دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون

دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون
4.8/5 - (1303 امتیاز)

دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون

دستور العمل کدگذاری مدون در استاندارد ISO9001:2015 ذکر گردیده است. دستورالعمل کد گذاری مدون ، بابت حصول اطمینان از شناسایی اطلاعات مدون سیستمهای مدیریتی تهیه و تدوین شده است. دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون در رابطه با نحوه کدگذاری فرم ها ، دستورالعملعا ، روشهای اجرایی ، خط مشی ، نظامنامه ، نقشه ها ، گزارش و سایر مستندات صحبت می کند. البته هر شرکتی به صورت سلیقه ای تعریفی از کد گذاری دارد.

کدگذاری مستندات ایزو با هر روشی که باشد، مهم نیست. بلکه مهم حصول اطمینان از شناسایی مستندات و طبقه بندی آنهاست. وگرنه با هر روشی و مدلی می توان مستندات ISO را کدگذاری کرد. دستورالعمل های موجود در قسمتهای بعدی مقاله فقط به عنوان یک نمونه و الگو هستند. علاقمندان میتوانند با الگوگیری از این دستورالعمل ، دستورالعمل یا روش اجرایی کدگذاری مستندات مجموعه خود را تهیه و تدوین نمایند

مرکز سیستم کاران جهت رفاه متقاضیان و دادن خدمات رایگان به متقاضیان و کارشناسان، دستورالعمل مورد نظر را بدین شرح تهیه و تدوین و منتشر نموده است.

1هدف :

حصول اطمینان از شناسایی اطلاعات مدون سیستم مديريت یکپارچه (IMS) و مشخص نمودن نحوه کدگذاری اطلاعات مدون سیستم مديريت یکپارچه (IMS ) در سطح شرکت می باشد.

 

2– دامنه كاربرد :

کلیه اطلاعات مدون سیستم مديريت یکپارچه (IMS) .

 

3– مسئوليت نظارت و اجرا :

  • نظارت : نماینده مدیریت.
  • اجرا : واحد مديريت یکپارچه (IMS)

 

4– شرح :

کلیه اطلاعات مدون سیستم مديريت یکپارچه (IMS) شرکت دارای کد می باشند که این کدها دارای 2 یا 3 و یا 4 کاراکتر می باشند که به شرح زیر تقسیم بندی کاراکترها ذکر گردیده است.

4-1- کاراکتر اول مشخص کننده سطح اطلاعات مدون می باشد که تقسیم بندی سطوح مستنداتی شرکت ذیلاً ذکر ، تعریف و مستند گردیده است:

(1) روشهای اجرایی P

(2) دستورالعملهای کاری و آیین نامه ها I

(3) فرمها و گزارشها F

(4) مستندات خاص M

نحوه کدگذاری این 4 سطح به صورت زیر انجام می گیرد:

4-7-1- کدگذاری روش های اجرایی P

برای کد گذاری روش های اجرایی از 2 کاراکتر استفاده می شود.

00 – P

کارکتر 1 نشان دهنده ی سطح اطلاعات مدون ( روش اجرایی ) و کارکتر بعدی (عدد دو رقمی ) نشان دهنده ی کد مستند مورد نظر می باشد.

4-7-2- کدگذاری دستورالعملهای کاری و آیین نامه ها I

برای کدگذاری دستورالعملها و آیین نامه ها از 3 کارکتر استفاده می شود.

00 – 00 – I

کارکتر 1 سطح اطلاعات مدون (دستورالعمل ها و آیین نامه ها) ، کارکتر 2 کد روش اجرایی مربوطه و کارکتر 3 کد مستند (دستورالعمل یا آیین نامه) مورد نظرمی باشد.

4-7-3- کد گذاری فرم ها و گزارش ها F

برای کدگذاری فرم ها از 4 کارکتر استفاده می شود.

00 – 00 – 00 – F

کارکتر شماره 1سطح اطلاعات مدون ، کارکتر 2 کد روش اجرایی مربوطه ، کارکتر 3 کد دستورالعمل مربوطه و کارکتر 4 کد مستند ( فرم ) موردنظر می باشد.

4-7-4- کدگذاری مستندات خاص

نظامنامه دارای کد منحصر به فرد M-01 و خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه دارای کد منحصر به فرد M-02 و چارت سازمانی M-03 و اهداف سیستم مدیریت یکپارچه M-04 می باشد.

 

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست مستندات سیستم مديريت یکپارچه (IMS) توزیع شده است.

 

6-مدارک پیوست :

ندارد.

 

7-مدارک مرتبط :

ردیف نام کد
7-1 روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون P-01

اخذ دریافت گواهینامه ایزو

روش اجرایی کد گذاری مستندات ، دستورالعمل کد گذاری مستندات

روش اجرایی کد گذاری مستندات را برخی از شرکتها تحت عنوان دستورالعمل کدگذاری مستندات می نامند. همچنین خیلی از شرکتها کد گذاری مستندات را به صورت سلیقه ای اعمال می کنند.

کد گذاری مستندات یکی از الزامات ، اطلاعات مدون در بند استاندارد ایزو 9001 می باشد. اما در متن استاندارد ایزو ، اشاره ای به نوع و ماهیت کد گذاری نکرده است. بنابراین هر شرکتی متناسب با ساختار، گستره، حجم و دید فنی خود نسبت به کدگذاری مستندات اقدام می نماید.

