دستورالعمل شرکت در مناقصات – شرکتهای بازرگانی

دستورالعمل شرکت در مناقصات – شرکتهای بازرگانی
5/5 - (6017 امتیاز)

دستورالعمل شرکت در مناقصات – شرکتهای بازرگانی

دستورالعمل شرکت در مناقصات مختص شرکتهای بازرگانی بعنوان یک دستورالعمل کلیدی محسوب میگردد. شرکت های بازرگانی در حوزه های مختلف نفت و گاز و پتروشیمی، آب و فاضلاب ، تاسیساتی و … همواره بدنبال یافتن مشتری هستند. یکی از بزرگترین مشتریهای شرکتهای تامین کننده، کارفرمایان بزرگ دولتی و غیر دولتی هستند. کارفرماها از طریق برگزاری مناقصه ، شرکت تامین کننده کالا و اقلام خود را شناسایی و جذب میکنند. ایزو بعنوان یک فرآیند مهم شرکت در مناقصه برای تامین کنندگان از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

دانلود رایگان دستورالعمل شرکت در مناقصات برای شرکتهای تامین کننده و بازرگانی در زیر بیان میگردد. دستورالعمل شرکت در مناقصه زیر، شامل فرمهای مربوطه در قالب word میباشد. سیستم کاران – سازمان مرکزی پیشرو در ارائه خدمات مستندسازی فرآیندهای سازمانی مطابق با الزامات ISO در خدمت شماست.

1-  هدف :

هدف از تدوین این دستورالعمل ، تشریح چگونگی شرکت در مناقصات از شناسایی تا به نتیجه رساندن به مرحله عقد قرارداد هست.

2- دامنه كاربرد :

این دستورالعمل در واحد فروش در قسسمت امور مناقصات کاربرد دارد .

 

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

  • نظارت : مدیر فروش.
  • اجرا : واحد امور مناقصات.

 

4- شرح :

4-1- شناسایی مناقصات:

کارشناسان مناقصات بایستی بطور مستمر مناقصات در حوزه فعالیت شرکت را شناسایی و مدیریت نماید. شناسایی مناقصات از طرق مختلفی که در زیر شرح داده شده است صورت می گیرد.

الف) دریافت از طریق سایت های اینترنتی: اکثر سازمانها، شرکتها و پیمانکاران دارای سایت مربوط به خود هستند و اخبار مربوط به مناقصات خود را در این سایتها قرار می دهند. مسئولین مربوطه در واحد فروش از طریق جستجو در این سایتها نسبت به شناسایی مناقصات اقدام می نمایند. همچنین جهت سهولت در امر جستجو ، شرکت از طریق خدمات جستجو شرکتهای دیگر استفاده کرده و از طریق اشتراک در این شرکتها هر روز اخبار مربوط به مناقصات را دریافت می کند.

ب) روزنامه ها : خیلی از مناقصات از طریق روزنامه به اطلاع عموم میرسد. لذا یکی از وظایف واحد فروش جستجو در روزنامه ها  و شناسایی مناقصات می باشد.

ج) دعوت به شرکت در مناقصات: با توجه به سوابق شرکت نزد کارفرمایان قبلی ، لذا در بعضی مواقع از طرف این کارفرمایان، از شرکت دعوت می شود که در مناقصات شرکت کنند.

د) دریافت اطلاعات: با توجه به وجود ارتباطات قوی این شرکت با سایر شرکت ها و کارخانجات مشابه و همچنین از طریق اطلاعات سایر افراد ، شرکت اقدام به شناسایی مناقصات اقدام می نماید.

و) دریافت اطلاعات مناقصات مرتبط از طریق شرکتهای فعال در حوزه اعلام مناقصات

وندور لیست – AVL

نکته مهم: چنانچه جهت ورود به فراخوان ها و مناقصات نیاز هست که از قبل وارد وندور لیست کارفرمایان و مشتریان شد، واحد فروش بایستی این امکانات را فراهم آوری کرده و در اسرع وقت نسبت به ورود به وندور لیست کارفرمایان وارد شود. همچنین بایستی با پایش مستمر نسبت به ماندگاری در وندور لیست های کارفرمایان اقدام نماید. جهت حصول اطمینان از مدیریت صحیح وندور لیستها، کلیه وندورلیستهای موجود در فرم لیست وندور لیست ها با کد F-31-01-01 درج و کنترل می گردد.

