روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان – ارزیابی پیمانکاران 

روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان جهت مدیریت بهینه پیمانکاران و تامین کنندگان تهیه و تدوین گردید. امروزه خیلی از شرکتها و سازمانها بخش هایی از فرایندهای خود را به تامین کنندگان بیرونی واگذار می کنند.

تامین کنندگان بیرونی فقط به تولید ختم نمی شود. بلکه در حوزه خدمات نیز خیلی از شرکتهای بزرگ پیمانکاری و یا خدماتی قسمتی از کارهای خود را توسط پیمانکاران فرعی انجام می دهند.

دستورالعمل مدیریت تامین کنندگان زیر به عنوان یک نمونه و الگو جهت استفاده علاقمندان و کارشناسان مرتبط ارائه گردید.

1- هدف:

هدف از تدوین روش اجرایی مدیریت تامین تشريح نحوه ارزیابی و بکار گیری تامین کنندگانی که قابلیت ارائه کالا و خدمات درخواستی شرکت را داشته باشند و تعداد تأمين كنندگان بالقوه‌اي كه مورد ارزيابي قرار گرفته‌اند، نسبت به دوره ارزيابي قبل افزايش داشته‌باشد.( گسترش دامنه تأمين‌كنندگان و شناسايي تأمين‌كنندگان جديد)

2- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در واحد مدیریت تامین کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر تامین
• اجرا : واحد تامین

4- شرح:

تامین کنندگان به دو دسته تامین کنندگان کالا و تامین کنندگان خدمات تقسیم می شوند.

4-1-  تامین کنندگان فرعی جهت تامین کالا :

شرکت همواره در حال شناسایی و افزایش تعداد تامین کنندگان خود هست. تامین کنندگان جدید از طرق مختلفی همچون نمایشگاه ها ، وب سایت ها، سمینارها، سایر همکاران، سایر رقبا و غیره مورد شناسایی و جذب قرار میگیرند. تما تامین کنندگان جدید در فرم لیست تامین کنندگان کالا با کد F-22-00-01 ثبت و برای ارزیابی آماده سازی می گردند. سپس واحد ارزیابی تامین کنندگان نسبت به ارزیابی هر یک از تامین کنندگان جدید اقدام می نماید. نتیجه این ارزیابی درفرم ارزیابی تامین کنندگان کالا با کدF-22-00-02  ثبت و تجزیه وتحلیل میگردد. اين ارزيابي براساس پارامترهاي زير انجام مي‌گيرد و براي هر پارامتر بین صفر تا 10 امتیاز داده می شود. امتيازات به شرح زير مي‌باشد.

پس از اختصاص امتياز به هر يك از پارامترها، ابتدا امتياز هر رديف را در ضريب وزني همان رديف ضرب نموده تا امتيازات کل به‌دست آيد سپس امتيازات کل را با هم جمع مي‌كنند . حداكثر جمع امتيازات 100 مي‌باشد و حداقل قابل قبول جهت تأمين كنندگان کالا برابر 70 مي‌باشد.

لازم به ذکر است که کلیه تامین کنندگان کالای قبلی نیز بایستی حداقل سالی یکبار مورد ارزیابی قرار گیرند تا چنانچه تغییراتی در نحوه عملکردشان بوجود آمده، کسب امتیاز جدید نمایند.

پس اگر ارزيابي تأمين كننده کالا بزرگتر و يا مساوي با 70 باشد تأمين كننده کالا مجاز و اگر كمتر باشد، تأمين كننده رد مي‌گردد. بنابراین کلیه تامین کنندگان کالا که نمره نهایی آنها مساوی و یابزرگتر از 70 باشد، مطابق با فرم لیست تامین کنندگان مجاز کالا با کد F-22-00-03  ثبت و نگهداری می گردد.

4-2- ارزیابی تامین کنندگان فرعی جهت تامین خدمات

در رابطه با تامین خدمات مورد نیاز شرکت ، عینا مطابق بند 4-1 اقدام می شود. تمام تامین کنندگان خدمات در فرم لیست تامین کنندگان خدمات با کد F-22-00-04 ثبت می شوند. سپس کلیه تامین کنندگان خدمات جدید مطابق فرم ارزیابی تامین کنندگان خدمات با کد F-22-00-05 مورد رازیابی قرار میگیرند. اين ارزيابي براساس پارامترهاي زير انجام مي‌گيرد و براي هر پارامتر بین صفر تا 10 امتیاز داده می شود. امتيازات به شرح زير مي‌باشد.

