دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون

دستور العمل کدگذاری مدون در استاندارد ISO9001:2015 ذکر گردیده است. دستورالعمل کد گذاری مدون ، بابت حصول اطمینان از شناسایی اطلاعات مدون سیستمهای مدیریتی تهیه و تدوین شده است. دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون در رابطه با نحوه کدگذاری فرم ها ، دستورالعملها ، روشهای اجرایی ، خط مشی ، نظامنامه ، نقشه ها ، گزارش و سایر مستندات صحبت می کند. البته هر شرکتی به صورت سلیقه ای تعریفی از کد گذاری دارد.

کدگذاری مستندات ایزو با هر روشی که باشد، مهم نیست. بلکه مهم حصول اطمینان از شناسایی مستندات و طبقه بندی آنهاست. وگرنه با هر روشی و مدلی می توان مستندات ISO را کدگذاری کرد. دستورالعمل های موجود در قسمتهای بعدی مقاله فقط به عنوان یک نمونه و الگو هستند. علاقمندان میتوانند با الگوگیری از این دستورالعمل ، دستورالعمل یا روش اجرایی کدگذاری مستندات مجموعه خود را تهیه و تدوین نمایند

نمونه متن دستورالعمل کدگذاری یکی دیگر از نمونه مستندات ایزو است که درخواست غالب شرکتها است. دستورالعمل کدگذاری یکی از مستنداتی است که برای همه شرکتها اهمیت و کاربرد ویژه ای دارد. برای دانلود دستورالعمل کدگذاری، شرکتها اغلب درون فضاهای مجازی جستجو می کنند. شما عزیزان می توانید جهت دانلود رایگان مستندات ایزو ایجا کلیک بفرمایید.

مرکز سیستم کاران جهت رفاه متقاضیان و دادن خدمات رایگان به متقاضیان و کارشناسان، دستورالعمل مورد نظر را بدین شرح تهیه و تدوین و منتشر نموده است.

1– هدف :

حصول اطمینان از شناسایی اطلاعات مدون سیستم مديريت یکپارچه (IMS) و مشخص نمودن نحوه کدگذاری اطلاعات مدون سیستم مديريت یکپارچه (IMS ) در سطح شرکت می باشد.

 2– دامنه كاربرد :

کلیه اطلاعات مدون سیستم مديريت یکپارچه (IMS) .

 3– مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : نماینده مدیریت.
• اجرا : واحد مديريت یکپارچه (IMS)

 4– شرح :

کلیه اطلاعات مدون سیستم مديريت یکپارچه (IMS) شرکت دارای کد می باشند که این کدها دارای 2 یا 3 و یا 4 کاراکتر می باشند که به شرح زیر تقسیم بندی کاراکترها ذکر گردیده است.

4-1- کاراکتر اول مشخص کننده سطح اطلاعات مدون می باشد که تقسیم بندی سطوح مستنداتی شرکت ذیلاً ذکر ، تعریف و مستند گردیده است:

(1) روشهای اجرایی P

(2) دستورالعملهای کاری و آیین نامه ها I

(3) فرمها و گزارشها F

(4) مستندات خاص M

نحوه کدگذاری این 4 سطح به صورت زیر انجام می گیرد:

4-7-1- کدگذاری روش های اجرایی P

برای کد گذاری روش های اجرایی از 2 کاراکتر استفاده می شود.

00 – P

کارکتر 1 نشان دهنده ی سطح اطلاعات مدون ( روش اجرایی ) و کارکتر بعدی (عدد دو رقمی ) نشان دهنده ی کد مستند مورد نظر می باشد.

4-7-2- کدگذاری دستورالعملهای کاری و آیین نامه ها I

برای کدگذاری دستورالعملها و آیین نامه ها از 3 کارکتر استفاده می شود.

00 – 00 – I

کارکتر 1 سطح اطلاعات مدون (دستورالعمل ها و آیین نامه ها) ، کارکتر 2 کد روش اجرایی مربوطه و کارکتر 3 کد مستند (دستورالعمل یا آیین نامه) مورد نظرمی باشد.

4-7-3- کد گذاری فرم ها و گزارش ها F

برای کدگذاری فرم ها از 4 کارکتر استفاده می شود.

