نحوه تدوین چارت سازمانی مشاوره تهیه ساختار سازمانی آموزش ترسیم نمودار سازمانی

شرکت‌ها وقتی بزرگ می‌شوند نیاز به یک چارت سازمانی قوی دارند. با بزرگ شدن شرکتها چنانچه یه ساختار سازمانی ایجاد نشود یک هرج و مرج و بی نظمی بر شرکت حاکم می گردد. بنابراین گام اول ایجاد یک نظم نوین سازمانی، تهیه و تدوین یک چارت سازمانی کارآمد است. ما در مقاله نحوه تدوین چارت سازمانی مشاوره تهیه ساختار سازمانی آموزش ترسیم نمودار سازمانی می خواهیم دانش شما را در این خصوص افزایش بدهیم.  پس تا پایان مقاله همراه ما باشید.

ساختار اصلی شرکتها

هر مجموعه ای از نظر ساختاری به چهار دسته کلی تقسیم میشوند. البته کسب و کارهایی هستند که بطور استثنا در این ۴ دسته بندی نمی گنجند. در تمام نمونه چارت سازمانی ها معمولا چنین ساختار استاندراد باید باشد. این چهار طبقه بندی شرکتها از نظر ساختاری و زمینه فعالیت بشرح زیر است.

• تولیدی
• بازرگانی
• خدماتی
• پروژه ای (پیمانکاری)

بنابراین برای ایجاد یک ساختار سازمانی باید ببینید که مجموعه شما از نظر زمینه فعالیت در کدام دسته هست.

هر یک از مدلها دارای یه سری فرایندهای عمومی هستند. همچنین یه سری فرایندهای اختصاصی دارند. منظور از فرایندهای عمومی آنهایی هستند که در هر شرکتی با هر فعالیتی وجود دارد. از جمله این فرایندها میتوان به مواردی همچون آموزش، تحقیق و توسعه، مدیریت منابع انسانی، و … نام برد. این موارد در هر کسب و کاری وجود دارد و ارتباطی به زمینه فعالیت ندارد.

در تدوین چارت سازمانی نیز یک سری فرایندها وجود دارد که در اکثر شرکتها موجود است. اما با ادبیاتهای مختلفی معمولا بکار می بریم. مانند فرایند پولساز مجموعه که برخی فروش می گویند و برخی امور قراردادی و برخی صندوق و . . . می نامند.

برخی فرایندها نیز تخصصی زمینه فعالیت مجموعه هست. مثلا فرایند پخت و پز در یک رستوران یا فرایند صدور ویزا در یک آژانس هواپیمایی و یا فرایند پرسکاری در یک واحد تولیدی از این نوع موارد هستند. در این خصوص می توانید از سایر منابع اطلاعاتی الگو بگیرید. مقاله نمونه چارت سازمانی (یا ساختار سازمانی ) فایل نمودار سازمانی برای شما شاید مفید باشد.

سطوح چارت سازمانی 

منظور از سطح چارت سازمانی یا Organization Chart همان سلسله مراتب سازمانی است. مثلا مدیر عامل در هر شرکتی در سطح یک هست. سلسله مراتب دوم در زیر شاخه مدیریت عامل هست. این سطح در اصطلاح سطح دوم نمودار سازمانی است. سطح دوم همان معاونتها یا مدیران ارشد هستند که بطور مستقیم از مدیریت عامل دستور می گیرند. ادبیات و لفظ سمت برای سطح دو اختیاری هست. برخی از عنوان معاونت استفاده می کنند. برخی دیگر مدیریت و برخی دیگر از عبارت مسئول استفاده می کنند.

عوامل و فرایندهای زیر دست سطح دو در اصطلاح سطح سوم چارت سازمانی می نامیم.  در واقع سطح سوم با مدیریت عامل ارتباطی ندارند و در سطح بالاتر خود فقط با سطح دو مرتبط خود در ارتباط هستند.