پس از اختصاص امتياز به هر يك از پارامترها، ابتدا امتياز هر رديف را در ضريب وزني همان رديف ضرب نموده تا امتيازات کل به‌دست آيد سپس امتيازات کل را با هم جمع مي‌كنند . حداكثر جمع امتيازات 100 مي‌باشد و حداقل قابل قبول جهت تأمين كنندگان کالا برابر 70 مي‌باشد.

پس اگر ارزيابي تأمين كننده خدمات بزرگتر و يا مساوي با 70 باشد تأمين كننده خدمات مجاز و اگر كمتر باشد، تأمين كننده رد مي‌گردد. بنابراین کلیه تامین کنندگان خدمات که نمره نهایی آنها مساوی و یا بزرگتر از 70 باشد، مطابق با فرم لیست تامین کنندگان مجاز خدمات با کد F-22-00-06  ثبت و نگهداری می گردد.

لازم به ذکر است که کلیه تامین کنندگان خدمات قبلی نیز بایستی حداقل سالی یکبار مورد ارزیابی قرار گیرند تا چنانچه تغییراتی در نحوه عملکردشان بوجود آمده، کسب امتیاز جدید نمایند.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

دستورالعمل مدیریت تامین کنندگان

دستورالعمل مدیریت تامین کنندگان همان روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان است. برخی از کارشناسان ISO برای اجرای یک فرایند از لفظ روش اجرایی یا رویه و یا دستورالعمل استفاده می نمایند. فرایند مدیریت تامین کنندگان نیز با دو لفظ فوق معمولا کاربرد دارد.

انواع تامین کنندگان بیرونی

پیمانکاران فرعی به دو دسته کلی زیر تقسیم می شوند.

تامین کنندگان کالا

تامین کنندگان خدمات

پیمانکار فرعی کالا به کسی گفته می شود که وظایفش تولید و یا تامین قسمت یا تمام محصول یا کالا است. تامین کننده کالا حتی مواد اولیه را هم تامین می کنند. اما تامین کننده خدمات ، خدمات مدنظر شرکت را بطور قسمتی و یا تمام انجام می دهد.

روش اجرایی تامین کالا

روش اجرایی تامین کالا یا دستورالعمل تامین کالا یکی دیگر از مستندات ISO محسوب می گردد. خیلی از کارشناسان برای تامین کالا و محصولات یک روش اجرایی یا دستورالعمل مجزا تحت عنوان روش اجرایی تامین کالا تهیه و تدوین می کنند. در روش اجرایی فوق از لفظ مدیریت تامین کنندگان استفاده گردید. یعنی هم تامین کالا در آن وجود دارد و هم تامین خدمات در آن وجود دارد.

روش اجرایی تامین خدمات

روش اجرایی تامین خدمات یا دستورالعمل تامین خدمات نیز مانند روش اجرایی تامین کالا از مستندات مهم ایزو است. با ابن تفاوت که تامین در روش قبلی برای کالا بود و در این روش برای خدمات هست. روش اجرایی تامین خدمات در شرکتهای خدماتی یا پیمانکاری خیلی کاربرد دارد. یکی از شریانهای اصلی شرکتهای پیمانکاری مدیریت تامین خدمات است.

روش اجرایی تامین کالا و خدمات ، گواهینامه ایزو

تهیه و تدوین روش اجرایی یا دستورالعمل تامین کالا و خدمات ، ارتباط مستقیم با اخذ گواهینامه ایزو ISO دارد. یکی از الزامات اساسی استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ، بند 8-4 تحت عنوان کنترل محصولات ، خدمات و فرایندهای ارائه شده از بیرون است.

روش اجرایی مدیریت تامین کالا و خدمات نیز در راستای همین بند 8-4 استاندارد ISO9001 تدوین گردید. متقاضیان دریافت گواهینامه ISO9001 میتوانند از این روش اجرایی تامین کالا و خدمات نمونه فوق استفاده نمایند.

دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان کالا

دستورالعمل یا روش اجرایی ارزیابی تامین کنندگان کالا یکی از زیر شاخه های فرایند مدیریت تامین کنندگان است. یعنی در سازمان مدیریت تامین کننده کالا و خدمات یک بخش آن مربوط به ارزیابی تامین کنندگان فرعی است. اجزای فرایند مدیریت تامین کنندگان کالا و خدمات شامل موارد زیر است:

شناسایی تامین کنندگان کالا و خدمات

ارزیابی اولیه تامین کنندگان خدمات و کالا

تسکیل بانک اطلاعات تامین کنندگان مجاز یا وندورلیست یا AVL

ارزیابی ثانویه تامین کنندگان مجاز

ارزیابی اولیه و ثانویه تامین کنندگان فرعی کالا و خدمات

تامین کننده فرعی در دو مرحله بایستی تحت ارزیابی قرار گیرد. یک ارزیابی اولیه و سپس ارزیابی های ثانویه ، ارزیابی اولیه همانطور که از اسمش پیداست در هنگام جذب تامین کننده یا پیمانکار فرعی برای اولین بار است. چنانچه تامین کننده یا پیمانکار جواز ورود به وندورلیست یا AVL را دریافت کرد، بایستی در فواصل زمانی منظم و یا غیر منظم مورد ارزیابی اولیه قرار گیرد.

ارزیابی ثانویه تامین کنندگان فرعی به منظور حصول اطمینان از یکدست بودن تامین کالا و خدمات در طول زمان است. چون خیلی از تامین کنندگان فرعی در ایام اولیه همکاری به نحو شایسته کار می کنند. اما بعد از گذشت زمان یواش یواش از سطح کیفیت کالا و یا خدمات خود می کاهند.

نمونه ارزیابی تامین کنندگان فرعی ( کالا و خدمات )

روش ارزیابی تامین کنندگان بیرونی برای کارشناسان فعال در حوزه مدیریت تامین کنندگان بیرونی خیلی مهم است. برخی از مشاوران و کارشناسان ایزو حتی برای این قسمت یک دستورالعمل مجزا تحت عنوان دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان تهیه و تدوین می کنند.

روش اجرایی ارزیابی تامین کنندگان بیرونی یا دستورالعمل ارزیابی پیمانکاران فرعی یا هر عنوان دیگری یک مکانیزمی جهت اجرای صحیح و اصولی فرایند ارزیابی است. شاخصهای ارزیابی تامین کنندگان شامل موضوع عمومی و تخصصی است. شاخصهای عمومی ارزیابی در تمام شرکتها و سازمانها یکی است. اما شاخصهای ارزیابی تخصصی در هر شرکتی متفاوت است. این تفاوت بر اساس نیاز و زمینه فعالیت شرکت می باشد.

وندور لیست چیست؟

لیست تامین کنندگان مجاز را وندور لیست می گویند. لفظ وندور به زبان لاتین به تامین کننده توجه می گردد. لیست تامین کنندگان فرعی فقط مختص کارفرمایان بزرگ نیست. بلکه هر شرکتی نیز برای خودش یک وندور لیست برای تامین کالا و خدمات خود دارد.

AVL چیست؟

AVL مخفف عبارت Approved Vendor List به معنای لیست تامین کنندگان مجاز یا لیست تامین کنندگان ، تامین شده است. عبارت AVL بیشتر در کارفرمایان و پیمانکاران شرکت نفت استفاده می گردد. ورود به AVL شرکت نفت یا سایر کارفرماهای دیگر دولتی یکی از نیازهای اکثر شرکتها هست.

مرکز سیستم کاران – سازمان مرکزی به شماره تلفن 79165-021 آماده همکاری با شرکتها و سازمانهای متقاضی گواهینامه ایزو ISO جهت تهیه و تدوین مستندات تخصصی آنهاست. جهت کسب اطلاعات بیشتر مقاله روش اجرایی تامین کالا را بخوانید.

ارزیابی تأمین‌کنندگان کالا

ارزیابی تأمین‌کنندگان کالا به عنوان یک فرآیند کلیدی در زنجیره تأمین و مدیریت خرید شناخته می‌شود. فرآیند خرید شامل بررسی دقیق و جامع تأمین‌کنندگان مختلف است تا سازمان‌ها بتوانند بهترین گزینه‌ها را برای تأمین کالاها و خدمات خود شناسایی کنند. هدف اصلی این ارزیابی، اطمینان از این است که تأمین‌کنندگان انتخابی قادر به ارائه محصولات یا خدمات با کیفیت بالا، قیمت مناسب و در زمان مقرر باشند.

