دستورالعمل پایش فرایندها

دستورالعمل پایش فرآیندها مختص تمامی شرکتهاست. روش اجرایی پایش فرآیندها برای تمامی شرکتها کاربردی هست و جزو دستورالعملهایی می باشد که برای تمام واحدها کاربردی هست. یک پایش و اندازه گیری فرآیند مناسب، عملکرد یک سازمان را بصورت اثربخش و پویا و کارآمد مدیریت می کند. اما یک پایش و اندازه گیری بر پایه شاخص های ناکارآمد به جز هدر رفتن زمان و هزینه پیامدی برای سازمان نخواهد داشت.

روش اجرایی پایش فرآیندها ، به تعریف و بیان چگونگی شناسایی ، پایش و اندازه گیری فرآیند های موثر بر روی کیفیت ، محیط زیست و ایمنی و بهداشت حرفه ای در شرکت می پردازد. کاربرد دستورالعمل پایش فرایندها در کلیه واحدها هست. مسئولیت نظارت آیین نامه پایش فرآیندها بر عهده نماینده مدیریت و اجرای آن بر عهده کلیه واحدها هست. دستورالعمل پایش و اندازه گیری فرآیندها برای کلیه واحدها تعریف می گردد. آنها با توجه به هر فرآیند تعریف شده موظفند زیر نظر مدیریت آن را اجرایی کنند.

دستورالعمل پایش فرآیندها برای الگو برداری در زیر آمده است:

1-  هدف :

هدف از تدوین این دستورالعمل ، تشریح چگونگی شناسایی ، پایش و اندازه گیری فرآیند های موثر بر کیفیت ، محیط زیست و ایمنی و بهداشت حرفه ای در شرکت می باشد.

2- دامنه كاربرد :

این دستورالعمل در کلیه واحدها کاربرد دارد .

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : نماینده مدیریت.
• اجرا : کلیه واحدها.

4- شرح :

4-1- شناسایی و ثبت فرایندها

جهت شناسایی فرآیندها در شرکت مطابق فرم شناسنامه فرآیند با کد F-06-01-01 اقدام می گردد. که در آن شماره فرآیند، واحد مربوطه، نام فرآیند، ورودی و خروجی فرآیند، دوره پایش، فرمول پایش ذکر می شود. تمامی فرایندهای شناسایی شده در فرم لیست فرایندها با کد F-06-01-02 لیست شده اند. همچنین جهت نشان دادن توالی و تعامل فرایندها مطابق با فرم نمودار ماتریسی توالی و تعامل فرایندها با کد F-06-01-03 و مطابق با فرم جریان فرایندها با کد  F-06-01-04 اقدام می گردد. لازم به ذکر است تعامل بین فرایندها از طرق مختلف همچون فرمها و داده های قابل انتقال بین این فرایندها می باشد.

4-2- پایش فرایندها

پس از شناسایی فرآیندها و فرمول های پایش توسط نماینده مدیریت با همکاری واحد مربوطه (مسئول فرآیند) در پایان هر دوره (مقاطع زمانی مشخص شده جهت پایش و اندازه گیری فرآیندها در فرم شناسنامه فرآیند) محاسبات مربوط به اندازه گیری شاخص ها (فرمول های پایش) را تهیه و در فرم گزارش پایش و اندازه گیری فرآیند با کد F-06-01-05 ثبت می شود. قابل ذکر می باشد که برای هر یک از فرآیندها هدفی (حد مطلوبیت) در فرم گزارش پایش و اندازه گیری فرآیند بیان می شود که می توان اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه لازم جهت رسیدن به آن هدف را تعریف نمود.

در پایان هر دوره پایش فرایند مسئول مربوطه (مسئول فرایند) بایستی مطابق با شاخص پایش تعریف شده عملکرد فرایند خود را پایش و اندازه گیری کرده و حد اکثر ظرف مدت سه روز به نماینده مدیریت تحویل نماید. نماینده مدیریت پس از تجزیه و تحلیل اطلاعات کسب شده نتایج نهایی را در قالب یک گزارش مدیریتی به مدیر عامل منتقل می نماید. همچنین در حین این تجزیه و تحلیل چنانچه نیاز به تعریف اقدامات اصلاحی یا بهبود مستمر باشد، این اقدامات تعریف شده و مطابق با روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی با کد P-02 و روش اجرایی بهبود مستمر با کد P-12 اقدام می گردد.

جهت بهبود پایش و اندازه گیری فرآیندها و تعیین بهینه شاخص ها و بهبود حد مطلوبیت، نماینده مدیریت یا مسئول هر فرآیند طی دوره های یکساله اقدام به بازنگری فرمول های پایش فرآیند می نماید.

