روش اجرایی مدیریت تغییرات

روش اجرایی مدیریت تغییرات
4.9/5 - (3014 امتیاز)

روش اجرایی مدیریت تغییرات

روش اجرایی مدیریت تغییرات یا دستورالعمل مدیریت تغییرات ، یکی از مستندات مهم در استانداردهای ایزو ، مخصوصا ایزو9001 کاربرد دارد. مدیریت تغییرات در متن استاندارد در ویرایشهای قبلی هم وجود دارد اما در ویرایش 2015 اهمیت ویژه ای دیده می شود. هر گونه تغییرات در سیستم طرح ریزی شده بایستی از ابتدای پیشنهاد طراحی ، مستندسازی و اجرا و پایش و بهبود آن توسط روش اجرایی مدیریت تغییرات تحت کنترل درآید.

روش اجرایی مدیریت تغییرات از جمله مستنداتی هست که اکثر کارشناسان ایزو قادر به تهیه و تدوین آن نیستند. چون این موضوع برایشان گنگ و نامفهوم هست. اکثر مشاوران ایزو به دلیل کم تجربه گی قادر به تدوین مستند برای مدیریت تغییرات نیستند.

دستورالعمل مدیریت تغییرات که در زیر آمده فقط به عنوان یک نمونه ارائه شده است. لذا شما علاقمندان می توانید با الگوبرداری از آن اصلاحات لازم را انجام دهید. اصلاحات لازم شامل نیازهای سازمانی مجموعه خودتان می باشد.

1 – هدف

هدف از تدوین این روش اجرایی طرح ریزی و کنترل تمامی جوانب کار در هنگام انجام اصلاحات و تغییرات اداری ، سازمانی و فنی اعم از موقت یا دائم در سطح شرکت به منظور جلوگیری از عوارض و تبعات کیفیتی ، بهداشتی ، ایمنی و محیط زیستی ناشی از تغییرات است.

2 – دامنه كاربرد :

دامنه کاربرد این روش اجرایی در کلیه واحد های شرکت می باشد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

  • نظارت : مسئولیت نظارت بر اجرای این روش اجرایی با نماینده مدیریت می باشد.
  • اجرا : مسئولیت اجرای این روش اجرایی با کلیه معاونین و روسای حوزه های مختلف می باشد.

4-شرح کار:

هرگونه تغییر در ساختار سازمانی، منابع، پرسنل، شرایط کاری و محیطی، محصولات یا خدمات، روشهای اجرایی و دستورالعملها کاری (اطلاعات مستند)، فرایندها، تامین کنندگان، کنترل ها، اندازه گیری ها و غیره بایستی توسط مدیر IMS تحت کنترل و مدیریت باشد. کلیه پرسنل و یا افراد ذینفع در مجموعه می توانند در حوزه های کاری خود تغییرات مورد نیاز خود را که بواسطه ورودیهای زیر ممکن است شناسایی گردند را به مدیر IMS اعلام می نماید. مدیر IMS در صورت پذیرش موضوع بایستی آن تغییر در فرم ثبت و کنترل تغییرات با کد F-08-00-01 ثبت و کنترل گردد.

طبق روند تعریف شده در فرم ثبت و کنترل تغییرات با کد F-08-00-01 بایستی موارد زیر لحاظ گردد.

1 – مدت زمان اعمال تغییر بصورت آزمایشی تعریف گردد.

2- منابع مورد نیاز این تغییر تعریف و تجهیز گردد. (شامل منابع سخت افزاری ، نرم افزاری و نیروی انسانی و …)

3 – منابع آزاد شده حاصل از تغییرات جدید (شامل منابع سخت افزاری ، نرم افزاری و نیروی انسانی و …) و تعیین تکلیف و مدیریت این منابع.

4- اعمال نتایج مدیریت ریسک بر تغییرات اعمال شده مطابق با روش اجرایی مدیریت ریسک

5 – اقدامات کنترلی و پیشگیرانه احتمالی

6 – درج و ثبت نتیجه نهایی تغییرات اعمال شده

روشهای ورودیهای تعریف تغییرات

ورودیهای تعریف تغییرات از طرق زیر می باشد:

– فرم پیشنهادات و انتقادات

– جلسات بازنگری مدیریت

– مدیریت ریسک ها و فرصت ها

– مدیریت دانش

– پایش فرایندها

– نتایج حاصل از تحلیل شکایات مشتریان / کارفرمایان

– ممیزی های داخلی ، خارجی و مشتری / کارفرما

– تجزیه و تحلیل داده ها

– نتایج حاصل از بررسی و تحلیل میزان پیشبرد اهداف کیفی ، ایمنی و بهداشت و زیست محیطی

– جلسات تخصصی ، عمومی و شورای هماهنگی و …

– تغییرات در الزامات قانونی و یا کارفرمایی (مشتری)

پس از انجام مدیریت تغییر بر تغییرات ممکن است سه حالت برای نتیجه نهایی حاصل گردد:

1 – دوام تغییر: در این حالت تغییر اعمال شده بر اساس نتایج حاصله مثبت بوده و دوام خواهد داشت.

