روش اجرایی تامین کالا – دستورالعمل خرید

مستندات ایزو شامل روشهای اجرایی ، فرم ها و دستورالعملها می شود که درون مستندات ایزو تعریف گردیده است. یکی از این روشهای اجرایی ، روش اجرایی تامین کالا یا روش اجرایی خرید (تامین کالا) هست که هدف از روش اجرایی تامین کالا ، شرح و توضیح نحوه و روش تامین کالا و اطمینان بابت اینکه تمامی اجناس خریداری شده دارای کیفیت کافی هستند.

فرآيند خريد

بدون شك اجرای اصولی و به موقع ، به عوامل متعددي بستگي دارد كه يكي از مهمترين آنها تامين به موقع و صحيح اقلام و خدمات مورد نياز است.

با عنايت به اهميت اين موضوع مكانيزم مشخصي براي فرآيند خريد تعيين می گردد تا اطمينان حاصل گردد كه اقلام خريداري ، با الزامات از پيش معین مطابقت دارند.

بديهي است نوع و گستره كنترل هايي كه بر روي تامين كنندگان و محصولات خريداري از آنان اعمال مي‌گردد. با اثري كه محصول خريداري بر روي مراحل بعدي اجرا يا كيفيت نهايي مي‌گذارد ، متناسب خواهد بود.

همچنين در شركت ، تامين كنندگان كالا مورد نياز براساس ميزان توانايي آنان در ارائه خدمت منطبق با الزامات سازمان ارزيابي و انتخاب مي‌شوند. چگونگي ارزیابی و انتخاب تامین کنندگان به ترتیب در دستورالعمل ارزيابي تامين كنندگان کالا آمده است. بديهي است كه سوابق اين ارزيابي‌ها بعنوان بخش مهمي از سوابق كيفي در سيستم نگهداري مي‌شوند.

روش اجرایی خرید (تامین کالا)

1- هدف:

هدف از تدوین این روش اجرایی تشریح نحوه انجام کلیه امور مربوط به فرایند خرید از زمان صدور درخواست خرید تا تحویل کالای خریداری شده به انبار می باشد.

2- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در واحد تدارکات (خرید) کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر تامین
• اجرا : واحد تدارکات (خرید)

4- شرح:

خرید و تامین کالا به دو صورت خرید داخلی و خرید خارجی صورت می پذیرد.

4-1- خرید داخلی

واحد خرید (تدارکات) پس از دریافت فرم درخواست خرید با کد F-20-00-00 از واحد انبار ، استعلامات مورد نیاز از سطح بازار را  مطابق با فرم استعلام بهاء با کد F-23-00-01  انجام می دهد. واحدخرید (تدارکات) بایستی برای هر کالا حداقل سه مورد استعلام گرفته باشد. سپس متناسب با اطلاعات و استعلامات کسب شده  خرید صورت می گیرد. استعلامات بایستی از تامین کنندگان مجاز مطابق با لیست تامین کنندگان کالا مجاز با کد F-22-00-03  انجام پذیرد. بدیهی است که این تامین کنندگان از قبل مورد ارزیابی قرار گرفته باشند. مسئول تدارکات پس از خرید اقلام با رعایت اصول حمل و نقل نسبت به حمل و جابجایی تا انبار اقدام می نماید.

پس از اینکه کالای تامین شده تحویل انبار شد ، مسئول انبار پس بررسیهای لازمه از نظر کمی و کیفی  یک نسخه رسید انبار با کدF-20-00-00  را به مسئول خرید (تدارکات) می دهد. مسئول خرید (تدارکات) فرم رسید انبار مذکور و فاکتور خرید را جهت طی مراحل مالی به واحد امور مالی تحویل می دهد.

نکته: بدیهی است چنانچه کالای تامین شده ، از سوی مسئولین ذیربط مورد تایید کمی و یا کیفی قرار نگیرد به مسئول خرید (تدارکات) ارجاع داده می شود تا در این خصوص اقدامات ارجاع به تامین کننده و یا اصلاح صورت پذیرد.

4-2- خرید خارجی

کلیه فرایندهای مندرج در بند 4-1 عینا برای خرید خارجی انجام می گردد. علاوه بر موارد فوف الذکر برای خرید خارجی برای سایر کارهایی که برای خرید خارجی الزامیست باید با دقت انجام گردد. از جمله این موارد انجام امور گمرگی و ترخیص کالاست. کلیه امور گمرکی مطابق با آيين نامه اجرايي قانون امور گمركي (سند برون سازمانی) اقدام می گردد. همچنین در رابطه با کلیه امور حمل و نقل کالا از مبدا تا مقصد مطابق با دستور العمل حمل و نقل کالای خریداری شده با کد I-23-01 اقدام می گردد.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

استاندارد خرید اصولی

 خرید استاندارد به فرآیند تهیه کالاها و خدماتی اشاره دارد که بر اساس معیارها و مشخصات از پیش تعیین‌شده انجام می‌شود. این نوع خرید معمولاً در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و همچنین در پروژه‌های دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می‌گیرد. هدف از خرید استاندارد، تضمین کیفیت، کاهش ریسک و بهینه‌سازی هزینه‌ها است.

