شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان کالا و خدمات یا پیمانکاران فرعی

شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان کالا و خدمات یکی از جنبه های کلیدی مدیریت زنجیره تامین است. این فرایند به سازمان ها کمک می کند تا تامین کنندگان مناسب را شناسایی کرده و اطمینان حاصل کنند که کالاها و خدمات مورد نیاز ان ها با کیفیت مطلوب و در زمان مناسب تامین می شود. در این مقاله، مراحل مختلف این فرایند را به تفصیل بررسی خواهیم کرد.

مشاوره سیستمهای شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان کالا و خدمات یکی از کارهای مرکز سیستم کاران با شماره 79165-021 است.

۱. شناسایی نیازها

پیش از هر چیز، سازمان ها باید نیازهای خود را به دقت شناسایی کنند. این مرحله شامل تعیین کالاها و خدمات مورد نیاز، حجم خرید، و زمان های تحویل است. همچنین، تعریف معیارهای کیفیت و کمیت در این مرحله اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال،  آیا کالا باید دارای استانداردهای خاصی باشد؟  آیا خدمات باید در زمان معین ارائه شوند؟ پاسخ به این سوالات به شناسایی دقیق تر تامین کنندگان کمک می کند.

۲. جستجوی تامین کنندگان

پس از شناسایی نیازها، مرحله بعدی جستجوی تامین کنندگان بالقوه است. این کار می تواند از طریق منابع مختلف انجام شود:

– اینترنت: جستجو در وب سایت های تامین کنندگان و پلتفرم های تجاری.

– نمایشگاه ها: شرکت در نمایشگاه های صنعتی و تجاری برای ملاقات با تامین کنندگان.

– شبکه های تجاری: استفاده از ارتباطات تجاری و شبکه های حرفه ای برای دریافت معرفی تامین کنندگان.

۳. جمع آوری اطلاعات تامین کنندگان

در این مرحله، سازمان ها باید اطلاعات کافی از تامین کنندگان جمع آوری کنند. این کار معمولا از طریق درخواست اطلاعات (RFI) انجام می شود. اطلاعاتی که باید جمع آوری شود شامل موارد زیر است:

– سوابق و اعتبار: بررسی تاریخچه تامین کننده، نظرات مشتریان قبلی و گواهینامه های کیفیت.

– قیمت گذاری: دریافت پیشنهادات قیمت و شرایط پرداخت.

– ظرفیت تولید: ارزیابی توانایی تامین کننده در تامین حجم مورد نیاز.

۴. ارزیابی اولیه تامین کنندگان

پس از جمع اوری اطلاعات، نوبت به ارزیابی اولیه تامین کنندگان می رسد. در این مرحله، سازمان ها باید معیارهای مشخصی را برای مقایسه تامین کنندگان تعیین کنند. این معیارها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

– کیفیت کالا و خدمات: بررسی استانداردهای کیفیت و تطابق با نیازهای سازمان.

– قیمت: مقایسه قیمت ها و شرایط پرداخت.

– زمان تحویل: ارزیابی توانایی تامین کننده در تحویل به موقع.

این ارزیابی می تواند به صورت کمی و کیفی انجام شود و به سازمان ها کمک می کند تا تامین کنندگان مناسب را شناسایی کنند.

۵. انتخاب تامین کننده

پس از ارزیابی اولیه، سازمان ها باید تامین کنندگان را بر اساس نتایج ارزیابی انتخاب کنند. این مرحله شامل مذاکره در مورد شرایط قرارداد، مانند قیمت، زمان تحویل، و شرایط پرداخت است. در اینجا مهم است که تامین کنندگان انتخاب شده توانایی برآورده کردن نیازهای سازمان را داشته باشند و همچنین رابطه مثبت و سازنده ای با ان ها برقرار شود.

۶. نظارت و ارزیابی مستمر تامین کنندگان

انتخاب تامین کننده تنها اولین قدم است. سازمان ها باید عملکرد تامین کنندگان را در طول زمان پایش کنند و ارزیابی های مستمری انجام دهند. این ارزیابی ها می تواند شامل بررسی کیفیت کالاهای دریافتی، زمان تحویل، و سطح خدمات باشد. در صورت عدم رضایت، سازمان ها باید اقداماتی را برای اصلاح وضعیت انجام دهند، که ممکن است شامل تغییر تامین کننده یا مذاکره مجدد باشد.

نکات مهم در شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان

– شفافیت: اطمینان از اینکه فرایند انتخاب تامین کنندگان عادلانه و شفاف است، به تقویت اعتماد و همکاری کمک می کند.

– مستندسازی: ثبت تمام مراحل و تصمیمات به منظور ارزیابی های اینده و بهبود فرایند.

– توسعه روابط: ایجاد و حفظ روابط مثبت با تامین کنندگان می تواند به بهبود همکاری و کاهش مشکلات در اینده کمک کند.

شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان کالا و خدمات یک فرایند پیچیده اما ضروری است که به سازمان ها کمک می کند تا تامین کنندگان مناسب را انتخاب کنند و از کیفیت و کارایی خدمات و کالاهای دریافتی اطمینان حاصل کنند. با پیروی از مراحل ذکرشده و توجه به نکات مهم، سازمان ها می توانند روابط مؤثری با تامین کنندگان خود برقرار کرده و به اهداف تجاری خود دست یابند.

مشاوره سیستمهای شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان کالا و خدمات یکی از کارهای مرکز سیستم کاران با شماره 79165-021 است.

فهرست یا لیست تامین کنندگان مجاز

فهرست تامین کنندگان مجاز به عنوان یک ابزار کلیدی در مدیریت زنجیره تامین و فرایندهای خرید، نقش بسیار مهمی ایفا می کند. این لیست شامل تامین کنندگانی است که توسط سازمان ها یا نهادهای خاص تایید شده اند و می توانند کالاها و خدمات مورد نیاز را با کیفیت و در زمان مناسب تامین کنند. در این مقاله به بررسی جزئیات فهرست تامین کنندگان مجاز، اهداف، مراحل ایجاد، و نکات مهم در مدیریت ان خواهیم پرداخت.

