روش اجرایی مدیریت فروش

روش اجرایی مدیریت فروش یکی از روشهای اجرایی دیگر مورد نیاز شرکتهای بازرگانی هست. دستورالعمل مدیریت فروش در زمینه تامین کالای شرکتهای بازرگانی بسیار حیاتی هست. روش اجرایی مدیریت فروش به شرح نحوه ی انجام کلیه ی امور مربوط به فروش میپردازد. این روش امور مربوط به فروش از لحظه ارتباطات اولیه مشتری بازار های هدف را تا هنگام صدور فاکتور فروش و یا انعقاد قرارداد شامل میشود. روش اجرایی مدیریت فروش منطبق با ایزو9001 تهیه و تدوین شده است.

دستورالعمل مدیریت فروش ، روش اجرایی مدیریت فروش و غالب روشها و دستورالعملها در قسمت واحد فروش سازمانها کاربردی هست. نظارت روشهای اجرایی بر عهده مدیریت فروش هست. اجرای روشهای اجرایی نیز بر عهده واحد فروش می باشد.

نمونه روش اجرایی تبلیغات ، با روش اجرایی مدیریت فروش ارتباط مستقیم دارد.

آیین نامه مدیریت فروش و همان روش اجرایی مدیریت فروش را مختص شرکتهای بازرگانی ارائه کردیم. روشهای اجرایی و دستورالعملها و فرمهای مورد نیاز شرکتهای بازرگانی که نیاز مبرم آنهاست و بدنبالش هستند را به آنها به رایگان ارائه می کنیم. مستندات ایزو رایگان را از مرکز سیستم کاران بخواهید.

1-هدف:

تشریح نحوه انجام کلیه امور مربوط به فروش از لحظه ارتباطات اولیه مشتری بازار های هدف تا صدور فاکتور فروش و یا انعقاد قرارداد.

2- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در واحد فروش کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیریت فروش
• اجرا : واحد فروش

4- شرح:

4-1- لیست اقلام و کالاهای قابل ارائه:

واحد فروش موظف هست که لیست اقلام و کالاهای قابل ارائه به کارفرمایان و مشتریان همواره بصورت بروز داشته باشد. این عمل مطابق با فرم لیست اقلام و کالاهای قابل فروش با کد F-31-00-01 انجام خواهد شد. در این لیست نام دقیق کالا و اقلام، موجود در انبار بودن یا قابل تامین کردن، زمان تخمینی تحویل، مکان فیزیکی موجودیت درج شده است. واحد فروش موظف است بطور آنلاین موجودی مندرج در لیست را با موجودی قابل تحویل در انبار(ها) بروز نماید. بدیهی هست که پس از عمل فروش ، مقادیر فروخته شده از این لیست کسر خواهد شد و همچنین چنانچه به موجودی انبارها نیز اضافه شود، به این لیست هم اضافه می شود.

برخی از اقلام و کالاها که در انبار موجود نیست اما قابلیت تامین دارند نیز در این لیست مشخص می شوند.

4-2- راه های ارتباط گیری کارفرمایان و مشتریان با شرکت:

سیاست واحد فروش شرکت بنا براین گذاشته شده که به کلیه کارفرمایان و مشتریان در مرحله اول در خصوص مسائل فنی و اجرایی مشاوره و اطلاع رسانی گردد. لذا تمامی ورودی های ممکنه که منجر به ارتباط بین متقاضی و شرکت گردد به شرح زیر تعریف می شود:

• شرکت در مناقصات مطابق با دستورالعمل شرکت در مناقصات با کد I-31-01
• مراجعه حضوری کارشناسان فروش شرکت در محل کارفرمایان و مشتریان
• مراجعه حضوری کارفرمایان و مشتریان به دفتر فروش شرکت
• تماس های کارفرمایان و مشتریان به شرکت
• معرفی شدگان از سوی کارفرمایان و مشتریان قبلی
• وندور لیست کارفرمایان و مشتریان
• وب سایت
• سایت های تبلیغاتی
• فکس
• SMS
• نامه
• سمینارها و نمایشگاهها
• CRM
• معرفی شدگان از سوی همکاران
• بروشورها و کاتالوگ ها
• بیلبوردها و بنر ها
• شبکه های مجازی مانند تلگرام ، اینستاگرام و . . .