 مراحل خرید استاندارد طبق روش اجرایی خرید (تامین کالا)

1. شناسایی نیازها :

   – در این مرحله، نیازهای واقعی سازمان به دقت شناسایی می‌شوند. این شامل تحلیل دقیق نیازها، مشخصات فنی، و ویژگی‌های مورد نیاز است. برای مثال، اگر یک شرکت به دنبال خرید تجهیزات الکترونیکی باشد، باید مشخص کند که چه نوع تجهیزاتی با چه مشخصاتی نیاز دارد و چه عملکردی را از آن‌ها انتظار دارد.

2. انتخاب تأمین‌کننده :

   – پس از شناسایی نیازها، مرحله بعدی انتخاب تأمین‌کننده مناسب است. در این مرحله، سازمان‌ها معمولاً به بررسی تأمین‌کنندگان مختلف می‌پردازند و معیارهایی مانند اعتبار، تجربه، کیفیت محصولات و خدمات، و قیمت‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهند. این فرآیند می‌تواند شامل درخواست پیشنهادات (RFP) و ارزیابی آن‌ها باشد.

3. تضمین کیفیت :

   – یکی از اصلی‌ترین اهداف خرید استاندارد، تضمین کیفیت کالاها و خدمات است. در این مرحله، سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که تأمین‌کننده توانایی ارائه محصولات با کیفیت مطابق با استانداردهای مشخص را دارد. این ممکن است شامل بازرسی‌های قبل از تحویل، آزمایش‌های کیفیت و بررسی مدارک مربوط به کیفیت باشد.

4. مذاکره و قرارداد :

   – پس از انتخاب تأمین‌کننده، مرحله مذاکره آغاز می‌شود. در این مرحله، جزئیات قرارداد شامل قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل، و سایر شرایط باید مورد بحث و توافق قرار گیرد. یک قرارداد خوب باید به وضوح تمامی جزئیات را مشخص کند و از حقوق و مسئولیت‌های هر دو طرف محافظت کند.

5. تحویل و بازرسی :

   – پس از امضای قرارداد، تأمین‌کننده موظف به تحویل کالا یا خدمات است. در این مرحله، سازمان باید کالاها یا خدمات دریافتی را به دقت با شرایط قرارداد مقایسه کند و اطمینان حاصل کند که آن‌ها مطابق با مشخصات و استانداردهای تعیین‌شده هستند. در صورت وجود هر گونه نقص یا عدم تطابق، باید اقدامات لازم برای حل مشکل انجام شود.

6. مدیریت روابط :

   – پس از تحویل موفقیت‌آمیز کالا یا خدمات، حفظ ارتباط مستمر با تأمین‌کننده اهمیت زیادی دارد. این شامل برقراری ارتباط منظم برای بررسی کیفیت، حل مشکلات احتمالی، و بهبود فرآیندها می‌شود. مدیریت روابط می‌تواند به ایجاد اعتماد و همکاری‌های بلندمدت منجر شود که به نفع هر دو طرف خواهد بود.

 مزایای خرید استاندارد مطابق با روش اجرایی خرید (تامین کالا)

–  کاهش ریسک : با رعایت معیارهای مشخص و انتخاب تأمین‌کنندگان معتبر، ریسک‌های مربوط به کیفیت و تأمین به حداقل می‌رسد. این امر به ویژه در پروژه‌های بزرگ که تأثیرات مالی و زمانی زیادی دارند، بسیار مهم است.

–  صرفه‌جویی در هزینه : انتخاب تأمین‌کنندگان مناسب و مذاکره بر سر قیمت‌های مناسب می‌تواند به کاهش هزینه‌ها منجر شود. همچنین، با بهینه‌سازی فرآیند خرید، سازمان‌ها می‌توانند از منابع خود به بهترین شکل استفاده کنند.

–  بهبود کارایی : فرآیندهای استاندارد شده می‌توانند کارایی را افزایش دهند. با داشتن یک روش مشخص برای خرید، زمان و منابع کمتری صرف می‌شود و کارکنان می‌توانند بر روی وظایف دیگر تمرکز کنند.

–  تضمین رضایت مشتری : خرید استاندارد می‌تواند به بهبود کیفیت محصولات و خدمات نهایی منجر شود که در نتیجه رضایت مشتری را افزایش می‌دهد. این امر به ویژه در صنایع رقابتی که کیفیت خدمات و محصولات می‌تواند تأثیر زیادی بر موفقیت سازمان داشته باشد، اهمیت دارد.

به طور کلی، خرید استاندارد نه تنها به بهبود کیفیت و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند، بلکه باعث ایجاد یک چارچوب منظم و کارآمد برای فرآیندهای خرید در سازمان‌ها می‌شود. این نوع خرید به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به طور مؤثرتری با تأمین‌کنندگان خود همکاری کنند و در نهایت به موفقیت بیشتری دست یابند.

دستورالعمل خرید – کاربردها

 سند فرایند خرید یا دستورالعمل خرید به عنوان یک ابزار مدیریتی کلیدی در هر سازمان، مجموعه‌ای از مراحل، رویه‌ها و سیاست‌ها را فراهم می‌آورد که به منظور راهنمایی کارکنان در فرآیند خرید کالاها و خدمات طراحی شده است. این دستورالعمل‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا خریدهای خود را به صورت مؤثر، کارآمد و مطابق با استانداردهای کیفیت و قوانین مربوطه انجام دهند. با توجه به اهمیت خرید در موفقیت کلی یک سازمان، داشتن یک دستورالعمل جامع و دقیق بسیار حیاتی است.