اهداف فهرست تامین کنندگان مجاز

فهرست تامین کنندگان مجاز چندین هدف کلیدی دارد که در ادامه به ان ها اشاره میکنیم:

1. کاهش ریسک:

   – انتخاب تامین کنندگان تاییدشده به سازمان ها کمک می کند تا ریسک های مرتبط با کیفیت، تاخیر در تحویل، و مشکلات مالی تامین کنندگان را کاهش دهند. تامین کنندگانی که در این فهرست قرار دارند، معمولا سوابق مثبتی دارند و می توان به ان ها اعتماد کرد.

2. افزایش کارایی:

   – استفاده از تامین کنندگان مجاز می تواند به بهبود فرایندهای خرید و تامین کمک کند. این تامین کنندگان معمولا با فرایندهای سازمان اشنا هستند و می توانند نیازها را به بهترین شکل براورده کنند.

3. تضمین کیفیت:

   – تامین کنندگان مجاز معمولا استانداردهای کیفیت مشخصی را رعایت می کنند و به همین دلیل سازمان ها می توانند اطمینان حاصل کنند که کالاها و خدمات دریافتی دارای کیفیت مطلوب هستند.

4. سازگاری با مقررات:

   – اطمینان از اینکه تامین کنندگان با قوانین و مقررات مربوطه مطابقت دارند، به ویژه در صنایع خاص مانند داروسازی، غذا و بهداشت، اهمیت زیادی دارد. فهرست تامین کنندگان مجاز به سازمان ها کمک می کند تا از انطباق تامین کنندگان با این مقررات اطمینان حاصل کنند.

مراحل ایجاد فهرست تامین کنندگان مجاز

ایجاد فهرست تامین کنندگان مجاز یک فرایند سیستماتیک است که شامل مراحل زیر می شود:

1. شناسایی نیازها:

   – در این مرحله، سازمان ها باید نیازهای خود را به دقت شناسایی کنند. این شامل تعیین نوع کالاها و خدمات، حجم مورد نیاز، و زمان های تحویل است. همچنین، تعریف معیارهای کیفیت و کمیت در این مرحله اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال،  آیا کالا باید دارای استانداردهای خاصی باشد؟  آیا خدمات باید در زمان معین ارائه شوند؟ پاسخ به این سوالات به شناسایی دقیق تر تامین کنندگان کمک می کند.

2. جستجو و تحقیق:

   – پس از شناسایی نیازها، مرحله بعدی جستجوی تامین کنندگان بالقوه است. این کار می تواند از طریق منابع مختلف انجام دهیم:

     – اینترنت: جستجو در وب سایت های تامین کنندگان و پلتفرم های تجاری.

     – نمایشگاه ها: شرکت در نمایشگاه های صنعتی و تجاری برای ملاقات با تامین کنندگان.

     – شبکه های تجاری: استفاده از ارتباطات تجاری و شبکه های حرفه ای برای دریافت معرفی تامین کنندگان.

3. جمع آوری اطلاعات تامین کنندگان

   – در این مرحله، سازمان ها باید اطلاعات کافی از تامین کنندگان جمع اوری کنند. این کار معمولا از طریق درخواست اطلاعات (RFI) انجام می شود. اطلاعاتی که باید جمع اوری شود شامل موارد زیر است:

     – سوابق و اعتبار: بررسی تاریخچه تامین کننده، نظرات مشتریان قبلی و گواهینامه های کیفیت.

     – قیمت گذاری: دریافت پیشنهادات قیمت و شرایط پرداخت.

     – ظرفیت تولید: ارزیابی توانایی تامین کننده در تامین حجم مورد نیاز.

4. ارزیابی تامین کنندگان

   – پس از جمع اوری اطلاعات، نوبت به ارزیابی تامین کنندگان می رسد. در این مرحله، سازمان ها باید معیارهای مشخصی را برای مقایسه تامین کنندگان تعیین کنند. این معیارها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

     – کیفیت کالا و خدمات: بررسی استانداردهای کیفیت و تطابق با نیازهای سازمان.

     – قیمت: مقایسه قیمت ها و شرایط پرداخت.

     – زمان تحویل: ارزیابی توانایی تامین کننده در تحویل به موقع.

   این ارزیابی می تواند به صورت کمی و کیفی انجام شود و به سازمان ها کمک می کند تا تامین کنندگان مناسب را شناسایی کنند.

5. تایید تامین کنندگان

   – پس از ارزیابی، سازمان ها باید تامین کنندگان را بر اساس نتایج ارزیابی انتخاب کنند. در این مرحله، تامین کنندگان برتر به فهرست تامین کنندگان مجاز اضافه می شوند. این مرحله همچنین شامل مذاکره در مورد شرایط قرارداد، مانند قیمت، زمان تحویل، و شرایط پرداخت است.

6. مستندسازی تامین کنندگان

   – ثبت اطلاعات مربوط به تامین کنندگان مجاز و نگهداری ان به روزرسانی، به سازمان ها کمک می کند تا در اینده به راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشند. این مستندات باید شامل تاریخچه تامین کنندگان، ارزیابی ها، و هر گونه تغییر در وضعیت ان ها باشد.

نکات مهم در مدیریت فهرست تامین کنندگان مجاز

مدیریت فهرست تامین کنندگان مجاز نیازمند توجه به نکات زیر است:

– بازنگری دوره ای تامین کنندگان

  – فهرست باید به طور منظم بازنگری و به روزرسانی شود تا از انطباق تامین کنندگان با معیارهای جدید اطمینان حاصل شود. این کار به سازمان ها کمک می کند تا همواره از تامین کنندگان باکیفیت و قابل اعتماد استفاده کنند.

– مستندسازی دقیق:

  – نگهداری مستندات مربوط به ارزیابی و تایید تامین کنندگان برای مراجعات اینده و بهبود فرایندها ضروری است. این مستندات می توانند به عنوان مبنای تصمیم گیری در اینده مورد استفاده قرار گیرند.

– ارتباط مستمر با تامین کنندگان

  – حفظ ارتباط با تامین کنندگان مجاز برای بهبود همکاری و حل مشکلات احتمالی بسیار مهم است. ارتباط مستمر می تواند به ایجاد اعتماد و همکاری های بلندمدت کمک کند.