به همین ترتیب سطح چهارم ساختار سازمانی زیردست سطح سه نمودار سازمانی است. بدیهیست هر چه سازمان بزرگتر و حجیم تر باشد ، دارای سطوح سازمانی نیز می باشد.

در مجموعه های کوچک این قضیه برعکس هست. یعنی مجموعه های کوچک دارای سطوح سازمانی کمتری هستند.

نکات مهم در طراحی چارت سازمانی

طراحی چارت سازمانی یکی از مراحل کلیدی در مدیریت و ساختاردهی به سازمان‌ها است. این چارت نه‌تنها به وضوح ساختار و روابط درون یک سازمان را نمایش می‌دهد، بلکه به کارکنان کمک می‌کند تا نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را درک کنند. در ادامه، نکات مهمی که باید در طراحی یک چارت سازمانی مد نظر قرار دهید، به تفصیل آوردیم.

۱. تعریف اهداف و مقاصد

قبل از هر چیز، باید اهداف و مقاصد طراحی چارت سازمانی را مشخص کنید. آیا هدف از طراحی این چارت بهبود ارتباطات داخلی است؟ یا شاید می‌خواهید مسئولیت‌ها و وظایف هر واحد را به‌طور واضح‌تر بیان کنید؟ درک درست از اهداف، به شما کمک می‌کند تا چارت را به‌گونه‌ای طراحی کنید که به نیازهای خاص سازمان پاسخ دهد.

۲. شناسایی واحدها و نقش‌ها

برای طراحی یک چارت سازمانی مؤثر، ابتدا باید تمامی واحدها، دپارتمان‌ها و نقش‌های موجود در سازمان را شناسایی کنید. این شامل تمامی بخش‌ها از جمله مدیریت، منابع انسانی، مالی، تولید و فروش است. شناسایی دقیق این واحدها به شما کمک می‌کند تا تصویر روشنی از ساختار سازمانی به‌دست آورید.

۳. تعیین روابط و سلسله مراتب

یکی از جنبه‌های کلیدی در طراحی چارت سازمانی، تعیین روابط بین واحدها و نقش‌ها است. باید مشخص کنید که هر واحد چگونه با سایر واحدها تعامل دارد و سلسله مراتب درون سازمان چگونه است. این کار به شفاف‌سازی خطوط ارتباطی و مسئولیت‌ها کمک می‌کند و موجب می‌شود تا کارکنان بدانند که به چه کسی پاسخگو هستند.

۴. سادگی و وضوح در طراحی

چارت سازمانی باید ساده و قابل فهم باشد. از استفاده از اصطلاحات پیچیده و نمودارهای شلوغ پرهیز کنید. طراحی باید به گونه‌ای باشد که هر فردی به راحتی بتواند آن را درک کند. سادگی در طراحی به کارکنان کمک می‌کند تا به‌سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را از چارت استخراج کنند.

۵. استفاده از نمادها و رنگ‌ها

برای افزایش جذابیت و قابل فهم‌تر کردن چارت، می‌توانید از نمادها و رنگ‌های مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از رنگ‌های مختلف برای تفکیک واحدهای مختلف استفاده کنید یا نمادهای خاصی برای نمایش نقش‌ها و مسئولیت‌ها به کار ببرید. این کار به درک بهتر چارت کمک می‌کند و آن را جذاب‌تر می‌سازد.

۶. به‌روزرسانی منظم و مداوم

چارت سازمانی باید به‌طور منظم به‌روزرسانی شود تا تغییرات در ساختار سازمانی را منعکس کند. سازمان‌ها به‌طور مداوم در حال تغییر و تحول هستند و چارت باید این تغییرات را به‌خوبی در خود جای دهد. به‌روزرسانی منظم چارت به شما کمک می‌کند تا همواره تصویر دقیقی از ساختار سازمانی داشته باشید.