 اجزای اصلی دستورالعمل خرید

1. هدف و دامنه :

   – در این بخش، هدف کلی از ایجاد دستورالعمل خرید توضیح داده می‌شود. این هدف می‌تواند شامل بهبود فرآیند خرید، کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت و تضمین رضایت مشتری باشد. همچنین، دامنه این دستورالعمل باید به وضوح مشخص شود، به‌طوری‌که چه نوع کالاها و خدماتی را شامل می‌شود. برای مثال، ممکن است این دستورالعمل شامل خرید تجهیزات اداری، مواد اولیه، خدمات مشاوره‌ای و غیره باشد.

2. تعاریف و اصطلاحات :

   – این بخش به ارائه تعاریف برای اصطلاحات کلیدی که در دستورالعمل به کار رفته‌اند می‌پردازد. این کار به اطمینان از این که تمامی کارکنان به یک زبان مشترک صحبت می‌کنند، کمک می‌کند. به عنوان مثال، اصطلاحاتی مانند “تأمین‌کننده”، “قرارداد”، “تحویل” و “بازرسی” باید به وضوح تعریف شوند.

3. مراحل خرید :

   –  شناسایی نیاز

در این مرحله، نیازهای واقعی سازمان به دقت شناسایی می‌شوند. این شامل تحلیل دقیق نیازها، مشخصات فنی، و ویژگی‌های مورد نیاز است. برای مثال، اگر یک شرکت به دنبال خرید تجهیزات الکترونیکی باشد، باید مشخص کند که چه نوع تجهیزاتی با چه مشخصاتی نیاز دارد و چه عملکردی را از آن‌ها انتظار دارد. این مرحله می‌تواند شامل مشاوره با بخش‌های مختلف سازمان باشد تا اطمینان حاصل شود که تمامی نیازها در نظر گرفته شده‌اند.

   –  تحقیق و انتخاب تأمین‌کننده

پس از شناسایی نیازها، مرحله بعدی انتخاب تأمین‌کننده مناسب است. در این مرحله، سازمان‌ها معمولاً به بررسی تأمین‌کنندگان مختلف می‌پردازند و معیارهایی مانند اعتبار، تجربه، کیفیت محصولات و خدمات، و قیمت‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهند. این فرآیند می‌تواند شامل درخواست پیشنهادات (RFP) و ارزیابی آن‌ها باشد. همچنین، ممکن است نیاز به انجام بازرسی‌های میدانی از تأمین‌کنندگان وجود داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که آن‌ها توانایی تأمین نیازهای سازمان را دارند.

   –  مذاکره و قرارداد

پس از انتخاب تأمین‌کننده، مرحله مذاکره آغاز می‌شود. در این مرحله، جزئیات قرارداد شامل قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل، و سایر شرایط باید مورد بحث و توافق قرار گیرد. یک قرارداد خوب باید به وضوح تمامی جزئیات را مشخص کند و از حقوق و مسئولیت‌های هر دو طرف محافظت کند. همچنین، باید توجه ویژه‌ای به شرایط حل اختلاف و نحوه مدیریت تغییرات احتمالی در قرارداد صورت گیرد.

   –  تحویل و بازرسی

پس از امضای قرارداد، تأمین‌کننده موظف به تحویل کالا یا خدمات است. در این مرحله، سازمان باید کالاها یا خدمات دریافتی را به دقت با شرایط قرارداد مقایسه کند و اطمینان حاصل کند که آن‌ها مطابق با مشخصات و استانداردهای تعیین‌شده هستند. در صورت وجود هر گونه نقص یا عدم تطابق، باید اقدامات لازم برای حل مشکل انجام شود. این مرحله ممکن است شامل بازرسی‌های فنی و کیفیتی باشد که به تأیید کیفیت کالاها کمک می‌کند.

   –  مدیریت روابط

پس از تحویل موفقیت‌آمیز کالا یا خدمات، حفظ ارتباط مستمر با تأمین‌کننده اهمیت زیادی دارد. این شامل برقراری ارتباط منظم برای بررسی کیفیت، حل مشکلات احتمالی، و بهبود فرآیندها می‌شود. مدیریت روابط می‌تواند به ایجاد اعتماد و همکاری‌های بلندمدت منجر شود که به نفع هر دو طرف خواهد بود. همچنین، این مرحله می‌تواند شامل ارزیابی دوره‌ای عملکرد تأمین‌کننده باشد تا اطمینان حاصل شود که آن‌ها همچنان به نیازهای سازمان پاسخ می‌دهند.

4. معیارهای انتخاب تأمین‌کننده :

   – تعیین معیارهایی که تأمین‌کنندگان باید برای انتخاب شدن رعایت کنند، از اهمیت بالایی برخوردار است. این معیارها می‌توانند شامل اعتبار، تجربه، کیفیت، قیمت و خدمات پس از فروش باشند. به عنوان مثال، سازمان ممکن است تأمین‌کنندگانی را که دارای گواهی‌نامه‌های بین‌المللی کیفیت هستند، در اولویت قرار دهد. همچنین، ممکن است نیاز به بررسی نظرات و بازخوردهای مشتریان قبلی تأمین‌کننده باشد.