– آموزش و توسعه تامین کنندگان

  – سازمان ها باید به تامین کنندگان خود اموزش دهند و ان ها را در زمینه های مختلف، از جمله کیفیت، فناوری، و بهبود فرایندها، توسعه دهند. این کار می تواند به بهبود کیفیت خدمات و کالاها کمک کند.

فهرست تامین کنندگان مجاز ابزاری مؤثر برای مدیریت تامین کالاها و خدمات است. با رعایت مراحل و نکات ذکرشده، سازمان ها می توانند تامین کنندگان مطمئن و باکیفیتی را انتخاب کنند و از موفقیت در فرایندهای تامین اطمینان حاصل کنند. این فهرست نه تنها به کاهش ریسک ها و افزایش کارایی کمک می کند، بلکه به سازمان ها اجازه می دهد تا در بازار رقابتی امروزی به طور مؤثری عمل کنند و از مزایای رقابتی برخوردار شوند.

استاندارد ایزو 28001 نیز یکی از اسناد مهم در زنجیره تامین محسوب میگردد. جهت کسب اطلاعات بیشتر مقاله اخذ گواهینامه ایزو 28001 دریافت استاندارد ISO 28001 سیستم های مدیریت امنیت برای زنجیره تامین را بخوانید.

مشاوره سیستمهای شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان کالا و خدمات یکی از کارهای مرکز سیستم کاران با شماره 79165-021 است.

نمونه چک لیست ارزیابی تامین کنندگان

چک لیست ارزیابی تامین کنندگان یک ابزار کلیدی برای سازمان ها و شرکت ها است که به ان ها کمک می کند تا تامین کنندگان بالقوه را به طور سیستماتیک و منظم ارزیابی کنند. ما می توانیم از نمونه چک لیست ارزیابی تامین کنندگان برای الگو برداری استفاده کنیم. این چک لیست شامل معیارها، سوالات و فاکتورهای مختلفی است که به سازمان ها کمک می کند تا کیفیت، قابلیت اطمینان، و انطباق تامین کنندگان را بررسی کنند. در ادامه، به تفصیل هر یک از بخش های این چک لیست پرداخته و نکات مهم مرتبط را بررسی می کنیم.

۱. اطلاعات عمومی تامین کننده

این بخش شامل اطلاعات اولیه و اساسی درباره تامین کننده است که به سازمان کمک می کند تا یک تصویر کلی از ان ها به دست آورد. اطلاعات مورد نیاز عبارتند از:

– نام تامین کننده: نام کامل شرکت یا فرد تامین کننده.

– آدرس: آدرس دقیق محل فعالیت تامین کننده، که می تواند به شناخت بهتر از موقعیت جغرافیایی و دسترسی به ان کمک کند.

– شماره تماس: شماره تلفن های تماس برای ارتباط سریع و مؤثر.

– ایمیل: آدرس ایمیل تامین کننده برای ارسال مستندات و اطلاعات.

– سابقه فعالیت: تاریخ شروع فعالیت تامین کننده و سابقه ان در صنعت.

– تعداد سال های فعالیت در صنعت: این اطلاعات می تواند نشان دهنده تجربه و تخصص تامین کننده باشد.

۲. اعتبار و تجربه تامین کنندگان

اعتبار و تجربه تامین کننده یکی از مهم ترین فاکتورها در انتخاب ان هاست. در این بخش، سوالات زیر باید مورد بررسی قرار گیرند:

–  آیا تامین کننده دارای مجوزها و گواهینامه های لازم است؟ این موضوع نشان دهنده انطباق تامین کننده با استانداردهای صنعتی و قانونی است.

– تجربه تامین کننده در ارائه محصولات/خدمات مشابه چیست؟ بررسی سوابق تامین کننده در تامین محصولات یا خدمات مشابه به سازمان کمک می کند تا اطمینان حاصل کند که تامین کننده می تواند نیازهای خاص ان ها را براورده کند.

–  آیا تامین کننده مشتریان قبلی معتبر دارد؟ بررسی مشتریان قبلی و نظرات ان ها می تواند به درک بهتری از کیفیت خدمات و محصولات تامین کننده کمک کند.

– نظرات و بازخوردهای مشتریان قبلی چیست؟ جمع اوری نظرات و تجربیات مشتریان قبلی می تواند به شفاف سازی کیفیت و قابلیت اطمینان تامین کننده کمک کند.

۳. کیفیت محصولات و خدمات تامین کنندگان

کیفیت محصولات و خدمات تامین کننده یکی از اصلی ترین معیارها در ارزیابی ان هاست. در این بخش، سوالات زیر باید پاسخ داده شوند:

–  آیا تامین کننده دارای استانداردهای کیفیت (ISO و غیره) است؟ داشتن استانداردهای بین المللی کیفیت نشان دهنده تعهد تامین کننده به کیفیت و بهبود مستمر است.

– روش های کنترل کیفیت تامین کننده چیست؟ بررسی فرایندهای کنترل کیفیت تامین کننده می تواند به سازمان کمک کند تا اطمینان حاصل کند که محصولات یا خدمات با کیفیت بالا ارائه می شوند.

–  آیا تامین کننده نمونه هایی از محصولات خود را ارائه می دهد؟ درخواست نمونه ها به سازمان ها کمک می کند تا کیفیت واقعی محصولات را ارزیابی کنند.

–  آیا تامین کننده سیاست های بازگشت کالا دارد؟ وجود سیاست های بازگشت کالا می تواند نشان دهنده اعتماد تامین کننده به کیفیت محصولات خود باشد.

۴. قیمت و شرایط پرداخت تامین کنندگان

قیمت و شرایط پرداخت تامین کننده نیز از عوامل کلیدی در تصمیم گیری هستند. در این بخش، سوالات زیر باید مورد بررسی قرار گیرند:

– قیمت محصولات/خدمات تامین کننده چگونه است؟ بررسی قیمت ها به سازمان ها کمک می کند تا هزینه ها را مدیریت کنند و از رقابتی بودن قیمت ها اطمینان حاصل کنند.

–  آیا تامین کننده تخفیف های ویژه یا شرایط خاصی برای خرید عمده دارد؟ این اطلاعات می تواند به سازمان ها کمک کند تا هزینه های خود را کاهش دهند و از شرایط مطلوب تری بهره مند شوند.