۷. شمول تمامی سطوح سازمانی

اطمینان حاصل کنید که تمامی سطوح سازمانی در چارت گنجانده شده‌اند. این شامل مدیریت ارشد، مدیران میانی و کارکنان عادی است. در نظر گرفتن تمامی سطوح در چارت به ایجاد حس تعلق و ارتباط بهتر بین واحدها کمک می‌کند.

۸. استفاده از نرم‌افزارهای طراحی مناسب

برای طراحی چارت سازمانی، می‌توانید از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده کنید که امکانات لازم برای ترسیم و ویرایش چارت را داشته باشند. این نرم‌افزارها معمولاً ابزارهای متنوعی برای طراحی و سفارشی‌سازی چارت‌ها ارائه می‌دهند که می‌تواند کار شما را تسهیل کند.

۹. گرفتن بازخورد از کارکنان و مدیران

پس از طراحی چارت، از کارکنان و مدیران بازخورد بگیرید. این بازخورد به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف چارت را شناسایی کنید و در صورت نیاز تغییرات لازم را اعمال کنید. مشارکت کارکنان در این فرآیند می‌تواند به بهبود چارت و افزایش رضایت آن‌ها کمک کند.

۱۰. توجه به فرهنگ سازمانی

چارت سازمانی باید با فرهنگ و ارزش‌های سازمان همخوانی داشته باشد. به‌عنوان مثال، اگر سازمان شما بر روی همکاری و تیم‌سازی تأکید دارد، چارت باید این ارزش‌ها را منعکس کند. توجه به فرهنگ سازمانی به ایجاد یک محیط کار مثبت و مؤثر کمک می‌کند.

با رعایت این نکات، می‌توانید چارت سازمانی مؤثری طراحی کنید که به بهبود کارایی و ارتباطات درون سازمان کمک کند و در نهایت به تحقق اهداف سازمانی شما منجر گردد. مقاله دانلود رایگان نمونه چارت سازمانی فایل چارت سازمانی word اکسل را بخوانید.

چارت سازمانی و شرح وظایف

چارت سازمانی و شرح وظایف هر دو ابزارهای کلیدی در مدیریت و سازمان‌دهی یک نهاد هستند که به تسهیل کارایی، شفافیت و ارتباطات درون سازمان کمک می‌کنند. در ادامه به بررسی دقیق‌تری از ارتباط بین این دو مفهوم پرداخته خواهد شد.

تعریف چارت سازمانی

چارت نمایی گرافیکی از ساختار سازمان است که روابط بین واحدها، دپارتمان‌ها و افراد را به تصویر می‌کشد. چارت سازمانی نشان‌دهنده سلسله مراتب مدیریتی، خطوط ارتباطی و تقسیم وظایف درون سازمان است. این ابزار به کارکنان کمک می‌کند تا موقعیت خود را در ساختار کلی سازمان درک کنند و بفهمند که چگونه با دیگر واحدها و افراد ارتباط دارند.

تعریف شرح وظایف

این مستندات به طور مشخص وظایف، مسئولیت‌ها و انتظارات مربوط به هر نقش یا شغل را تعریف می‌کنند. شرح وظایف به کارکنان کمک می‌کند تا بدانند چه کارهایی باید انجام دهند و چه انتظاراتی از آن‌ها وجود دارد. این مستندات معمولاً شامل مهارت‌های مورد نیاز، وظایف روزانه، و اهداف کلی نقش هستند. جهت کسب اطلاعات بیشتر مقاله ” نمونه فرم شرح وظایف ( شناسنامه شغل ) ” را بخوانید.

ارتباط بین چارت سازمانی و شرح وظایف

شفاف‌سازی نقش‌ها و مسئولیت‌ها

یکی از اصلی‌ترین مزایای چارت سازمانی، شفاف‌سازی موقعیت هر فرد در سازمان و روابط بین آن‌ها است. این شفافیت به کارکنان کمک می‌کند تا نقش خود را در سازمان بهتر درک کنند. از سوی دیگر، شرح وظایف به وضوح وظایف و مسئولیت‌های هر نقش را تعریف می‌کند. این دو ابزار با هم به ایجاد یک درک مشترک از نقش‌ها و مسئولیت‌ها در سازمان کمک می‌کنند.