2 – نیاز به بررسی بیشتر: در این حالت با توجه به دوره آزمایشی تعریف شده رد فرم ثبت و کنترل تغییرات با کد F-08-00-01 فرصت دوره تمام شده اما هنوز جهت دستیابی به نتایج مطلوب نیازمند زمان بیشتری هست. لذا مدت دوره آزمایشی بیشتر خواهد شد تا نتایج بهتری کسب گردد. بدیهی است با تمدید مدت دوره ازمایشی بایستی سایر عوامل موثر همچون مدیریت ریسک مجدد انجام گردد.

3 – حذف تغییر : در صورت عدم کسب نتایج مطلوب تغییر اعمال شده حذف و به حالت قبل برگردانده خواهد شد.

به جهت کنترل کلیه تغییرات انجام شده در کلیه سطوح سازمانی شرکت، همه تغییرات در فرم لیست تغییرات اعمال شده با کد F-08-00-02 ثبت و تا حصول نتیجه نهایی کنترل می گردد.

برای دستیابی به مزایای مرتبط با تغییرات، باید انواع تغییراتی که ممکن است رخ دهد را در نظر گرفت این تغییرات ممکن است به عنوان مثال در موارد زیر ایجاد شوند:

فرآیندها و رویه ها

نظامنامه IMS

اطلاعات مستند

زیر ساخت

تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری

تجهیزات فرآیند

آموزش کارکنان

ارزیابی تامین کننده

مدیریت ذینفعان

الزامات طرف های علاقه مند

و…

7 – توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست مستندات سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) توزیع شده است.

8 – مدارک پیوست :

ردیف نام کد
7-1 فرم ثبت و کنترل تغییرات F-08-00-01
7-2 فرم لیست تغییرات اعمال شده F-08-00-02

دریافت گواهینامه ایزو

مراحل فرآیند مدیریت تغییر

کسب ‌وکارها باید دائماً تکامل یابند و برای رویارویی با چالش‌های مختلف – از تغییرات در فناوری، ظهور رقبای جدید، تا تغییر در قوانین و مقررات، یا روندهای اقتصادی اساسی – تکامل یابند. عدم انجام این کار می تواند منجر به رکود یا بدتر از آن شکست شود.

تقریباً 50 درصد از همه ابتکارات تغییر سازمانی ناموفق هستند. این امر نشان می‌دهد که چرا دانستن نحوه برنامه‌ریزی، هماهنگی و اجرای تغییرات یک مهارت ارزشمند برای مدیران و رهبران تجاری است.

آیا به شما موظف هستید که یک ابتکار تغییر مهم را برای سازمان خود مدیریت کنید؟ آیا می‌خواهید دفعه بعد نشان دهید که می‌توانید چنین ابتکاری را رهبری کنید؟ در اینجا یک مرور کلی از چگونگی مدیریت تغییر، گام‌های کلیدی در فرآیند، و اقداماتی که می‌توانید برای توسعه مهارت‌های مدیریتی خود و تاثیر در نقش خود انجام دهید، بیان میگردد.

مدیریت تغییر چیست؟

تغییر سازمانی به طور گسترده به اقداماتی اطلاق می شود که یک کسب و کار برای تغییر یا تعدیل بخش مهمی از سازمان خود انجام می دهد. این ممکن است شامل فرهنگ شرکت، فرآیندهای داخلی، فناوری یا زیرساخت زیربنایی، سلسله مراتب شرکت یا جنبه‌های مهم دیگر باشد. تغییر سازمانی می تواند تطبیقی یا تحول آفرین باشد. تغییرات تطبیقی تغییرات کوچک، تدریجی و تکراری هستند که یک سازمان برای تکامل محصولات، فرآیندها، گردش کار و استراتژی های خود در طول زمان متعهد می شود.

