دستورالعمل مدیریت ساختمان

دستورالعمل مدیریت ساختمان یکی از دستورالعملهای مربوطه ی روش اجرایی مدیریت زیر ساختها هست. این روش اجرایی به تشريح نحوه بازدیدهای دوره ای و نگهداري و تعميرات ساختمان های موجود در شرکت می پردازد. دامنه كاربرد اين دستورالعمل شامل کلیه ساختمان های تحت كنترل شرکت ميباشد. نظارت بر این امر بر عهده مدیریت پشتیبانی و اجرای آن بر عهده واحد امور اداری هست.

مدیریت ساختمان زیر مجموعه ای از مدیریت تسهیلات است که به بهره برداری، نگهداری و تعمیر یک ساختمان اشاره دارد. هر ساختمانی جهت نظم و یکپارچه سازی امور به یک مدیر ساختمان نیاز دارد. هدف از انتخاب مدیر ساختمان این است که ساختمان خود را در بهترین شرایط ممکن با استراتژی های موثر قرار دهیم. مدیریت ساختمان برای مدیریت ساختمان های تجاری مانند مراکز خرید یا ساختمان های اداری حائز اهمیت هست. همچنین برای ساختمان های مسکونی نیز وجود یک مدیریت ساختمان الزامی است.

در زیر یک نمونه دستورالعمل مدیریت ساختمان به عنوان نمونه آمده است.

1- هدف

از نگارش اين دستورالعمل ، تشريح نحوه بازدیدهای دوره ایی و نگهداري و تعميرات ساختمان های موجود در شرکت مي‌باشد.

2- دامنه كاربرد :

دامنه كاربرد اين دستورالعمل شامل کلیه ساختمان های تحت كنترل شرکت ميباشد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیریت پشتیبانی
• اجرا : واحد امور اداری

4- شرح:

شرکت برای هر ساختمان یه مدیر ساختمان (ترجیحا مدیر امور اداری) تعیین می کند. مدیر هر ساختمان مطابق با مفاد این دستورالعمل اقدامات زیر را انجام می دهد.

4-1- کلیه قبوض آب، برق، تلفن، گاز و شارژ ساختمان توسط مدیر ساختمان دریافت و پرداخت می گردد.

4-2- مدیر ساختمان موظف است مطابق با چک لیست بازدید دوره ایی ساختمان با کد F-10-01-01 نسبت به بازدید دوره ایی اماکن و وسایل مختلف ساختمان اقدام نماید. چنانچه در حین بازدید نیاز به سرویس و یا تعمیر و بازسازی باشد، اقدامات لازم انجام خواهد شد. مواردی که مدیر ساختمان در بازدید های دوره ایی کنترل می کند می تواند شامل موارد زیر باشد.

درب ورودی اصلی ساختمان از نظر کارکرد، امنیت و وضعیت ظاهری

نمای بیرونی ساختمان

نمای داخلی حیاط و راهروها

دیوار های داخلی و خارجی ساختمان

سقف های اصلی و کاذب

پی ها و ستونهای اصلی

درب های داخلی و اتاقها

پنجره ها و پرده ها و دریچه ها

شیرآلات آب و گاز

لوله ها و اتصالات آب و گاز و فاضلاب

جعبه کنتر اصلی برق

کنتر اصلی گاز

کنتر اصلی آب

جعبه تقسیم اصلی ورودی تلفنها

کابلها ی اصلی و فرعی برق و تلفن (داخلی و خارجی)

پریزها و کلید های برق

آسانسورها و بالابرها

سیستم سرمایشی

سیستم گرمایشی

لامپها و سیستم های نور پردازی

تاسیسات و تجهیزات برقی

پشت بام و ایزو گام و عایق بندی و روکش های آن

زیر زمین ها

بررسی ایمنی ساختمان با کمک گرفتن از کارشناسان شهرداری و آتش نشانی و . . .

فضای سبزها

کفپوشهای کلیه اماکن ساختمان شامل حیاط، راهروها و  اتاقها

وضعیت پله ها از نظر ایمنی و فنی

قفل ها و چفت های موجود در کلیه اماکن

میز و صندلی ها و تجهیزات اداری دیگر

یخچالها و ماکروفرها و اجاق گازها

تجهیزات نظافتی و پاکسازی

و سایر موارد ضروری دیگر

4-3- چنانچه خارج از برنامه های بازرسی های دوره ایی ساختمان هرگونه مشکلی در خصوص زیرساختها توسط کارکنان مشاهده شود سریعا مراتب به اطلاع مدیر ساختمان خواهد رسید. مدیر ساختمان ضمن بررسی موضوع خرابی ها و یا مشکلات نسبت به رفع آنها اقدام می نماید.

