌گیری‌های بهتری را تسهیل نماید.

وظایف دستیار مدیر عامل تا حدودی مشابه منشی است. دستورالعمل منشی گری را می توانید برای همین منظور استفاده نمایید. یعنی فایل دستورالعمل منشی گری را دانلود کنید و نسبت به اعمال تغییرا در دستورالعمل منشی گری اقدام نمایید.

مهارت‌های مورد نیاز برای دستیار مدیر عامل

– مهارت‌های ارتباطی قوی: توانایی برقراری ارتباط مؤثر با افراد در سطوح مختلف سازمان، از جمله مدیران، کارکنان و مشتریان از الزامات این شغل است. دستیار باید بتواند با دقت و وضوح اطلاعات را منتقل کند.

– سازماندهی و مدیریت زمان: توانایی مدیریت چندین وظیفه به‌طور همزمان و اولویت‌بندی کارها برای اطمینان از انجام به‌موقع وظایف ضروری است. این مهارت به دستیار کمک می‌کند تا در شرایط پر فشار به‌خوبی عمل کند.

– تسلط بر نرم‌افزارهای اداری: آشنایی با نرم‌افزارهای مختلف اداری مانند Microsoft Office، Google Workspace و ابزارهای مدیریت پروژه از الزامات این شغل است. دستیار باید توانایی کار با این ابزارها را داشته باشد تا بتواند به‌طور مؤثر وظایف خود را انجام دهد.

– تحلیل و حل مسئله: توانایی تحلیل داده‌ها و ارائه راه‌حل‌های مؤثر برای مشکلات مختلف سازمانی از دیگر مهارت‌های ضروری است. دستیار باید بتواند به‌سرعت به چالش‌ها پاسخ دهد و راه‌حل‌های مناسبی ارائه کند.

– دقت و توجه به جزئیات: توانایی انجام کارها با دقت و شناسایی خطاها و نواقص در اسناد و اطلاعات بسیار مهم است. این مهارت به کاهش اشتباهات و بهبود کیفیت کار کمک می‌کند.

دستیار مدیر عامل نقش بسیار مهمی در کارایی و موفقیت سازمان دارد. این فرد به عنوان دستیار اصلی مدیر عامل عمل کرده و با مدیریت زمان، مکاتبات و ارتباطات، به بهبود فرآیندها و تسهیل فعالیت‌های روزمره کمک می‌کند. توانایی‌های مدیریتی، ارتباطی و سازماندهی او، به مدیر عامل این امکان را می‌دهد که بر روی تصمیم‌گیری‌های استراتژیک تمرکز کند و از این طریق به رشد و پیشرفت سازمان کمک نماید. در نهایت، دستیار مدیر عامل به عنوان یک عنصر کلیدی در موفقیت سازمان شناخته می‌شود و تأثیر زیادی بر روی کارایی و عملکرد کلی سازمان دارد.

شرح وظایف مشاور مدیر عامل

مشاور مدیر عامل کیست؟

مشاور مدیر عامل، فردی با تخصص و تجربه در حوزه‌های مختلف مدیریتی است که به عنوان یک منبع ارزشمند و راهنما برای مدیر عامل در سازمان‌ها و شرکت‌ها عمل می‌کند. این نقش معمولاً به افرادی اختصاص میدهند که در زمینه‌های خاص مانند مدیریت استراتژیک، مالی، بازاریابی، منابع انسانی، و فناوری اطلاعات دارای دانش و تخصص عمیق هستند. مشاور مدیر عامل وظیفه دارد تا با تحلیل دقیق وضعیت سازمان، شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها، و ارائه راهکارهای مؤثر، به مدیر عامل در اتخاذ تصمیمات کلیدی و استراتژیک کمک کند. این افراد معمولاً به‌عنوان مشاوران مستقل یا به‌عنوان بخشی از تیم مشاوره داخلی در سازمان فعالیت می‌کنند.

شرح وظایف مشاور مدیر عامل

1. تحلیل و ارزیابی وضعیت سازمان:

   – بررسی عملکرد سازمان: مشاور باید به‌طور مداوم عملکرد سازمان را تحلیل کرده و نقاط قوت و ضعف آن را شناسایی کند. این شامل ارزیابی فرآیندها، منابع انسانی، و ساختار سازمانی است. مشاور باید با استفاده از ابزارهای تحلیلی و داده‌های موجود، تصویر دقیقی از وضعیت فعلی سازمان ارائه دهد.

