اطلاعات مدون در ایزو 9001 – نحوه مستندسازی بند 7-5 استاندارد ISO 9001

اطلاعات مدون در ایزو 9001 به عنوان یکی از ارکان اساسی مدیریت کیفیت در استاندارد ISO 9001، نقش مهمی در تضمین کیفیت و بهبود فرآیند ها ایفا می‌کند. این اطلاعات شامل مستندات، رویه‌ ها و دستورالعمل ‌هایی است که به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا فرآیند های خود را به ‌طور مؤثر مدیریت کنند و از انحرافات جلوگیری نمایند. مستندسازی صحیح نه تنها شفافیت و کنترل را افزایش می‌دهد، بلکه به کارکنان آموزش می‌دهد تا وظایف خود را بهتر انجام دهند و در نهایت به رضایت مشتری و بهبود مستمر منجر می‌ گردد.

اطلاعات مدون به مجموعه‌ای از مستندات مانند سیاست کیفیت، راهنماها، رویه ‌ها و سوابق اطلاق می گردد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص نحوه مستند سازی اطلاعات مدون در ایزو 9001  با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت تماس حاصل نمایید.

تعریف اطلاعات مدون در ISO 9001

اطلاعات مدون در ایزو 9001 به مجموعه‌ای از مستندات و سوابق اطلاق می‌شود که برای پشتیبانی از سیستم مدیریت کیفیت (QMS) ضروری هستند. این اطلاعات شامل سیاست کیفیت، راهنماها و رویه ‌ها، سوابق و طرح‌ های فرآیند می‌ گردد. سیاست کلی اهداف کیفت سازمان را تعیین می‌کند، در حالی که رویه ‌ها و راهنما ها نحوه انجام فعالیت ‌ها را مشخص می‌کنند. سوابق شواهدی از عملکرد و انطباق با الزامات کیفیت ارائه می‌دهند. هدف از این اطلاعات، تضمین کیفیت، بهبود مستمر و افزایش رضایت مشتری است. درک نیازها و انتظارات ذینفعان می‌توانند از نارضایتی‌ های احتمالی جلوگیری کنند و تجربه مشتری را بهبود بخشند.

اهمیت اطلاعات مدون

 اطلاعات مدون در ISO 9001 اهمیت بالایی دارند زیرا به سازمان ‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت خود را به ‌طور سیستماتیک و مؤثر مدیریت کنند. این مستندات تضمین می‌کنند که تمامی کارکنان از الزامات و رویه ‌های سازمان آگاه هستند و به انطباق با استانداردها و الزامات قانونی کمک می‌کنند. همچنین، اطلاعات مدون زمینه‌ساز بهبود مستمر، شناسایی و مدیریت ریسک‌ ها، و افزایش رضایت مشتری هستند. به ‌طور کلی، وجود اطلاعات مدون به سازمان ‌ها این امکان را می‌دهد که کیفیت محصولات و خدمات خود را ارتقا دهند و در بازار رقابتی موفق‌ تر عمل کنند.

کاربرد اطلاعات مدون در استاندارد 9001

اطلاعات مدون در استاندارد 9001 کاربردهای متعددی دارند که به بهبود عملکرد سازمان‌ ها و تضمین کیفیت کمک می‌کنند. در ادامه به برخی از این کاربردها اشاره می‌ گردد:

تعریف فرآیند ها

 اطلاعات مدون به سازمان‌ ها کمک می‌کند تا فرآیند های کلیدی را شناسایی و تعریف کنند، به ‌طوری‌ که هر مرحله به ‌طور واضح مشخص و مسئولیت ‌ها تعیین گردند.

آموزش و توسعه کارکنان

 مستندات شامل رویه‌ ها و دستورالعمل ‌ها به کارکنان کمک می‌کند تا وظایف خود را به‌ درستی انجام دهند و به‌ طور مؤثری آموزش ببینند.

کنترل کیفیت

 با استفاده از اطلاعات مدون، سازمان‌ ها می‌توانند معیارهای کیفیت را تعیین کنند و فرآیند های کنترل کیفیت را پیاده ‌سازی کنند تا از انطباق محصولات و خدمات با استانداردها اطمینان حاصل کنند.

مدیریت تغییرات

اطلاعات مدون به سازمان ‌ها این امکان را می‌دهد که تغییرات در فرآیند ها و رویه ‌ها را به ‌طور سیستماتیک مدیریت کنند و  تأثیرات آنها را ارزیابی نمایند. طرح ریزی تغییرات ایزو 9001 به سازمان‌ ها کمک می‌کنند تا در بازار رقابتی باقی بمانند و به‌ روز باشند.