00 – 00 – 00 – F

کارکتر شماره 1سطح اطلاعات مدون ، کارکتر 2 کد روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون مربوطه ، کارکتر 3 کد دستورالعمل مربوطه و کارکتر 4 کد مستند ( فرم ) موردنظر می باشد.

4-7-4- کدگذاری مستندات خاص

نظامنامه دارای کد منحصر به فرد M-01 و خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه دارای کد منحصر به فرد M-02 و چارت سازمانی M-03 و اهداف سیستم مدیریت یکپارچه M-04 می باشد.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست مستندات سیستم مديريت یکپارچه (IMS) توزیع شده است.

 6-مدارک پیوست :

ندارد.

 7-مدارک مرتبط :

روش اجرایی کد گذاری مستندات ، دستورالعمل کد گذاری مستندات

روش اجرایی کد گذاری مستندات را برخی از شرکتها تحت عنوان دستورالعمل کدگذاری مستندات می نامند. همچنین خیلی از شرکتها کد گذاری مستندات را به صورت سلیقه ای اعمال می کنند.

کد گذاری مستندات یکی از الزامات ، اطلاعات مدون در بند استاندارد ایزو 9001 می باشد. اما در متن استاندارد ایزو ، اشاره ای به نوع و ماهیت کد گذاری نکرده است. بنابراین هر شرکتی متناسب با ساختار، گستره، حجم و دید فنی خود نسبت به کدگذاری مستندات اقدام می نماید.

دستورالعمل کدگذاری مستندات و استانداردهای ایزو

دستورالعمل کدگذاری مستندات یا روش اجرایی کدگذاری مستندات مختص همه استانداردهای ایزو می شود. یعنی در تمام استاندارد های ایزو که بند اطلاعات مدون آمده است، کدگذاری مستندات نیز مطرح میگردد. مثلا شرکتی که در زمینه صنایع غذایی فعالیت می کند، می تواند استاندارد ایزو 9001 ( سیستم مدیریت کیفیت ) و استاندارد ایزو 22000 ( سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی ) را پیاده سازی کند.

فرایند کدگذاری مستندات در راستای پیاده سازی این دو استاندارد و گرفتن گواهینامه ISO9001 و اخذ گواهینامه ISO22000 الزامی هست. البته فرایند کدگذاری مستندات برای دو استاندارد فوق به صورت واحد، جامع و یکپارچه خواهد بود. یعنی لازم نیست برای هر استاندارد یک دستورالعمل کدگذاری مستندات جداگانه تعیین و تدوین گردد.

دستورالعمل کدگذاری مستندات و سایر ایزو ها

کدگذاری مدارک ایزو جهت تمامی انواع گواهی نامه های ایزو در بند مستندات تعریف و تدوین شده است. یعنی می توان گفت روش اجرایی کدگذاری مستندات یک الزام در تمامی مستندات ایزو به شمار می آید. چه در استانداردهای عمومی و چه در استانداردهای تخصصی کاربردی هستند.

مثلا در گواهینامه ایزو 22000 تحت عنوان سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی که یکی از پرکاربردترین استانداردهای تخصصی هست. در قسمت به قسمت یک کارخانه ی مواد غذایی اطلاعات هر بخش تدوین می گردد و سپس هر کدام کدگذاری میگردد.

گواهینامه ایزو 10015 ، گواهینامه ایزو 10003 ، گواهی ایزو 21500 ، گواهینامه ISO10006 و انواع گواهینامه ایزو تخصصی که متناسب با انواع مشاغل و زمینه های کاری تعریف می شوند، همه به نوعی این بند مستندات را در خود دارند.

روش اجرایی کدگذاری مستندات یا دستورالعمل؟

روش اجرایی کدگذاری مستندات با دستورالعمل کدگذاری مستندات عملا یکی هستند. کدگذاری مستندات بصورت سلیقه ایی انجام میشود. برخی از کارشناسان ایزو برای فرایند کدگذاری اسناد ایزو iso سندی تهیه و تدوین می کنند. برخی این سند را دستورالعمل مینامند و برخی دیگر روش اجرایی می نامند. عنوان سند کد گذاری مستندات ایزو فرقی ندارد چه باشد. مهم اجرای اصولی و دقیق فرایند کد گذاری هست.

