مشاوره پیاده سازی گام به گام

مشاوره پیاده سازی گام به گام شامل مشاوره ، طراحی ، مستندسازی ، پیاده سازی و اجرا ، پایش ، نگهداری و بهبود سیستم های مدیریتی می شود. متاسفانه امروزه پیاده سازی انجام نمی شود. پیاده سازی دیگر در سبد خدمات مورد نیاز سازمانها و شرکتها قرار ندارد. سیر نزولی تقاضای مشاوره جهت طراحی ، مستندسازی و پیاده سازی سیستمهای مدیریتی بمنظور اخذ انواع گواهینامه ایزو ISO معایبی داشت. این امر سبب شد که مشاورین و فعالان درحوزه طراحی و پیاده سازی سیستمهای مدیریتی تغییر شغل دهند. یا در شرکتهای دیگر بعنوان نماینده مدیریت و یا کارشناس ایزو استخدام می شوند. موضوع خروج مشاوران و کارشناسان حرفه ای ازحوزه مشاوره باعث شد تا درجه علمی جامعه عموماً کاهش پیدا کند. همچنین متخصصین حرفه ای دراین حوزه تعلیم نبینند و همچنان روند کاهشی مدرسین و مشاورین سیستم های مدیریتی خبره و باتجربه روبه کاهش هست.

مشاوره پیاده سازی سیستم کاران

مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران درراستای رسالت مشاوره و اطلاع رسانی خود طی اقدامی گسترده یک مشاوره کاربردی جهت پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه (که بالاترین آمار تقاضا رادارد) بصورت گام به گام و مکاتبه ایی بهمراه مستندات لازمه درحد الگوبرداری و نمونه بشرح زیر ارائه کرده است. گامهای تعریف شده خود شامل موارد کاربردی و عملیاتی هست وبا کلیک برهر یک ازگامهای زیر میتوان آنرا تمرین و اجرایی کرد. توصیه اکید میگردد بمنظور کسب نتیجه منطقی گامهای ارائه شده رابتریتب شماره اجرایی کرده و سپس سراغ گام بعدی بروید. لذا از انجام هرگام بدون انجام گام قبلی اکیدا خودداری نمایید. پس ازانجام کلیه گامهای تعریف شده میتوان جهت انجام ممیزی صدور گواهینامه از مراجع مختلف اقدام کرد.

 پروژه طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت یا یکپارچه جهت اخذ گواهینامه ایزو

گام اول : برگزاری جلسه درسطح هیئت مدیره ، مدیران ارشد و تصمیم گیرنده

برگزاری جلسه درسطح هیئت مدیره ، مدیران ارشد و تصمیم گیرنده

مجموعه متقاضی بایستی مشخصاً مدیران تصمیم گیر مجموعه خودرا بطور شفاف معین و معرفی کند. ممکن است یک مجموعه اعضای هیئت مدیره افراد تصمیم گیرنده باشند ویا دریک مجموعه دیگر مدیر عامل بهمراه معاونان افراد تصمیم گیرنده باشند. البته درخیلی ازشرکتها و سازمانها ظاهرا مدیر عامل و معاونان و بعضی دیگر هیئت مدیره افراد تصمیم گیرنده هستند. درحالیکه درواقعیت موضوع ، افراد دیگری بطور غیر مستقیم برروی تصمیمات استراتژیک مدیران موثر هستند. مانند دوستان ، اقوام ، ویاحتی همسر آنها! مشارکت همگانی درمجموعه ها درخیلی مواقع فقط درحد شعار بوده و مدیر مجموعه یاخود محور بوده ویا ازافراد دیگری که ذکر شد تاثیر میپذیرد. درهر حال هرسازمان درقدم اول جهت اخذ تصمیم طراحی و پیاده سازی استانداردها بایستی این افراد واقعاً واقعاً واقعاً شناسایی شده و دریک جلسه اختصاصی دورهم جمع شوند. همچنین لازمست ازیک مشاور و یاکارشناس حرفه ایی و مسلط به سیستم مدیریت کیفیت و ایزو دعوت گردد و قبل ازاخذ هر تصمیمی، کلیات پروژه طراحی و پیاده سازی ایزو تشریح شده و نقشه راه، وظایف، اختیارات و مسئولیتها تعیین گردد. پس ازتوجیه کامل و واقعی افراد حاضر درجلسه ، بااکثریت حداقل 75 درصدی آرا مثبت تصمیم گیری نهایی و استراتژیک اتخاذ گردد. درجلسه اولیه خیلی مهم هست تاافراد حاضر واقعاً تصمیم گیر باشند وبطور جدی روی موضوع فکرنکنند واز رفتارهای هیجانی و مخرب همچون کلاس گذاشتن ، گرفتن حس تقلید از کشورهای پیشرفته و نشان دادن خود بعنوان دوستدار سیستم بطور کاذب خودداری نمایند.

