دستورالعمل تحویل کالا به کارفرما (مشتری)

دستورالعمل تحویل کالا به کارفرما (مشتری) شامل تشریح چون و چرای تحویل کالا به کارفرما میپردازد. روش اجرایی تحویل کالا به مشتریان از هنگام خروج کالا از انبار تا تحویل کالا به کارفرما را شامل میگردد. تحویل کالا از وقتی از انبار خارج میگردد تا وقتی به دست مشتری میرسد مراحل مختلفی را در بردارد. در روش اجرایی تحویل کالا به کارفرما (مشتری) تمامی مراحل تشریح گردیده است.

دستورالعمل تحویل کالا به مشتری یا کارفرما در قسمت واحد فروش سازمانها و شرکتها کاربرد دارد. رویه تحویل کالا به کارفرما  ، روش اجرایی تحویل کالا به کارفرما (مشتری) ، آئین نامه تحویل کالا به مشتری عناوینی هستند که ممکنست به این دستورالعمل اطلاق گردند. این دستورالعمل از هنگام صدور فاکتور را تا تحویل کالا به دست مشتری با جزییات بیان و تشریح میکند.

روش اجرایی تحویل کالا به کارفرما (مشتری)

روش اجرایی تحویل کالا به مشتریان برای شرکتهای بازرگانی تهیه و تدوین گردیده است. آیین نامه تحویل کالا به کارفرما یا مشتری بیشترین کاربرد را در خصوص شرکتهای بازرگانی دارد که حوزه اصلی آنها تجارت هست و خرید و فروش میباشد. تمامی روند بایستی از زمان خروج از انبار تا تحویل کالا به کارفرما و مشتری اصولی و اساسی باشد.

تمامی دستورالعملعها و روشهای اجرایی و فرمهای مرتبط با مستندات را از مرکز سیستم کاران به راحتی دریافت کنید. به رایگان دانلود کرده و استفاده نمایید. جهت کسب اطلاعات درباره هر روش و هر گونه سوال با مشاورین مرکز تماس بگیرید. تمامی خدمات مشاوره مرکز سیستم کاران رایگان ارائه میگردد.

1 –  هدف :

هدف از تدوین این سند ، تشریح چگونگی تحویل کالا به کارفرما (مشتری) از زمان خروج از انبار تا تحویل به کارفرما یا مشتری می باشد.

2- دامنه كاربرد :

این سند در واحد فروش کاربرد دارد .

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر فروش.
• اجرا : مسئول تحویل کالا..

4- شرح :

4-1- تحویل از انبار:

پس از صدور دستور تحویل کالا به کارفرمایان مطابق با مقادیر مندرج در قرارداد و یا فاکتور فروش حواله انبار صادر می گردد. حواله انبار صادر شده مطابق با روش اجرایی انبارش با کد P-20 می باشد. مسئول تحویل کالا موظف است که با در دست داشتن حواله انبار نسبت به خروج کالا از انبار اقدام نموده و کالا را جهت تحویل به کارفرما یا مشتری کارسازی نماید.

4-1- تحویل کالا به کارفرمایان یا مشتریان:

فرایند تحوویل کالا به کارفرما یا مشتری به دو صورت زیر می باشد.

چگونگی تحویل کالا به کارفرما یا مشتری در محل درب انبار شرکت

و نحوه تحویل کالا به کارفرما یا مشتری در محل کارفرما یا مشتری

4-1-1- تحویل کالا به کارفرما یا مشتری در محل درب انبار شرکت

چنانچه تحویل کالا به کارفرما یا مشتری در محل درب انبار شرکت باشد، مسئول تحویل کالای خارج شده از سیستم انبار را به کارفرما یا مشتری تحویل می نماید. چنانچه خود کارفرما یا مشتری قابلیت حضور جهت تحویل را ندارد به نماینده (های) ایشان تحویل خواهد شد. لذا داشتن معرفی نامه معتبر از کارفرما یا مشتری برای نماینده (ها) الزامیست.