5. سیاست‌های مالی :

   – تعیین سیاست‌های مربوط به بودجه‌بندی، پرداخت و مدیریت هزینه‌ها از دیگر اجزای مهم دستورالعمل خرید است. این سیاست‌ها باید شامل فرآیندهای مربوط به تخصیص بودجه، نظارت بر هزینه‌ها و مدیریت پرداخت‌ها باشد. همچنین، باید به وضوح مشخص شود که چه کسی مسئول تأیید هزینه‌ها و پرداخت‌ها است و چه مراحلی برای مدیریت هزینه‌های غیرمنتظره وجود دارد.

6. تضمین کیفیت :

   – یکی از اصلی‌ترین اهداف خرید استاندارد، تضمین کیفیت کالاها و خدمات است. در این مرحله، سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که تأمین‌کننده توانایی ارائه محصولات با کیفیت مطابق با استانداردهای مشخص را دارد. این ممکن است شامل بازرسی‌های قبل از تحویل، آزمایش‌های کیفیت و بررسی مدارک مربوط به کیفیت باشد. همچنین، باید پروسه‌هایی برای مدیریت شکایات و بازخوردهای مشتریان در مورد کیفیت کالاها و خدمات وجود داشته باشد.

7. مدیریت ریسک :

   – شناسایی و ارزیابی ریسک‌های مرتبط با خرید و تعیین راهکارهای کاهش آن‌ها نیز از اجزای مهم دستورالعمل خرید است. این ریسک‌ها می‌توانند شامل تأخیر در تحویل، عدم کیفیت کالاها، و مشکلات مالی تأمین‌کنندگان باشند. سازمان‌ها باید استراتژی‌هایی برای مدیریت این ریسک‌ها توسعه دهند، مانند ایجاد تنوع در تأمین‌کنندگان یا تعیین شرایط خاص برای تأمین کالاها.

8. گزارش‌دهی و مستندسازی :

   – الزامات مربوط به ثبت و نگهداری مستندات خرید، از جمله قراردادها، فاکتورها و گزارش‌های بازرسی، باید به وضوح مشخص شود. این مستندات به سازمان کمک می‌کنند تا در صورت بروز مشکلات، شفافیت و پاسخگویی لازم را داشته باشد. همچنین، باید فرآیندهای مربوط به نگهداری و بایگانی این مستندات تعیین شود.

9. آموزش و آگاهی :

   – برنامه‌های آموزشی برای کارکنان به منظور آشنایی با فرآیندها و سیاست‌های خرید ضروری است. این آموزش‌ها می‌توانند شامل کارگاه‌های آموزشی، دوره‌های آنلاین و منابع آموزشی باشند. هدف از این آموزش‌ها، ارتقای دانش و مهارت‌های کارکنان در زمینه خرید و مدیریت تأمین‌کنندگان است.

10. بازنگری و به‌روزرسانی :

    – تعیین زمان‌بندی و فرآیندهای لازم برای بازنگری و به‌روزرسانی دستورالعمل‌ها به منظور تطابق با تغییرات بازار و نیازهای سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است. این بازنگری‌ها باید به صورت دوره‌ای انجام شوند تا اطمینان حاصل شود که دستورالعمل‌ها همچنان مرتبط و مؤثر باقی می‌مانند.

 مزایای داشتن دستورالعمل خرید

–  شفافیت در خرید

 ایجاد شفافیت در فرآیند خرید و تعیین مسئولیت‌ها و وظایف هر فرد به بهبود همکاری و کارایی کمک می‌کند. این شفافیت می‌تواند به کاهش سوءتفاهم‌ها و افزایش اعتماد در میان کارکنان منجر شود.

–  کاهش خطا در فرایند خرید

 با داشتن یک رویه مشخص، خطاهای انسانی و سوءتفاهم‌ها کاهش می‌یابد. این امر به ویژه در خریدهای بزرگ و پیچیده اهمیت دارد، جایی که خطاها می‌توانند هزینه‌های بالایی به همراه داشته باشند.

–  بهبود کارایی در تدارکات کالا

 فرآیندهای استاندارد شده می‌توانند کارایی را افزایش دهند. با داشتن یک روش مشخص برای خرید، زمان و منابع کمتری صرف می‌شود و کارکنان می‌توانند بر روی وظایف دیگر تمرکز کنند. این به سازمان این امکان را می‌دهد که به نتایج بهتری دست یابد.

–  تضمین رضایت مشتری

خرید استاندارد می‌تواند به بهبود کیفیت محصولات و خدمات نهایی منجر شود که در نتیجه رضایت مشتری را افزایش می‌دهد. این امر به ویژه در صنایع رقابتی که کیفیت خدمات و محصولات می‌تواند تأثیر زیادی بر موفقیت سازمان داشته باشد، اهمیت دارد.

–  مدیریت بهتر هزینه‌ها در تدارکات

 با داشتن سیاست‌های مالی مشخص، سازمان می‌تواند هزینه‌های خود را به طور مؤثرتری مدیریت کند. این مدیریت شامل نظارت بر هزینه‌ها، شناسایی فرصت‌های صرفه‌جویی و بهینه‌سازی فرآیندهای خرید است.

