روش اجرایی مدیریت امور اداری – دستورالعمل مدیر امور اداری

روش اجرایی مدیریت امور اداری تا چند سال قبل یکی از عمومی ترین فرایندهای هر شرکتی بود. سازمانها با استخدام یک فردی بعنوان رئیس امور اداری یا مسئول امور اداری اقدام به مدیریت امور اداری می کردند. اما امروزه مدیریت امور اداری جایگاه مهمی دارد.

نمونه روش اجرایی مدیریت امور اداری که در زیر مطالب پیوست گردید بعنوان یک چارچوب و الگوی پایه برای اجرای امور اداری است. مرکز سیستم کاران در راستای توسعه دانش سیستمهای مدیریتی اقدام به تهیه و تدوین دستورالعمل مدیریت امور اداری یا دستورالعمل امور اداری نمود.

1- هدف :

هدف از تدوین این روش اجرایی ، تشریح چگونگی اجرای صحیح و بهینه امور اداری از جمله امور مربوط به دبيرخانه، امورات داخلی، برگزاري جلسات و . . . مي باشد.

2– دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در واحد امور اداری شرکت کاربرد دارد.

3– مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت: مدیر امور اداری
• اجرا: واحد امور اداری

4– شرح:

4–1– متصدي امور دبيرخانه تحت نظارت مستقيم مسئول امور اداري انجام وظيفه مي نمايد. هدايت و سرپرستي كليه فعاليت هاي مربوط به امور تحريرات ، دريافت ، ثبت و توزيع نامه هاي درون و برون سازماني و همچنين حفظ و نگهداري اسناد و مدارك جاري و راكد به عهده دبيرخانه است و انجام تمامي اين امور با توجه به دستورالعمل امور دبيرخانه با كد I-13-01 صورت مي پذيرد.

4-2- انجام امور پرسنلي تحت نظارت مدير امور اداری (منابع انسانی) مي باشد. انجام اموري مانند استخدام پرسنل ، نحوه پرداخت حقوق و مزايا و فوق العاده ها، چگونگي استفاده از تعطيلات و مرخصي ها (استعلاجي ، استحقاقي ، بدون حقوق ) طبق قانون اداره کار ، بر طبق آيين نامه پرسنلي با كد I-13-02 و فرم هاي مربوطه صورت مي گيرد.

ايجاد تسهيلات رفاهي ، اعمال مقررات مربوط به پايان خدمت و آيين نامه هاي انضباطي نيز ، بر اساس آيين نامه پرسنلي با كد I-13-02 صورت مي پذيرد .

4-3-برگزاري جلسات راهي است براي ايجاد تعامل هر چه بيشتر مابين مديران و كاركنان ، خلق ايده ها ، يافتن راه حل ها و ارائه پيشنهادات به منظور رفع مشكلات و معضلات به وجود آمده ، لذا بدين منظور ضوابط و نحوه برگزاري جلسات ، هماهنگي هاي آن ، تصويب مصوبات و نحوه ي پيگيري آنها طبق دستورالعمل برگزاري جلسات با كد I-13-03 و فرم مربوطه قابل انجام است .

امور اداری مربوط به زیرساختها

4-4- انجام کلیه امور مربوط به زیرساختها از  جمله تعمیرات و نگهداری آسانسور ، ساختمان ، تجهیزات سرمایشی و گرمایشی و سایر زیرساختها بر عهده مسئول امور اداری میباشد. لازم به ذکر است در خصوص مدیریت زیر ساختها مطابق با روش اجرایی مدیریت زیر ساختها با کد P-10 اقدام میگردد.

4-5- انجام کلیه امور مربوط به آبدارخانه، تهیه و تدارک وسایل پذیرایی و تشریفات ، امور مربوط به پیک و تدارکات داخلی، نظارت بر بهداشت غذاهای خریداری شده از رستوران ها ، رسیدگی به مسائل بهداشتی و ایمنی به عهده مسئول امور اداری است. در خصوص انجام خدمات عمومی مطابق با دستورالعمل خدمات عمومی با کد I-13-04 اقدام میگردد.