– شرایط پرداخت و اعتبار تامین کننده چیست؟ بررسی شرایط پرداخت و اعتبار تامین کننده می تواند به سازمان ها کمک کند تا ریسک های مالی را کاهش دهند.

–  آیا تامین کننده قابلیت ارائه قیمت های رقابتی را دارد؟ این موضوع به سازمان ها کمک می کند تا تامین کنندگان را از نظر قیمت و کیفیت مقایسه کنند.

۵. توانایی تولید و تحویل

توانایی تامین کننده در تولید و تحویل به موقع محصولات یکی از مهم ترین عوامل در انتخاب ان هاست. در این بخش، سوالات زیر باید بررسی شوند:

–  آیا تامین کننده ظرفیت تولید کافی برای تامین نیازهای سازمان دارد؟ این موضوع به سازمان ها کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند که تامین کننده می تواند نیازهای ان ها را براورده کند.

– زمان تحویل محصولات/خدمات معمولا چقدر است؟ بررسی زمان های تحویل به سازمان ها کمک می کند تا برنامه ریزی بهتری برای تامین نیازهای خود داشته باشند.

–  آیا تامین کننده می تواند در مواقع اضطراری تامین کند؟ این موضوع می تواند به سازمان ها کمک کند تا در مواقع بحرانی از تامین کنندگان قابل اعتماد استفاده کنند.

– روش های حمل و نقل و توزیع تامین کننده چیست؟ بررسی روش های حمل و نقل و توزیع تامین کننده می تواند به سازمان ها کمک کند تا از زمان و هزینه های اضافی جلوگیری کنند.

۶. پشتیبانی و خدمات پس از فروش

پشتیبانی و خدمات پس از فروش تامین کننده می تواند تاثیر زیادی بر تجربه مشتری داشته باشد. در این بخش، سوالات زیر باید مورد بررسی قرار گیرند:

–  آیا تامین کننده خدمات پس از فروش ارائه می دهد؟ وجود خدمات پس از فروش نشان دهنده تعهد تامین کننده به مشتری و کیفیت محصولات است.

– نحوه ارتباط با تامین کننده در صورت بروز مشکل چیست؟ بررسی فرایند ارتباط با تامین کننده در مواقع مشکل می تواند به سازمان ها کمک کند تا در صورت بروز مشکل به راحتی اقدام کنند.

–  آیا تامین کننده به مشتریان خود اموزش یا مشاوره می دهد؟ وجود خدمات اموزشی و مشاوره نشان دهنده تعهد تامین کننده به بهبود تجربه مشتری است.

۷. انطباق با مقررات

انطباق تامین کننده با قوانین و مقررات یکی از عوامل مهم در ارزیابی ان هاست. در این بخش، سوالات زیر باید بررسی شوند:

–  آیا تامین کننده با قوانین و مقررات محلی و بین المللی مطابقت دارد؟ بررسی انطباق تامین کننده با مقررات می تواند به سازمان ها کمک کند تا از ریسک های قانونی جلوگیری کنند.

–  آیا تامین کننده در زمینه مسئولیت اجتماعی و محیط زیست سیاست هایی دارد؟ وجود سیاست های مسئولیت اجتماعی و محیط زیست نشان دهنده تعهد تامین کننده به پایداری و اخلاقیات است.

۸. ارزیابی مالی تامین کنندگان

وضعیت مالی تامین کننده یکی از عوامل کلیدی در ارزیابی ان هاست. در این بخش، سوالات زیر باید مورد بررسی قرار گیرند:

–  آیا تامین کننده دارای وضعیت مالی پایدار است؟ بررسی وضعیت مالی تامین کننده می تواند به سازمان ها کمک کند تا از ریسک های مالی جلوگیری کنند.

–  آیا تامین کننده گزارش های مالی معتبر دارد؟ وجود گزارش های مالی معتبر نشان دهنده شفافیت و قابلیت اطمینان تامین کننده است.

–  آیا تامین کننده در گذشته با مشکلات مالی مواجه شده است؟ بررسی تاریخچه مشکلات مالی تامین کننده می تواند به سازمان ها کمک کند تا ریسک های احتمالی را شناسایی کنند.

استفاده از چک لیست ارزیابی تامین کنندگان به سازمان ها کمک می کند تا فرایند انتخاب تامین کنندگان را به طور مؤثری مدیریت کنند و از کیفیت و قابلیت اعتماد تامین کنندگان اطمینان حاصل کنند. با پاسخ به سوالات موجود در این چک لیست، سازمان ها می توانند تصمیمات بهتری در انتخاب تامین کنندگان خود اتخاذ کنند و از موفقیت در فرایندهای تامین اطمینان حاصل نمایند. در نهایت، ارزیابی دقیق تامین کنندگان نه تنها به بهبود کیفیت محصولات و خدمات کمک می کند، بلکه می تواند به ایجاد روابط بلندمدت و پایدار با تامین کنندگان منجر شود که به نفع هر دو طرف خواهد بود.

مشاوره سیستمهای شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان کالا و خدمات یکی از کارهای مرکز سیستم کاران با شماره 79165-021 است.

نمونه فرم ارزیابی عملکرد تامین کنندگان

فرم ارزیابی عملکرد تامین کنندگان ابزاری اساسی و حیاتی برای سازمان ها و شرکت ها است که به ان ها کمک می کند تا تامین کنندگان خود را بر اساس معیارها و فاکتورهای مختلف به طور سیستماتیک و منظم ارزیابی کنند. این فرم می تواند به عنوان یک ابزار مدیریتی مؤثر در فرایند انتخاب و مدیریت تامین کنندگان استفاده شود. در ادامه، به تفصیل بخش های مختلف این فرم و اهمیت هر یک از آنها می پردازیم.

۱. اطلاعات عمومی تامین کننده

این بخش شامل اطلاعات پایه ای و اساسی درباره تامین کننده است که به شناسایی ان کمک می کند. این اطلاعات می تواند به سازمان ها در درک بهتر از هویت تامین کننده و سابقه ان کمک کند:

– نام تامین کننده: نام کامل شرکت یا فرد تامین کننده که مسئول ارائه محصولات یا خدمات است.

– آدرس: آدرس دقیق محل فعالیت تامین کننده که می تواند شامل دفتر مرکزی و یا محل تولید باشد.