استخدام یک عضو جدید تیم برای رسیدگی به تقاضای افزایش یافته یا اجرای یک سیاست جدید کارخانه برای جذب متقاضیان شغلی واجد شرایط هر دو نمونه هایی از تغییرات انطباقی هستند. تغییرات دگرگونی از نظر مقیاس و دامنه بزرگتر هستند و اغلب به معنای خروج چشمگیر و گاه ناگهانی از وضعیت موجود هستند. راه اندازی یک محصول یا بخش تجاری جدید، یا تصمیم به گسترش در سطح بین المللی، نمونه هایی از تغییرات تحول آفرین هستند.

5 مرحله در فرآیند مدیریت تغییر

 1 – سازمان را برای تغییر مهیا کنید.

برای اینکه یک سازمان بتواند با موفقیت تغییرات را دنبال و اجرا کند، باید از لحاظ لجستیکی و فرهنگی مهیا باشد. قبل از پرداخت به لجستیک، ابتدا باید آماده سازی فرهنگی برای دستیابی به بهترین نتیجه تجاری انجام گردد. در مرحله آماده سازی، مدیر بر کمک به کارکنان برای شناخت و درک نیاز به تغییر متمرکز است. آنها آگاهی را نسبت به چالش ها یا مشکلات مختلف پیش روی سازمان که به عنوان نیروهای تغییر و ایجاد نارضایتی از وضعیت موجود هستند، افزایش می دهند. این آگاهی اولیه به کارمندانی که به اجرای این تغییر کمک می کنند، می تواند بعداً فرآیندهای منفی را از بین ببرد.

2- ایجاد چشم انداز و برنامه ریزی برای تغییر.

هنگامی که سازمان برای پذیرش تغییر مهیا گردید، مدیران باید یک برنامه کامل و واقع بینانه برای تحقق آن ایجاد کنند.

طرح باید به شرح زیر باشد

اهداف استراتژیک: این تغییر به سازمان کمک می کند تا به سمت چه اهدافی کار کند؟

شاخص های کلیدی عملکرد: موفقیت چگونه اندازه گیری می شود؟ چه معیارهایی باید جابجا شوند؟ مبنای وضعیت فعلی چیست؟

ذینفعان و تیم پروژه: چه کسی بر اجرای تغییر نظارت خواهد کرد؟ چه کسی باید در هر مرحله بحرانی امضا کند؟ چه کسی مسئول اجرا خواهد بود؟

محدوده پروژه: پروژه شامل چه مراحل و اقدامات مجزایی خواهد بود؟ چه چیزی خارج از محدوده پروژه است؟

در حالی که داشتن یک رویکرد ساختاریافته مهم است. برنامه باید هر گونه ناشناخته یا موانعی را که ممکن است در طول فرآیند اجرا ایجاد شود و برای غلبه بر آن به چابکی و انعطاف نیاز دارد، در نظر بگیرد.

3 – اعمال تغییرات پس از ایجاد طرح

تنها چیزی که باقی می ماند این است که مراحل مذکور در آن را برای اجرای تغییر مورد نیاز بررسی کنید و انجام دهید. این که آیا این تغییرات در ساختار، استراتژی، سیستم‌ها، فرآیندها، رفتار کارکنان یا سایر جنبه‌های شرکت ایجاد می‌ گردد، به ویژگی‌های ابتکار بستگی دارد. در طول فرآیند اجرا، مدیران تغییر باید بر توانمندسازی کارکنان خود برای انجام گام های لازم برای دستیابی به اهداف ابتکار و انجام جشن هر پیروزی کوتاه مدت متمرکز شوند. آنها همچنین باید تمام تلاش خود را برای پیش‌بینی موانع و جلوگیری، حذف یا کاهش آنها به محض شناسایی انجام دهند. ارتباط مکرر چشم انداز سازمان در طول فرآیند پیاده سازی بسیار مهم است تا به اعضای تیم یادآوری گردد که چرا تغییر دنبال می شود.

4 – تعبیه تغییرات در فرهنگ و شیوه های شرکت پس از تکمیل ابتکار تغییر

مدیران تغییر باید از بازگشت به وضعیت قبلی یا وضعیت موجود جلوگیری کنند. این امر به ویژه برای تغییرات سازمانی مرتبط با فرآیندهای تجاری مانند گردش کار، فرهنگ و تدوین استراتژی مهم است. بدون برنامه کافی، کارمندان ممکن است به سمت «روش قدیمی» انجام کارها، به ویژه در دوره گذرا، برگردند. با تعبیه تغییرات در فرهنگ و رویه‌های شرکت، وقوع عقب گرد دشوارتر می‌ گردد. ساختارهای سازمانی جدید، کنترل‌ها و سیستم‌های پاداش همگی باید به عنوان ابزاری برای کمک به تغییر استیک در نظر گرفته شوند.