4-2- تحقیقات اولیه:

پس از شناسایی مناقصات ، نسبت به تحقیقات اولیه در خصوص کم و کیف مناقصات اقدام می شود. این موضوع با ایجاد ارتباط از طریق مراجعه به سایت کارفرما و یا نامه نگاری و یا ارتباط تلفنی انجام می پذیرد.تمامی اطلاعات لارمه در فرم اطلاعات مناقصه با کدF-31-01-02 توسط کارشناسان مناقصات ثبت شده و مدیریت فروش تحویل داده می شود . و بر اساس این فرم نسبت به خرید یا عدم خرید اسناد مناقصه اقدام می گردد.

واحد مناقصات همچنین اطلاعات هر مناقصه را در فرم ثبت و پیگیری کارفرمایان و مشتریان با کد  F-31-00-02 ثبت و پیگیری می شوند. کلیه مناقصات که مطابق با فرم ثبت و پیگیری کارفرمایان و مشتریان شناسایی شده اند در یک لیست مجزا تحت کنترل قرار می گیرند. کنترل و مدیریت کارفرمایان و مشتریان در لیست مطابق با فرم لیست کارفرمایان و مشتریان با کد F-31-00-03 انجام می گردد. این فرم در واحد فروش برای کلیه ورودی های کارفرمایان و مشتریان کاربرد دارد و توسط مدیر واحد فروش پایش می گردد.

4-3- دریافت اسناد و آنالیز مناقصه:

در صورت خرید و دریافت اسناد مناقصه از کارفرما نسبت به آنالیز آن اقدام میشود. تمامی این موارد خواسته شده با شرح وتفضیل در همان فرم اطلاعات مناقصه با کدF-31-01-02  اضافه می گردد. بدیهی است فقط در صورت تایید نهایی مدیر فروش نسبت به طی مراحل بعدی اقدام خواهد شد. لازم به ذکر است که مدیر فروش با همکاری سایر سرپرستها نسبت به وضعیت تشریح شده ، قیمت را جهت ارائه پیشنهاد نیز تعیین می کنند.

4-4- تهیه و تکمیل اسناد:

هر مناقصه جهت تکمیل اسناد شرایط خاص خود را دارد که باید با توجه به خواسته های کارفرما و یا مشتری نسبت به تکمیل آن اقدام نمود. از جمله این اسناد برگ ضمانت نامه بانکی است که نظر به زمان بر بودن آن باید پیگیریهای لازمه صورت پذیرد. همچنین از جمله این مدارک می توان از فرمهای تهیه شده و ارائه شده توسط کارفرما یاد کرد که بایستی بطور کامل پر شوند. پس از تکمیل نمودن کلیه مدارک و اسناد خواسته شده ،آنها را درون پاکت ها قرار داده و پاکتها لاک و مهر می گردند. این پاکات به محل برگزاری مناقصه رسانده شده و رسید دریافت می گردد. بعضی از مناقصات بصورت ثبت نام در سایت هست که بایستی مطابق با الزامات کارفرمایان اقدام گردد.

4-5- شرکت در جلسه مناقصه:

شرکت مناقصه گذار برای بازگشایی پاکات ممکن است جلسه ایی را برگزار می نماید که ممکن است قبل از برگزاری ، جلسه توجیهی نیز برگزار گردد. در هر حال حضور نماینده شرکت در این جلسات الزامیست. این نماینده بایستی با اطلاعات کافی بهمراه معرفی نامه از شرکت باشد. جلسه بازگشایی پاکات به دو صورت یک مرحله ایی و دو مرحله ایی است.