 مراحل ارزیابی تأمین‌کنندگان

1. تعریف معیارها:

   – کیفیت محصولات: یکی از مهم‌ترین معیارها در فرایند خرید، کیفیت کالاهایی است که ارائه می‌دهند. سازمان‌ها باید استانداردهای مشخصی برای کیفیت تعیین کنند و تأمین‌کنندگان را بر اساس این استانداردها ارزیابی کنند.

   – قیمت: قیمت محصولات و خدمات تأمین‌کنندگان نیز باید مورد توجه قرار گیرد. سازمان‌ها باید قیمت‌ها را با توجه به بازار و رقبا تحلیل کنند تا بهترین گزینه را انتخاب کنند.

   – زمان تحویل: زمان تحویل کالاها و خدمات به میزان زیادی بر عملکرد کلی سازمان تأثیر می‌گذارد. تأمین‌کنندگانی که قادر به تحویل به موقع هستند، معمولاً از اولویت بیشتری برخوردارند.

   – خدمات پس از فروش:

این معیار شامل پشتیبانی و خدماتی است که تأمین‌کننده پس از فروش کالا ارائه می‌دهد. این خدمات می‌تواند شامل تعمیرات، تعویض کالا و مشاوره باشد.

   – قابلیت‌های مالی: بررسی وضعیت مالی تأمین‌کنندگان نیز اهمیت دارد. تأمین‌کنندگانی که از نظر مالی پایدار هستند، احتمالاً قادر به ارائه خدمات بهتر و پایدارتر خواهند بود.

2. جمع‌آوری اطلاعات:

   – این مرحله شامل جمع‌آوری اطلاعات مربوط به خرید کالا است. سازمان‌ها می‌توانند از منابع مختلفی مانند وب‌سایت‌ها، گزارش‌های مالی، و مصاحبه با مشتریان قبلی استفاده کنند.

   – بررسی گواهینامه‌ها و استانداردهای کیفیت نیز در این مرحله اهمیت دارد. تأمین‌کنندگانی که دارای گواهینامه‌های معتبر هستند، معمولاً از کیفیت بالاتری برخوردارند.

3. تحلیل و ارزیابی:

   – در این مرحله، اطلاعات جمع‌آوری‌شده باید تحلیل و ارزیابی گردند. سازمان‌ها می‌توانند از روش‌های مختلفی مانند نمره‌دهی و رتبه‌بندی برای مقایسه تأمین‌کنندگان استفاده کنند.

   – تحلیل SWOT (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) نیز می‌تواند به شناسایی نقاط قوت و ضعف تأمین‌کنندگان کمک کند.

4. انتخاب تأمین‌کننده:

   – پس از ارزیابی و تحلیل، سازمان‌ها باید تأمین‌کننده مناسب را انتخاب کنند. این انتخاب باید بر اساس نتایج ارزیابی و نیازهای خاص سازمان انجام شود.

   – در این مرحله، مذاکره و تعیین شرایط قرارداد نیز باید انجام شود. شرایطی مانند قیمت، زمان تحویل و شرایط پرداخت باید به وضوح مشخص شود.

5. نظارت و بازخورد:

   – پس از انتخاب تأمین‌کننده، نظارت بر عملکرد آن بسیار مهم است. سازمان‌ها باید به طور مرتب عملکرد تأمین‌کننده را بررسی کنند تا مطمئن شوند که تأمین‌کننده به تعهدات خود عمل می‌کند.

   – ارائه بازخورد به تأمین‌کنندگان نیز می‌تواند به بهبود عملکرد آنها کمک کند. در صورت بروز مشکلات، سازمان‌ها باید بتوانند به سرعت واکنش نشان دهند و اصلاحات لازم را انجام دهند.

 اهمیت ارزیابی تأمین‌کنندگان

– کاهش ریسک: ارزیابی تأمین‌کنندگان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تأمین‌کنندگانی که قابلیت اطمینان کمتری دارند را شناسایی کرده و از همکاری با آنها پرهیز کنند. این امر می‌تواند به کاهش خطرات مالی و عملیاتی منجر گردد.

– بهبود کیفیت: با انتخاب تأمین‌کنندگانی که محصولات با کیفیت بالا ارائه می‌دهند، سازمان‌ها می‌توانند کیفیت نهایی محصولات خود را افزایش دهند و در نتیجه رضایت مشتریان را بهبود بخشند.