 

دستورالعمل کدگذاری مستندات و استانداردهای ایزو

دستورالعمل کدگذاری مستندات یا روش اجرایی کدگذاری مستندات مختص همه استانداردهای ایزو می شود. یعنی در تمام استاندارد های ایزو که بند اطلاعات مدون آمده است، کدگذاری مستندات نیز مطرح میگردد. مثلا شرکتی که در زمینه صنایع غذایی فعالیت می کند، می تواند استاندارد ایزو 9001 ( سیستم مدیریت کیفیت ) و استاندارد ایزو 22000 ( سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی ) را پیاده سازی کند.

فرایند کدگذاری مستندات در راستای پیاده سازی این دو استاندارد و گرفتن گواهینامه ISO9001 و اخذ گواهینامه ISO22000 الزامی هست. البته فرایند کدگذاری مستندات برای دو استاندارد فوق به صورت واحد، جامع و یکپارچه خواهد بود. یعنی لازم نیست برای هر استاندارد یک دستورالعمل کدگذاری مستندات جداگانه تعیین و تدوین گردد.

دستورالعمل کدگذاری مستندات و سایر ایزو ها

کدگذاری مدارک ایزو جهت تمامی انواع گواهی نامه های ایزو در بند مستندات تعریف و تدوین شده است. یعنی می توان گفت روش اجرایی کدگذاری مستندات یک الزام در تمامی مستندات ایزو به شمار می آید. چه در استانداردهای عمومی و چه در استانداردهای تخصصی کاربردی هستند.

مثلا در گواهینامه ایزو 22000 تحت عنوان سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی که یکی از پرکاربردترین استانداردهای تخصصی هست. در قسمت به قسمت یک کارخانه ی مواد غذایی اطلاعات هر بخش تدوین می گردد و سپس هر کدام کدگذاری میگردد.

گواهینامه ایزو 10015 ، گواهینامه ایزو 10003 ، گواهی ایزو 21500 ، گواهینامه ISO10006 و انواع گواهینامه ایزو تخصصی که متناسب با انواع مشاغل و زمینه های کاری تعریف می شوند، همه به نوعی این بند مستندات را در خود دارند.

روش اجرایی کدگذاری مستندات یا دستورالعمل؟

روش اجرایی کدگذاری مستندات با دستورالعمل کدگذاری مستندات عملا یکی هستند. کدگذاری مستندات بصورت سلیقه ایی انجام میشود. برخی از کارشناسان ایزو برای فرایند کدگذاری اسناد ایزو iso سندی تهیه و تدوین می کنند. برخی این سند را دستورالعمل مینامند و برخی دیگر روش اجرایی می نامند. عنوان سند کد گذاری مستندات ایزو فرقی ندارد چه باشد. مهم اجرای اصولی و دقیق فرایند کد گذاری هست.

نحوه کدگذاری مستندات ایزو ISO

نحوه کد گذاری اسناد ایزو بصورت سلیقه ایی عملا انجام میشود. هر شرکتی متناسب با سیاستهای خودش اقدام به کدگذاری میکند. در الگوی ارایه شده ی بالا بیشترین رای دهندگان وجود دارد. در صورت وجود هر گونه سئوال فنی از کارشناسان مرکز بصورت رایگان استفاده نمایید. سیستم کاران با شماره 79165-021 در خدمت شماست.

 

دانلود رایگان مستندات ایزو

نمونه مستندات ایزو و تمامی روشهای اجرایی و دستورالعملها و فرمها در جهت پیاده سازی انواع گواهینامه ایزو بسیار حائز اهمیت هستند. شرکتهای متقاضی دریافت گواهینامه ایزو بایستی مستحضر باشند که از مراجع صدور گواهینامه ایزو ، مستندات ایزو را دریافت نمایند. مرکز سیستم کاران جهت رفاه متقاضیان عزیز، دانلود رایگان مستندات ایزو را در اختیار آنها قرار داده است.

همچنین دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO مورد نیاز هر دستورالعمل و روش اجرایی در سایت قرار داده شده است. تمامی فرمها در قالب Word تدوین شده است. متقاضیان محترم می توانند متناسب با نیاز خود فرمها را پر کنند و از آن استفاده نمایند.

لینک دانلود رایگان دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون – فرمت Word

مطالب مهمی که متقاضیان بدنبال آن هستند.

مطالب فنی و کاربردی مورد نیاز کارشناسان و علاقمندان به ایزو ISO

3 Responses

  1. سلام. خواستم بپرسم دستورالعمل کد گذاری که در سایت درج کردید برای چه مشاغلی قابل اجرا میباشد؟ آیا گواهینامه ایزو خاصی برای استفاده این کد گذاری ها در مجموعه دارد؟

  2. دستورالعمل کدگذاری مدارک با روش اجرایی کدگذاری مدارک چه تعاوتی دارند؟
    روش اجرایی کدگذاری مدارک با روش اجرایی کدگذاری مستندات چه فرقی دارند؟
    دستورالعمل کدگذاری مدارک با دستورالعمل کدگذاری مستندات چه فرقی دارند؟

  3. سلام و خسته نباشید من دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون را مطالعه کردم و دستور العمل کدگذاری مدون در استاندارد ISO9001:2015 برای اطمینان از شناسایی اطلاعات مدون سیستمهای مدیریتی و نحوه کدگذاری فرم ها ، دستورالعمل ها و روشهای اجرایی اهمیت زیادی دارد و کار دسترسی به اطلاعات را آسان میکند. مطلب مفیدی بود سپاس از شما

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

لینکهای مفید و مرتبط
enemad-logo