مسئول تحویل کالا موظف است در زمان تحویل کالا نسبت به شناسایی و احراز هویت کارفرما و یا مشتری تحویل گیرنده اقدام نماید. این موضوع برای نماینده (های) ایشان نیز صدق می کند.

مسئول تحویل کالا به کارفرما بایستی موارد زیر را یک به یک کنترل نماید. کنترل موارد زیر بایستی در حضور کارفرما یا مشتری و یا نماینده (های) ایشان باشد.

تعداد کالا

جنس کالا مطابق با قرارداد و یا فاکتور فروش

بررسی کیفیت کالا مطابق با کیفیت مندرج در قرارداد یا فاکتور فروش مستند به چک لیست کنترلی کارفرما یا مشتری (در صورت وجود) و چک لیست کنترلی واحد Q.C شرکت

کنترل موجودیت کالا در بسته بندی

پایش و نظارت بر موجودیت قطعات پیوست کالا

بررسی موجودیت اسناد فنی پیوست

تعیین کد های رهگیری کالا با قرارداد یا فاکتور فروش

بدیهی هست تا تکمیل نشدن هر یک از موارد فوق ، فرایند تحویل کالا به کارفرما اقدام نخواهد شد.

مسئول تحویل و تحول کالا موظف است که در زمان تحویل کالا به کارفرما یا مشتری و یا نمایندگان ایشان فرم رسید تحویل کالا به کارفرما/مشتری با کد F-31-04-01 را تکمیل و ضمن امضای آن از کارفرما یا مشتری و یا نمایندگان ایشان امضا اخذ نماید.

4-1-2- تحویل کالا به کارفرما یا مشتری در محل کارفرما یا مشتری

در مواقعی که ارایه کالا در محل تعیین شده کارفرما یا مشتری باشد، تمام موارد در بند 4-1-1 بایستی عینا انجام پذیرد. با این تفاوت که عملیات های فوق بایستی در محل کارفرما یا مشتری باشد. بدیهی هست در اینصورت حضور مسئول تحویل کالا بهمراه مسئول واحد Q.C شرکت بایستی در زمان تحویل کالا در محل کارفرما یا مشتری حضور داشته باشند. مسئول تحویل کالا موظف است که در زمان تحویل کالا به کارفرما یا مشتری و یا نمایندگان ایشان فرم رسید تحویل کالا به کارفرما/مشتری با کد F-31-04-01 را در محل کارفرما یا مشتری تکمیل و ضمن امضای آن از کارفرما یا مشتری و یا نمایندگان ایشان امضا اخذ نماید.

تذکر: واحد Q.C در زمان تحویل کالا به کارفرما یا مشتری مطابق با روش اجرایی کنترل کیفیت Q.C با کد P-21 اقدام می نماید. هر کالایی که کنترل کیفیت می شود بایستی یک نسخه فرم چک لیست کنترلی مربوطه پیوست فرم رسید تحویل کالا به کارفرما/مشتری با کد F-31-04-01 گردد.

4-2- حمل و نقل کالا در زمان تحویل کالا به کارفرما یا مشتری:

اگر دادن کالا به کارفرما یا مشتری در محل کارفرما یا مشتری باشد و مسئولیت حمل و نقل کالا بر عهده ی شرکت باشد، رعایت موارد زیر الزامیست.

4-2-1- وضعیت حمل و نقل ها بصورت ترکیبی و غیر ترکیبی طرحریزی گردد.

4-2-2- وسایل نقلیه متناسب با محموله ها و کالاها انتخاب شوند.

4-2-3- ظرفیت وسایل نقلیه بایستی متناسب با احجام و وزن کالاها باشد.

4-2-4- برای بارگیری کالا به داخل وسیله نقلیه بایستی از ماشین آلات و تجهیزات مناسب با ظرفیت مناسب انتخاب و بکار گیری گردد.

4-2-5- چنانچه در بارگیری کالا از نیروی انسانی استفاده می شود بایستی از افراد با تجربه در امر بارگیری استفاده شود.