ارزیابی و بهبود عملکرد

 با ثبت سوابق و نتایج ارزیابی ‌ها، سازمان‌ ها می‌ توانند عملکرد خود را بررسی کنند و بهبود های لازم را شناسایی و پیاده‌سازی کنند.

پاسخگویی به مشتریان

 مستندات به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا به شکایات و نظرات مشتریان پاسخگو باشند. و اطمینان حاصل کنند که نیازها و انتظارات مشتریان برآورده می‌ گردد.

گزارش ‌دهی و شفافیت

اطلاعات مدون به سازمان ‌ها این امکان را می‌دهد که به‌ راحتی گزارش‌های لازم را تهیه کنند و شفافیت بیشتری در عملکرد خود ایجاد نمایند.

انواع اطلاعات مدون

در استاندارد ISO 9001، اطلاعات مدون به دسته‌ های مختلفی تقسیم می‌شوند که هر کدام نقش مهمی در سیستم مدیریت کیفیت (QMS) ایفا می‌کنند. در ادامه به انواع اطلاعات مدون اشاره می‌ گردد:

خط مشی کیفیت

بیانیه‌ ای از اهداف و تعهدات سازمان در زمینه کیفیت و بهبود مستمر است.

روش ‌های اجرایی

مستنداتی که فرآیند ها و روش ‌های مشخص را توصیف می‌کنند و نحوه انجام فعالیت ‌ها را تعیین می‌کنند. شامل روش ‌های اجرایی، روش ‌های مدیریتی و روش‌ های کنترل مستندات است.

دستورالعمل‌ های کاری

مستندات دقیق ‌تری که مراحل خاصی از یک فرآیند را شرح می‌دهند و به کارکنان کمک می‌کنند تا وظایف خود را به ‌درستی انجام دهند.

فرم ‌ها و الگو ها

مستندات مورد استفاده برای ثبت اطلاعات و سوابق، مانند فرم‌ های درخواست، بازرسی و گزارش‌ ها است.

سوابق

مدارکی که شواهدی از انطباق با الزامات کیفیت و عملکرد فرآیندها را ارائه می‌دهند. این سوابق شامل نتایج بازرسی، گزارش ‌های ممیزی و سوابق آموزشی هستند.

برنامه ‌های کیفیت

مستنداتی که اهداف کیفیت و برنامه ‌های اجرایی برای دستیابی به این اهداف را مشخص می‌کنند.

تحلیل ریسک و فرصت

مستندات مربوط به شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک ‌ها و فرصت ‌ها در فرآیند ها و فعالیت‌های سازمان است.

گزارش‌ های داخلی و خارجی

مستنداتی که نتایج ارزیابی ‌ها، ممیزی ‌ها و بازخوردهای مشتریان را شامل می‌شوند و به شفافیت و بهبود مستمر کمک می‌کنند.

برنامه‌ های آموزشی

مستنداتی که نیازهای آموزشی کارکنان را شناسایی و برنامه ‌های آموزشی را برای ارتقاء مهارت ‌ها و آگاهی‌های مرتبط با کیفیت مشخص می‌کنند.

اطلاعات مدون به سازمان‌ ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به ‌طور مؤثر مدیریت کنند و به بهبود کیفیت و رضایت مشتری دست یابند.

اطلاعات مدون به مجموعه‌ای از مستندات مانند سیاست کیفیت، راهنماها، رویه ‌ها و سوابق اطلاق می گردد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص نحوه مستند سازی اطلاعات مدون در ایزو 9001  با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت تماس حاصل نمایید.

نحوه کد گذاری اطلاعات مدون در ISO 9001

کد گذاری اطلاعات مدون به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا مستندات خود را به ‌راحتی شناسایی، دسته‌بندی و مدیریت کنند. برای این منظور از روش اجرایی کد گذاری اطلاعات مدون استفاده می گردد. دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون در رابطه با نحوه کدگذاری فرم ها ، دستورالعملها ، روشهای اجرایی ، خط مشی ، نظامنامه ، نقشه ها ، گزارش و سایر مستندات صحبت می کند. البته هر شرکتی به صورت سلیقه ای تعریفی از کد گذاری دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر بر روی لینک مقاله نحوه کد گذاری مستندات  کلیک نمایید.در زیر به مراحل و نکات مهم در کد گذاری اطلاعات مدون اشاره می‌گردد:

 تعریف ساختار کد گذاری

عناصر کد مشخص کنید که کد ها شامل چه عناصری خواهند بود. به‌ طور معمول، این عناصر می‌توانند شامل نوع مستند، شماره ترتیب، تاریخ و نسخه باشند.