   – تحلیل بازار: بررسی و تحلیل روندهای بازار و رقبا به منظور شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها برای سازمان، یکی از وظایف کلیدی مشاور است. این کار شامل جمع‌آوری اطلاعات از منابع مختلف، انجام تحقیقات بازار و تحلیل داده‌های مربوط به رفتار مشتریان و روندهای صنعتی است.

2. ارائه مشاوره استراتژیک:

   – توسعه استراتژی‌های کسب و کار: مشاور باید به مدیر عامل در تدوین و توسعه استراتژی‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت کمک کند. این شامل شناسایی اهداف کلیدی، تعیین مسیر رشد و توسعه، و پیشنهاد راهکارهای اجرایی برای دستیابی به این اهداف است. مشاور باید با در نظر گیری شرایط داخلی و خارجی سازمان، استراتژی‌هایی را پیشنهاد دهد که به بهبود عملکرد و افزایش رقابت‌پذیری کمک کند.

   – پیشنهاد تغییرات ساختاری: در صورت نیاز، مشاور ممکن است به مدیر عامل پیشنهاد تغییرات در ساختار سازمانی یا فرآیندهای کاری دهد تا کارایی و بهره‌وری افزایش یابد. این شامل شناسایی نواقص در ساختار فعلی و ارائه راهکارهایی برای بهینه‌سازی آن است.

3. مدیریت پروژه‌ها:

   – نظارت بر پروژه‌های کلیدی: مشاور باید بر پروژه‌های مهم سازمان نظارت کند و اطمینان حاصل کند که آنها به‌طور مؤثر و به موقع اجرا می‌شوند. این شامل تعیین معیارهای موفقیت، ارزیابی پیشرفت پروژه‌ها، و ارائه بازخورد به تیم‌های اجرایی است. مشاور همچنین باید در صورت بروز مشکلات، راهکارهایی برای حل آنها ارائه دهد.

   – هماهنگی بین بخش‌ها: تسهیل ارتباطات بین بخش‌های مختلف سازمان برای اطمینان از هم‌راستایی و همکاری در پروژه‌ها از دیگر وظایف مشاور است. این کار به جلوگیری از تداخل و مشکلات ناشی از عدم هماهنگی کمک می‌کند و به بهبود همکاری بین تیم‌ها می‌انجامد.

4. آموزش و توسعه:

   – توسعه برنامه‌های آموزشی: مشاور باید به شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان کمک کند و برنامه‌های آموزشی مناسب برای ارتقاء مهارت‌ها و دانش آنها طراحی کند. این شامل شناسایی مهارت‌های مورد نیاز و ایجاد دوره‌های آموزشی مرتبط است.

   – راهنمایی و مشاوره به مدیران: ارائه مشاوره به مدیران در زمینه‌های مختلف مدیریتی و رهبری به منظور بهبود عملکرد تیم‌ها و ارتقاء مهارت‌های رهبری از دیگر وظایف مشاور است. این کار می‌تواند شامل برگزاری کارگاه‌ها و جلسات آموزشی باشد.

5. تحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی:

   – جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها: مشاور باید داده‌های مربوط به عملکرد سازمان و بازار را جمع‌آوری و تحلیل کند تا اطلاعات دقیقی برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی فراهم کند. این تحلیل‌ها می‌توانند شامل ارزیابی مالی، تجزیه و تحلیل SWOT، و تحلیل ریسک باشند.

   – تهیه گزارش‌های تحلیلی: ارائه گزارش‌های منظم به مدیر عامل در مورد وضعیت سازمان، روندها و پیشنهادات بهبود، از دیگر وظایف مشاور است. این گزارش‌ها باید شامل داده‌های مستند و تحلیل‌های دقیق باشند تا به مدیر عامل در اتخاذ تصمیمات آگاهانه کمک کنند.

6. مدیریت بحران:

   – شناسایی بحران‌ها: مشاور باید توانایی شناسایی بحران‌ها و چالش‌های احتمالی را داشته باشد و به مدیر عامل در تدوین استراتژی‌های مقابله با آنها کمک کند. این شامل پیش‌بینی مشکلات و تهیه برنامه‌های پیشگیرانه است.