– شماره تماس: شماره تلفن های تماس برای ارتباط سریع و مؤثر با تامین کننده.

– ایمیل: آدرس ایمیل تامین کننده برای ارسال مستندات، قراردادها و اطلاعات مهم.

– نام نماینده تامین کننده: نام شخصی که به عنوان نماینده تامین کننده در ارتباط با سازمان عمل می کند.

– تاریخ ارزیابی: تاریخ انجام ارزیابی که می تواند به عنوان مرجع برای ارزیابی های اینده استفاده شود.

۲. معیارهای ارزیابی تامین کنندگان

این بخش شامل معیارهایی است که به طور خاص برای ارزیابی عملکرد تامین کننده تعریف شده اند. معیارهای ارزیابی می توانند شامل موارد زیر باشند:

1. کیفیت محصولات/خدمات:

   – ارزیابی کیفیت محصولات یا خدمات ارائه شده توسط تامین کننده. این معیار می تواند شامل بررسی استانداردهای کیفیت، مواد اولیه، و فرایندهای تولید باشد.

   – نمره دهی به کیفیت بر اساس استانداردهای مشخص و مقایسه با سایر تامین کنندگان.

2. تحویل به موقع:

   – بررسی زمان تحویل و انطباق ان با زمان های توافق شده در قرارداد. این معیار می تواند شامل درصد تحویل به موقع و تاخیرات موجود باشد.

   – نمره دهی به تامین کننده بر اساس درصد تحویل به موقع و تاثیر ان بر فرایندهای سازمان. مطالعه دستورالعمل حمل و نقل کالا تامین کنندگان نیز اهمیت بالایی دارد.

3. قیمت:

   – مقایسه قیمت های تامین کننده با قیمت های بازار و سایر تامین کنندگان. این موضوع به سازمان کمک می کند تا از رقابتی بودن قیمت ها اطمینان حاصل کند.

   – ارزیابی تناسب قیمت با کیفیت ارائه شده و بررسی هزینه های کلی تامین.

4. پشتیبانی و خدمات پس از فروش:

   – ارزیابی کیفیت خدمات پس از فروش و پشتیبانی تامین کننده. این معیار شامل بررسی پاسخگویی به مشکلات و نیازهای مشتریان می شود.

   – نمره دهی به سرعت و کیفیت پاسخگویی به مشکلات مشتریان و ارائه مشاوره های لازم.

5. توانایی ارتباطی:

   – بررسی توانایی تامین کننده در برقراری ارتباط مؤثر و شفاف با سازمان. این موضوع شامل توانایی تامین کننده در ارائه اطلاعات به موقع و دقیق است.

   – ارزیابی پاسخگویی به درخواست ها و نیازهای سازمان و توانایی حل مشکلات در زمان مناسب.

6. انطباق با مقررات:

   – بررسی انطباق تامین کننده با قوانین و مقررات محلی و بین المللی. این موضوع می تواند شامل بررسی مجوزها و گواهینامه های لازم باشد.

   – ارزیابی سیاست های تامین کننده در زمینه مسئولیت اجتماعی و محیط زیست و تاثیر ان بر فعالیت های سازمان.

۳. نمره دهی و ارزیابی کلی تامین کنندگان

در این بخش، به هر یک از معیارهای ارزیابی نمره داده می شود و در نهایت یک نمره کلی برای تامین کننده محاسبه می شود. نمره دهی می تواند به صورت زیر باشد:

– نمره ۱ تا ۵:

  – ۱: بسیار ضعیف

  – ۲: ضعیف

  – ۳: متوسط

  – ۴: خوب

  – ۵: عالی

این نمرات می توانند به صورت مجموع یا میانگین محاسبه شوند تا تصویر دقیقی از عملکرد کلی تامین کننده به دست اید.

۴. نظرات و پیشنهادات ارزیابها

این بخش به ارزیاب این امکان را می دهد که نظرات و پیشنهادات خود را درباره تامین کننده ثبت کند. این نظرات می توانند شامل موارد زیر باشند:

– نقاط قوت تامین کننده: بررسی ویژگی های مثبت تامین کننده که می تواند شامل کیفیت بالا، تحویل به موقع و یا خدمات مؤثر باشد.

– نقاط ضعف و نیاز به بهبود: شناسایی مشکلات و چالش هایی که تامین کننده با ان ها مواجه است و نیاز به بهبود در کدام زمینه ها وجود دارد.

– پیشنهادات برای بهبود عملکرد: ارائه راهکارها و پیشنهادات برای بهبود کیفیت خدمات و محصولات تامین کننده.

۵. نتیجه گیری برای انتخاب تامین کنندگان

در این بخش، ارزیاب می تواند نتیجه گیری کلی خود را درباره عملکرد تامین کننده ثبت کند. این نتیجه گیری می تواند شامل موارد زیر باشد:

–  آیا تامین کننده برای ادامه همکاری مناسب است؟

–  آیا نیاز به بررسی مجدد در اینده وجود دارد؟

–  آیا تامین کننده به عنوان یک گزینه اصلی برای تامین نیازهای سازمان در نظر گرفته می شود؟

–  آیا تامین کننده در زمینه های خاصی نیاز به بهبود دارد که باید به ان توجه شود؟

۶. پیگیری و ارزیابی مجدد تامین کنندگان

پس از تکمیل فرم ارزیابی، ممکن است نیاز به پیگیری و ارزیابی مجدد تامین کننده در اینده وجود داشته باشد. این بخش می تواند شامل برنامه ریزی برای ارزیابی های دوره ای باشد تا اطمینان حاصل شود که تامین کننده در طول زمان بهبود می یابد و نیازهای سازمان را براورده می کند. همچنین، این ارزیابی های دوره ای می توانند به شناسایی مشکلات و چالش های جدید کمک کنند و به سازمان این امکان را بدهند که به موقع اقدام کند.

نتیجه گیری کلی

فرم ارزیابی عملکرد تامین کنندگان ابزاری مهم و ضروری برای مدیریت زنجیره تامین و بهبود کیفیت خدمات و محصولات است. با استفاده از این فرم، سازمان ها می توانند به طور مؤثری تامین کنندگان خود را ارزیابی کرده و تصمیمات بهتری در زمینه انتخاب و ادامه همکاری با ان ها اتخاذ کنند. این فرایند نه تنها به بهبود کیفیت تامین کنندگان کمک می کند، بلکه به ایجاد روابط پایدار و مؤثر با ان ها نیز منجر می شود. در نهایت، ارزیابی دقیق و منظم تامین کنندگان می تواند به افزایش رضایت مشتریان، کاهش هزینه ها و بهبود عملکرد کلی سازمان منجر شود، که در نتیجه به دستیابی به اهداف استراتژیک و تجاری سازمان کمک خواهد کرد.