4-7- انجام اموری مانند امور مربوط به مأموریت ها، تهیه بلیط ، انجام هماهنگی های مربوط به رزو هتل، حمل و نقل درون و برون شهری نیز بر عهده مسئول امور اداری می باشد.

4-8- کنترل حضور و غیاب ، ورود و خروج ، و همچنین کنترل و ثبت مرخصی ها ، مأموریت ها و غیبت ها و تنظیم لیست کارکرد ( برون سازمانی مطابق با نرم افزار  کنترل حضور و غیاب) واخذ تأییدیه های لازم و ارائه آن به واحد مالی بر عهده مسئول امور اداری می باشد.

4-9- کلیه منشی ها و مسئول دفترها تحت مدیریت واحد امور اداری هستند و موظف به انجام وظیفه مطابق با دستورالعمل منشی گری با کد I-13-05 هستند. چنانچه مواردی از این دستورالعمل در حوزه وظایف منشی ها و مسئول دفتر ها خارج است با هماهنگی مدیر امور اداری قابل اغماض هست.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6– مدارک پیوست :

مدیریت امور اداری – تعریف

مجموعه فرایندهای مدیریت امور اداری Administrative management به عنوان یکی از ارکان اساسی هر سازمان، به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و فرآیندهایی اشاره دارد که به منظور برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل منابع انسانی و مادی در یک نهاد یا سازمان انجام می‌شود. این مدیریت به عنوان یک علم و هنر، به مدیران کمک می‌کند تا با استفاده از روش‌های علمی و تجربی، به بهبود کارایی و اثربخشی سازمان خود بپردازند. یک مدیر امور اداری بایستی دوره های تخصصی مناسب با مهارت خود را یاد بگیرد. جهت کسب اطلاعات بیشتر مقاله تخصصی گواهینامه آموزشی مدیر منابع انسانی را بخوانید.

شرح وظایف مدیر امور اداری

1. برنامه‌ریزی:

   – تعیین اهداف: برنامه‌ریزی شامل شناسایی و تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت سازمان است. این اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری و واقع‌بینانه باشند.

   – استراتژی‌ها: پس از تعیین اهداف، مدیر امور اداری باید استراتژی‌های مناسبی را برای دستیابی به این اهداف تدوین کنند. این استراتژی‌ها شامل تحلیل محیط داخلی و خارجی سازمان و شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها می‌شوند.

   – شناسایی منابع: یکی از مراحل مهم در برنامه‌ریزی، شناسایی منابع انسانی، مالی و مادی مورد نیاز برای اجرای برنامه‌ها و پروژه‌ها است.

2. سازماندهی:

   – ایجاد ساختار سازمانی: در این مرحله، مدیر امور اداری باید یک ساختار سازمانی مناسب ایجاد کنند که وظایف و مسئولیت‌ها را به وضوح مشخص کند. این ساختار می‌تواند به صورت سلسله‌مراتبی یا افقی باشد.

   – تخصیص وظایف: پس از ایجاد ساختار، مدیر امور اداری باید وظایف و مسئولیت‌ها را به کارکنان مختلف تخصیص دهند تا هر فرد بداند که چه انتظاراتی از او می‌رود و در کدام حوزه باید فعالیت کند.

3. هدایت:

   – رهبری و انگیزش: هدایت شامل رهبری کارکنان و ایجاد انگیزه در آنها برای انجام وظایف محوله است. مدیر امور اداری باید بتوانند با استفاده از مهارت‌های ارتباطی و رهبری، کارکنان را به سمت اهداف سازمان هدایت کنند.

   – ارتباطات مؤثر: برقراری ارتباطات مؤثر درون سازمانی از دیگر وظایف مدیر امور اداری است. این ارتباطات می‌تواند شامل جلسات، گزارش‌ها و تبادل اطلاعات باشد که به تسهیل فرآیندها کمک می‌کند.

4. کنترل:

   – نظارت بر عملکرد: در این مرحله، مدیر امور اداری باید بر عملکرد کارکنان و پیشرفت پروژه‌ها نظارت کنند. این نظارت می‌تواند از طریق ارزیابی‌های دوره‌ای و بررسی نتایج حاصل از فعالیت‌ها انجام شود.

