دستورالعمل مدیریت قراردادها

دستورالعمل مدیریت قراردادها شامل تهیه و تدوین و تشریح چگونگی عقد قراردادهای شرکت هست. از موضوع قرار داد گرفته تا ذکر طرفین قرارداد را شامل میگردد. در این دستورالعمل مدیریت قراردادها چگونگی قرار داد خرید و فروش جزء به جزء بیان میگردد. روش اجرایی مدیریت قراردادها برای تمامی شرکتها یک روش اجرایی مهم و کاربردی هست. آیین نامه مدیریت قراردادها در واحد فروش شرکتها کاربرد دارد. دستورالعمل مدیریت قراردادها ، قرار داد فروش را بیان میکند. قرار داد فروش از صفر تا صد با مواضع ذیل در روش اجرایی مدیریت قرارداد ذکر می گردد.

طرفین قرارداد
موضوع قرارداد
مدت قرارداد و زمان تحویل کالای موضوع قرارداد
محل تحويل موضوع قرارداد
مبلغ قرارداد و پیش پرداخت
نحوه پرداخت
ضمانت نامه کالا
خدمات پس از فروش
تعهدات فروشنده
تعهدات خریدار
هزينه های جانبی
جريمه تاخير
افزايش يا كاهش كالای مورد قرارداد
حوادث قهري و غیرمترقبه
كسور قانونی
فسخ قرارداد
مراجع حل اختلاف
نسخ قرارداد

1-  هدف :

هدف از تدوین این دستورالعمل ، تشریح چگونگی شرکت در عقد کلیه قراردادهای شرکت از لحظه تهیه و تدوین تا به نتیجه رساندن به مرحله امضا و ابلاغ قرارداد هست.

2- دامنه كاربرد :

این دستورالعمل در واحد فروش در قسسمت امور قراردادها کاربرد دارد .

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر فروش.
• اجرا : واحد امور قراردادها.

4- شرح :

کلیه قراردادهای موجود در شرکت به دو دسته تقسیم می شوند.

قراردادهای تنظیم و تکلیف شده توسط کارفرما یا مشتری

و قراردادهای تنظیم شده توسط شرکت

4-1- قراردادهای تنظیم و تکلیف شده توسط کارفرما یا مشتری:

مواقعی کارفرما و یا مشتری الزام می کند که متن قرارداد باید توسط خودش تهیه و تنظیم گردد. در چنین حالتی مسئول امور قراردادی شرکت کلیه اطلاعات خواسته شده از سوی کارفرما و یا مشتری را در اختیار ایشان قرار می دهد. کارفرما و یا مشتری با در نظر گرفتن موارد شرکت و کارفرما و تفاهمات صورت گرفته نسبت به تهیه و تدوین قرارداد اقدام می نماید.

واحد امور قراردادی شرکت موظف هست که کلیه مفاد قرارداد تکلیف شده را به دقت مورد مطالعه و ارزیابی قرار دهد. تمامی بندها، اعداد و ارقام ها، تاریخ ها و مهلت ها، شرایط ها، نحوه پرداخت ها، ضمانت ها و گارانتی و وارنتی ها ، تعهدات و خدمات پس از فروش، زمان بندی تحویل، ریسکها و فرصتها و سایر موارد مهم با دقت مورد بررسی قرار گرفته می شود. پس از تایید بودن مفاد قرارداد از نظر فنی و قابلیت اجرایی ، قرارداد برای بررسی ابعاد حقوقی به واحد حقوقی و یا مشاوران حقوقی ارسال خواهد شد. در صورت تایید ابعاد حقوقی قرارداد، برای امضا قرارداد به مدیر عامل ارجاع خواهد شد.

4-2- قراردادهای تنظیم شده توسط شرکت:

چنانچه مشتری الزامی برای تهیه و تدوین قرارداد توسط خودش نداشته باشد از فرمت قرارداد شرکت استفاده خواهد شد. تهیه و تدوین قرارداد توسط واحد امور قراردادی مطابق با فرم قرارداد با کد F-31-02-01 انجام می پذیرد. در فرمت های تهیه و تنظیم شده توسط شرکت کاملترین و جامع ترین الزامات آمده است. کارفرما و یا مشتری گاهی تقاضای اضافه کردن مواردی به فرمت قرارداد هست که با هماهنگی واحد حقوقی و یا مشاوران حقوقی اعمال خواهد شد.

4-3- کنترل، تایید و امضای قرارداد:

پس از تبادل قرارداد و انجام اصلاحات نهایی توسط طرفین، متن قرارداد نهایی مجدد در چهار مرحله مطالعه و در هر مرحله هر یک از مسئولین مربوطه تایید خود را بر روی قرارداد اعلام می دارند.