– افزایش کارایی: بهینه‌سازی زنجیره تأمین و انتخاب تأمین‌کنندگان مستحکم و قابل اعتماد می‌تواند به کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی در فرآیندهای خرید و تأمین کمک کند.

– ایجاد روابط پایدار: ارزیابی منظم تأمین‌کنندگان می‌تواند به ایجاد روابط بلندمدت و پایدار با تأمین‌کنندگان منجر شود که در نهایت به نفع هر دو طرف خواهد بود.

در نهایت، ارزیابی تأمین‌کنندگان کالا یک فرآیند ضروری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در زمینه خرید و تأمین کالاها اتخاذ کنند و در نتیجه عملکرد کلی خود را بهبود بخشند.

 ارزیابی تأمین‌کنندگان خدمات

ارزیابی تأمین‌کنندگان خدمات یک فرآیند کلیدی و حیاتی در مدیریت زنجیره تأمین و منابع انسانی است که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا بهترین تأمین‌کنندگان خدمات را شناسایی و انتخاب کنند. این فرآیند شامل بررسی دقیق و جامع تأمین‌کنندگانی است که خدمات مختلفی را به سازمان ارائه می‌دهند، از جمله خدمات مشاوره، خدمات نرم‌افزاری، خدمات لجستیک، و خدمات پشتیبانی.

 مراحل ارزیابی تأمین‌کنندگان خدمات

1. تعریف معیارها:

   – کیفیت خدمات: یکی از مهم‌ترین معیارها در ارزیابی تأمین‌کنندگان، کیفیت خدمات ارائه‌شده است. سازمان‌ها باید استانداردهای مشخصی برای ارزیابی کیفیت تعیین کنند، مانند میزان رضایت مشتریان، دقت در انجام خدمات و انطباق با استانداردهای صنعتی.

   – قیمت: هزینه خدمات نیز باید به دقت مورد بررسی قرار گیرد. سازمان‌ها باید قیمت‌ها را با توجه به خدمات ارائه‌شده و بازار رقابتی تحلیل کنند تا بهترین گزینه را انتخاب کنند. این شامل مقایسه قیمت‌های مختلف و بررسی ارزش افزوده خدمات است.

   – زمان پاسخ‌گویی:

سرعت و زمان پاسخ‌گویی تأمین‌کنندگان به درخواست‌ها و نیازهای سازمان از دیگر معیارهای مهم و حیاتی است. تأمین‌کنندگانی که قادر به پاسخ سریع و مؤثر هستند، معمولاً از اولویت بیشتری برخوردارند.

   – تجربه و تخصص: سابقه و تخصص تأمین‌کننده در حوزه خدمات مربوطه می‌تواند بر کیفیت و قابلیت‌های ارائه‌شده تأثیر بگذارد. تأمین‌کنندگانی که تجربه بیشتری در صنعت خاص دارند، معمولاً توانایی بهتری در ارائه خدمات با کیفیت دارند.

   – خدمات پس از فروش: پشتیبانی و خدمات پس از فروش تأمین‌کننده نیز باید ارزیابی شود. این خدمات می‌تواند شامل پشتیبانی فنی، آموزش و مشاوره باشد. اطمینان از این که تأمین‌کننده در صورت بروز مشکلات، قادر به ارائه کمک و حل مسائل است، بسیار مهم است.

2. جمع‌آوری اطلاعات:

   – در این مرحله، اطلاعات مربوط به تأمین‌کنندگان باید از منابع مختلفی جمع‌آوری شود. این منابع می‌توانند شامل نظرات مشتریان قبلی، بررسی سوابق تأمین‌کننده، و ارزیابی‌های آنلاین از وب‌سایت‌ها و پلتفرم‌های مرتبط باشند.

   – همچنین، بررسی گواهینامه‌ها و استانداردهای کیفیت خدمات نیز در این مرحله اهمیت دارد. تأمین‌کنندگانی که دارای گواهینامه‌های معتبر هستند، معمولاً از کیفیت بالاتری برخوردارند و می‌توانند اعتماد بیشتری را جلب کنند.