   – ارزیابی و اصلاح: اگر عملکرد سازمان مطابق با اهداف تعیین‌شده نباشد، مدیر امور اداری باید اقداماتی را برای اصلاح فرآیندها و بهبود عملکرد انجام دهند. این شامل شناسایی نقاط ضعف و ایجاد تغییرات لازم در استراتژی‌ها و فرآیندها است.

اهمیت مدیریت امور اداری

– بهبود کارایی و بهره‌وری: مدیریت مؤثر امور اداری می‌تواند به بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان کمک کند. با استفاده از روش‌های مناسب، سازمان‌ها می‌توانند منابع خود را به بهترین نحو مدیریت کرده و از اتلاف منابع جلوگیری کنند.

– تسهیل در تصمیم‌گیری: با داشتن اطلاعات دقیق و تجزیه و تحلیل‌های مناسب، مدیر امور اداری می‌توانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند که به رشد و توسعه سازمان کمک می‌کند.

– افزایش رضایت شغلی کارکنان: یک مدیریت خوب می‌تواند به افزایش رضایت شغلی کارکنان منجر شود. زمانی که کارکنان احساس کنند که در یک محیط سازمانی سالم و کارآمد کار می‌کنند، انگیزه بیشتری برای انجام وظایف خود خواهند داشت.

– بهینه‌سازی استفاده از منابع: مدیریت امور اداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از منابع خود بهینه استفاده کنند و هزینه‌ها را کاهش دهند. این بهینه‌سازی می‌تواند شامل استفاده مؤثر از زمان، نیروی انسانی و منابع مالی باشد.

در نهایت، مدیریت امور اداری نقش کلیدی در موفقیت و پیشرفت سازمان‌ها ایفا می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا به اهداف خود دست یابند و در بازار رقابتی امروز باقی بمانند.

مدیر امور اداری – صلاحیتها و ویژگی ها

مدیر امور اداری به عنوان یکی از ارکان کلیدی هر سازمان، باید دارای مجموعه‌ای از صلاحیت‌ها و ویژگی‌های خاص باشد که به او کمک کند تا به‌طور مؤثر وظایف خود را انجام دهد و به بهبود عملکرد کلی سازمان بپردازد. در ادامه به تفصیل به این صلاحیت‌ها و ویژگی‌ها اشاره می‌شود:

۱. مهارت‌های رهبری

– توانایی هدایت تیم: یک مدیر امور اداری باید بتواند تیم خود را به سمت اهداف مشترک و سازمانی هدایت کند. این شامل ایجاد یک چشم‌انداز واضح و الهام‌بخش برای کارکنان است تا آنها بتوانند در راستای تحقق این اهداف کار کنند.

– انگیزش کارکنان: ایجاد انگیزه در کارکنان برای افزایش بهره‌وری و رضایت شغلی یکی از وظایف مهم مدیر است. او باید توانایی شناسایی عوامل انگیزشی و استفاده از آنها برای ترغیب کارکنان به انجام بهتر کارها را داشته باشد.

۲. مهارت‌های ارتباطی

– ارتباطات مؤثر: توانایی برقراری ارتباط واضح و مؤثر با کارکنان، مدیران و ذینفعان از جمله مهارت‌های حیاتی برای یک مدیر است. این ارتباطات باید شامل تبادل اطلاعات، بازخورد و تعاملات مثبت باشد.

– گوش دادن فعال: این مهارت به مدیر کمک می‌کند تا نیازها و نظرات دیگران را به‌خوبی درک کند و به آنها پاسخ دهد. گوش دادن فعال به ایجاد ارتباطات قوی و اعتماد در سازمان منجر می‌شود.

۳. مهارت‌های سازمانی

– برنامه‌ریزی و سازماندهی: توانایی برنامه‌ریزی مؤثر و ایجاد ساختار مناسب برای انجام وظایف از جمله ویژگی‌های کلیدی یک مدیر امور اداری است. این شامل تعیین اهداف، تخصیص منابع و زمان‌بندی فعالیت‌ها می‌شود.