شما می توانید از شرکتهای بزرگ مثل شرکت نفت از این روشها و دستورالعملها الگوبرداری نمایید. وزارت نفت برای تامین کتتدگان خود مکانیزمی طراحی و اجرا نمود که نسبتا خوب است. جهت کسب اطلاعات بیشتر می توانید به آنها مراجعه نمایید. همچنین می توانید با کلیک بر روی وندور نفت – وندور لیست – فهرست بلند وزارت نفت – AVL نفت کسب دانش بیشتری بفرمایید.

مشاوره سیستمهای شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان کالا و خدمات یکی از کارهای مرکز سیستم کاران با شماره 79165-021 است.

دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان مواد اولیه

سند دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان مواد اولیه یک فرایند ساختاریافته است که به سازمان ها کمک می کند تا تامین کنندگان خود را بر اساس معیارهای مشخص و دقیق ارزیابی کنند. این ارزیابی می تواند به بهبود کیفیت محصولات، کاهش هزینه ها و ایجاد روابط مؤثر با تامین کنندگان منجر شود. در ادامه، مراحل و فاکتورهای کلیدی این دستورالعمل به تفصیل توضیح می دهیم. همچنین می توانید جهت تکمیل دانش خود مقاله روش اجرایی تامین کالا – دستورالعمل خرید را بخوانید.

۱. تعیین اهداف ارزیابی

قبل از شروع فرایند ارزیابی، سازمان باید اهداف مشخصی را تعیین کند. این اهداف می توانند شامل موارد زیر باشند:

– بهبود کیفیت مواد اولیه: اطمینان از اینکه مواد اولیه تامین شده استانداردهای کیفیت مورد نیاز را دارند.

– کاهش هزینه ها: شناسایی تامین کنندگانی که قیمت های رقابتی ارائه می دهند.

– افزایش قابلیت اطمینان: ارزیابی توانایی تامین کنندگان در تحویل به موقع و پایدار.

– تضمین انطباق با مقررات: اطمینان از اینکه تامین کنندگان با قوانین و مقررات مربوطه مطابقت دارند.

۲. شناسایی و انتخاب تامین کنندگان

این مرحله شامل شناسایی تامین کنندگانی است که می توانند نیازهای مواد اولیه سازمان را براورده کنند. برای این کار می توان از روش های زیر استفاده کرد:

– تحقیقات بازار: بررسی بازار برای شناسایی تامین کنندگان بالقوه.

– پیشنهادات و استعلام قیمت: ارسال درخواست های پیشنهاد (RFP) به تامین کنندگان مختلف و دریافت قیمت ها و شرایط.

– بررسی سوابق: ارزیابی سوابق تامین کنندگان از نظر کیفیت، تحویل و رضایت مشتریان قبلی.

۳. معیارهای ارزیابی

معیارهای ارزیابی باید به طور واضح و دقیق تعریف شوند. برخی از معیارهای کلیدی شامل موارد زیر هستند:

1. کیفیت مواد اولیه:

   – بررسی استانداردها و گواهینامه های کیفیت (مانند ISO).

   – انجام تست های ازمایشگاهی بر روی نمونه های مواد اولیه.

2. قیمت:

   – مقایسه قیمت های ارائه شده توسط تامین کنندگان با قیمت های بازار.

   – ارزیابی تناسب قیمت با کیفیت ارائه شده.

3. تحویل به موقع:

   – بررسی تاریخ های تحویل و انطباق ان ها با زمان های توافق شده.

   – ارزیابی درصد تحویل به موقع و تاخیرات.

4. خدمات مشتری:

   – ارزیابی پاسخگویی تامین کننده به نیازها و درخواست های سازمان.

   – بررسی کیفیت پشتیبانی و خدمات پس از فروش.

5. انطباق با مقررات:

   – بررسی انطباق تامین کننده با قوانین و مقررات محلی و بین المللی.

   – ارزیابی سیاست های تامین کننده در زمینه مسئولیت اجتماعی و محیط زیست.

6. پایداری و قابلیت اطمینان:

   – ارزیابی ثبات اقتصادی و مالی تامین کننده.

   – بررسی سابقه تامین کننده در برابر بحران ها و چالش ها.

۴. جمع اوری داده ها

در این مرحله، اطلاعات مورد نیاز برای ارزیابی تامین کنندگان جمع اوری می شود. این اطلاعات می تواند شامل موارد زیر باشد:

– گزارش های کیفیت: مستندات و نتایج تست های کیفیت.

– سوابق تحویل: تاریخ ها و شرایط تحویل مواد اولیه.

– نظرسنجی ها: نظرات و بازخوردهای مشتریان قبلی درباره تامین کننده.

۵. تحلیل و نمره دهی تامین کنندگان

پس از جمع اوری داده ها، باید ان ها را تحلیل کرده و به هر تامین کننده نمره داده شود. این نمره دهی می تواند به صورت زیر باشد:

– نمره ۱ تا ۵:

  – ۱: بسیار ضعیف

  – ۲: ضعیف

  – ۳: متوسط

  – ۴: خوب

  – ۵: عالی

این نمرات می توانند به صورت مجموع یا میانگین محاسبه شوند تا تصویر دقیقی از عملکرد کلی تامین کننده به دست اید.

۶. نتیجه گیری و انتخاب تامین کننده

در این مرحله، بر اساس نمرات و تحلیل های انجام شده، تامین کنندگان مناسب برای همکاری انتخاب می شوند. همچنین، می توان به تامین کنندگانی که نیاز به بهبود دارند، پیشنهاداتی برای ارتقاء کیفیت و خدمات ارائه داد.