و سایر کانالهای ارتباطی

4-3- مشاوره و ارائه اطلاعات فنی و غیره به کارفرمایان و مشتریان:

کارشناسان فنی فروش در اولین ارتباطات کارفرمایان و مشتریان بایستی سعی نماید کلیه اطلاعات لازم که متقاضی نیاز دارد را با سعه صدر و حوصله کافی انتقال دهد و کلیه اطلاعات مشتری و نیازهایش را مطابق با دستورالعمل ثبت و پیگیری مشتریان / کارفرمایان با کد I-31-08 ثبت نماید.

کارشناس فنی فروش نیز بایستی پس از گذشت 24 ساعت با کارفرمایان و مشتریان تماس حاصل نموده و اطلاعات تکمیلی را به آنها ارائه دهد. ارتباط بین کارشناسان فنی فروش و کارفرمایان و مشتریان تا تعیین قطعی وضعیت آنها ادامه خواهد داشت. جهت ارائه اطلاعات مورد نیاز متقاضیان، کارشناسان بایستی صلاحیتهای لازمه را داشته و مجموعه علوم مربوط به واحد بازاریابی و فروش به جز آموزش تخصصی هر آنچه در مورد خدمات تخصصی شرکت است که حداقل شامل موارد زیر میباشد را  می بایستی افراد آموزش دیده و مطابق با علوم روز در ضمن کار از طریق شرکت و یا شخص مربوطه به روز رسانی شود.

لازم به ذکر است استراتژی شرکت بر این بوده تا تیم فروش هماهنگ و مرتبط با تیم تحقیق بازار ، تبلیغات و CRM عمل نماید. و قبل از ورود به تیم فروش در تیم تحقیق بازار مدتی از دوره ی کار خود را گذرانده باشد.

1-علوم مربوط به مهارت های ارتباطی

2- علوم مربوط به مهارت های کلامی

3- اصول و فنون مذاکره

5- اصول مشتری مداری

6- اصول کار با اینترنت

7-اصول و قواعد بازاریابی

8-اصول روانشناسی فروش

9- وغیره…

پس از ارائه مشاوره کارشناسان فنی فروش به متقاضیان ، در صورت تمایل متقاضی به دریافت خدمات از شرکت بایستی کلیه خواستها و الزامات کارفرما یا مشتری از جمله مشخصات فنی، شرایط گارانتی، شرایط تحویل، رزومه شرکت ، سوابق کاری و فروش ، کاتالوگ ، سی دی ، آدرس سایت و ایمیل و دفتر مرکزی فراهم آیند. فراهم سازی این خواستها بایستی در کمترین زمان ممکنه و با تشریفات کامل انجام پذیرد.

برای هر کارفرما/مشتری یک شماره اولیه انحصاری تعلق میگیرید. این شماره گذاری مطابق با دستورالعمل ثبت و پیگیری مشتریان / کارفرمایان با کد I-31-08 انجام می گردد.

4-4- فروش:

فروش در شرکت بصورتهای مختلف محقق می گردد. یا بصورت برنده شدن در مناقصه و یا بصورت استعلامی و یا غیر مناقصه و غیر استعلامی. در هر صورت عمل فروش به دو صورت قراردادی و فاکتوری انجام می گردد. برای هر مشتری که عمل فروش انجام می گردد یه شماره پرونده انحصاری تعلق میگیرد. این شماره گذاری مطابق با دستورالعمل ثبت و پیگیری مشتریان / کارفرمایان با کد I-31-08 انجام می گردد.

4-4-1- فروش بصورت قراردادی

پس از انجام تشریفات اولیه و برنامه ریزی های لازم از جمله تعیین قیمت، زمانبندی تحویل، نحوه تحویل، نحوه پرداختها، گارانتی و خدمات پس از فروش و سایر موارد دیگر بنا بر الزام کارفرما یا مشتری مقرر می گردد که معامله بصورت قراردادی انجام گردد. کلیه قراردادها مطابق با دستورالعمل مدیریت قراردادها با کد I-31-02 انجام می گردد. جهت تشریح امور قراردادی در این دستورالعمل کلیه موارد لحاظ شده است.

برای هر مشتری که فرایند عقد قرارداد انجام می شود یک شماره قرارداد انحصاری مطابق با دستورالعمل ثبت و پیگیری مشتریان / کارفرمایان با کد I-31-08 انجام می گردد.