مثال

PQ-001-2025-V1

PQ مخفف “Policy Quality” خط مشی کیفیت

 001شماره ترتیب مستند

 2025 سال ایجاد یا بازنگری

V1  نسخه اول

 دسته‌بندی مستندات

مستندات را بر اساس نوع و کاربرد آنها دسته‌بندی کنید. به‌عنوان مثال:

خط مشی‌ PQ-001

روش‌های اجراییEP-002

دستورالعمل‌های کاری  WI-003

فرم‌ها FR-004

سوابق  RE-005

استفاده از سیستم ‌های نرم ‌افزاری

از نرم ‌افزارهای مدیریت مستندات استفاده کنید که امکان کدگذاری و پیگیری مستندات را به‌صورت خودکار فراهم می‌کنند.

 تعیین فرآیند بازنگری و به ‌روزرسانی

مشخص کنید که چگونه و چه زمانی مستندات باید بازنگری و به ‌روزرسانی شوند. این فرآیند باید در کدگذاری مستندات نیز منعکس گردد.

ایجاد یک راهنمای کدگذاری

یک راهنمای جامع برای کدگذاری مستندات تهیه کنید که شامل توضیحات درباره هر عنصر کد، نحوه استفاده و مثال ‌های کاربردی باشد.

آموزش کارکنان

کارکنان را در مورد نحوه کدگذاری و مدیریت مستندات آموزشی دهید تا از یکپارچگی و دقت در کدگذاری اطمینان حاصل شود.

بررسی و بهبود مستمر

به ‌طور دوره ‌ای سیستم کدگذاری را بررسی کنید و در صورت نیاز بهبودهای لازم را اعمال کنید تا با تغییرات سازمان و نیازهای آن هماهنگ باشد.

نحوه تدوین و مستند سازی اطلاعات مدون در ISO 9001

مستند سازی اطلاعات مدون در استاندارد ISO 9001 به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا فرآیند ها و رویه ‌های خود را به ‌طور مؤثر مدیریت کنند. در اینجا مراحل و نکات کلیدی برای مستندسازی اطلاعات مدون در ISO  9001 ارائه می‌شود:

شناسایی نیازها و الزامات مستندات

الزامات مستندات را بر اساس استاندارد ISO 9001 شناسایی کنید. شامل مستندات مورد نیاز برای اثبات انطباق با الزامات کیفیت و بهبود مستمر است. نیازهای ذینفعان داخلی و خارجی را شناسایی کنید تا مستندات متناسب با نیازهای آنها تهیه شود.

تعیین نوع مستندات

خط مشی کیفیت

 مستندات کلی که اهداف کیفیت و تعهدات سازمان را بیان می‌کند. جهت کسب اطلاعات در مورد اهداف کیفی چیست؟ کلیک نمایید.

روش‌های اجرایی

 فرآیندها و رویه ‌هایی که برای دستیابی به اهداف کیفیت لازم است.

دستورالعمل‌های کاری جزئیات دقیق ‌تری از نحوه انجام وظایف خاص را نشان میدهند.

فرم‌ ها و سوابق

یک قالب استاندارد برای مستندات ایجاد کنید که شامل عنوان، تاریخ، نویسنده، شماره نسخه و غیره باشد. محتوای مستندات باید واضح، مختصر و قابل فهم باشد. از زبان ساده و بدون ابهام استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که مستندات شامل الزامات ISO 9001 و نیازهای خاص سازمان باشد.

 بازنگری و تأیید مستندات

مستندات را توسط افراد ذی‌ صلاح بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که محتوا صحیح و کامل است.مستندات باید توسط مدیریت یا افراد مسئول تأیید شوند.

توزیع و دسترسی

مستندات را به ‌طور مؤثر توزیع کنید تا در دسترس همه کارکنان باشد. از یک سیستم مدیریت مستندات استفاده کنید که امکان جستجو، مشاهده و ویرایش مستندات را فراهم کند.

آموزش کارکنان

کارکنان را در مورد مستندات و نحوه استفاده از آنها آموزش دهید. اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان با فرآیند ها و رویه ‌ها آشنا هستند.

نظارت و بهبود مستمر

به ‌طور دوره ‌ای مستندات را بررسی کنید و از انطباق آنها با الزامات ISO 9001 اطمینان حاصل کنید. بر اساس بازخوردها و تغییرات محیطی، مستندات را به ‌روزرسانی کنید. بهبود مستمر باید بخشی از فرآیند مستندسازی باشد.