دستورالعمل خرید ابزاری حیاتی برای سازمان‌هاست که به آن‌ها کمک می‌کند تا فرآیند خرید را به صورت منظم و کارآمد انجام دهند. با پیروی از این دستورالعمل‌ها، سازمان‌ها می‌توانند به بهبود کیفیت، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتری دست یابند. در نهایت، یک دستورالعمل خرید جامع و دقیق می‌تواند به عنوان یک مزیت رقابتی برای سازمان عمل کند و به آن کمک کند تا در بازارهای پیچیده و متغیر امروزی موفق‌تر باشد.

شرح وظایف مسئول خرید

 مسئول خرید  یکی از نقش‌های کلیدی در هر سازمان است که مسئولیت‌های متعددی را بر عهده دارد. این وظایف نه تنها به تأمین کالاها و خدمات مورد نیاز سازمان کمک می‌کند بلکه به بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتری نیز منجر می‌شود. این موارد برای شرح وظایف مسئول تدارکات هم صدق می کند.  در زیر به تفصیل به شرح وظایف مسئول خرید می‌پردازیم:

1. شناسایی نیازها

–  تحلیل نیازها : مسئول خرید باید نیازهای واقعی سازمان را با دقت شناسایی و تحلیل کند. این فرآیند شامل مشاوره با بخش‌های مختلف سازمان، مانند تولید، بازاریابی و خدمات مشتری است تا اطمینان حاصل شود که تمامی نیازها به درستی درک شده‌اند. به عنوان مثال، اگر یک بخش به تجهیزات جدید نیاز دارد، مسئول خرید باید مشخص کند که چه نوع تجهیزاتی با چه مشخصاتی نیاز است.

–  تهیه مستندات : پس از شناسایی نیازها، مسئول خرید باید مستندات مربوط به نیازها و مشخصات فنی را تهیه کند. این مستندات به تأمین‌کنندگان کمک می‌کند تا پیشنهادات دقیقی ارائه دهند و همچنین به عنوان مرجع برای ارزیابی کالاهای دریافتی استفاده می‌شوند.

2. تحقیق و انتخاب تأمین‌کنندگان

–  جستجوی تأمین‌کنندگان : مسئول خرید باید تأمین‌کنندگان مختلف را شناسایی و تحقیق کند. این مرحله شامل بررسی بازار و شناسایی تأمین‌کنندگانی است که می‌توانند نیازهای سازمان را برآورده کنند. این کار ممکن است به صورت آنلاین یا از طریق شبکه‌های تجاری و نمایشگاه‌ها انجام شود.

–  ارزیابی تأمین‌کنندگان : مسئول خرید باید تأمین‌کنندگان را بر اساس معیارهای مختلف مانند اعتبار، تجربه، کیفیت محصولات و خدمات، و قیمت‌ها ارزیابی کند. این ارزیابی می‌تواند شامل بررسی نظرات مشتریان قبلی، گواهی‌نامه‌های کیفیت و تاریخچه عملکرد تأمین‌کننده باشد.

–  درخواست پیشنهادات (RFP) : پس از شناسایی و ارزیابی تأمین‌کنندگان، مسئول خرید باید درخواست‌های رسمی (RFP) را برای دریافت پیشنهادات و قیمت‌ها ارسال کند. این درخواست‌ها باید شامل جزئیات دقیق نیازها و شرایط مورد نظر باشند.

3. مذاکره و قرارداد

–  مذاکره شرایط : مسئول خرید باید با تأمین‌کنندگان در مورد قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل و سایر جزئیات قرارداد مذاکره کند. این مرحله نیاز به مهارت‌های ارتباطی و توانایی حل مسئله دارد تا بهترین شرایط ممکن برای سازمان به دست آید.

–  تهیه قرارداد : پس از رسیدن به توافق، مسئول خرید باید قراردادهای خرید را تدوین و امضا کند. این قراردادها باید به وضوح تمامی شرایط و الزامات را مشخص کنند و از حقوق و مسئولیت‌های هر دو طرف محافظت کنند. همچنین، باید شرایط حل اختلاف و مدیریت تغییرات احتمالی در قرارداد نیز در نظر گرفته شود.

4. مدیریت فرآیند خرید یا تدارکات

–  ثبت سفارشات : مسئول خرید باید سفارشات خرید را در سیستم‌های مدیریت موجودی و مالی ثبت کند. این کار به سازمان کمک می‌کند تا موجودی کالاها را به‌روز نگه‌دارد و فرآیندهای مالی را مدیریت کند.

–  نظارت بر تحویل : مسئول خرید باید روند تحویل کالاها و خدمات را پیگیری کند و اطمینان حاصل کند که تحویل به موقع و مطابق با شرایط قرارداد انجام می‌شود. این شامل ارتباط مستمر با تأمین‌کنندگان و پیگیری وضعیت سفارشات است.

5. بازرسی و تأیید کیفیت

–  بازرسی کالاها : پس از دریافت کالاها، مسئول خرید باید آن‌ها را با دقت با مشخصات قرارداد مقایسه کند. این بازرسی می‌تواند شامل بررسی فیزیکی کالاها، آزمایش‌های کیفیت و تأیید مستندات مربوط به کیفیت باشد.