3. تحلیل و ارزیابی:

   – در این مرحله، اطلاعات جمع‌آوری‌شده باید به‌طور دقیق تحلیل و ارزیابی شوند. سازمان‌ها می‌توانند از روش‌های مختلفی مانند نمره‌دهی و رتبه‌بندی برای مقایسه تأمین‌کنندگان استفاده کنند. این ارزیابی می‌تواند به‌صورت کمی و کیفی انجام شود.

   – همچنین، تحلیل SWOT (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) نیز می‌تواند به شناسایی نقاط قوت و ضعف تأمین‌کنندگان کمک کند. این تحلیل می‌تواند به سازمان‌ها در درک بهتر از موقعیت تأمین‌کنندگان در بازار کمک کند.

4. انتخاب تأمین‌کننده:

   – پس از ارزیابی و تحلیل، سازمان‌ها باید تأمین‌کننده مناسب را انتخاب کنند. این انتخاب باید بر اساس نتایج ارزیابی و نیازهای خاص سازمان انجام شود. تأمین‌کننده‌ای که بهترین تطابق را با نیازهای سازمان دارد، باید انتخاب شود.

   – در این مرحله، مذاکره و تعیین شرایط قرارداد نیز باید انجام شود. شرایطی مانند قیمت، زمان تحویل، شرایط پرداخت و سایر جزئیات باید به وضوح مشخص شود تا از بروز هرگونه سوءتفاهم جلوگیری شود.

5. نظارت و بازخورد:

   – پس از انتخاب تأمین‌کننده، نظارت بر عملکرد آن بسیار مهم است. سازمان‌ها باید به‌طور مرتب عملکرد تأمین‌کننده را بررسی کنند تا مطمئن شوند که تأمین‌کننده به تعهدات خود عمل می‌کند و خدمات با کیفیتی را ارائه می‌دهد.

   – ارائه بازخورد به تأمین‌کنندگان نیز می‌تواند به بهبود عملکرد آنها کمک کند. در صورت بروز مشکلات، سازمان‌ها باید بتوانند به سرعت واکنش نشان دهند و اصلاحات لازم را انجام دهند. این بازخورد می‌تواند شامل ارزیابی‌های دوره‌ای و جلسات بازخورد باشد. باید برای بازخوردها در روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان اقداماتی تعریف کنیم.

 اهمیت ارزیابی تأمین‌کنندگان خدمات

– کاهش ریسک: ارزیابی تأمین‌کنندگان خدمات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تأمین‌کنندگانی که قابلیت اطمینان کمتری دارند را شناسایی کرده و از همکاری با آنها پرهیز کنند. این امر می‌تواند به کاهش خطرات مالی و عملیاتی منجر شود.

– بهبود کیفیت: با انتخاب تأمین‌کنندگانی که خدمات با کیفیت بالا ارائه می‌دهند، سازمان‌ها می‌توانند کیفیت نهایی خدمات خود را افزایش دهند و در نتیجه رضایت مشتریان را بهبود بخشند. این امر می‌تواند به افزایش اعتبار و شهرت سازمان نیز کمک کند.

– افزایش کارایی: بهینه‌سازی زنجیره تأمین و انتخاب تأمین‌کنندگان مستحکم و قابل اعتماد می‌تواند به کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی در فرآیندهای خرید و تأمین کمک کند. این افزایش کارایی می‌تواند به کاهش زمان و هزینه‌های عملیاتی منجر شود.

– ایجاد روابط پایدار: ارزیابی منظم تأمین‌کنندگان می‌تواند به ایجاد روابط بلندمدت و پایدار با تأمین‌کنندگان منجر شود که در نهایت به نفع هر دو طرف خواهد بود. این روابط می‌تواند به تبادل اطلاعات و نوآوری‌های مشترک منجر گردد.

برون‌سپاری فرآیند خرید کالا و خدمات

برون‌سپاری (Outsourcing) به معنای واگذاری برخی از فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان به تأمین‌کنندگان خارجی است. این روش به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که بر روی فعالیت‌های اصلی و استراتژیک خود تمرکز کنند و در عین حال از تخصص و منابع تأمین‌کنندگان خارجی بهره‌مند شوند. برون‌سپاری می‌تواند شامل فرآیندهای مختلفی باشد، از جمله خرید کالا و خدمات، تولید، خدمات مشتری، و حتی مدیریت منابع انسانی. در اینجا به بررسی امکان برون‌سپاری فرآیند خرید کالا و خدمات می‌پردازیم و ابعاد مختلف آن را مورد بررسی قرار می‌دهیم. در تهیه و تدوین روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان نیز برون سپاری ها لحاظ میگردد.