4-2-6- شرایط چیدمان کالاها در وسیله نقلیه بایستی طوری باشد که در زمان حرکت و تلاطم وسیله نقلیه دچار آسیب نشوند.

4-2-7- وسیله نقلیه باید شرایط محافظت از برف و باران در شرایط جوی نا مساعد را داشته باشد.

4-2-8- رعایت نکات ایمنی در زمان بارگیری الزامیست.

4-2-9- کنترل مدارک و گواهینامه راننده با احراز هویت ایشان الزامیست.

4-2-10- همراهی کردن مسئول تحویل در هر وسیله نقلیه الزامیست تا از رعایت سرعت و کیفیت رانندگی اطمینان حاصل گردد.

4-2-11- در صورت بروز هر موردی مانند خرابی وسیله نقلیه، حادثه و . .  که باعث تاخیر در تحویل می گردد بایستی توسط وسیله نقلیه دیگری جایگزین شود.

4-2-12- امور تخلیه از وسیله نقلیه نیز بایستی بندهای 4-2-4 و 4-2-5 و 4-2-8 رعایت گردد.

4-2-13- چیدمان اصولی و استاندارد در محل بارانداز کارفرما و یا مشتری الزامیست.

نکته خیلی مهم: بدیهی است که عدم رعایت هر یک از موارد فوق می تواند باعث ایراد خسارت به کالا شده و کارفرما یا مشتری از تحویل کالا خودداری خواهد نمود. این موضوع علاوه بر ضایع شدن سرمایه باعث ایجاد شکایت و نارضایتی کارفرما و یا مشتری خواهد شد.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6-مدارک پیوست  :

تحویل کالا به مشتری بسیار حائز اهمیت هست. اینکه مشتری کالای خود را به موقع تحویل بگیرد. تحویل کالا به راحت ترین شکل صورت پذیرد. کالا سالم به دست مشتری برسد. نحوه تحویل کالا به چه شکل صورت پذیرد. تحویل کالا به مشتری و یا کارفرما به راحت ترین شکل ممکن طبق درخواست مشتری صورت پذیرد. به همین جهت سند چگونگی ارایه کالا به کارفرما (مشتری) برای شرکتها تدوین شده است.

تحویل کالا به کارفرما (مشتری) – استاندارد های ایزو

فرایند تحویل کالا را چون به نوعی مرکز تمرکزش بر روی مشتری هست شاید بتوان از الزامات ایزو های در زمره سیستمهای مشتری مداری دانست. یعنی در متن مستندات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ( سیستم مدیریت کیفیت ) ، استاندارد ایزو 10002 ( سیستم مدیریت رسیدگی به شکایات مشتریان ) ، استاندارد ایزو 10004 ( سیستم مدیریت سنجش رضایت مشتریان ) ، استاندارد ایزو 10003 ( دستورالعمل حل اختلاف با مشتریان ) ، استاندارد ایزو 10001 ( سیستم مدیریت رضایت مشتریان ) به نوعی به این سند اشاره میگردد.

نمونه مستندات ایزو ISO امروزه روز با توجه به تکنولوژی جدید ، بسیار مورد توجه و نیاز شرکتهاست. بخصوص شرکتهایی که می خواهند جهت دریافت انواع گواهینامه ایزو اقدام کنند. همچنین میخواهند به معنای واقعی به پیاده سازی استانداردهای ایزو بپردازند.

یکی از خدمات رایگان سازمان مرکزی سیستم کاران دانلود رایگان مستندات ایزو می باشد. دانلود رایگان سایر نمونه مستندات ISO در صفحه قبلی میسر است. با نظرات خود ما را در ارائه خدمات بیشتر و بهتر ترغیب و راهنمایی نمایید.

دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO را نیز می توانید از طریق سایت سیستم کاران تهیه نمایید. دستورالعملهای حمل و نقل کالا در این خصوص خیلی کارساز هستند.