مدیریت سوابق

سوابق مربوط به کیفیت، آموزش و بهبود مستندات را به‌طور منظم نگهداری کنید. اطمینان حاصل کنید که سوابق به ‌راحتی در دسترس هستند و می‌توان به آنها دسترسی پیدا کرد.

مراحل گام به گام تهیه روش اجرایی برای اطلاعات مدون

تهیه یک روش اجرایی برای مدیریت اطلاعات مدون نیازمند برنامه‌ ریزی دقیق و پیروی از مراحل مشخص است. در ادامه، مراحل گام به گام برای تهیه این روش اجرایی ارائه می‌شود:

تعریف اهداف و دامنه مرحله 1

هدف

مشخص کنید که هدف از تهیه روش اجرایی چیست. آیا برای بهبود کیفیت، انطباق با استانداردها یا تسهیل در دسترسی به اطلاعات است؟

دامنه

 تعیین کنید که این روش اجرایی شامل کدام نوع مستندات خواهد بود (خط مشی‌، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها و غیره)

شناسایی ذینفعان مرحله 2

افرادی که در فرآیند مدیریت مستندات دخیل هستند، مانند مدیران، کارکنان، و تیم کیفیت را شناسایی کنید. با ذینفعان مشورت کنید تا نظرات و نیازهای آنها را در نظر بگیرید.

توسعه ساختار مستندات مرحله 3

قالب ‌های یکسانی برای مستندات تعیین کنید تا انسجام و یکنواختی حفظ شود.

عناصر مستندات

 شامل عنوان، تاریخ، نویسنده، شماره نسخه و دیگر اطلاعات ضروری  موجود باشد.

تعیین فرآیند کد گذاری مرحله 4

یک سیستم کد گذاری برای شناسایی مستندات ایجاد کنید مثلاً PQ-001-2025-V1  مستندات را بر اساس نوع و کاربرد آنها دسته‌بندی کنید.

تهیه دستورالعمل‌ های اجرایی مرحله 5

مراحل دقیق تهیه، بازنگری، تأیید و توزیع مستندات را مشخص کنید. مسئولیت هر مرحله را به وضوح تعیین کنید.

ایجاد پایگاه داده مستندات مرحله 6

از نرم‌ افزارهای مدیریت مستندات استفاده کنید که امکان ثبت و جستجوی مستندات را فراهم کند. مستندات موجود را وارد پایگاه داده کنید و از کدگذاری استفاده کنید.

آموزش کارکنان مرحله 7

با برگزاری دوره ‌های آموزشی کارکنان را در مورد روش اجرایی و کدگذاری آموزش دهید. راهنما ها و منابع آموزشی را برای کارکنان فراهم کنید.

نظارت و ارزیابی مرحله 8

به ‌طور دوره ‌ای بازخورد کارکنان را جمع‌آوری کنید و مشکلات را شناسایی کنید. بر اساس بازخوردها و تغییرات محیطی، روش اجرایی را به‌روزرسانی کنید.

مستند سازی روش اجرایی مرحله 9

تمام مراحل و دستورالعمل‌ ها را به ‌صورت مکتوب و به ‌صورت یک سند جامع تهیه کنید. این مستندات را به ذینفعان توزیع کنید و اطمینان حاصل کنید که همه به آن دسترسی دارند.

مستندسازی اطلاعات مدون در استاندارد ISO 9001 به عنوان یک ابزار کلیدی برای تحقق اهداف کیفیت و بهبود مستمر در سازمان‌ ها عمل می‌کند. با ایجاد مستندات واضح و منظم، سازمان ‌ها می‌توانند شفافیت و انسجام را افزایش دهند، کیفیت خدمات و محصولات را بهبود بخشند و به انطباق با الزامات بین‌ المللی دست یابند. این فرآیند همچنین به افزایش کارایی، پاسخگویی و مسئولیت ‌پذیری کمک می‌کند و امکان شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود را فراهم می‌آورد. در نهایت، یک سیستم مستندسازی قوی نه تنها به افزایش رضایت مشتریان و ذینفعان منجر می‌ گردد، بلکه به ایجاد یک فرهنگ کیفیت در سازمان نیز کمک می‌کند.

اطلاعات مدون به مجموعه‌ای از مستندات مانند سیاست کیفیت، راهنماها، رویه ‌ها و سوابق اطلاق می گردد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص نحوه مستند سازی اطلاعات مدون در ایزو 9001  با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت تماس حاصل نمایید.