–  مدیریت شکایات : در صورت وجود هر گونه نقص یا عدم تطابق، مسئول خرید باید به شکایات رسیدگی کند و با تأمین‌کنندگان ارتباط برقرار کند تا مشکلات را حل کند. این مرحله بسیار مهم است زیرا می‌تواند به بهبود کیفیت کالاها و خدمات در آینده کمک کند.

6. مدیریت روابط با تأمین‌کنندگان

–  ایجاد ارتباط مؤثر : مسئول خرید باید ارتباط مستمر و مؤثری با تأمین‌کنندگان برقرار کند. این ارتباط می‌تواند شامل جلسات منظم، تماس‌های تلفنی و ارتباطات ایمیلی باشد. هدف از این ارتباط، بهبود همکاری و حل مشکلات به‌سرعت است.

–  ارزیابی عملکرد : مسئول خرید باید به طور دوره‌ای عملکرد تأمین‌کنندگان را ارزیابی کند و بازخوردهای لازم را ارائه دهد. این ارزیابی می‌تواند بر اساس معیارهای مشخصی مانند کیفیت، تحویل به موقع و خدمات پس از فروش انجام شود.

7. مدیریت مالی و بودجه

–  نظارت بر هزینه‌ها : مسئول خرید باید هزینه‌های خرید را مدیریت کند و بر بودجه‌های مربوط به خرید نظارت داشته باشد. این شامل تحلیل هزینه‌ها و شناسایی فرصت‌های صرفه‌جویی است.

–  تحلیل هزینه‌ها : مسئول خرید باید به طور منظم هزینه‌های خرید را بررسی و تحلیل کند تا اطمینان حاصل شود که سازمان از منابع خود بهینه استفاده می‌کند. این تحلیل می‌تواند به شناسایی الگوهای هزینه و نقاط ضعف در فرآیند خرید کمک کند.

8. گزارش‌دهی و مستندسازی

–  تهیه گزارشات : مسئول خرید باید گزارش‌های دوره‌ای در مورد فعالیت‌های خرید، هزینه‌ها و عملکرد تأمین‌کنندگان تهیه کند. این گزارش‌ها به مدیریت کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در زمینه خرید بگیرد و روندها را شناسایی کند.

–  مستندسازی : مسئول خرید باید مستندات مربوط به خرید، از جمله قراردادها، فاکتورها و گزارش‌های بازرسی را نگهداری کند. این مستندات به سازمان کمک می‌کنند تا در صورت بروز مشکلات، شفافیت و پاسخگویی لازم را داشته باشد.

9. به‌روزرسانی و آموزش خرید

–  آموزش کارکنان : مسئول خرید باید به سایر کارکنان در مورد فرآیندهای خرید و سیاست‌های مربوطه آموزش دهد. این آموزش‌ها می‌توانند شامل کارگاه‌های آموزشی، دوره‌های آنلاین و منابع آموزشی باشند. این آموزشها توسط سازمان فنی و حرفه ای کشور نیز تدریس میگردد.

–  به‌روزرسانی رویه‌ها : مسئول خرید باید به‌طور منظم رویه‌های خرید را بازنگری و به‌روزرسانی کند تا اطمینان حاصل شود که با تغییرات بازار و نیازهای سازمان هماهنگ است. این به‌روزرسانی‌ها ممکن است شامل تغییر در معیارهای انتخاب تأمین‌کنندگان یا بهبود فرآیندهای بازرسی باشد.

10. مدیریت ریسک در خرید

–  شناسایی ریسک‌ها : مسئول خرید باید ریسک‌های مرتبط با خرید را شناسایی و ارزیابی کند. این ریسک‌ها می‌توانند شامل تأخیر در تحویل، عدم کیفیت کالاها و مشکلات مالی تأمین‌کنندگان باشند.

–  توسعه استراتژی‌های کاهش ریسک : پس از شناسایی ریسک‌ها، مسئول خرید باید استراتژی‌هایی برای مدیریت و کاهش آن‌ها توسعه دهد. این استراتژی‌ها می‌توانند شامل ایجاد تنوع در تأمین‌کنندگان، تعیین شرایط خاص برای تأمین کالاها و برنامه‌ریزی برای شرایط اضطراری باشند.

مسئول خرید نقش حیاتی در تأمین کالاها و خدمات مورد نیاز سازمان دارد. با انجام وظایف خود به صورت مؤثر و با دقت، این فرد می‌تواند به بهبود کیفیت، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتری کمک کند. از این رو، مسئول خرید باید دارای مهارت‌ها و دانش کافی در زمینه‌های مختلف باشد تا بتواند به بهترین نحو از عهده وظایف خود برآید.

دستورالعمل تامین کالا

دستورالعمل تامین کالا یکی از مستندات مهم برای پیاده سازی استانداردهای ISO است. اخذ گواهینامه ایزو ، شرکتها را وادار به تهیه و تدوین مستندات ISO از جمله روش اجرایی تامین کالا می کند. تامین کالا برای شرکتهای تولیدی، بازرگانی و پیمانکاری کاربرد زیادتری نسبت به شرکتهای دیگر دارد. از آنجایی که تامین کالا شامل تامین مواد اولیه نیز می گردد. لذا خیلی از شرکتها با این دستورالعمل سر و کار دارند.