– مدیریت زمان: توانایی اولویت‌بندی وظایف و مدیریت زمان به‌طور مؤثر از دیگر مهارت‌های ضروری است. یک مدیر باید بتواند زمان خود و تیمش را به‌گونه‌ای مدیریت کند که به حداکثر کارایی دست یابد.

۴. مهارت‌های تحلیلی

– تحلیل داده‌ها: توانایی تجزیه و تحلیل اطلاعات و داده‌ها برای اتخاذ تصمیمات آگاهانه و مبتنی بر شواهد از دیگر ویژگی‌های مهم است. این شامل استفاده از ابزارهای تحلیلی و نرم‌افزارهای مرتبط است.

– حل مسئله: مهارت در شناسایی مشکلات و ارائه راه‌حل‌های مناسب یکی از جنبه‌های کلیدی مدیریت است. مدیر باید بتواند به سرعت به چالش‌ها پاسخ دهد و راهکارهای مؤثری را برای حل مسائل ارائه دهد.

۵. مهارت‌های مالی

– مدیریت بودجه: توانایی برنامه‌ریزی و نظارت بر بودجه سازمان از دیگر صلاحیت‌های ضروری مدیر امور اداری است. این شامل پیش‌بینی هزینه‌ها، کنترل مخارج و ارزیابی عملکرد مالی است.

– تحلیل هزینه‌ها: توانایی ارزیابی و کنترل هزینه‌ها به‌منظور بهینه‌سازی منابع و افزایش سودآوری از دیگر وظایف مدیر است. این شامل شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های صرفه‌جویی است.

۶. مهارت‌های فناوری اطلاعات

– آشنایی با نرم‌افزارهای اداری: تسلط بر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، پردازش کلمات و صفحات گسترده از الزامات این نقش است. مدیر باید بتواند از این ابزارها برای تسهیل کارها و بهبود کارایی استفاده کند.

– استفاده از فناوری‌های نوین: توانایی استفاده از فناوری‌های جدید برای بهبود فرآیندها و افزایش کارایی سازمان از دیگر ویژگی‌های مهم است. این شامل آشنایی با ابزارهای دیجیتال و نرم‌افزارهای مدرن است.

اخذ گواهینامه آموزشی ICDL می تواند دانش مدیر امور اداری را بالا ببرد.

۷. ویژگی‌های شخصیتی

– اعتماد به نفس: توانایی اتخاذ تصمیمات مهم و مدیریت بحران‌ها به‌ویژه در شرایط فشار و عدم قطعیت از ویژگی‌های حیاتی یک مدیر است. این اعتماد به نفس به او کمک می‌کند تا در موقعیت‌های دشوار تصمیمات مناسبی اتخاذ کند.

– انعطاف‌پذیری: قابلیت سازگاری با تغییرات و شرایط جدید یکی دیگر از ویژگی‌های مهم است. مدیر باید توانایی تغییر رویکردها و استراتژی‌ها را در پاسخ به شرایط متغیر داشته باشد.

– اخلاق حرفه‌ای: پایبندی به اصول اخلاقی و حرفه‌ای در انجام وظایف، به ایجاد اعتماد و احترام در میان کارکنان کمک می‌کند. مدیر باید الگوی اخلاقی برای تیم خود باشد.

۸. تجربه و دانش

– تحصیلات مرتبط: داشتن مدرک تحصیلی مرتبط با مدیریت، علوم اداری یا رشته‌های مشابه از الزامات اولیه برای این نقش است. این تحصیلات به مدیر کمک می‌کند تا دانش نظری لازم را در زمینه‌های مختلف مدیریت کسب کند.

– تجربه کاری: تجربه در زمینه‌های مدیریتی و اداری که به درک بهتر فرآیندها و چالش‌های سازمان کمک می‌کند، از اهمیت بالایی برخوردار است. تجربه عملی به مدیر این امکان را می‌دهد که با چالش‌های واقعی روبرو شود و راهکارهای مؤثری ارائه دهد.

در نهایت، مدیر امور اداری با داشتن این صلاحیت‌ها و ویژگی‌ها می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند و محیطی مثبت و کارآمد برای کارکنان ایجاد نماید. این ویژگی‌ها نه‌تنها به موفقیت فردی مدیر کمک می‌کند، بلکه بر رشد و توسعه کلی سازمان نیز تأثیرگذار است. به همین دلیل، انتخاب و پرورش مدیران با این ویژگی‌ها برای هر سازمانی بسیار حیاتی است.