تذکر: دوره های پایش تعریف شده حداقل زمان دوره پایش، در نظر گرفته شده است و صاحبان فرآیند می توانند در بازه هایی کوتاهتر اقدام به پایش فرآیند نمایند.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6-مدارک پیوست  :

پایش فرآیندها چیست؟

پایش فرایندها ، شاید یکی از اساسی ترین فرایندهای هر شرکتی باشد. کلمه پایش مترادف پاییدن یا همان مانیتورینگ است. استاندارد ISO مخصوصا ISO9001 در رابطه با پایش فرایندها حرفی برای گفتن زیاد دارد. اکثر مشاوران ایزو و کارشناسان ISO در رابطه با مستند سازی پایش فرایندها با مشکل مواجه هستند. چون شناسایی دقیق فرایندها و جزئیات آنها کار مشکلی است. تجربه و تخصص و دانش کافی در حوزه طراحی سیستم های مدیریتی کمک شایانی به شناسایی فرایندها می کند.

گواهینامه ایزو و پایش فرایندها

اخذ گواهینامه ایزو اگر واقعی باشد مستلزم انجام پایش فرایندها می باشد. در پایش فرایندها بایستی دقت کرد که فرمول پایش تدوین شد. قابلیت کمی داشته باشد. یعنی با عدد و رقم بتوان اثر بخشی فرایند را اندازه گیری کرد. مورد دوم در پایش فرایندها که مهم هست، دوره و یا تواتر پایش است. در پایش فرایندها بایستی فواصل زمانی برای پایش فرایندها تعریف کرد. تعیین وضعیت موجود و تعیین وضعیت هدف برای میزان اثر بخشی فرایند نیز مهم هست.

نتایج پایش فرایند

نتایج پایش فرایند به سه حالت زیر ممکن است اتفاق بیوفتد.

1- اثر بخشی فرایند در دوره فعلی از دوره قبلی بهتر است.

2 – اثر بخشی فرایند در دوره فعلی از دوره قبلی کمتر است.

3- اثر بخشی فرایند در دوره فعلی با دوره قبلی مساوی است.

بدیهی است که برای هر یک از نتایج حاصله فوق بایستی تدابیر خاصی اندیشید. اصل موضوعیت پایش فرایندها ، تجزیه و تحلیل همین نتایج کسب شده است. در حالت اول که بدین معنناست که اثربخشی فرایند مطلوب است و شاید نیازی به اقدام خاصی نباشد. در حالت دوم نشان دهنده این است که فرایند اثربخشی مطلوبی نداشته و رو به کاهش بوده است. لذا بایستی عوامل و دلایل بروز کاهش اثربخشی تجزیه و تحلیل گردد. سپس متناسب با نتایج تجزیه و تحلیل ، اقدامات اصلاحی تعریف گردد. برای حالت سوم شایسته است که مطابق حالت دوم اقدام کرد.

پایش فرایند ، انواع استاندارد های ایزو

فرایند پایش فرایندها تقریبا در تمام استاندارد ها وجود دارد. در واقع این فرایند به عنوان یک فرایند عمومی در تمامی ISO ها کاربرد دارد. شرکتهایی که اخذ گواهینامه ISO9001 و ISO14001 و ISO45001 و ISO22000 و ISO13485 و ISO29001 و ISO27001 و غیره را دارند، حتما پایش فرایندها را هم دارند. پس می توان گفت هر استاندارد حتما با پایش فرایندها سر وکار دارد. البته موضوع پایش فرایندها در استاندارد 9001 جهت دریافت گواهینامه ایزو9001 بیشتر کاربرد دارد.

پایش فرایندها ، مستند سازی ISO

پایش فرایندها رابطه مستقیم با مستند سازی ایزو دارد. هر چند مستندسازی فرایندها و پایش فرایندها در ایزو9001 الزام نشده است اما تجربه نشان داده است که پایش فرایندها اگر مستند شود بهتر است. پس شما هم برای شرکت خود از نمونه دستورالعمل فوق الگوبرداری کنید. دستورالعمل یا روش اجرایی پایش فرایندهای مذکور فقط یک نمونه است. شما می توانید در آن تغییرات الزام شده سازمان خود را اعمال نمایید. سایر مستندات ایزو را نیز در صفحه دانلود مستندات ایزو مشاهده نمایید.

نمونه مستندات ایزو ISO امروزه مورد نیاز و مورد توجه سازمانهای متقاضی اخذ گواهی ایزو به هر دلیلی هست. همچنین یکسری شرکتها و سازمانها نیز میخواهند به معنای واقعی به پیاده سازی استانداردهای ایزو بپردازند. آنها بایستی مستندات ایزو را ابتدا در اختیار داشته باشند سپس پیاده سازی را انجام بدهند. پس بایستی هنگام دریافت ایزو و یا پس از اخذ گواهی ایزو ، از مراجع صدور ایزو درخواست مستندات ایزو را کنند. مستندات ایزو شامل دستورالعمل ها و روشهای اجرایی و فرم های ایزو هست که به رایگان می توانید از سایت دانلود کنید. یکی از خدمات رایگان سازمان مرکزی سیستم کاران دانلود رایگان مستندات ایزو می باشد. دانلود رایگان سایر نمونه مستندات ISO در صفحه قبلی میسر است. با نظرات خود ما را در ارائه خدمات بیشتر و بهتر ترغیب و راهنمایی نمایید.