4-4-2- فروش بصورت فاکتوری

در حالت فروش بصورت فاکتوری نیز پس از انجام تشریفات اولیه و برنامه ریزی های لازم از جمله تعیین قیمت، زمانبندی تحویل، نحوه تحویل، نحوه پرداختها، گارانتی و خدمات پس از فروش و سایر موارد دیگر بنا بر تفاهم صورت گرفته مقرر می گردد که معامله بصورت فاکتوری انجام گردد. چنانچه کارفرما/مشتری نیاز به پیش فاکتور باشد، واحد فروش نسبت به ارائه پیش فاکتور مطابق با فرم پیش فاکتور با کد F-31-00-02 اقدام می نماید.

در فرمت پیش فاکتور درج مواردی همچون گارانتی و زمان تحویل الزامیست. پس از تایید پیش فاکتور توسط کارفرما/مشتری و انجام تشریفات مالی ، فاکتور فروش صادر می گردد. بدیهیست که فرمت فاکتور فروش مطابق با فرمت فاکتور رسمی (مستندات برون سازمانی) ابلاغ شده توسط سازمان امور مالیاتی هست. در فروش های قراردادی نیز فاکتور رسمی به همین روش ثبت و صدور می گردد. کلیه فاکتور های فروش در نرم افزار حسابداری ثبت می گردند. همچنین واحد مالی موظف هست که کلیه فاکتورهای فروش در سامانه معملات فصلی و سامانه ارزش افزوده و سامانه اظهار نامه عملکرد سالیانه ثبت و تایید گردند.

واحد فروش هر فصل یک نسخه از معاملات فصلی (فروش) و اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده فصلی و اظهار نامه مالیاتی عملکرد سالیانه را نزد خود نگه می دارد. فرمت صورت معاملات فصلی مطابق با فرمت صورت معاملات فصلی (مستندات برون سازمانی) و فرمت اظهارنامه مالیاتی عملکرد سالیانه (مستندات برون سازمانی) موجود در نرم افزار سازمان امور مالیاتی میباشد.

برای هر مشتری یک شماره فاکتور انحصاری مطابق با قواعد سازمان امور مالیاتی مطابق با دستورالعمل ثبت و پیگیری مشتریان / کارفرمایان با کد I-31-08 انجام می گردد.

در پروسه فروش بصورت قراردادی یا فاکتوری ممکن است از سوی کارفرما و یا مشتری ضمانتنامه بانکی و یا اعتبارنامه بانکی مطالبه شود. جهت دریافت هرگونه ضمانت نامه بانکی و یا اعتبار نامه بانکی مطابق با دستورالعمل مدیریت ضمانت نامه ها و اعتبارنامه های بانکی با کد I-31-03 اقدام می گردد.

4-5- تحویل کالا به کارفرما (مشتری):

پس از انجام تشریفات مالی و اداری فروش ، اقلام و کالاهای فروخته شده مطابق با دستورالعمل مدیریت تحویل کالا به کارفرما (مشتری) با کد I-31-04 اقدام می گردد. در این دستورالعمل بطور مشروح کلیه فرایندهای الزام شده آمده است. واحد فروش موظف به اجرا و نظارت دقیق بر فرایند تحویل کالاها و اقلام فروخته شده می باشد.

لازم به ذکر است کلیه اتفاقات و فرایندهای انجام شده بر روی مشتریان / کارفرمایان بطور دقیق برای هر مشتری و کارفرما مطابق با دستورالعمل ثبت و پیگیری مشتریان /کارفرمایان با کد I-31-08 انجام می گردد. در این دستورالعمل از اولین ارتباط مشتری یا کارفرما با شرکت تا آخرین لحظه یعنی CRM نحوه کنترل و مدیریت مشتریان و کارفرماین تشریح شده است.

4-6- ضمانت ها ، گارانتی ، وارانتی

خیلی از محصولات دارای ضمانتها از نوع گارنتی و وارنتی هستند. واحد فروش موظف هست که در قراردادهای فروش و یا پیش فاکتورها بطور مشخص و شفاف نسبت به داشتن و یا نداشتن شرایط ضمانتها شامل گارانتی و وارانتی اقدام نماید. واحد فروش موضوع ضمانت ها رو مطابق با دستورالعمل گارانتی و وارانتی (ضمانت نامه کالا) با کد I-31-05 اعمال می نماید. در این دستورالعمل کلیه موارد الجام شده به تشریح آمده است.