مرحله اول توسط مسئول امور قراردادی

و مرحله دوم توسط مدیر بازاریابی و فروش

مرحله سوم توسط واحد حقوقی و یا مشاوران حقوقی

و مرحله چهارم توسط مدیر عامل

قرارداد در صورت نداشتن هر گونه نقص فنی و حقوقی توسط مدیر عامل امضاء شده و یک نسخه به کارفرما عودت می شود. سقف قراردادها معمولا تا سقف 25 درصد قابل افزایش و یا کاهش است. این افزیش  و کاهش  طبق نظر کارفرما صورت می پذیرد. در این صورت قبل از اتمام قرارداد الحاقیه به شرکت اعلام می شود تا اقدامات بعدی صورت پذیرد.

واحد امور قراردادی همچنین اطلاعات هر قرارداد را در فرم ثبت و پیگیری کارفرمایان و مشتریان با کد  F-31-00-02 ثبت و پیگیری می شوند. کلیه قراردادها که مطابق با فرم ثبت و پیگیری کارفرمایان و مشتریان شناسایی شده اند در یک لیست مجزا تحت کنترل قرار می گیرند. لازم به ذکر است برای هر قرارداد یک کد انحصاری تعلق گرفته و کلیه اطلاعات در پرونده مریوطه بایستی ثبت و نگهداری گردد.

کنترل و مدیریت کارفرمایان و مشتریان در لیست مطابق با فرم لیست کارفرمایان و مشتریان با کد F-31-00-03 انجام می گردد. این فرم در واحد فروش برای کلیه ورودی های کارفرمایان و مشتریان کاربرد دارد و توسط مدیر واحد فروش پایش می گردد.

4-4- تغییرات در مفاد قرارداد:

در اجرای قرارداد همواره سعی خواهد شد که بند به بند مفاد قرارداد اجرا گردد. اما گاهی بنا به دلایل پیش بینی نشده و یا تغییر شرایط طرفین شاید نیاز به اعمال تغییراتی در مفاد قرارداد باشد. چنانچه در حین اجرای قرارداد نیار به اعمال تغییراتی در قرارداد باشد که مورد تفاهم طرفین باشد ، این تغییرات اعمال می شود. سپس مجدد قرارداد مراحل مندرج در بند 4-3 را طی خواهد کرد.

4-5- ابلاغ قرارداد:

پس از امضای قرارداد، کارفرما یا مشتری قرارداد را جهت اجرا به شرکت ابلاغ می نماید. واحد امور قراردادی نیز قرارداد را جهت انجام مراحل و تشریفات بعدی در اختیار واحد فروش می گذارد.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6-مدارک پیوست  :

دستورالعمل مدیریت قراردادها ، از دستورالعملهای مختص شرکتهای بازرگانی محسوب می گردد. بند روش اجرایی مدیریت قراردادها بنوعی درون استاندارد های ایزو 9001 ISO9001 ( سیستم مدیریت کیفیت ) ، استاندارد ایزو 10002 ISO10002 ( سیستم مدیریت رسیدگی به شکایات مشتریان ) ، گواهینامه ایزو 10004 ISO10004 ( سیستم مدیریت سنجش رضایت مشتریان ) ، گواهینامه ایزو 10003 ISO10003 ( دستورالعمل حل اختلاف با مشتریان ) ، گواهینامه ایزو 10001 ISO10001 ( سیستم مدیریت رضایت مشتریان ) به آن می پردازد. به این معنا که درون متن استاندارد های ایزو 9001 ، ایزو 10001 ، ایزو 10002 ، ایزو 10003 و ایزو 10004 ردپایی از دستورالعمل مدیریت قراردادها مشهود هست.

نمونه مستندات ایزو ISO و نمونه فرمهای ایزو امروزه بسیار مورد توجه و نیاز شرکتهاست.

شرکتهایی که می خواهند جهت اخذ گواهینامه ایزو اقدام کنند. همچنین میخواهند به معنای واقعی به پیاده سازی استانداردهای ایزو بپردازند بایستی مستندات ایزو و فرمهای ایزو در دسترسشان باشد.

یکی از خدمات رایگان سازمان مرکزی سیستم کاران دانلود رایگان مستندات ایزو می باشد. دانلود رایگان سایر نمونه مستندات ISO در صفحه قبلی میسر است. با نظرات خود ما را در ارائه خدمات بیشتر و بهتر ترغیب و راهنمایی نمایید.

لینک دانلود نمونه دستورالعمل مدیریت قراردادها – فرمت Word