سلسله مراتب و تقسیم کار

چارت سازمانی به وضوح سلسله مراتب مدیریتی را نشان می‌دهد، در حالی که شرح وظایف مسئولیت‌های هر سطح را مشخص می‌کند. به عنوان مثال، یک مدیر ممکن است مسئولیت‌های خاصی در زمینه برنامه‌ریزی و نظارت داشته باشد، در حالی که کارکنان زیرمجموعه او وظایف اجرایی و عملیاتی را بر عهده دارند. این ارتباط به ایجاد یک ساختار منظم و کارآمد کمک می‌کند که در آن هر فرد می‌داند که چه وظایفی را باید انجام دهد و به چه کسی پاسخگو است.

بهبود ارتباطات

با داشتن یک چارت سازمانی واضح، کارکنان می‌توانند به راحتی متوجه شوند که به چه کسی گزارش می‌دهند و با چه کسانی باید همکاری کنند. این موضوع به کاهش ابهامات و افزایش کارایی در ارتباطات درون سازمان کمک می‌کند. همچنین، شرح وظایف به وضوح انتظارات و نیازهای ارتباطی را مشخص می‌کند و به کارکنان کمک می‌کند تا بدانند که در چه مواردی باید با دیگران تعامل کنند.

مدیریت عملکرد

چارت سازمانی به مدیران کمک می‌کند تا نظارت بر عملکرد کارکنان را آسان‌تر کنند. با داشتن شرح وظایف مشخص، مدیران می‌توانند به راحتی عملکرد هر فرد را ارزیابی کنند و در صورت نیاز بازخورد مناسب را ارائه دهند. این ارزیابی‌ها می‌تواند به شناسایی نقاط قوت و ضعف کارکنان کمک کند و به بهبود عملکرد کلی سازمان منجر شود.

تأثیر بر فرهنگ سازمانی

چارت سازمانی و شرح وظایف به ایجاد یک فرهنگ سازمانی مثبت کمک می‌کنند. با مشخص بودن نقش‌ها و مسئولیت‌ها، کارکنان احساس تعلق بیشتری دارند و می‌دانند که چگونه می‌توانند به اهداف سازمان کمک کنند. این موضوع به تقویت روحیه تیمی و همکاری بین کارکنان منجر می‌شود و به ایجاد یک محیط کاری مثبت کمک می‌کند.

تسهیل در آموزش و توسعه

این دو ابزار به تسهیل فرآیندهای آموزشی و توسعه‌ای کمک می‌کنند. با داشتن چارت سازمانی و شرح وظایف، می‌توان برنامه‌های آموزشی متناسب با نیازهای هر نقش را طراحی کرد. به عنوان مثال، اگر یک نقش خاص نیاز به مهارت‌های خاصی دارد، می‌توان دوره‌های آموزشی مناسب را برای آن طراحی کرد. این فرآیند به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را توسعه دهند و به رشد شخصی و حرفه‌ای خود ادامه دهند.

مدیریت تغییرات

در هنگام تغییرات سازمانی، مانند ادغام‌ها، تغییرات مدیریتی یا بازسازی ساختار، چارت سازمانی و شرح وظایف به مدیران کمک می‌کند تا تغییرات را به‌طور مؤثر مدیریت کنند. این ابزارها به کارکنان کمک می‌کنند تا درک بهتری از تغییرات داشته باشند و به راحتی با شرایط جدید سازگار شوند. همچنین، این دو ابزار می‌توانند به شفاف‌سازی نقش‌ها و مسئولیت‌ها در زمان تغییرات کمک کنند و از بروز ابهامات جلوگیری کنند. لذا در نحوه تدوین چارت سازمانی بایستی به تغییرات نیز توجه کرد.