روش اجرایی تامین کالا

روش اجرایی تامین کالا تحت عنوان دستورالعمل کالا نیز عنوان می گردد. کارشناسان و مشاوران ایزو ISO برای فرایند تامین کالا ، عناوین مختلفی استفاده می کنند. برخی از عنوان روش اجرایی تامین کالا و برخی دیگر از عنوان دستورالعمل تامین کالا استفاده می کنند. کالاها و مواد اولیه تامین شده توسط شرکت سطح بسزایی در کیفیت نهایی محصولات ، خدمات و پروژه ها خواهد داشت.

روش اجرایی تامین کالا یکی از ده ها مستند رایگان است که دانلود رایگان آن میسر است.

نمونه دستورالعمل خرید

نمونه دستورالعمل خرید یا نمونه دستورالعمل تامین کالا در قالب Word در انتهای این مقاله موجود است. مسئول ایزو هر شرکتی میتواند این مستند را به صورت رایگان دانلود نماید. پس از دانلود رایگان نمونه دستورالعمل خرید می توانید محتویات آن را مطالعه نمایید. سپس نسبت به اعمال تغییرات متناسب با نیازهای شرکت خود اقدام نمایید.

دانلود رایگان نمونه دستورالعمل خرید یا روش اجرایی خرید (تامین کالا) به یکی از هزاران خدمت رایگان مرکز سیستم کاران به شماره تلفن 79165-021 است.

نمونه روش اجرایی خرید

روش اجرایی خرید یا دستورالعمل خرید هر دو یک معنا دارد. روش اجرایی خرید جهت حصول اطمینان از انجام یک خرید اصولی و استاندارد تهیه و تدوین می گردد. هر مسئول خرید یا مسئول تدارکاتی می تواند با استفاده از نمونه روش اجرایی خرید ، فرایند خرید خود را مطابق با الزامات ISO انجام دهد.

نمونه روش اجرایی خرید ارائه شده در انتهای این مقاله بصورت یک مثال و الگو بارگزاری گردید. لذا پیشنهاد می گردد که بندهای آن را مطابق با سیاستهای سازمان خود تغییر دهید.

دانلود رایگان دستورالعمل تدارکات

اگر به دنبال نمونه عملیاتی دستورالعمل تدارکات هستید در انتهای همین مطلب موجود است. دستورالعمل تدارکات همان دستورالعمل خرید یا تامین کالا است. در خیلی از شرکتها واحد تدارکات وجود دارد و در خیلی از شرکتها واحد خرید و خیلی دیگر واحد تامین کالا وجود دارد. همه اینها حکم واحد دارند و یک معنا و مفهوم را می رسانند. پس با دانلود رایگان روش اجرایی خرید (تامین کالا) می توانید سند تدارکات را نیز تهیه بفرمایید.

نمونه دستورالعمل تدارکات ( تامین کالا ) مندرج در پایین مطلب را دانلود نمایید. دستورالعمل تدارکات به همراه فرمهای تدارکات همگی قابلیت ویرایش دارند.

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی تدارکات

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی تدارکات نیز مانند همان دستورالعمل تدارکات هست. همانطور که گفتیم همه این واژگان معنای واحدی دارند. اما کاربران و علاقمندان با سلایق مختلف در گوگل عناوین مختلفی را جستجو می کنند. از جمله این مواردی که کاربران برای موضوع خرید، تامین و تدارکات ذکر می کنند میتوان موارد زیر را نام برد.

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی خرید

نمونه روش اجرایی تدارکات

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی تامین کالا

نمونه دستورالعمل تدارکات

روش اجرایی خرید و فرم های خرید طبق ایزو ISO

دانلود رایگان نمونه دستورالعمل خرید

نمونه روش اجرایی تامین کالا و فرمهای تامین کالا

دانلود نمونه دستورالعمل تامین کالا و فرم های ایزو خرید

نمونه فرم های تدارکات ، خرید ، تامین کالا

روش اجرایی خرید (تامین کالا)

فرم های ایزو برای فرایند خرید ، تدارکات ، تامین کالا

استاندارد ایزو ISO مخصوصا ISO9001 یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریتی هر سازمانی است. روش اجرایی یا دستورالعمل خرید ، تدارکات یا تامین کالا یکی از این ابزارهاست. در هر یک از این مستندات فرم های مرتبط با آن فرایند موجود است.

فرایند خرید ، تامین کالا و تدارکات نیز دارای فرمهای استانداردی است. شما با دانلود رایگان روش اجرایی تامین کالا ( خرید ) می توانید فرم های پیوستی آن را نیز دانلود نمایید.

فرم های فرایند خرید می تواند شامل موارد زیر باشد.