۷. پیگیری و ارزیابی مجدد

پس از انتخاب تامین کنندگان، سازمان باید یک برنامه برای پیگیری و ارزیابی مجدد ان ها در اینده داشته باشد. این ارزیابی های دوره ای می توانند به شناسایی مشکلات و چالش های جدید کمک کنند و به سازمان این امکان را بدهند که به موقع اقدام کند. همچنین، این فرایند می تواند به بهبود مستمر کیفیت مواد اولیه و خدمات تامین کنندگان منجر شود.

دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان مواد اولیه یک فرایند اساسی برای مدیریت زنجیره تامین و بهبود کیفیت محصولات است. با استفاده از این دستورالعمل، سازمان ها می توانند تامین کنندگان خود را به طور مؤثر ارزیابی کرده و تصمیمات بهتری در زمینه انتخاب و ادامه همکاری با ان ها اتخاذ کنند.

این فرایند نه تنها به بهبود کیفیت تامین کنندگان کمک می کند، بلکه به ایجاد روابط پایدار و مؤثر با ان ها نیز منجر می شود. در نهایت، ارزیابی دقیق و منظم تامین کنندگان می تواند به افزایش رضایت مشتریان، کاهش هزینه ها و بهبود عملکرد کلی سازمان منجر شود و به دستیابی به اهداف استراتژیک و تجاری سازمان کمک کند. مشاوره سیستمهای شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان کالا و خدمات یکی از کارهای مرکز سیستم کاران با شماره 79165-021 است.

فایل اکسل تامین کنندگان کالا

فایل اکسل تامین کنندگان کالا یک ابزار مدیریتی است که به سازمان ها و شرکت ها کمک می کند تا اطلاعات مربوط به تامین کنندگان خود را به طور منظم و ساختاریافته ذخیره و مدیریت کنند. این فایل معمولا شامل جزئیات مختلفی درباره هر تامین کننده است و می تواند به تصمیم گیری های بهتر در زمینه انتخاب و ارزیابی تامین کنندگان کمک کند.

اجزای اصلی فایل اکسل تامین کنندگان کالا

فایل اکسل تامین کنندگان معمولا شامل چندین ستون است که هر یک اطلاعات خاصی را ثبت می کند. در زیر به برخی از این ستون ها و اطلاعات مرتبط با ان ها اشاره می شود:

1. نام تامین کننده:

   – نام کامل شرکت یا فرد تامین کننده.

2. آدرس:

   – آدرس محل فعالیت تامین کننده، شامل شهر و کد پستی.

3. شماره تماس:

   – شماره تلفن های تماس برای ارتباط سریع.

4. ایمیل:

   – آدرس ایمیل تامین کننده برای ارسال مستندات و اطلاعات.

5. نوع کالا:

   – نوع کالا یا خدماتی که تامین کننده ارائه می دهد.

6. قیمت:

   – قیمت های ارائه شده برای کالاها یا خدمات مختلف.

7. کیفیت:

   – نمره یا ارزیابی کیفیت کالاهای تامین شده (می تواند بر اساس معیارهای مشخص باشد).

8. زمان تحویل:

   – زمان متوسط تحویل کالاها و انطباق ان با زمان های توافق شده.

9. نظرات و بازخوردها:

   – نظرات و بازخوردهای مربوط به تامین کننده از سوی تیم خرید یا سایر بخش ها.

10. وضعیت قرارداد:

    – وضعیت قرارداد (فعال، منقضی، در حال مذاکره و غیره).

11. تاریخ ارزیابی:

    – تاریخ اخرین ارزیابی انجام شده بر روی تامین کننده.

فایل اکسل تامین کنندگان کالا – مزایا

– مدیریت بهتر اطلاعات: امکان ذخیره و مدیریت اطلاعات تامین کنندگان به صورت منظم و قابل دسترسی.

– تحلیل داده ها: امکان تحلیل و مقایسه عملکرد تامین کنندگان بر اساس معیارهای مختلف.

– تصمیم گیری اسان تر: کمک به تصمیم گیری های بهتر در زمینه انتخاب و ارزیابی تامین کنندگان.

– پیگیری تاریخچه: امکان پیگیری تاریخچه تعاملات و ارزیابی های انجام شده با تامین کنندگان.

طراحی فایل اکسل تامین کنندگان

– سادگی و کاربرپسندی: طراحی فایل باید به گونه ای باشد که کاربران به راحتی بتوانند اطلاعات را وارد و مشاهده کنند.

– استفاده از فیلترها: استفاده از فیلترها و قابلیت های جستجو برای دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز.

– بروزرسانی منظم: اطمینان از بروزرسانی منظم اطلاعات تامین کنندگان برای حفظ دقت و صحت داده ها.

فایل اکسل تامین کنندگان کالا یک ابزار ضروری برای مدیریت زنجیره تامین و بهبود فرایندهای خرید است. با استفاده از این فایل، سازمان ها می توانند به طور مؤثر تامین کنندگان خود را ارزیابی کرده و تصمیمات بهتری در زمینه خرید و همکاری با ان ها اتخاذ کنند.

مشاوره سیستمهای شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان کالا و خدمات یکی از کارهای مرکز سیستم کاران با شماره 79165-021 است.

روش اجرایی ارزیابی تامین کنندگان

ارزیابی تامین کنندگان یک فرایند کلیدی در مدیریت زنجیره تامین است که به سازمان ها کمک می کند تا کیفیت، قابلیت اطمینان و هزینه های تامین کنندگان را بررسی کنند. این ارزیابی می تواند به بهبود کیفیت محصولات، کاهش هزینه ها و افزایش رضایت مشتریان منجر شود. تدوین یک روش اجرایی برای این ارزیابی می تواند به سازمان ها کمک کند تا به طور مؤثرتری با تامین کنندگان خود تعامل داشته باشند.

مراحل تدوین روش اجرایی ارزیابی تامین کنندگان

۱. تعیین اهداف و دامنه ارزیابی تامین کنندگان

– شناسایی اهداف: اولین مرحله در تدوین روش اجرایی، شناسایی اهداف مشخصی است که سازمان می خواهد از طریق ارزیابی تامین کنندگان به ان ها دست یابد. این اهداف می توانند شامل بهبود کیفیت، کاهش هزینه ها، افزایش رضایت مشتری و ارتقاء روابط با تامین کنندگان باشند. به عنوان مثال، اگر هدف شما افزایش کیفیت مواد اولیه است، باید به دقت به معیارهای کیفیت توجه کنید.