شرح وظایف در نمودار ساختار سازمانی

چارت سازمانی و شرح وظایف دو ابزار مکمل هستند که با هم به شفاف‌سازی ساختار سازمانی، بهبود ارتباطات، و افزایش کارایی کمک می‌کنند. استفاده از هر دو ابزار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به اهداف خود دست یابند و محیط کاری موثری ایجاد کنند. در نهایت، این دو ابزار نه‌تنها به تسهیل عملکرد روزمره کمک می‌کنند، بلکه به رشد و توسعه سازمان در بلندمدت نیز منجر می‌گردند.

مشاوره چارت سازمانی

مشاور چارت سازمانی فردی متخصص است که به سازمان‌ها در طراحی، بهبود و پیاده‌سازی ساختار سازمانی کمک می‌کند. این مشاوران معمولاً دارای تجربه و دانش عمیق در زمینه‌های مدیریت، سازمان‌دهی، و تحلیل فرآیندها هستند. در زیر به بررسی دقیق‌تری از نقش و وظایف مشاور چارت سازمانی پرداخته می‌شود.

۱. تحلیل وضعیت کنونی

بررسی ساختار سازمانی:

  مشاور ابتدا به تحلیل ساختار موجود سازمان می‌پردازد. این شامل بررسی چارت سازمانی فعلی، روابط بین واحدها و ارزیابی کارایی آن‌ها است.

  مشاور ممکن است از ابزارهای مختلفی مانند مصاحبه با کارکنان، نظرسنجی‌ها، و مشاهده مستقیم برای جمع‌آوری داده‌ها استفاده کند.

شناسایی نقاط قوت و ضعف:

  مشاور در خصوص نحوه تدوین چارت سازمانی ، نقاط قوت و ضعف ساختار کنونی را شناسایی می‌کند. این شامل بررسی کارایی تیم‌ها، میزان رضایت کارکنان و توانایی سازمان در پاسخ به تغییرات بازار است.

  تحلیل SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) یکی از روش‌های معمول در نحوه تدوین چارت سازمانی است.

۲. طراحی چارت سازمانی جدید

توسعه مدل‌های سازمانی:

  بر اساس تحلیل‌های انجام شده، مشاور مدل‌های مختلف سازمانی را پیشنهاد می‌دهد. این مدل‌ها ممکن است شامل تغییرات در سلسله مراتب، تقسیم وظایف و ایجاد واحدهای جدید باشد.

  مشاور ممکن است الگوهای مختلفی از جمله ساختارهای افقی، عمودی، ماتریسی یا شبکه‌ای را بررسی کند و مناسب‌ترین گزینه را برای سازمان انتخاب کند.

ایجاد چارت سازمانی:

  مشاور به طراحی چارت سازمانی جدید می‌پردازد که شامل توصیف واضح نقش‌ها، مسئولیت‌ها و روابط بین واحدها است.

  این چارت باید به گونه‌ای طراحی شود که قابلیت انعطاف‌پذیری در برابر تغییرات آینده را داشته باشد.

۳. تسهیل در پیاده‌سازی تغییرات

برنامه‌ریزی تغییرات:

  مشاور به مدیران در برنامه‌ریزی و اجرای تغییرات کمک می‌کند. این شامل تعیین مراحل اجرایی، زمان‌بندی و منابع مورد نیاز است.

  مشاور باید یک برنامه جامع شامل اهداف، مراحل و مسئولیت‌ها را تهیه کند که به راحتی قابل اجرا باشد.

مدیریت مقاومت:

  یکی از چالش‌های اصلی در پیاده‌سازی تغییرات، مقاومت کارکنان است. مشاور به شناسایی علل مقاومت و ارائه راهکارهایی برای مدیریت آن می‌پردازد.