همچنین اگر جلسه اولیه بدون حضور افراد تصمیم گیرنده کلان و رده بالا تشکیل گردد و بابهانه هایی همچون وقت نداشتن مدیران اصلی ویا وجود نماینده ویا وکیل ایشان نمیتوان جلسه فوق رابه نحو احسن پیش برد. تجربه ثابت کرده اگربه جلسات اولیه بدون حضور دست اندرکاران پیدا و پنهان اصلی برگزارشود پروزه باشکست مواجه میشود. ثبت کلیه موارد مطروحه و تصمیمات ماخوذه درصورتجلسه مکتوب الزامیست.

چنانچه اگر مقرر شدکه سیستم مدیریت کیفیت یاهر سیستم دیگری طراحی و پیاده سازی گردد میتوان مجوز خروج ازگام اول راگرفت و گام بعدی رابرداشت.

گام دوم : تعیین کمیته راهبری سیستم مدیریت کیفیت

تعیین کمیته راهبری سیستم مدیریت کیفیت

تعیین کمیته راهبری سیستم مدیریت کیفیت یکی از الزامات برای شرکتها جهت پیاده سازی ایزو 9001 هست. به منظور مشارکت همگانی کلیه افراد موثر ، بایستی یک کار گروه تحت عنوان کارگروه راهبری سیستم مدیریت کیفیت تشکیل گردد. بهتراست کارگروه راهبری سیستم طی یک جلسه عمومی توجیهی بین کلیه افراد شاغل درمجموعه انتخاب و معرفی شوند. موارد مطروحه درجلسه توجیهی عمومی پرسنلی میتواند شامل موارد زیر باشد.

آموزش جلسه توجیهی تعیین کمیته راهبری سیستم مدیریت کیفیت

تاریخچه ایزو ISO

آشنایی با کلیات ایزو ISO

آشنایی با کلیات ایزو 9001 ، ISO 9001 کلیات سیستم مدیریت کیفیت اهداف مجموعه از طراحی و پیاده سازی ایزو ISO

نظرسنجی جمعی ازحضار بابت منفی بودن یا مثبت بودن نظرشان درمورد طراحی و پیاده سازی ایزو

تحلیل نظرات موافق و مخالف پرسنلد

رفع ابهامات افراد مخالف

تصمیم گیری جمعی نهایی جهت اجرا کردن یا اجرا نکردن پروژه

تعیین افراد کمیته راهبری ازداخل پرسنل ( درصورت بودن مثبت بودن تصمیم )

تعیین رئیس کارگروه راهبری ایزو

تشریح و تبیین شرح وظایف و مسئولیتهای افراد کارگروه ایزو

تعیین برنامه برگزاری جلسات عمومی و خصوصی افراد کارگروه راهبری ایزو

تهیه صورتجلسه مکتوب ازجلسه عمومی پرسنلی و تصمیمات اتخاذ شده

توصیه های لازم برای تعیین کمیته راهبری سیستم مدیریت کیفیت

تذکر1: از به عضویت درآوردن افرادی که تمایل ندارند درکارگروه عضو باشد جداً خوداری گردد.

تذکر2: افراد کارگروه کاملاً توجیه شوندکه جهت پیشبرد اهداف کارگروه بایستی متعهدانه درکارگروه راهبردی ایزو مسئولیتهای خویش رابپذیرند.

تذکر3: پیشنهاد میگردد ریاست کمیته با تک تک افراد کارگروه جلسه خصوصی برگزار کرده واز نظرات خصوصی و مشکلات آنها مطلع گردد.

تذکر4: افراد کارگروه بایستی درصورت داشتن هرگونه مشکل و ابهامی درمورد اصلیت اجرای پروژه ، با کمال صراحت و شفافیت ابراز نمایند و همه افراد نیز درمورد موضوع مطرح شده اعمال نظر نمایند.

تذکره 5: پیشنهاد میگردد جهت تصمیم گیری درمورد اجرا یا عدم اجرای پروژه ، رای گیری بصورت کاملاً مخفی انجام گیرد تاهر کسی بتواند براحتی و بدون سانسور نظر واقعی خودرا ابراز نماید.