5 – بررسی پیشرفت و تجزیه و تحلیل نتایج صرفاً به این دلیل که یک ابتکار تغییر کامل است به این معنی نیست که موفقیت آمیز بوده است.

انجام تجزیه و تحلیل و بررسی، یا یک “پروژه پس از شکست” ، می تواند به رهبران کسب و کار کمک کند تا بفهمند که آیا ابتکار تغییر یک موفقیت، شکست یا نتیجه مختلط است. همچنین می‌تواند بینش‌ها و درس‌های ارزشمندی را ارائه دهد که می‌تواند در تلاش‌های تغییر آتی مورد استفاده قرار گیرد. از خود سوالاتی بپرسید: آیا اهداف پروژه محقق گردید؟ اگر بله، آیا این موفقیت در جای دیگری قابل تکرار است؟ اگر نه، چه اشتباهی رخ داده است؟

مستندات ایزو ، از جمله مستندات مورد نیاز شرکتها جهت اخذ و دریافت گواهینامه ایزو هست. مرکز سیستم کاران به عنوان یک مرکز عام المنفعه دانلود رایگان مستندات ایزو را در اختیار متقاضیان گواهی ایزو قرار می دهد.

همچنین دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO ، جهت پیاده سازی مستندات در اختیار متقاضیان قرار داده شده است. از همین سایت می توانید مستندات ایزو و فرمهای ایزو را به رایگان دانلود نمایید.

 

دانلود نمونه روش اجرایی مدیریت تغییرات – فرمت Word

مطالب مهمی که متقاضیان بدنبال آن هستند.

مطالب فنی و کاربردی مورد نیاز کارشناسان و علاقمندان به ایزو ISO

9 Responses

  1. روش اجرایی مدیریت تغییرات ، برای شرکتهای واردات و صادرات زعفران هم کاربرد داره. اگر داره شما می تونید برای شرکت ما تدوینش کنید؟

    1. بله برای تمامی شرکتها می توان تمامی مستندات را پیاده سازی کرد. خودتون هم می تونید روش اجرایی مدیریت تغییرات و فرمهاش رو دانلود کنید و استفاده کنید و با توجه به زمینه فعالیتتون تغییرش بدید.

  2. مستنداتی که ارائه می دید عالیه. آیا مستندات ims رو آماده دارید؟ ما چطور می تونیم تهیه ش کنیم. اونم رایگان میدین یا هزینه داره؟ اگه هزینه داره هزینه ش چنده؟

    1. مستندات ims سیستم مدیریت یکپارچه در کانال تلگرامی ما که از بخش تماس با مرکز می تونید آدرسش رو بردارید وارد بشید و متن مستندات IMS رایگان رو به راحتی تهیه کنید و ازش استفاده کنید. همچنین می تونید با مرکز تماس بگیرید و پکیج کامل مستندات رو سفارش بدید.

  3. قوانین مرتبط با روش اجرایی مدیریت تغییرات شامل کدام استانداردهای ایزو میشه یعنی کدام گواهینامه های ایزو را باید بگیریم که بتونیم رونق جالب توجهی در کسب و کارمان ایجاد و کنیم و سود بیشتری داشته باشیم.

    1. بهترین استانداردهای ایزو برای هر کسب و کاری ایزو9001 سیستم مدیریت کیفیت ، ایزو 14001 سیستم مدیریت زیست محیطی و ایزو 45001 سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی هست. سپس استاندارد ایزو متناسب باز مینه فعالیت خودتون رو بهتر هست طراحی و پیاده سازی بفرمایید.

  4. گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ و مستنداتش درخواست داشتیم. از طریق واتساپ کلیه اطلاعات مجموعه را براتون ارسال کردیم بی زحمت هر کاری لازم هست بگید تا انجام بدیم.

  5. روش اجرایی مدیریت تغییرات و مدیریت قوی اصلا چی هست این چه بازار داغی که مراکز مشاوره راه انداختن. اصلا کی تو ایران محصولات و خدماتش را بصورت اصولی ارائه میده که بخواد این همه دنگ و فنگ و برنامه براش بچینه.

  6. سلام وقت بخیر من در مورد گواهینامه IMS یا سیستم مدیریت یکپارچه زیاد شنیدم و قصد دارم این گواهینامه را برای شرکت بازرگانی تازه تاسیسم دریافت کنم ولی اطلاعات کافی در مورد این گواهینامه ندارم چطور میتوانم مشاوره دریافت کنم و چه گواهینامه های دیگری برای شرکت بازرگانی میتوانم بگیرم؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

لینکهای مفید و مرتبط
enemad-logo