نحوه کدگذاری مستندات ایزو ISO

نحوه کد گذاری اسناد ایزو بصورت سلیقه ایی عملا انجام میشود. هر شرکتی متناسب با سیاستهای خودش اقدام به کدگذاری میکند. در الگوی ارایه شده ی بالا بیشترین رای دهندگان وجود دارد. در صورت وجود هر گونه سئوال فنی از کارشناسان مرکز بصورت رایگان استفاده نمایید. سیستم کاران با شماره 79165-021 در خدمت شماست.

لینک دانلود رایگان دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون – فرمت Word

نمونه دستورالعمل کدگذاری

دانلود بدون هزینه نمونه دستور العمل کدگذاری در همین صفحه میسر است. شما می توانید نمونه دستورالعمل کدگذاری را ابتدا دانلود نمایید، سپس آن را با دقت مطالعه کنید. بعد از آن نسبت به اعمال تغییرات در آن اقدام نمایید. دستور العمل کدگذاری منظور همان دستور العمل کدگذاری اطلاعات مدون است.

نمونه دستور العمل کدگذاری قابل اجرا در هر سازمان و شرکتی است. گاهی از این سند با عنوان روش اجرایی کدگذاری نام می برند. ماهیت و اساس هر دو نام یکی است. منظور حصول اطمینان از کدگذاری صحیح و اصولی مستندات است.

نحوه کدگذاری اسناد

چگونگی و نحوه کدگذاری اسناد و مدارک در هر سازمانی متفاوت است. سلیقه شخصی کارشناس ایزو یا مشاور ISO می تواند در نحوه کدگذاری اسناد دخیل باشد. گاهی اوقات بر اساس واحدهای هر شرکتی مستندات کدگذاری می گردد.

نحوه کدگذاری اسناد و مدارک در دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون آمده است. شما می توانید با دانلود رایگان این دستورالعمل از سوی آن الگو برداری کنید. در صورت وجود هر مشکلی می توانید از کارشناسان مرکز کمک بگیرید.

روش اجرایی کدگذاری و کنترل مستندات

دستورالعمل یا روش اجرایی کدگذاری و کنترل مستندات ایزو یکی از اسناد مهم در QMS است. البته در هر استاندارد دیگری در زمان پیاده سازی این روش اجرایی کدگذاری و کنترل مستندات ایزو اهمیت دارد. روش ها و طرق مختلف در سیستم های ایزو برای کدگذاری مدارک و اسناد وجود دارد. اما هر فردی متناسب با نیاز خود این کدگذاری را تعریف می کند.

استاندارد ایزو برای کدگذاری اسناد روش خاصی تعریف و الزام نکرد. اما الزام کرد که تمامی مستندات و اطلاعات مدون بایستی تحت کنترل باشد. کدگذاری یکی از ابزارهای کنترل مستندات محسوب می گردد.

شماره گذاری فرمهای اداری

نحوه شماره گذاری فرمهای اداری می تواند مانند دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون باشد. در واقع شماره گذاری فرم های اداری فرآیندی مشابه کنترل مستندات در ایزو است. همان روش و چارچوب برای کدگذاری فرم های سازمانی در ایزو را نیز می توان در فرمهای اداری اجرا کرد.

شماره گذاری فرم های اداری باعث ایجاد یک نظم سازمانی در مجموعه می گردد.

این کدگذاری می تواند بر اساس نوع فرآیند اداری و یا بطور سریالی و یا ترکیبی از حرف و عدد باشد. شماره گذاری فرم های اداری بایستی طوری باشد که براحتی قابل تشخیص باشد.

دستورالعمل کدگذاری مستندات

نمونه دستورالعمل کدگذاری مستندات با فرمت WORD دقیقا همین دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون است. در عبارات و تعاریف و اصطلاحات ایزو 9001 با ویرایش سال 2008 این سند با عنوان دستورالعمل کدگذاری مستندات مطرح می گردید. اما در سال 2015 در ویرایش جدید از لفظ جدید اطلاعات مدون استفاده می گردد.

دستورالعمل کدگذاری مستندات برگرفته از روش اجرایی کنترل مستندات است. در واقع دستورالعمل کدگذاری مستندات، یکی از فرآیندهای انشعابی فرآیند مهم کنترل مستندات یا مدیریت اطلاعات مدون محسوب می گردد.