تذکر 6: تعداد اعضای کارگروه راهبری ISO بهتراست عدد فرد باشدتا رای گیری هابه مثبت شدن یا منفی شدن موضوعی ختم گردد.

تذکر7: توصیه میگردد کانالهای ارتباطی بین اعضا و رئیس کارگروه جهت انجام مکاتبات و اطلاع رسانی دقیقاً مشخص و بهم معرفی شوند.

پس ازانجام گام 2 و تعیین کمیته راهبردی ISO بطور کامل و شفاف میتوان گام 3رااجرا کرد.

گام سوم : برگزاری جلسه آموزش عمومی توجیهی سیستم مدیریت کیفیت ( یا یکپارچه )

آموزش همگانی و توجیهی ISO9001 و سایر استانداردها

آموزش گروهی ایزو 9001 ISO 9001 و سایر استانداردها

ایزو 9001 ISO 9001 چیست؟

نمونه مستندات ISO 9001

مراجع ثبت و صدور گواهینامه ایزو 9001

مزایای آموزش توجیهی و همگانی ISO 9001

آموزش همگانی و توجیهی ISO9001 و سایر استانداردها ، آموزش ایزو و پیاده سازی هر سیستم مدیریتی ازجمله سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 درسطح سازمانی مستلزم افزایش دانش مربوطه بین پرسنل مجموعه میباشد. برای آموزش ایزو کلیه عوامل و پرسنل شاغل دریک مجموعه تازمانی که نسبت به استانداردهایی که قرارست درسطح سازمان پیاده سازی شود آشنایی آگاهی نداشته باشند،

پروژه طراحی، مستندسازی وپیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت پیشرفتی نداشته ودر کوتاه مدت باشکست مواجه خواهد شد. برهمین اساس بایستی یک دوره حداقل دوساعته بصورت همگانی برای همه پرسنل تحت عنوان دوره ی توجیهی و آشنایی باسیستم مدیریت کیفیت ISO9001 برگزار گردد. قطعا بایستی این جلسه آموزشی-توجیهی یک دوره ی یک طرفه نبوده ودر نهایت تبدیل شودبه یک جلسه گفتمان بین کلیه حضار و مشاورین جهت شناسایی عارضه های احتمالی وهمچنین شنیدن نظرات تک تک افراد حاضر درجلسه. تاکید میگردد بهتر است تک تک افراد حاضر درجلسه حداقل برای چنددقیقه وبرای یکبار هم که شده درانتهای جلسه نظرات وبرداشتهای خودرا درخصوص پروژه ایزو مطرح نمایند. گاهی اوقات این جلسه تبدیل میشود به یک جلسه گفتگوی دوستانه و درددل کردنهای پرسنل.

ISO 9001 چیست؟

Quality Management Systems تحت عنوان سیستم مدیریت کیفیت نام استاندارد ISO 9001 هست. ایزو ۹۰۰۱ را اصطلاحاً QMS می‌‌گویند. ایزو‌ ۹۰۰۱ بواسطه یک نظم مدیریتی سیستماتیک موجب نظم سازمانی می‌شود.

ایزو ۹۰۰۱ بعنوان مهم‌ترین استاندارد در بخش عمومی و خصوصی برای افزایش اعتماد به محصولات و‌ خدمات ارائه می‌شود. سیستم مدیریت کیفیت صرفاً جهت تعریف و تعیین الزامات میان فرآیندهای یک سازمان طراحی و اجرا می‌شود. استاندارد ISO 9001 برای هر سازمان با هر اندازه و حجمی و هر نوع فرآیندی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نمونه مستندات ISO 9001‌

مستندات ایزو همان نمونه قوانین و الزامات تدوین شده از سوی کمیته فنی سازمان بین‌المللی استاندارد می‌باشند. ایزو ۹۰۰۱ بعنوان یک استاندارد پایه مورد نیاز اکثر استانداردهای دیگر ایزو می‌باشد. نمونه خط مشی کیفیت، نمونه چارت سازمانی، نمونه نظام نامه کیفیت، نمونه فرم شرح وظایف، نمونه روش اجرایی کنترل مستندات، نمونه طرح پیاده سازی سیستم مدیریت، نمونه روش اجرایی آموزش، نمونه روش اجرایی بازنگری مدیریت، نمونه روش اجرایی انبار، نمونه آیین نامه کنترل عملیات، نمونه دستور العمل ارزیابی تأمین کنندگان کالا و غیره از نمونه مستندات ایزو ۹۰۰۱ می‌باشند.