 مزایای برون‌سپاری فرآیند خرید

1. کاهش هزینه‌ها:

   – یکی از بزرگ‌ترین مزایای برون‌سپاری، کاهش هزینه‌های عملیاتی است. تأمین‌کنندگان خارجی معمولاً به دلیل مقیاس بزرگ‌تر و تخصص خود، قادر به ارائه خدمات با هزینه‌های پایین‌تر هستند. این کاهش هزینه می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا منابع مالی خود را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنند و در نتیجه به افزایش سودآوری منجر شود.

2. دسترسی به تخصص:

   – با برون‌سپاری، سازمان‌ها می‌توانند به تخصص و دانش فنی تأمین‌کنندگان دسترسی پیدا کنند که ممکن است در داخل سازمان موجود نباشد. این امر می‌تواند به بهبود کیفیت خدمات و کالاها منجر شود. تأمین‌کنندگان متخصص معمولاً دارای تجربه و دانش عمیق‌تری در زمینه‌های خاص هستند و می‌توانند راهکارهای بهتری برای مشکلات ارائه دهند.

3. تمرکز بر فعالیت‌های اصلی:

   – برون‌سپاری فرآیند خرید به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که بر روی فعالیت‌های اصلی و استراتژیک خود تمرکز کنند. با واگذاری فرآیندهای غیرضروری، سازمان‌ها می‌توانند منابع انسانی و مالی خود را به بهبود فرآیندهای کلیدی و توسعه محصولات و خدمات جدید اختصاص دهند.

4. افزایش انعطاف‌پذیری:

   – با واگذاری فرآیند خرید به تأمین‌کنندگان خارجی، سازمان‌ها قادر به پاسخگویی سریع‌تر به تغییرات بازار و نیازهای مشتریان خواهند بود. این انعطاف‌پذیری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به سرعت به تغییرات تقاضا پاسخ دهند و در نتیجه رقابت‌پذیری خود را افزایش دهند.

5. کاهش ریسک:

   – با تقسیم مسئولیت‌ها و واگذاری فعالیت‌ها به تأمین‌کنندگان، سازمان‌ها می‌توانند ریسک‌های مرتبط با خرید کالا و خدمات را کاهش دهند. این شامل ریسک‌های مالی، عملیاتی و حتی ریسک‌های مربوط به کیفیت کالاها و خدمات است. به‌عنوان مثال، اگر یک تأمین‌کننده نتواند به تعهدات خود عمل کند، سازمان می‌تواند به تأمین‌کننده دیگری مراجعه کند.

 چالش‌های برون‌سپاری فرآیند خرید

1. از دست دادن کنترل:

   – یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در برون‌سپاری، از دست دادن کنترل بر فرآیندها و کیفیت خدمات است. سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که تأمین‌کنندگان به تعهدات خود عمل می‌کنند و کیفیت خدمات را حفظ می‌کنند. این امر نیازمند نظارت و ارزیابی مداوم عملکرد تأمین‌کنندگان است.

2. مسائل ارتباطی:

   – برون‌سپاری ممکن است به مشکلات ارتباطی منجر شود، به‌خصوص اگر تأمین‌کننده در یک کشور دیگر باشد. این امر می‌تواند بر کیفیت خدمات و زمان تحویل تأثیر بگذارد. همچنین، تفاوت‌های فرهنگی و زبانی می‌تواند به سوءتفاهم‌ها و مشکلات در ارتباطات منجر شود.

3. وابستگی به تأمین‌کننده:

   – سازمان‌ها ممکن است به تأمین‌کنندگان وابسته شوند که این وابستگی می‌تواند در صورت بروز مشکلات برای تأمین‌کننده، به سازمان آسیب برساند. این وابستگی می‌تواند به مشکلاتی در تأمین کالاها و خدمات منجر شود و سازمان‌ها را در موقعیت‌های دشواری قرار دهد.

4. مسائل فرهنگی و قانونی:

   – برون‌سپاری به کشورها یا مناطق مختلف ممکن است با چالش‌های فرهنگی و قانونی همراه باشد. این چالش‌ها می‌توانند شامل تفاوت‌های قانونی، استانداردها و نیازهای محلی باشند که می‌تواند بر روابط تجاری تأثیر بگذارد. سازمان‌ها باید به این مسائل توجه ویژه‌ای داشته باشند و راهکارهای مناسبی برای مدیریت آنها پیدا کنند.