4-4- کلیه تجهیزات ایمنی و اطفا حریق مانند کپسولهای اطفا حریق توسط کارشناس HSE شرکت مدیریت میگردد. چنانچه شرکت فاقد کارشناس HSE باشد، این وظیفه بر عهده مدیر امور اداری خواهد بود.

4-5- همه کارکنان شاغل در شرکت در صورت ایجاد مشکل در زیرساختها حق دخالت و یا دستکاری و تعمیرات خودسرانه ندارند. بنابراین فقط موظف به اطلاع رسانی موضوع وجود اشکال در زیر ساختهای خود به مدیر ساختمان هستند.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6-مدارک پیوست  :

شرح وظایف مدیریت ساختمان

شرح وظایف مدیریت ساختمان که شامل خدمات بسیار متفاوتی است، را می توان اینگونه دسته بندی کرد:

• خدمات بسیار فنی که شامل مثلا تعمیر و نگهداری آسانسور یا سیستم حفاظت از آتش سوزی می گردد که به آن “مدیریت تسهیلات سخت” می گویند. بایستی کپسولهای آتشنشانی از سازمان آتش نشانی تهیه گردد و در ساختمان موجود باشد.
  
• خدمات دیگر که جهت رفاه حال ساکنین می باشد. مانند نظارت بر تمیزی، محوطه سازی ، نظارت بر  قبوض برق و گاز و آب و … که تحت عنوان “مدیریت تسهیلات نرم” عنوان می گیرد.

در هر یک از این وظایف، مدیریت ساختمان باید دو جنبه بسیار مهم را در نظر بگیرد. البته اولین مورد جنبه مالی است. هزینه های مالی شامل هزینه های عملیاتی، قراردادهای تعمیر و نگهداری و حتی هزینه های اداری می گردد. دوم جنبه زیست محیطی، یعنی اتلاف انرژی، انتشار کربن و سایر اقدامات برای افزایش بهره وری انرژی ساختمان است.

به طور خلاصه و جامع می توان وظیفه مدیریت ساختمان را اینگونه بیان کرد.

نظارت بر نظافت ساختمان و نظافت نما

تجهیزات ساختمانی (تهویه مطبوع، آسانسور، سنسور، ژنراتور و غیره.

سیستم های الکتریکی، لوله کشی و هزینه های تجهیزات ساختمان (درب، سقف، پنجره و غیره) نمای بیرونی ساختمان (باغ ها، تراس ها، دسترسی ها، دوربین های نظارتی و… )

نرم افزار مدیریت ساختمان

با استفاده از سیستم مدیریت ساختمان یا نرم افزارهای مدیریت ساختمان موجود، می توانید تمام سیستم های ساختمان را در یک نرم افزار واحد (تهویه مطبوع، امنیت، روشنایی و سیستم های مکانیکی) گرد هم آورید. این امر باعث می شود که مصرف انرژی بهتر کنترل شود و هزینه ها به حداقل برسد و همچنین عملکرد، راحتی و ایمنی بیشتر برای ساکنین فراهم شود.

علاوه بر این، فناوری هوشمندی که در بالا به آن اشاره کردیم می تواند به یک سیستم اتوماسیون ساختمان یا یک پلت فرم مدیریت هوشمند تعمیر و نگهداری استفاده کرد. گردآوری تمام اطلاعات ساختمان در یک نرم افزار یکسان، یا یک اکوسیستم دیجیتالی که تمام برنامه های کاربردی مورد نیاز شما را در بر می گیرد، چندین مزیت دارد:

مدیریت بهتر کارهای برنامه ریزی شده، معلق و در حال انجام؛

نظارت بهتر بر سلامت تجهیزات و فرسودگی آنها ، تنظیم زنجیره تامین و موجودی بر اساس نیازهای واقعی

ثبت تمام قراردادهای خدمات.

کنترل هزینه های مالی ساختمان.

دسترسی به داده ها، آمار و گزارش های خودکار.

دانلود رایگان نمونه دستورالعمل مدیریت ساختمان – فرمت Word