– دامنه ارزیابی: در این مرحله، باید تعیین کنید که کدام تامین کنندگان و چه نوع کالاها یا خدماتی را ارزیابی خواهید کرد.  آیا تنها تامین کنندگان کلیدی را ارزیابی می کنید یا همه تامین کنندگان را شامل می شود؟ همچنین،  آیا ارزیابی شامل تامین کنندگان داخلی و خارجی است یا فقط تامین کنندگان محلی؟

۲. تعریف معیارهای ارزیابی

معیارهای ارزیابی باید واضح، قابل اندازه گیری و مرتبط با اهداف تعیین شده باشند. برخی از معیارهای رایج شامل:

– کیفیت محصولات: ارزیابی کیفیت محصولات تامین شده بر اساس استانداردها و گواهینامه های مرتبط. این معیار می تواند شامل بررسی کیفیت مواد اولیه، انطباق با استانداردهای بین المللی و ارزیابی رضایت مشتریان باشد.

– قیمت: مقایسه قیمت های ارائه شده توسط تامین کنندگان با قیمت های بازار و بررسی تناسب قیمت با کیفیت.

– تحویل به موقع: درصد تحویل به موقع و تاخیرات تامین کنندگان. این معیار به سازمان کمک می کند تا قابلیت اطمینان تامین کنندگان را ارزیابی کند.

– خدمات مشتری: ارزیابی پاسخگویی و پشتیبانی تامین کنندگان در زمان بروز مشکلات و نیازهای مشتری.

– پایداری: ارزیابی انطباق تامین کنندگان با قوانین و مقررات محیط زیستی و اجتماعی، که به ویژه در دنیای امروز اهمیت زیادی دارد.

۳. طراحی فرم ها و ابزارهای ارزیابی تامین کنندگان

– فرم ارزیابی: طراحی فرم هایی برای جمع اوری داده ها، شامل سوالات و معیارهای مشخص. این فرم ها باید به گونه ای طراحی شوند که به راحتی قابل پر کردن و تحلیل باشند.

– ابزارهای دیجیتال: اگر ممکن است، از نرم افزارها یا ابزارهای انلاین برای جمع اوری و تحلیل داده ها استفاده کنید. این ابزارها می توانند به تسهیل فرایند ارزیابی و کاهش خطاهای انسانی کمک کنند.

۴. جمع اوری اطلاعات تامین کننده

– منابع اطلاعات: اطلاعات را از منابع مختلف جمع اوری کنید. این منابع می توانند شامل نظرسنجی ها، گزارش های کیفیت، سوابق تحویل و مشاهدات مستقیم از عملکرد تامین کنندگان باشند.

– نظرسنجی از کاربران: از کارکنان و تیم های داخلی نظرسنجی کنید تا نظرات و تجربیات ان ها را جمع اوری کنید. این نظرات می توانند به شناسایی نقاط قوت و ضعف تامین کنندگان کمک کنند.

۵. تحلیل داده های تامین کننده

– تحلیل کمی: داده ها را به صورت عددی تجزیه و تحلیل کنید و نمره دهی کنید. این تحلیل ها می توانند شامل محاسبه میانگین نمرات و درصد انطباق با معیارها باشند.

– تحلیل کیفی: نظرات و بازخوردهای جمع اوری شده را بررسی کنید و الگوهای موجود را شناسایی کنید. این تحلیل می تواند به شناسایی مشکلات خاص و فرصت های بهبود کمک کند.

۶. نمره دهی و رتبه بندی تامین کنندگان

– سیستم نمره دهی: بر اساس معیارهای تعریف شده، به هر تامین کننده نمره دهید. این نمره دهی می تواند به صورت عددی یا بر اساس مقیاس های کیفی انجام گردد.

– رتبه بندی: تامین کنندگان را بر اساس نمرات به دست امده رتبه بندی کنید. این رتبه بندی می تواند به شناسایی تامین کنندگان برتر و نقاط ضعف تامین کنندگان ضعیف تر کمک کند.

۷. ارائه نتایج و بازخورد تامین کنندگان

– گزارش نتایج: یک گزارش جامع از نتایج ارزیابی تهیه کنید و به ذینفعان ارائه دهید. این گزارش باید شامل تحلیل های انجام شده، نقاط قوت و ضعف تامین کنندگان و پیشنهادات بهبودی باشد.

– بازخورد به تامین کنندگان: نتایج را به تامین کنندگان ارائه دهید و در صورت نیاز، پیشنهادات بهبودی ارائه کنید. این بازخورد می تواند به بهبود عملکرد تامین کنندگان کمک کند و روابط همکاری را تقویت کند.

۸. پیگیری و ارزیابی مجدد تامین کنندگان

– پیگیری عملکرد: عملکرد تامین کنندگان را به طور دوره ای پیگیری کنید و ارزیابی های جدید انجام دهید. این پیگیری می تواند به شناسایی تغییرات در عملکرد تامین کنندگان و نیاز به اقدامات اصلاحی کمک کند.

– بروزرسانی معیارها: در صورت نیاز، معیارها و روش های ارزیابی را بروزرسانی کنید. این بروزرسانی می تواند به انطباق با تغییرات بازار و نیازهای سازمان کمک کند.

تدوین یک روش اجرایی برای ارزیابی تامین کنندگان یک فرایند مهم و استراتژیک است که می تواند به بهبود کیفیت و کاهش هزینه ها در سازمان کمک کند. با پیروی از مراحل ذکرشده، سازمان ها می توانند تامین کنندگان خود را به طور مؤثر ارزیابی کنند و روابط بهتری با ان ها برقرار سازند. این فرایند نه تنها به بهبود عملکرد تامین کنندگان کمک می کند، بلکه به افزایش رضایت مشتری و بهبود عملکرد کلی سازمان نیز منجر می گردد.

یک روش اجرایی شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان مؤثر می تواند به سازمان ها کمک کند تا در بازار رقابتی امروز بهتر عمل کنند و به اهداف تجاری خود دست یابند. جهت دریافت نمونه این سند روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان – ارزیابی پیمانکاران را بخوانید.

مشاوره سیستمهای شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان کالا و خدمات یکی از کارهای مرکز سیستم کاران با شماره 79165-021 است.