نحوه کد گذاری نقشه های صنعتی

چگونگی و نحوه کدگذاری نقشه های صنعتی به مدلهای مختلف انجام می پذیرد. نحوه کد گذاری نقشه های صنعتی معمولا دارای یکسری استانداردهای خاص هست. نقشه های صنعتی و فنی مانند فرم ها و دستورالعمل ها و روشهای اجرایی نیستند. کد گذاری نقشه های فنی معمولا بر اساس یکسری اطلاعات است. مانند محل اجرا، شماره پروژه یا محصول، تاریخ، سریال، مجری، ناظر، شماره استاندارد و سایر اطلاعات دیگر.

نحوه کد گذاری نقشه های صنعتی و فنی معمولا طوریست که یک کارشناس فنی متوجه ساختار نقشه می شود. در واقع کد گذاری نقشه یک نوع زبان مشترک است.

نمونه کدگذاری تجهیزات

روش و نمونه کدگذاری تجهیزات مانند کدگذاری مستندات نیست. در واقع نحوه کدگذاری تجهیزات چیزی جدای از کد گذاری اسناد و مدارک است. کدگذاری تجهیزات یا کدگذاری ماشین آلات در دستورالعمل نگهداری و تعمیرات ماشین آلات موجود است.

نمونه کدگذاری تجهیزات یا ماشین آلات مطابق با دستورالعمل P.M انجام می گردد. لذا ربطی به این سند ندارد. برای کد گذاری ماشین آلات بصورت سلیقه ای عمل می کنند. معمولا این است که ترکیبی از حروف و اعداد است. در حرف اول هر کدام تحت عنوان P.M است. پس یک سریال سه یا چهار رقمی به آن اضافه می کنند. اینکه در شناسنامه تجهیزات یا شناسنامه ماشین آلات نیز درج می گردد.

نمونه متن کدگذاری شده

منظور از نمونه متن کدگذاری شده برای کاربران متفاوت است. اگر منظور شما از نمونه متن کدگذاری شده، مستندات ایزو باشد، یعنی دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون کفایت می کند. اما اگر منظور کاربران گرامی چیز به غیر از این باشد، در حیطه سیستم های مدیریتی ایزو نیست.

کد گذاری اطلاعات

مفهوم کد گذاری اطلاعات همان اطلاعات مدون است. در استاندارد ایزو 9001 با ویرایش 2015 کد گذاری مستندات به کدگذاری اطلاعات مدون تغییر کرد.

کد گذاری اطلاعات مجموعه ای از روشهای کدگذاری با تعاریف مختلف است. هدف از این کدگذاری اطلاعات، مدیریت هر چه بهنر مدارک و مستندات موجود در یک شرکت یا سازمان است. عملا کدگذاری اطلاعات یک ابزار مدیریتی و کنترلی کلیه اسناد در حال گردش سازمان است.

دانلود رایگان مستندات ایزو

نمونه مستندات ایزو و تمامی روشهای اجرایی و دستورالعملها و فرمها در جهت پیاده سازی انواع گواهینامه ایزو بسیار حائز اهمیت هستند. شرکتهای متقاضی دریافت گواهینامه ایزو بایستی مستحضر باشند که از مراجع صدور گواهینامه ایزو ، مستندات ایزو را دریافت نمایند. مرکز سیستم کاران جهت رفاه متقاضیان عزیز، دانلود رایگان مستندات ایزو را در اختیار آنها قرار داده است.

همچنین دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO مورد نیاز هر دستورالعمل و روش اجرایی در سایت قرار داده شده است. تمامی فرمها در قالب Word تدوین شده است. متقاضیان محترم می توانند متناسب با نیاز خود فرمها را پر کنند و از آن استفاده نمایند.

فرم درخواست گواهینامه ایزو

ارائه گواهینامه ایزو از مهمترین دغدغه ها و سوالات متقاضیان و درخواست کنندگان اخذ و دریافت گواهی ایزو هست. در فرم درخواست گواهینامه ISO طی یکسری مراحل و روندی انجام می پذیرد. طی مراحل و روندهای مختلف و متعددی شرکتها و سازمانهای متقاضی و متقاضیان گواهینامه ایزو می توانند به گواهینامه ایزو دست پیدا کنند. متقاضیان عزیز می توانند فرم درخواست گواهی ایزو را از طریق ایمیل ، تلگرام ، واتساپ و یا هر پیام رسان دیگر ارسال دریافت نمایند. یا بر روی دکمه زیر کلیک فرمایید.