مدیر امور اداری – نظم سازمانی

سمت مدیر امور اداری به‌عنوان یکی از ارکان کلیدی هر سازمان، نقش بسیار مهمی در ایجاد و حفظ نظم سازمانی ایفا می‌کند. این نقش نه‌تنها بر کارایی و بهره‌وری سازمان تأثیر می‌گذارد بلکه به ایجاد یک محیط کاری مثبت و سازنده نیز کمک می‌کند. در ادامه، به تشریح دقیق‌تر این نقش‌ها و تأثیرات آن‌ها می‌پردازیم:

۱. برنامه‌ریزی و ساختاردهی

– تعیین اهداف و استراتژی‌ها: مدیر امور اداری با تعیین اهداف روشن و استراتژی‌های مناسب، چارچوبی برای فعالیت‌های سازمان ایجاد می‌کند. این اهداف باید به‌گونه‌ای طراحی شوند که همه کارکنان بتوانند در راستای تحقق آن‌ها تلاش کنند. برای مثال، تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت به کارکنان کمک می‌کند تا اولویت‌های خود را مشخص کنند و به‌طور مؤثرتر کار کنند.

– ایجاد ساختار سازمانی: طراحی ساختار سازمانی مناسب که شامل تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها باشد، به ایجاد نظم و کنترل در سازمان کمک می‌کند. این ساختار باید به‌گونه‌ای باشد که هر فرد در سازمان بداند وظایفش چیست و به چه کسی گزارش می‌دهد. این وضوح در مسئولیت‌ها به کاهش سردرگمی و افزایش کارایی کمک می‌کند.

۲. نظارت و کنترل

– نظارت بر فرآیندها: مدیر امور اداری مسئول نظارت بر فرآیندهای کاری و اطمینان از انطباق آن‌ها با استانداردها و رویه‌های سازمانی است. این نظارت به شناسایی و اصلاح انحرافات کمک می‌کند و به سازمان اجازه می‌دهد تا به‌طور مداوم بهبود یابد. به‌عنوان مثال، با بررسی منظم عملکرد تیم‌ها، مدیر می‌تواند نقاط ضعف را شناسایی کرده و راهکارهای بهبود را پیشنهاد دهد.

– کنترل کیفیت: پیاده‌سازی سیستم‌های کنترل کیفیت، به مدیر کمک می‌کند تا استانداردهای بالای عملکرد و خدمات را حفظ کند. این شامل بررسی کیفیت محصولات و خدمات ارائه‌شده و اطمینان از رعایت استانداردهاست. به این ترتیب، مشتریان نیز از خدمات و محصولات باکیفیت بهره‌مند می‌شوند.

۳. مدیریت منابع انسانی

– استخدام و آموزش: جذب و آموزش کارکنان مناسب به ایجاد یک تیم کارآمد و منظم کمک می‌کند. مدیر امور اداری باید اطمینان حاصل کند که کارکنان به‌خوبی آموزش دیده و آماده انجام وظایف خود هستند. این شامل برنامه‌ریزی برای دوره‌های آموزشی و توسعه مهارت‌های کارکنان می‌شود.

– ایجاد فرهنگ سازمانی: ترویج فرهنگ سازمانی مثبت و منظم به ایجاد نظم در رفتار و عملکرد کارکنان کمک می‌کند. این فرهنگ شامل ارزش‌ها، رفتارها و انتظارات سازمانی است که باید به‌طور مستمر توسط مدیر ترویج شود. فرهنگی که بر اساس احترام، همکاری و مسئولیت‌پذیری بنا شده باشد، به ایجاد نظم در سازمان کمک می‌کند.

استانداردهای مدیریت منابع انسانی میتواند چراغ راهنمایی برای ارتقای دانش مدیریت منابع انسانی گردد. لذا موارد زیر را به شما توصیه می کنیم.