در صورتی که دو مرحله ایی باشد ابتدا فقط پاکات الف و ب بازگشایی می گردد و در این مرحله پیمانکار مورد ارزیابی قرار می گیرد و پس از تایید صلاحیت در مرحله دو پاکت ج ( یعنی پیشنهاد قیمت ) باز می شود. چنانچه یک مرحله ایی باشد در همان مرحله هر سه پاکت بازگشایی می گردد و برنده مناقصه مشخص می شود. شخص معرفی شده ملزم است نتیجه مناقصه را مطابق با فرم اطلاعات جلسه مناقصه با کدF-31-01-03  ثبت کرده تا جهت تجزیه وتحلیل داده های مناقصات استفاده گردد.

تذکر: کلیه مدارک و سوابق مربوط به همه  مناقصات  نگهداری می گردد و توسط کد مناقصه درج شده قابل ردیابی می باشد.

4-6- ارسال مدارک نهایی:

در طول انجام تشریفات مناقصات اگر مدارک خاص دیگری از سوی کارفرما طلبیده شود نیز تهیه و ارسال می گردد. پیگیری مناقصه تا زمان قطعی شدن نتیجه مناقصه ادامه خواهد داشت. پس از برنده شدن در مناقصه مابقی موارد به مدیریت امور قراردادها سپرده خواهد شد.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع گردید.

 

6-مدارک پیوست  :

ردیف نام کد
6-1 فرم لیست وندور لیست ها F-31-01-01
6-2 فرم اطلاعات مناقصه F-31-01-02
6-3 فرم اطلاعات جلسه مناقصه F-31-01-03

 

اخذ دریافت گواهینامه ایزو

مناقصه امروزه یکی از دغدغه های مهم شرکتهاست. شرکتها بخصوص شرکتهای بازرگانی برای جذب مشتری و مطرح شدن در میان مشتریانان که اکثرا شرکتهای بزرگ دولتی و غیر دولتی هستند نیاز به ارائه مدرک مناقصه دارند. داشتن مدرک مناقصه برای شرکتهای بازرگانی یک نیاز مهم و مبرم هست که بتوانند در میان رقبا خودشان را به رخ کارفرمایان دولتی و غیر دولتی بکشند و با آنها مشارکت کنند. نیاز دارند اطلاعات لازم را در حوزه مناقصه داشته باشند. دستورالعمل شرکت در مناقصات به شرکتهای بازرگانی راهکار موثری میدهد.

مستندات ایزو شامل روش های اجرایی ، دستورالعملها و فرمها می گردد. دستورالعمل شرکت در مناقصات نیز از جمله دستورالعملهایی هست که مختص شرکتهای بازرگانی تعریف میگردد. دستورالعمل شرکت در مناقصات ، همانطور که گفتیم در خصوص شرکتهای بازرگانی تهیه و تدوین میگردد. مشتری به عنوان هدف اصلی شرکتهای بازرگانی محسوب می گردد. پس درون سیستم های مدیریتی که سری استاندارد هایی هستند که در دسته سیستمهای مشتری مداری تعریف می گردند.

دستورالعمل شرکت در مناقصات – شرکتهای بازرگانی – استانداردهای ایزو

دستورالعمل شرکت در مناقصات از دستورالعملهایی هست که در جهت دریافت گواهینامه هایی همچون گواهینامه ایزو 9001 ( سیستم مدیریت کیفیت ) ، گواهینامه ایزو 10002 ( سیستم مدیریت رسیدگی به شکایات مشتریان ) ، گواهینامه ایزو 10004 ( سیستم مدیریت سنجش رضایت مشتریان ) ، گواهینامه ایزو 10003 ( دستورالعمل حل اختلاف با مشتریان ) ، گواهینامه ایزو 10001 ( سیستم مدیریت رضایت مشتریان ) به آن اشاره می گردد.

نمونه مستندات ایزو ISO یکی از خدمات رایگان سازمان مرکزی سیستم کاران می باشد. دانلود رایگان سایر نمونه مستندات ISO در صفحه قبلی میسر است. با نظرات خود ما را در ارائه خدمات بیشتر و بهتر ترغیب و راهنمایی نمایید.