4-7- ثبت آمار و اطلاعات فروش قطعی

مدیر فروش موظف است کلیه آمار فروش ماهیانه خود را در فرم آمار ماهیانه فروش با کد F-31-00-03 و آمار فروش سالیانه خود را مطابق با فرم آمار سالیانه فروش با کد F-31-00-04 تهیه نموده و جهت ارائه در جلسات کاری و سایر مراجع متقاضی ارائه نماید. این آمار فروش مشتمل بر فروشهای قراردادی و فاکتوری می باشد.

4-8- مدیریت امور نمایندگان و شعبات

شرکت کلیه نمایندگی ها و شعبات خود را مطابق با دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات با کد I-31-06 مدیریت می نماید. در این دستورالعمل کلیه مراحل نمایندگی ها از شناسایی، ارزیابی، شروع بکار و پایش انها به تشریح آمده است.

4-9- مدیریت خدمات پس از فروش

چنانچه کالاهایی دارای خدمات پس از فروش داشته باشد، شرکت موظف است که این خدمات را مطابق با دستورالعمل خدمات پس از فروش با کد I-31-07 به کارفرما و یا مشتری ارائه نماید.

نکته 1: برنامه زمانبندی تحویل بار به کارفرما یا مشتری بایستی دقیقا مشخص و تدوین شده و روزانه کنترل گردد. بدیهیست در صورت وجود تعجیل و یا تاخیر در ارسال محموله بایستی اقدامات لازم جهت بالانس ارسال صورت پذیرد.

نکته 2: در صورت وجود تاخیر در تحویل بار به کارفرما یا مشتری، بایستی ضمن بررسی عوامل تاخیر و تعریف اقدامات اصلاحی لازم مطابق با روش اجرایی اقدامات اصلاحی با کد P-02، کلیه موارد به اطلاع مشتری رسانده و دستورات جدید مشتری در برنامه لحاظ گردد.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

روش اجرایی مدیریت فروش – شرکتهای بازرگانی

روش اجرایی مدیریت فروش ، همانطور که گفته شد در خصوص شرکتهای بازرگانی تهیه و تدوین گردیده است. مشتری هدف اصلی شرکتهای بازرگانی هست. پس در سیستم های مدیریتی که میتوان آنها را سری سیستمهای مشتری مداری نامید روش اجرایی مدیریت فروش تعریف می گردد. از روشهای اجرایی هست که در مستندات ایزو 9001 ( سیستم مدیریت کیفیت ) ، ایزو 10002 ( سیستم مدیریت رسیدگی به شکایات مشتریان ) ، ایزو 10004 ( سیستم مدیریت سنجش رضایت مشتریان ) ، ایزو 10003 ( دستورالعمل حل اختلاف با مشتریان ) ، ایزو 10001 ( سیستم مدیریت رضایت مشتریان ) به آن اشاره شده است. از بندهای مندرج درون مستندات ISO9001 ، ISO10002 و ISO10004 ، ISO10003 ، ISO10001 روش اجرایی مدیریت فروش هست.

مستندات ایزو ISO جهت تمامی سازمانهای متقاضی دریافت گواهینامه ایزو ، یک الزام محسوب می گردد. سازمانهای متقاضی دریافت گواهینامه ایزو بایستی از سازمانهایی که گواهی ایزو خود را دریافت می کنند مستندات ایزو را درخواست کنند.

مراجع صدور گواهی نامه ایزو مستندات ایزو را در قالب یک پکیج می توانند در اختیار متقاضیان ISO قرار دهند. بدنبال گواهینامه ایزو حتما مستندات را از شرکتهای صادر کننده ISO بخواهید.

مرکز سیستم کاران به عنوان یک مرکز بزرگ و عام المنفعه تمامی مستندات ایزو را به رایگان در همین سایت در اختیار متقاضیان قرار داده است. تمامی روشهای اجرایی و دستورالعملها و فرم های مورد نیاز را می توانید از همین سایت دریافت نمایید. جهت دانلود رایگان مستندات ایزو ، کلیک نمایید. همچنین جهت دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO اینجا را کلیک نمایید.

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی مدیریت فروش – فرمت Word