اخذ گواهینامه ایزو 30408 – استاندارد ISO 30408 مدیریت منابع انسانی

رهنمودهایی در مورد حکمرانی انسانی

اخذ گواهینامه ایزو 30415 – استاندارد ISO 30415 مدیریت منابع انسانی

تنوع و شمول

اخذ گواهینامه ایزو 30437 – استاندارد ISO/TS 30437 مدیریت منابع انسانی

معیارهای یادگیری و توسعه

اخذ گواهینامه ایزو 30400 – استاندارد ISO 30400 مدیریت منابع انسانی

واژگان

اخذ گواهینامه ایزو 30414 – استاندارد ISO 30414 مدیریت منابع انسانی

دستورالعمل برای گزارش سرمایه انسانی داخلی و خارجی

۴. مدیریت زمان و منابع

– اولویت‌بندی وظایف: مدیر امور اداری باید توانایی اولویت‌بندی وظایف و مدیریت زمان را داشته باشد. این مهارت به تیم کمک می‌کند تا در انجام وظایف خود منظم‌تر عمل کند و از اتلاف وقت جلوگیری کند. این شامل استفاده از ابزارهای مدیریت زمان و تکنیک‌های برنامه‌ریزی است.

– بهینه‌سازی منابع: استفاده بهینه از منابع مالی، انسانی و مادی به ایجاد نظم و کاهش هدررفت‌ها در سازمان کمک می‌کند. مدیر باید بتواند منابع را به‌گونه‌ای تخصیص دهد که حداکثر بهره‌وری حاصل شود و از هر گونه اتلاف جلوگیری گردد.

۵. ایجاد رویه‌ها و سیاست‌ها

– تدوین رویه‌های کاری: ایجاد رویه‌های مشخص برای انجام وظایف و فرآیندها به کارکنان کمک می‌کند تا بدانند چه انتظاراتی از آن‌ها می‌رود و چگونه باید کار کنند. این رویه‌ها باید به‌گونه‌ای طراحی شوند که اجرای آن‌ها آسان و قابل‌فهم باشد. تهیه و تدوین روش اجرایی مدیریت امور اداری نیز یکی از نیازهای اساسی است.

– سیاست‌های انضباطی: تدوین و اجرای سیاست‌های انضباطی به حفظ نظم و انضباط در سازمان کمک می‌کند و موجب ایجاد محیط کاری منظم می‌شود. این سیاست‌ها باید به‌طور واضح به کارکنان اطلاع‌رسانی شود تا همه از آن‌ها آگاه باشند و به آن‌ها پایبند باشند.

۶. حل مشکلات و تصمیم‌گیری

– شناسایی و حل مشکلات: مدیر امور اداری باید توانایی شناسایی مشکلات سازمانی و ارائه راه‌حل‌های مناسب را داشته باشد. این کار به جلوگیری از بی‌نظمی و اختلال در فرآیندها کمک می‌کند. برای مثال، اگر یک تیم به‌طور مداوم با تأخیر در تحویل پروژه‌ها مواجه است، مدیر باید بتواند علت را شناسایی کرده و راهکارهای مؤثری برای حل آن ارائه دهد.

– تصمیم‌گیری مؤثر: اتخاذ تصمیمات آگاهانه و مبتنی بر داده‌ها به حفظ نظم و کارایی در سازمان کمک می‌کند. مدیر باید اطلاعات کافی را جمع‌آوری کند و با تجزیه و تحلیل آن‌ها، تصمیمات بهینه‌ای اتخاذ کند که به نفع سازمان باشد.

۷. تسهیل ارتباطات داخلی

– ایجاد کانال‌های ارتباطی مؤثر: مدیر امور اداری باید کانال‌های ارتباطی مؤثری را بین بخش‌های مختلف سازمان ایجاد کند. این ارتباطات به تسهیل تبادل اطلاعات و هماهنگی بین تیم‌ها کمک می‌کند. به‌عنوان مثال، برگزاری جلسات منظم برای بررسی پیشرفت پروژه‌ها و تبادل نظرات می‌تواند به ایجاد هماهنگی بیشتر کمک کند.