فرایند تحویل کالا به مشتری یا کارفرما

تحویل کالا به مشتری، به عنوان یکی از مراحل کلیدی در فرآیند خرید و فروش، شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و مراحل است که هدف آن اطمینان از رضایت مشتری و تسهیل انتقال کالا از فروشنده به خریدار می‌باشد. این فرآیند نه تنها به تحویل فیزیکی کالا محدود می‌شود، بلکه شامل جنبه‌های مختلفی از جمله برنامه‌ریزی، بسته‌بندی، حمل و نقل، و خدمات پس از فروش نیز می‌گردد. استفاده از تجارب شرکتهای بزرگ مانند دیجی کالا می تواند کمک زیادی به ما بکند.

مراحل تحویل کالا به مشتری:

1. برنامه‌ریزی و سازماندهی:

   در ابتدا، فروشنده باید برنامه‌ریزی دقیقی برای تحویل کالا داشته باشد. این شامل تعیین زمان مناسب برای تحویل، انتخاب روش‌های حمل و نقل، و هماهنگی با تیم‌های لجستیک و انبارداری است. همچنین، در این مرحله باید نیازهای خاص مشتری نیز مورد توجه قرار گیرد.

2. بسته‌بندی کالا:

   بسته‌بندی مناسب کالا یکی از عوامل مهم در تحویل موفق است. بسته‌بندی باید به گونه‌ای باشد که از کالا در برابر آسیب‌های فیزیکی، رطوبت، و سایر عوامل محیطی محافظت کند. استفاده از مواد بسته‌بندی با کیفیت و متناسب با نوع کالا، نه تنها از آسیب‌های احتمالی جلوگیری می‌کند، بلکه به حفظ ظاهر و کیفیت کالا نیز کمک می‌کند.

3. انتخاب روش حمل و نقل:

   انتخاب روش مناسب برای حمل و نقل کالا بسیار مهم است. این انتخاب بستگی به عوامل مختلفی دارد، از جمله نوع کالا، مسافت، هزینه، و زمان تحویل. روش‌های حمل و نقل می‌توانند شامل حمل و نقل زمینی، هوایی، یا دریایی باشند. هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خاص خود را دارند که باید با توجه به نیازهای مشتری و شرایط موجود انتخاب شوند.

4. پیگیری و اطلاع‌رسانی:

   در طول فرآیند حمل و نقل، ارائه اطلاعات به مشتری درباره وضعیت تحویل بسیار حائز اهمیت است. این اطلاعات می‌تواند شامل شماره پیگیری، زمان تقریبی تحویل، و هرگونه تغییر در برنامه تحویل باشد. اطلاع‌رسانی به موقع به مشتری باعث افزایش اعتماد و رضایت او می‌شود.

5. تحویل نهایی:

   در مرحله نهایی، کالا به آدرس مشتری تحویل داده می‌شود. این مرحله باید با دقت و توجه ویژه‌ای انجام شود، زیرا اولین تجربه مشتری از دریافت کالا می‌تواند تأثیر زیادی بر نظر او نسبت به برند و خدمات شما داشته باشد. در این مرحله، می‌توان از مشتری خواست که کالا را بررسی کند و در صورت وجود هرگونه مشکل یا نقص، به سرعت به آن رسیدگی شود.

6. خدمات پس از فروش:

   پس از تحویل کالا، ارائه خدمات پس از فروش نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. این خدمات می‌تواند شامل پشتیبانی فنی، بازگشت کالا، یا خدمات تعمیر و نگهداری باشد. هدف از این خدمات، حفظ رابطه مثبت با مشتری و افزایش احتمال خریدهای آینده است.

تحویل کالا به مشتری یک فرآیند چند مرحله‌ای و پیچیده است که نیاز به برنامه‌ریزی دقیق، هماهنگی مؤثر، و توجه به جزئیات دارد. با اجرای صحیح این فرآیند، نه تنها می‌توان رضایت مشتری را جلب کرد، بلکه می‌توان به افزایش فروش و بهبود اعتبار برند نیز دست یافت. در نهایت، توجه به نیازها و انتظارات مشتری و ارائه یک تجربه تحویل مثبت، می‌تواند به عنوان یک مزیت رقابتی در بازار عمل کند.