مراجع صادر کننده ISO 9001

مهم‌ترین نکته در اخذ و دریافت گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ آموزش و مشاوره و راهنمایی در مورد مراجع ثبت و صدور می‌باشد. شرکتها و مراجع صدور گواهینامه ایزو را Certification Body یا اصطلاحاً CB می‌نامند. CB ها در دو سطح بین المللی و داخلی فعالیت می‌کنند. سازمان جهانی ایزو جهت نظارت و بازرسی بر روی صدور گواهینامه‌های معتبر و اصلی ایزو نهاد IAF را ایجاد نموده است.

IAF مخفف عبارت International Accreditation Forum بمعنای انجمن اعتبار دهندگان بین المللی هست. هر کشور تابع قوانین و الزامات استاندارد‌های ایزو توسط یک نماینده رسمی عضو انجمن IAF شده است. اعضای انجمن IAF را Accreditation Body یا اصطلاحاً AB می‌نامند. CB های بین المللی و رسمی تحت اعتبار AB انواع گواهینامه‌های ایزو را ثبت و صادر می‌کنند.

بنابراین یک نوع از مراجع صادر کننده سیستم مدیریت کیفیت CB های تحت اعتبار IAF هستند. یعنی CB هایی که تحت اعتبار یک AB با عضویت در انجمن IAF هستند. اما در کشور ایران یک‌ نوع مرجع صادر کننده گواهینامه ایزو دیگری نیز بدون اعتبار IAF وجود دارد. CB های بدون اعتبار IAF مراجعی هستند که تحت اعتبار یک AB بدون عضویت در انجمن IAF هستند.

سازمان‌ها و‌ شرکت‌هایی که قصد طراحی و اجرای واقعی استاندارد ISO 9001 را دارند باید از طریق CB های با اعتبار IAF اقدام نمایند. اما مجموعه‌هایی که صرفاً بدنبال اخذ مدرک ایزو ۹۰۰۱ هستند می‌توانند از طریق CB های بدون اعتبار IAF اقدام نمایند.

مزایای جلسات آموزشی ISO9001

آموزش ایزو و آموزش ایزو9001 و ازجمله مزایای برگزاری چنین جلسه ای میتوان موارد زیررا ذکر کرد.

1– دریافت عکس العمل پرسنل نسبت به پروژه ISO

2- شناسایی عارضه های واقعی و موانع پیشرفت پروژه

3- ایجاد حس مشارکت همگانی بین پرسنل

4- افزایش سطح فرهنگ کیفیت درپرسنل وارتقاء سطح تفکر وتعقل ایشان درمورد کیفیت

5- ایجاد یک رابطه یکطرفه ازطریق مشارکت پرسنل درجلسه وگوش دادن به نظرات وانتقادات و پیشنهادات آنها

6- آشنایی مشاورین ومدرسین باپرسنل جهت جلسات تخصصی آینده

7- ترغیب پرسنل به طرح پیاده سازی واقعی سیستم مدیریت کیفیت

8- شناسایی افراد مستعد درحوزه ی پیاده سازی وظرفیت سازی برای آنها

9- ایجاد دیدگاه فرایندگرا دربین پرسنل باذکر مثالهای واقعی وکارآمد

10- شنیدن مشکلات موجود درپرسنل که موجبات افزایش ریسک درمحصولات ویا فرایندها رافراهم میکند.

11- ایجاد یک پل ارتباطی بین پرسنل ومسئولین و مدیران بواسطه اهرم سیستم مدیریت کیفیت.

12- متصورکردن یک سازمان ایده آل وخوشایند دراذهان پرسنل به جهت پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سطح مجموعه

ومزایای دیگر…

لازم بذکر است توصیه اکید میگردد. کارفرمایان توسط فرم حضور و غیاب ازکلیه شرکت کنندگان بابت حضور و مشارکتشان امضاء بگیرند. همچنین یک گواهینامه داخلی از طرف خود شرکت و یا حتی الامکان ازطرف یک شرکت ثالث برای کلیه حضار وشرکت کنندگان برای شرکت درجلسه آموزش ایزو و توجیهی سیستم مدیریت کیفیت ( ISO ) صادرشده وضمن درج تصویراین مدارک آموزشی درپرونده ی آنها اصل گواهینامه آموزشی به خودشان اعطاگردد.

گام چهارم:

مطالب مهم دیگر مرتبط با این مقاله

دریافت گواهینامه ایزو ISO

اخذ گواهینامه ایزو