فرم استعلام بها

کاربرگ لیست تامین کنندگان مجاز

فرم تامین کنندگان مجاز کالا

کاربرگ یا فرم رسید انبار

نمونه فرم استعلام بها

فرم درخواست خرید

فرم تدارکات

گواهینامه ایزو9001 و فرایند خرید

فرایند خرید یکی از فرایندهای مهم هر سازمانی است. استاندارد ISO9001 هم بر روی مدیریت فرایندها کار دارد. لذا مدیریت فرایند خرید نیز یکی از الزامات استاندارد ایزو محسوب می گردد. اگر شرکت شما بدنبال اخذ گواهینامه ایزو است، بایستی حتما فرایند خرید خود را سیستماتیک نمایید. یعنی یک روش اجرایی خرید مدون برای مجموعه خود تهیه کنید. سپس مطابق با همین رویه اقدام به خرید نمایید.

فرایند خرید اگر با بالاترین کیفیت صورت پذیرد، بر روی کیفیت محصولات و خدمات و پروژه ها تاثیر مستقیم دارد. از تجربیات شرکت سیستم کاران در این راستا استفاده نمایید. سیستم کاران با شماره 79165-021 در خدمت شماست.

پیمانکار خرید کالا یا پیمانکار تدارکات چیست؟

برخی از شرکتهای بزرگ فرایند خرید یا تدارکات یا تامین کالای خود را به تامین کنندگان بیرونی واگذار می کنند. به این شرکتهای تامین کننده خدمات ، تدارکات یا خرید اصطلاحا پیمانکاری تدارکات یا پیمانکاری خرید می گویند.

لجستیک نام دیگر تامین است که در خیلی از سازمانها از آن نام می برند.

سیستم مدیریت زنجیره تامین چیست؟

سیستم مدیریت زنجیره تامین مطابق با استاندارد ISO28001 یک استاندارد ایزو در حوزه تامین است. این استاندارد الزامات مربوط به یک خرید، تدارکات یا تامین اصولی را تشریح می کند. استاندارد ایزو 28001 تحت عنوان سیستم مدیریت زنجیره تامین نیز قابلیت صدور دارد. برای دریافت گواهینامه ایزو 28001 با مرکز سیستم کران با شماره تلفن 79165-021 سازمان مرکزی تماس بگیرید. جهت کسب اطلاعات بیشتر مقاله تخصصی ” اخذ گواهینامه ایزو 28001 دریافت استاندارد ISO 28001 سیستم های مدیریت امنیت برای زنجیره تامین ” را بخوانید.

اطلاعات خريد

بديهي ‌است كه براي انجام خريد اصولي و دقيق ، لازم است كه دقيقا بدانيم چه بايد بخريم و نيازمندي هاي خريد چيست؟ به عبارتي اطلاعات خريد بايد كاملا شفاف و دقيق باشند. اين اطلاعات بايد بطور دقيق ، كالا موردنظر براي خريد را توصيف نمايند. از جمله مهمترين اين اطلاعات ، مي‌توان به موارد زير اشاره‌كرد :

الف) الزامات خاص براي تاييد محصول ، روش‌هاي اجرايي ، فرآيندها و تجهيزات.

ب) خواسته های مربوط به احراز شرايط كاركنان.

ج) نیازمندی های خاص مرتبط با سيستم مديريت يكپارچه

همچنين لازم به ذكراست كه از طريق بررسي و تاييد داده‌هاي خريد ، از صحت و كفايت اين اطلاعات اطمينان حاصل مي‌شود. اين كار قبل از آنكه اطلاعات خريد به تامين كننده اعلام شود در درون سازمان انجام مي‌گردد. براي تامين اين هدف ، كليه فرم هاي درخواست خريد مي‌بايست بر حسب نوع و ماهيت خريد ، به تاييد مسئولين ذيربط برسد. تمامی این موارد بایستی رد روش اجرایی خرید (تامین کالا) درج گردد.

تصديق كالاهای خريداري شده

همانطوري كه قبلا نيز عنوان شد ، هدف از برقراري يك مكانيزم مشخص براي خريد آن است كه اطمينان حاصل گردد كالاهای خريداري شده با الزامات از پيش معین مطابقت دارند.

بدين منظور پس از ورود كالاهاي خريداري به شركت ، اين اقلام توسط مسئولين ذيربط مورد كنترل و بازرسي قرار مي گيرند. سوابق اين بررسي ها و كنترل ها بطور دقيق نگهداري مي‌شود. در مواردي كه مشتریان يا سازمان ، خواستار انجام تصديق در محل تامين كننده باشند ، در اطلاعات خريد به چنين موضوعي اشاره گرديده و هماهنگي‌ها و ترتيبات لازم نيز در اين خصوص تدارك مي‌گردد.

 دانلود رایگان روش اجرایی خرید (تامین کالا) ، دانلود روش اجرایی تامین کالا ( خرید ) و بسیاری عبارات دیگر و سوالات دیگر که کاربران را به سمت مرورگرها جهت جستجو می کشاند.

تمامی مستندات و روش های اجرایی و فرم ها و دستورالعملهای انواع گواهینامه های ایزو ، مخصوصا روش اجرایی خرید (تامین کالا) را به صورت رایگان دانلود نمایید.

جهت دانلود رایگان روش های اجرایی و دانلود رایگان فرم ها و دانلود رایگان دستورالعملهای انواع گواهی نامه ایزو و تهیه دانلود رایگان مستندات ایزو و تهیه فایل مستندات ایزو به صورت رایگان تنها کافیست با مرکز سیستم کاران تماس بگیرید.

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی تامین کالا ( خرید ) – فرمت Word