تحویل کالا به مشتری یا کارفرما چه تاثیری بر رشد سازمان دارد؟

تحویل کالا به مشتری یا کارفرما تأثیرات عمیق و چندجانبه‌ای بر رشد سازمان دارد. این تأثیرات می‌توانند به صورت مستقیم و غیرمستقیم بر عملکرد و موفقیت کلی سازمان اثر بگذارند. در ادامه، به بررسی برخی از این تأثیرات می‌پردازیم:

1. رضایت مشتری

تحویل به موقع و با کیفیت کالا به مشتری، یکی از عوامل کلیدی در جلب رضایت مشتری است. زمانی که مشتریان از خدمات و محصولات شما راضی باشند، احتمال خرید مجدد و ایجاد وفاداری به برند افزایش می‌یابد. این وفاداری به نوبه خود می‌تواند منجر به افزایش فروش و سودآوری برای سازمان شود.

2. شهرت برند

تحویل مؤثر و به موقع کالا به مشتریان می‌تواند به تقویت شهرت برند کمک کند. مشتریان راضی معمولاً تجربیات مثبت خود را با دیگران به اشتراک می‌گذارند، که این امر می‌تواند به جذب مشتریان جدید و افزایش بازار هدف بینجامد. شهرت مثبت برند، به عنوان یک دارایی ارزشمند، می‌تواند به رشد سازمان کمک کند.

3. کاهش هزینه‌ها

تحویل بهینه کالا می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی شود. با بهبود فرآیندهای لجستیک و مدیریت موجودی، سازمان‌ها می‌توانند از هزینه‌های اضافی جلوگیری کنند و به صرفه‌جویی در هزینه‌ها دست یابند. این صرفه‌جویی می‌تواند به افزایش حاشیه سود و توانایی سرمایه‌گذاری در بخش‌های دیگر سازمان کمک کند.

4. بهبود فرآیندها

تحویل کالا به مشتریان نیازمند هماهنگی و همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان، از جمله تولید، انبارداری و لجستیک است. این همکاری می‌تواند به بهبود کلی فرآیندها و افزایش کارایی سازمان منجر شود. بهینه‌سازی فرآیندها، در نهایت به رشد و توسعه پایدار سازمان کمک می‌کند.

5. تحلیل داده‌ها و بازخوردها

پس از تحویل کالا، جمع‌آوری بازخورد از مشتریان می‌تواند به سازمان کمک کند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کند. این تحلیل‌ها می‌توانند به بهبود کیفیت محصولات و خدمات، و همچنین بهینه‌سازی استراتژی‌های بازاریابی و فروش کمک کنند.

6. افزایش رقابت‌پذیری

سازمان‌هایی که قادر به ارائه خدمات تحویل سریع و با کیفیت هستند، معمولاً در بازار رقابتی موفق‌تر عمل می‌کنند. این توانایی می‌تواند به عنوان یک مزیت رقابتی محسوب شود و به سازمان کمک کند تا در برابر رقبای خود برتری یابد.

7. توسعه روابط تجاری

تحویل مؤثر کالا به مشتریان می‌تواند به ایجاد و تقویت روابط تجاری مثبت منجر شود. این روابط می‌توانند به همکاری‌های بلندمدت و فرصت‌های جدید برای رشد و توسعه کسب‌وکار منجر شوند.

در نهایت، تحویل کالا به مشتری نه تنها یک مرحله از فرآیند فروش است، بلکه یک عامل کلیدی در موفقیت و رشد سازمان محسوب می‌شود. با توجه به تأثیرات مثبت آن بر رضایت مشتری، شهرت برند، کاهش هزینه‌ها و بهبود فرآیندها، سازمان‌ها باید به بهینه‌سازی این فرآیند توجه ویژه‌ای داشته باشند تا بتوانند در بازار رقابتی امروز به موفقیت دست یابند.

دانلود نمونه دستورالعمل تحویل کالا به کارفرما (مشتری) – فرمت Word