   – تدوین برنامه‌های بحران: طراحی و پیاده‌سازی برنامه‌های مدیریت بحران برای کاهش تأثیرات منفی بر سازمان از دیگر وظایف مشاور است. این برنامه‌ها باید شامل راهکارهای عملی برای مدیریت بحران‌های احتمالی و حفظ ثبات سازمان باشند.

7. ایجاد شبکه‌های ارتباطی:

   – توسعه ارتباطات با ذینفعان: مشاور باید به ایجاد و حفظ ارتباطات مؤثر با ذینفعان کلیدی، از جمله مشتریان، تأمین‌کنندگان و سرمایه‌گذاران کمک کند. این کار به بهبود روابط تجاری و افزایش اعتماد به سازمان کمک می‌کند.

   – حضور در رویدادهای صنعتی: نمایندگی سازمان در کنفرانس‌ها و رویدادهای صنعتی به منظور ایجاد فرصت‌های جدید و گسترش شبکه‌های ارتباطی از دیگر وظایف مشاور است. این حضور می‌تواند به جذب مشتریان جدید و شناسایی فرصت‌های تجاری کمک کند.

بعنوان مثال مشاور بهره وری یکی از مشاوران مدیر عامل می تواند در کنار او انجام وظیفه نماید.

مهارت‌های مورد نیاز برای مشاور مدیر عامل

– تحلیل و تفکر انتقادی: توانایی تحلیل اطلاعات و ارائه راه‌حل‌های منطقی و مبتنی بر داده‌ها از الزامات این شغل است. مشاور باید قادر باشد تا به‌سرعت اطلاعات را تجزیه و تحلیل کند و تصمیمات آگاهانه‌ای اتخاذ کند.

– مهارت‌های ارتباطی قوی: توانایی برقراری ارتباط مؤثر با مدیران و کارکنان در سطوح مختلف سازمان، از جمله توانایی شنیداری و درک نیازها و نگرانی‌های آنها است.

– تخصص در حوزه‌های مختلف: داشتن دانش و تخصص در زمینه‌های مختلف مدیریت، مالی، بازاریابی، منابع انسانی و فناوری اطلاعات. این تخصص به مشاور این امکان را می‌دهد که به‌طور جامع به مسائل مختلف نگاه کند و راهکارهای مؤثری ارائه دهد.

– مدیریت پروژه: توانایی مدیریت پروژه‌ها و نظارت بر اجرای آنها، شامل برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و تخصیص منابع.

– توانایی کار تحت فشار: توانایی کار در شرایط پر فشار و اتخاذ تصمیمات سریع و مؤثر. مشاور باید بتواند در مواقع بحرانی آرامش خود را حفظ کرده و به‌طور مؤثر عمل کند.

– دقت و توجه به جزئیات: توانایی انجام کارها با دقت و شناسایی خطاها و نواقص در اسناد و اطلاعات بسیار مهم است. این مهارت به کاهش اشتباهات و بهبود کیفیت کار کمک می‌کند.

نقش مشاور برای مدیر عامل

مشاور مدیر عامل نقش بسیار حیاتی در موفقیت سازمان دارد. این فرد با ارائه مشاوره‌های استراتژیک، تحلیل‌های دقیق و پیشنهادات مؤثر، به مدیر عامل کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری اتخاذ کند و سازمان را در مسیر رشد و پیشرفت هدایت کند. توانایی‌های تحلیلی، ارتباطی و مدیریتی مشاور، به سازمان این امکان را می‌دهد که به چالش‌ها پاسخ دهد و از فرصت‌ها بهره‌برداری کند. در نهایت، مشاور مدیر عامل به عنوان یک عنصر کلیدی در موفقیت و توسعه سازمان شناخته می‌شود و می‌تواند به ایجاد ارزش افزوده و بهبود عملکرد کلی سازمان کمک کند.

جهت دالنود رایگان دستورالعمل منشی گری در قالب ورد لینک زیر را کلیک بفرمایید. دستورالعمل منشی گری موجود فقط یک نمونه هست و جهت الگوبردای می توانید از آن استفاده نمایید.

دانلود نمونه دستورالعمل منشی گری – فرمت Word