 نکات کلیدی برای برون‌سپاری موفق

1. انتخاب تأمین‌کننده مناسب:

   – انتخاب تأمین‌کننده‌ای که دارای تجربه، تخصص و شهرت مناسب باشد، بسیار مهم است. سازمان‌ها باید به دقت تأمین‌کنندگان را ارزیابی کنند و از معیارهای مشخصی برای انتخاب آنها استفاده کنند. این معیارها می‌توانند شامل کیفیت خدمات، قیمت، زمان تحویل و سابقه کاری تأمین‌کننده باشند.

2. تعیین معیارهای عملکرد:

   – تعیین معیارهای مشخص برای ارزیابی عملکرد تأمین‌کننده و نظارت بر عملکرد آنها ضروری است. این معیارها می‌توانند شامل کیفیت، زمان تحویل، هزینه و سطح خدمات پس از فروش باشند. سازمان‌ها باید به‌طور منظم عملکرد تأمین‌کنندگان را ارزیابی کنند و بازخوردهای لازم را ارائه دهند.

3. برقراری ارتباط مؤثر:

   – برقراری ارتباط مؤثر و مداوم با تأمین‌کننده می‌تواند به کاهش مشکلات و بهبود همکاری کمک کند. این ارتباط باید شامل جلسات منظم، گزارش‌های عملکرد و تبادل اطلاعات باشد. ارتباط مؤثر می‌تواند به شفاف‌سازی انتظارات و نیازها کمک کند.

4. مدیریت ریسک:

   – سازمان‌ها باید به شناسایی و مدیریت ریسک‌های مرتبط با برون‌سپاری توجه ویژه‌ای داشته باشند و برنامه‌های لازم برای مقابله با این ریسک‌ها را تهیه کنند. این شامل شناسایی ریسک‌های احتمالی، ارزیابی تأثیر آنها و توسعه استراتژی‌های مقابله با آنها است. بایستی این موارد در روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان درج گردد.

5. نظارت و بازخورد:

   – نظارت بر عملکرد تأمین‌کننده و ارائه بازخورد به آنها می‌تواند به بهبود کیفیت خدمات و کالاها کمک کند. سازمان‌ها باید به‌طور منظم جلسات بازخورد برگزار کنند و نقاط قوت و ضعف تأمین‌کننده را بررسی کنند. این بازخورد می‌تواند به تأمین‌کننده کمک کند تا بهبودهای لازم را در فرآیندهای خود انجام دهد.

برون‌سپاری فرآیند خرید کالا و خدمات می‌تواند به عنوان یک استراتژی مؤثر برای بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها مورد استفاده قرار گیرد. با این حال، سازمان‌ها باید به چالش‌ها و ریسک‌های مرتبط با این فرآیند توجه کنند و راهکارهای مناسبی برای مدیریت آنها در نظر بگیرند.

با انتخاب تأمین‌کنندگان مناسب، برقراری ارتباط مؤثر و نظارت بر عملکرد آنها، برون‌سپاری می‌تواند به یک ابزار قدرتمند برای موفقیت سازمان تبدیل شود. همچنین، سازمان‌ها باید به‌طور مداوم فرآیندهای خود را ارزیابی کنند و در صورت نیاز، تغییرات لازم را اعمال کنند تا بتوانند از مزایای برون‌سپاری به بهترین نحو بهره‌برداری کنند.

در نهایت، ارزیابی تأمین‌کنندگان خدمات یک فرآیند ضروری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در زمینه انتخاب تأمین‌کنندگان خدمات اتخاذ کنند و در نتیجه عملکرد کلی خود را بهبود بخشند. این فرآیند نه تنها به بهبود کیفیت خدمات کمک می‌کند، بلکه می‌تواند به افزایش رضایت مشتریان و بهبود شهرت سازمان نیز منجر شود. با توجه به رقابت شدید در بازارهای امروزی، سازمان‌ها باید به این ارزیابی توجه ویژه‌ای داشته باشند تا بتوانند در محیط‌های تجاری پیچیده و متغیر به موفقیت دست یابند.

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان – فرمت Word