لینک دانلود نمونه دستورالعمل شرکت در مناقصات – شرکتهای بازرگانی – فرمت Word

مطالب مهمی که متقاضیان بدنبال آن هستند.

مطالب فنی و کاربردی مورد نیاز کارشناسان و علاقمندان به ایزو ISO

10 Responses

  1. عالیه. اما این دستورالعمل شرکت در مناقصات برای شرکتهای بازرگانی هست. شرکت در مناقصات برای شرکتهای پیمانکاری هم دارید؟ ممنون میشم جواب بدید.

    1. دستورالعمل شرکت در مناقصات برای تمامی شرکتها کاربرد داره. فرقی تمی کنه شرکتهای بازرگانی پیمانکاری، شما می تونید متناسب نیاز خودتون متن رو تغییر بدید.

  2. گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ و ایزو ۱۰۰۰۲ جهت اجرای قوانین و دستورالعمل های متناسب با شرکت در مناقصات کفایت می‌کنند و آیا میشه قبل حضور در مناقصه ما این دستور العملها را بطور کلی طراحی و اجرا کنیم که موقع مناقصه آماده باشیم و با کمبود وقت مواجه نشیم؟

  3. دستورالعمل شرکت در مناقصات فقط برای شرکت‌های بازرگانی هست ما یک مجموعه بزرگ در حوزه آشپزی هستیم و تهیه و توزیع غذای انواع مشاغل و کسب و کارها را به عهده میگیریم برای حضور موفق در مناقصات به دنبال این دستورالعمل هستیم.

  4. دستورالعمل شرکت در مناقصات با مستندات ایزو ۹۰۰۱ و ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ متفاوت هست؟ کارفرمای شرکت گاز یکی از گزینه های حضور در مناقصه را داشتن سه گواهی فوق عنوان کرده است و ما به دنبال پیروزی در مناقصه هستیم که اگر با هم متفاوت هستند کلیه دستورالعمل ها و قوانین را کنار هم طراحی و اجرا کنیم.

  5. شرکت ما در حوزه تولید کپسولهای آتشنشانی فعالیت میکند و پیرو اجرای دستور العمل شرکت در مناقصات هم خواهان اخذ گواهینامه های ISO و HSE مرتبط با ایمنی و سلامتی و افزایش کیفیت محصولات هستیم. لیست استاندارد ها را بهمراه مرجع صدور و قیمت برای ما بفرستید.

  6. شرکت ما در حوزه راهسازی فعالیت میکند و جهت اجرای دستور العمل شرکت در مناقصات نمونه مستندات مربوطه را می‌خواهیم. مستندات را میتونید ایمیل کنید یا باید قبلش فرم یا نامه ای را تکمیل کنیم.

  7. گواهینامه های ایزو در حوزه مشتری مداری و رسیدگی به شکایات مشتریان را هم بغیر از گواهینامه‌های ایزو ۹۰۰۱ و ۱۴۰۰۱ و ۴۵۰۰۱ درخواست داریم. برای حضور موفق در مناقصات می‌خواهیم مدارک بیشتر و کاملتری از بقیه رقبا داشته باشیم . فاکتور هزینه تمام گواهینامه‌های فوق چقدر میشه ؟

  8. گواهینامه های ایزو تحت اعتبار IAF را میتونیم زودتر از موعد مناقصات بگیریم تا هنگام برگزاری مناقصه یک مدرک معتبر و بین المللی داشته باشیم چون اکثرا هنگام مناقصات زمان محدود و به مشکل بر میخوریم .

  9. سلام دستورالعمل شرکت در مناقصات بخشی از گواهینامه های گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ یا سیستم مدیریت کیفیت،گواهینامه ایزو ۱۰۰۰۲ یا سیستم مدیریت رسیدگی به شکایات مشتریان گواهینامه ایزو ۱۰۰۰۴ یا سیستم مدیریت سنجش رضایت مشتریان هستش یا یک دستورالعمل مجزاست؟ ما مخیواهیم این گواهینامه هارا دریافت کنیم ولی اطلاعات کافی در این زمینه نداریم

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

لینکهای مفید و مرتبط
enemad-logo