  این شامل برگزاری جلسات توجیهی، ارائه اطلاعات شفاف و ایجاد یک محیط مشارکتی است که در آن کارکنان احساس کنند نظرات آن‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد. یکی از مشکلات در نحوه تدوین چارت سازمانی همین مقاومت برخی از کارکنان است.

۴. آموزش و توسعه

آموزش کارکنان:

  مشاور ممکن است برنامه‌های آموزشی برای کارکنان برای نحوه تدوین چارت سازمانی طراحی کند تا آن‌ها با ساختار جدید آشنا شوند و مهارت‌های لازم را کسب کنند.

  این آموزش‌ها می‌تواند شامل کارگاه‌های آموزشی، سمینارها و دوره‌های آنلاین باشد.

توسعه مهارت‌های مدیریتی:

  ارائه مشاوره به مدیران در زمینه مهارت‌های رهبری و مدیریت تغییرات نیز بخشی از وظایف مشاور است.

  مشاور می‌تواند به مدیران کمک کند تا مهارت‌های خود را در زمینه‌های ارتباطی، تصمیم‌گیری و حل مسئله تقویت کنند.

۵. ارزیابی و بازخورد نمودار سازمانی

نظارت بر عملکرد:

  پس از پیاده‌سازی چارت سازمانی جدید، مشاور به نظارت بر عملکرد سازمان و ارزیابی تأثیرات تغییرات می‌پردازد.

  این ارزیابی می‌تواند شامل تحلیل داده‌های عملکرد، نظرسنجی‌ها و مصاحبه‌های پیگیری باشد.

جمع‌آوری بازخورد:

  مشاور بازخوردهای کارکنان و مدیران را جمع‌آوری کرده و در صورت نیاز تغییرات لازم را پیشنهاد می‌دهد.

  ایجاد کانال‌های ارتباطی برای دریافت نظرات و پیشنهادات کارکنان می‌تواند به بهبود فرآیند کمک کند.

۶. تحلیل فرآیندها

بهینه‌سازی فرآیندها:

  مشاور به بررسی و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری سازمان می‌پردازد تا از کارایی بیشتری برخوردار شوند.

  این شامل شناسایی گلوگاه‌ها، کاهش زمان‌های اضافی و بهبود کیفیت خدمات یا محصولات است.

توسعه مستندات:

  ایجاد مستندات مربوط به فرآیندها و وظایف نیز از دیگر وظایف مشاور است. این مستندات می‌توانند به عنوان مرجع برای آموزش و توسعه در آینده استفاده شوند.

۷. توسعه فرهنگ سازمانی

ترویج فرهنگ همکاری:

  مشاور به ترویج فرهنگ همکاری و ارتباطات مؤثر در سازمان کمک می‌کند. این شامل تشویق به کار گروهی و ایجاد یک محیط حمایتی است.

  برگزاری فعالیت‌های تیم‌سازی و جلسات مشترک می‌تواند به تقویت روابط بین کارکنان کمک کند.

ایجاد ارزش‌های مشترک:

  مشاور می‌تواند به سازمان در تعریف و ترویج ارزش‌های مشترک کمک کند که باعث ایجاد یک فرهنگ سازمانی مثبت می‌شود.

  این ارزش‌ها می‌توانند شامل احترام، شفافیت، و نوآوری باشند.

نحوه تدوین چارت سازمانی و مشاوره نمودار سازمانی

مشاور چارت سازمانی نقش حیاتی در نحوه تدوین چارت سازمانی و بهبود کارایی و ساختار سازمان دارد. با تحلیل دقیق، طراحی مناسب و پیاده‌سازی مؤثر، این مشاوران به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به اهداف خود دست یابند و محیط کاری موثری ایجاد کنند. در نهایت، مشاوران چارت سازمانی نه‌تنها به بهبود ساختار کمک می‌کنند، بلکه به رشد و توسعه پایدار سازمان نیز منجر می‌شوند.