– تشویق بازخورد: ایجاد فضایی که در آن کارکنان احساس راحتی کنند و بتوانند نظرات و بازخوردهای خود را بیان کنند، به بهبود فرآیندها و افزایش نظم در سازمان کمک می‌کند. این بازخوردها می‌توانند به شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود کمک کنند.

به‌طور کلی، مدیر امور اداری با اجرای این نقش‌ها و وظایف می‌تواند به ایجاد و حفظ نظم سازمانی کمک کند. این نظم نه‌تنها به بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان کمک می‌کند، بلکه به ایجاد محیطی مثبت و سازنده برای کارکنان نیز منجر می‌شود.

در نتیجه، نقش مدیر امور اداری به عنوان یک عامل کلیدی در موفقیت و رشد سازمان بسیار حائز اهمیت است. با توجه به پیچیدگی‌های دنیای امروز و چالش‌های متنوعی که سازمان‌ها با آن روبرو هستند، وجود مدیری توانمند و با تجربه در امور اداری می‌تواند به‌عنوان یک مزیت رقابتی برای هر سازمان محسوب شود.

دستورالعمل امور اداری چیست؟

دستورالعمل امور اداری یا روش اجرایی مدیریت امور اداری یک چارچوبی جهت اجرای صحیح و اصولی ریز فرایندهای واحد امور اداری است. واحد اداری هر سازمانی قلب تپنده و ویترین آن است. تشکیلات و تشریفات و ظاهر هر شرکتی رابطه مستقیم با قدرت واحد امور اداری آن سازمان دارد. لذا مدیر واحد امور اداری بایستی مطابق با یک سری دستورالعمل و روش اجرایی در حوزه مدیریت امور اداری انجام وظیفه نماید.

شرح وظایف مدیر واحد امور اداری بطور کلی چیست؟

واحد امور اداری شامل ریز فرایندهای زیاد و در عین حال مهمی هست. بنابراین کسی که مسئولیت مدیریت امور اداری را بر عهده میگیرد شرح وظایف زیاد و حساسی دارد. از جمله شرح وظایف مدیر امور اداری می توان موارد زیر را نام برد. معمولا در روش اجرایی مدیریت امور اداری بایستی این موارد لحاظ گردد.

مدیریت برگزاری جلسات داخلی و خارجی و هماهنگی

مدیریت امور مربوط به دبیرخانه

رسیدگی به امور مراجعین و میهمانان و کاربران

مدیریت پذیرایی ها و پذیرش ها

امور رفاهی و بهداشتی کارکنان

حفاظت و حراست از سایر واحدهای شرکت

مدیریت امور حمل و نقل ، شامل پیک ها ، تاکسی ها ، خودروها و …

محافظت از ساختمانها و زیر ساختها

رسیدگی به امور منابع انسانی و آموزش پرسنل

مدیریت صندوقها و تنخواه گردان ها

انجام نظارت بر بهداشت محیط و اماکن کاری

مدیریت خدمات و نظافت و …

و امور متفرقه و اگذاری از سوی مدیران بالا دست

گواهینامه ایزو ISO با فرایند امور اداری

استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ارتباط کمی با نحوه مدیریت امور اداری دارد. فرایندهای منابع انسانی ، تعیین صلاحیتها و آموزشها ، ایجاد فضای فیزیکی روحی و روانی مناسب برای کارکنان و … می تواند از الزامات ایزو باشد. البته هر چه سطح کیفیت خدمات واحد امور اداری بیشتر باشد، قطعا بر روی سطح کیفیت خدمات و محصولات شرکت نیز تاثیر مستقیم دارد.

سیستم کاران – سازمان مرکزی به عنوان یکی از معتبرترین مراجع تدوین کننده مستندات سیستم های مدیریتی ، روش اجرایی مدیریت امور اداری زیر را جهت استفاده علاقمندان قرار داد. فایل نمونه روش اجرایی مدیریت امور اداری زیر در قالب Word می باشد. یعنی شما عزیزان می توانید پس از دانلود ، آن را تغییر دهید.

مرکز سیستم کاران – سازمان مرکزی با شماره 79165-021 در خدمت شرکتها و سازمانهای متقاضی نظم نوین سازمانی می باشد.

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی مدیریت امور اداری – فرمت Word